Sisältö

• Askeleet
• Varoitukset

Sähköposti sisältää yleensä vain tavallista (ASCII) tekstiä, kun taas Word -asiakirjat voivat sisältää paljon muotoiltua tekstiä. Word -asiakirjan muotoilua ei voi säilyttää kokonaan, kun kopioit sen sähköpostin runkoon. Vaihtoehtoja on kuitenkin useita, riippuen tavoitteistasi.

Askeleet

1. 1 Liitä Word -asiakirja sähköpostisi liitteenä, ei sähköpostin rungossa. Joillakin sähköpostin vastaanottavilla henkilöillä ei kuitenkaan välttämättä ole Word -editoria, joten he eivät ehkä pysty lukemaan asiakirjaa helposti. Lisäksi jotkut asiakirjat voivat erota hieman käyttäjien tietokoneiden välisistä eroista johtuen.
2. 2 Tallenna asiakirja RTF -muotoisena Wordissa ja liitä asiakirja sitten sähköpostiin. WordPad, ohjelmisto, joka tulee ilmaiseksi Windowsin mukana, ja lähes kaikki tekstieditorit voivat lukea RTF -tiedostoja. RTF -tiedostot säilyttävät suurimman osan (mutta eivät kaikkea) Word -asiakirjojen muotoilusta.
3. 3 Jos omistat Adobe Acrobatin täyden version tai tiedät toisen tavan luoda PDF -tiedosto, voit viedä Word -asiakirjan PDF -tiedostona ja liittää sen sen sijaan. Adobe Acrobat Reader -ohjelmisto on ilmainen ja useimmat käyttäjät ovat jo asentaneet sen tietokoneilleen. PDF -tiedosto näyttää samalta kuin Word -tiedosto, mutta sitä ei voi muokata helposti.Voit käyttää PDF -tiedostojen luomiseen myös ilmaista tuotetta nimeltä PDF Creator (osoitteessa http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/).
4. 4 Monien sähköpostiohjelmien avulla voit lisätä muotoilua sähköpostiin. Tämä ominaisuus, johon viitataan eri tavoin "rikkaana tekstinä" tai "html -sähköpostina", on käytettävissä eri tavoilla sähköpostiohjelmasi mukaan. Se itse asiassa lähettää sähköpostia HTML -muodossa (kuten verkkosivu), joka on hieman rajoittavampi kuin edellä kuvattu RTF -muoto. Usein on helpompaa pitää teksti sähköpostiviestin rungossa eikä liitetiedostona. Kaikki sähköpostin vastaanottajat eivät kuitenkaan voi vastaanottaa HTML -sähköpostia.
5. 5 Liitä Word -asiakirja suoraan sähköpostiin tekstinä, mutta noudata ensin varotoimia. Käytä mahdollisimman vähän muotoilua. Muuta "älykkäitä lainauksia".

Varoitukset

• Älä liitä asiakirjoja Word -asiakirjoiksi, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. Yleensä vain erittäin pitkiä asiakirjoja on liitettävä. Kaikki muu voidaan määrittää pelkkänä tekstinä viestin rungossa. Jos haluat, että vastaanottaja näkee asiakirjan juuri sellaisena kuin se näkyy näytöllä, lue PDF -tiedoston luominen. Jos hänen on tehtävä suuria muutoksia, liitä Word -asiakirja tai RTF -tiedosto.