Sisältö

• Astua
• Osa 1/3: Paras tapa suunnitella
• Osa 2/3: Laadi aikataulu
• Osa 3/3: Pidä kiinni aikataulustasi
• Vinkkejä

Jos pelkäät sitä suurta kasa tehtävää joka päivä, suunnittelu voi olla hyvä tapa auttaa sinua. Suunnittelu auttaa sinua olemaan tuottavampi ja tekemään kaiken tehokkaammin. Tee päivittäinen aikataulu, jolla budjetoit aikasi. Aikataulun avulla olet vähemmän stressaantunut ja saat parhaan hyödyn itsestäsi. Hyvä suunnittelu sisältää toteutettavissa olevan määrän tehtäviä ja runsaasti vapaa-aikaa. Kokeile erilaisia ​​menetelmiä löytääksesi sinulle sopivan.

Astua

Osa 1/3: Paras tapa suunnitella

1. Tartu muistilehtiöön tai avaa ajoitussovellus puhelimellasi, tabletillasi tai tietokoneellasi. Ensimmäinen vaihe suunnittelussa on löytää sinulle sopiva menetelmä ja pitää siitä kiinni.
   • Kokeile eri menetelmiä ensimmäisen viikon ajan. Muistikirja tai paperikalenteri ja erilaiset sovellukset. Määritä mitä pidät parhaiten työskennellä.
   • Saatavilla on monia sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua suunnittelemaan. Jotkut sovellukset ovat vain tehtäväluettelo; toiset ovat täydellisiä tuottavuuden hallinnan työkaluja. Voi olla houkuttelevaa käyttää useita sovelluksia samanaikaisesti. Menetät kuitenkin yleiskatsauksen nopeasti. Valitse sen sijaan yksi sinulle sopiva sovellus.
   • Jotkut ihmiset haluavat työskennellä kynän ja paperin kanssa, toiset offline-sovelluksen kanssa ja toiset sovelluksen kanssa, jota voit käyttää useilla laitteilla. Ei ole väliä minkä valitset, kunhan valitset yhden ja pidät siitä kiinni.
2. Kirjoita päivämäärä muistiin. Olitpa sitten paperilla tai sovelluksessa, aloita merkitsemällä päivämäärä.
   • Jos käytät kalenteria, päivämäärä on jo olemassa. Mene sitten oikeaan päivään.
   • Päivämäärän ja mahdollisesti viikonpäivän kirjoittaminen muistiin auttaa sinua keskittymään. Päivittäinen aikataulu koskee täällä ja nyt, ei siitä, mitä sinun on ehkä tehtävä tulevaisuudessa.
3. Kirjoita kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä. Kaikki eivät tee samaa yhdessä päivässä. Mutta olitpa sitten töissä, käymässä koulussa tai kotitöitä, on tärkeää kirjoittaa kaikki päivän tehtävät. Kirjoita muistiin kaikki tiedot, jotka ovat tärkeitä tehtävien suorittamiseksi ajoissa.
   • Jos sinulla on kokous klo 10.30, kirjoita myös, missä kokous on, kenen kanssa ja kuinka kauan kokous kestää. Kirjoita myös, mitä kokoukseen tuodaan.
   • Se voi olla vähän palapeli selvittää, mitä tietoja on järkevää sisällyttää. Käytä ensimmäistä viikkoa testiviikkona. Kokeile erilaisia ​​asioita ja katso, mikä sopii sinulle parhaiten.
   • Tietojen lisäämisen tarkoituksena on auttaa sinua valmistautumaan paremmin. Yritä sisällyttää enemmän tietoa kuin vain aika. Jos sinusta tuntuu, että sisällytät liikaa tietoa, voit jättää osan pois. Rajoita itsesi tietoihin, jotka saavat sinut tuntemaan itsesi valmistautuneeksi.
4. Pidä kiinni tästä suunnittelumenetelmästä. Kun olet valinnut menetelmän, pidä sitä kiinni.
   • Jos olet löytänyt sovelluksen, jonka avulla voit tehdä kaiken aikataulusi kannalta, käytä vain kyseistä sovellusta äläkä käytä toista sen vieressä. Ellei työsi vaadi sinua käyttämään useita menetelmiä, pätee "mitä vähemmän, sitä parempi".
   • Ehkä haluat kirjoittaa suunnitelmasi paperille. Digitaalista kalenteria voidaan käyttää työssä. Tämä tarkoittaa, että käytät kahta menetelmää vierekkäin suunnittelussa. Voit, mutta yritä pitää ne erillään.

Osa 2/3: Laadi aikataulu

1. Määritä prioriteettitasot. Kaikki tehtävät eivät ole samalla kiireellä. Lisäksi on olemassa suuria ja pieniä tehtäviä. Kehitä oma järjestelmä tätä varten; tee se, mikä on järkevintä sinulle.
   • Jos haluat suunnitella kaiken siitä hetkestä, kun nouset, siihen hetkeen, jolloin palaat nukkumaan, voi olla hyödyllistä asettaa päiväaikataulu kronologisessa järjestyksessä. Jos käytät kalenterisovellusta, luo erillinen kalenteri päiväohjelmaasi varten. Voit käyttää tätä "päivittäistä rutiinia" -kalenteria, kunnes tarvitset toisen kalenterin tiettyyn tehtävään.
   • Usein et suunnittele kaikkea mitä sinun tarvitsee tehdä, esimerkiksi nousta ylös ja tehdä aamiainen. Jos haluat ajoittaa vain tehtävät, jotka eivät palaa joka päivä, voi olla helpompaa kirjoittaa tehtävät suurimmasta pienimpään kuin aikajärjestyksessä.
   • Mikä tahansa tapa suunnitella on hyvä, kunhan se sopii sinulle ja voit pysyä aikataulussa. Joissakin tehtävissä on tärkeää tehdä ne tiettynä ajankohtana. Esimerkiksi kokous, mutta myös ostokset, jotka on tehtävä ennen sulkemisaikaa. Voit suunnitella muita tehtäviä tärkeysjärjestyksessä. Jos sinulla on esimerkiksi kokous klo 11.30, voit ajoittaa yhden tai kaksi tärkeää tehtävää, jotka on suoritettava kyseisen päivän suorittamiseen. Sitten voit tehdä vähemmän tärkeitä tehtäviä iltapäivällä. Siihen mennessä, kun kokouksesi loppuu, olet tehnyt tärkeimmät asiat.
2. Kirjoita ensin tärkeät tehtävät muistiin. Yritä rakentaa aikataulusi tärkeimpien tehtävien ympärille. Omassa järjestelmässäsi on hyvä varmistaa, että sinulla on aikaa tärkeisiin tehtäviin, ennen kuin suunnittelet vähemmän tärkeitä tehtäviä.
   • Vaikka laadit päivittäisen aikataulun kronologisessa järjestyksessä, on tärkeää tietää, mitkä tehtävät sinun on välttämättä suoritettava sinä päivänä ja mitkä voidaan tarvittaessa lykätä. Aikatauluta ensin tärkeät ja tärkeimmät tehtävät ja katso sitten, kuinka monta pientä tai pientä tehtävää voit myös ajoittaa.
   • Aloittaminen suurimmista ja tärkeimmistä tehtävistä antaa sinulle hyvän käsityksen siitä, kuinka kiireinen olet sinä päivänä. Näin vältät liian monien tehtävien ajoituksen. Tavoitteenasi on suorittaa kaikki ajoitetut tehtävät; joten älä suunnittele niin monta, ettet pääse enää läpi.
3. Kirjoita kunkin tehtävän aloitus- ja lopetusaika muistiin. Olitpa tekemässä tätä sovelluksessa, kalenterissa tai muistikirjassa, aloitus- ja lopetusajan kirjoittaminen antaa sinulle paremman käsityksen siitä, oletko edelleen aikataulussa.
   • Jokaisen tehtävän aloittaminen ajoissa pakottaa sinut olemaan vähemmän hajamielinen.
   • Ajan asettaminen ärsyttävälle toiminnalle (kuten siivoukselle) estää viivästymisen. Ajattele aloitusaika tylsille töille ja tee ne tuolloin sen sijaan, että tekisit "yhden kerran" tänään astioita, jotka ovat vielä siellä kello 23 ...
   • Aloitus- ja lopetusaikojen nauhoittaminen antaa sinulle hyvän käsityksen siitä, miltä päiväsi näyttää. Sitten saat hyvän kuvan siitä, missä olet tietyllä hetkellä ja onko sinun mukautettava suunnittelua.
4. Jätä liikkumavaraa. On houkuttelevaa suunnitella koko päivä vain saadaksesi mahdollisimman paljon tekemistä. Voit tehdä sen, jos sinulla on paljon määräaikoja, mutta on parempi rakentaa joustavuutta suunnittelussa.
   • Voit usein suunnitella kahdeksan tuntia päivittäisillä tehtävillä. Odottamattomia asioita kuitenkin tapahtuu aina. Kollegasi, äitisi tai ystäväsi soittaa, pomollesi tulee kiireinen työ, tai kahvisi on loppunut ja joudut juoksemaan supermarketiin. Aikataulu 5-10 minuuttia tehtävien välillä, jotta odottamaton tapahtuma ei heti häiritse koko aikataulua.
   • Silloinkin, kun ei tapahdu suunnittelemattomia asioita, on mukavaa pitää aikaa kahden tehtävän välillä. Voit sitten ottaa jonkin aikaa itsellesi ja aloittaa seuraavan tehtävän rennosti.
   • Joustavuuden rakentaminen tarkoittaa myös, että asetat tehtävälle aikaisemman lopetusajan kuin lopullinen lopetusaika. Jos haluat esimerkiksi viimeistellä tietyn muistion perjantaisin klo 17.00, aio valmistaa se torstaina. Näin sinun ei tarvitse stressata, jos aikataulusi loppuu.
5. Valitse hyvä tasapaino tehtävien ja vapaa-ajan välillä. Ajoita lopetusaika jokaiselle päivälle. Esimerkiksi, että astiat valmistetaan klo 19 ja sinulla on koko ilta itsellesi. Tai jos käytät pääasiassa päivittäistä aikataulua työhön, olet tehnyt kaiken tämän päivän työn klo 18.00 mennessä ja voit mennä kotiin. Aluksi voi olla vaikeaa arvioida, kuinka paljon aikaa tarvitset tiettyihin tehtäviin, mutta muutaman viikon kuluttua huomaat, että voit suunnitella hyvin realistisesti ja olla valmis haluamaasi aikaan.
   • Käytä tätä tietoa suunnitellaksesi päiväsi tietyllä päättymisajalla. Tavoitteenasi on suorittaa kaikki ajoitetut tehtävät sinä päivänä. Mutta se ei tarkoita sitä, että sinun täytyy jatkaa kaikin tavoin ja uhrata vapaa-aikaa. Tietysti voi käydä niin, että joudut tekemään ylitöitä töissä tai että olet vielä astianpesu klo 20, mutta yritä pitää tällaiset päivät minimissä. Varaa aikataulu, joka sopii sinulle ja nauti vapaa-ajastasi.
   • Pidä kiinni suunnitellusta lopetusajasta.Jos aiot pestä hampaasi klo 22 ja olla sängyssä klo 10.15, pidä siitä kiinni. Jos aiot lopettaa työn klo 17.30, muista olla valmis ja mennä kotiin siihen mennessä.
   • Tee aikaa hauskoille asioille. Lounas kollegoiden kanssa, ota kuppi teetä ulkona auringossa tai lue sosiaalista mediaa. Löydä tasapaino pakollisten ja sinulle sopivien hauskojen asioiden välillä.
6. Suunnittele hauskoja aktiviteetteja. Voit pysyä päivittäisessä aikataulussa helpommin, jos lisäät myös hauskoja tehtäviä. Tämä voi olla myös palkinto: jos olet tehnyt kolme tylsiä tehtäviä, voit syödä sorbettia.
   • Jos sinulla on työpäivä, joka on täynnä esityksiä, kokouksia ja määräaikoja, on helpompi selviytyä siitä, jos sinulla on jotain odotettavissa illalla.
   • Jos olet menossa illalliselle ystävän kanssa, mene treffeille tai katsot suosikkiesityksesi uutta kautta, laita se aikatauluusi, jotta sinulla on jotain työskennellä.
   • Ota rentouttava toiminta huomioon suunnittelussa. Suunnittele esimerkiksi tunti illalla suosikki televisiosarjaasi.

Osa 3/3: Pidä kiinni aikataulustasi

1. Tee päivittäinen aikataulusi samaan aikaan joka päivä. Jos teet päivittäisen aikataulun samaan aikaan joka päivä, siitä tulee rutiinia. Muutaman viikon kuluttua teet sen automaattisesti, ja aikataulun tekeminen on kakku.
   • Voit suunnitella loppupäivän aamulla ensimmäisellä kahvikupillasi tai illalla päivän viimeisenä tehtävänä. Mikä sinulle sopii.
   • Aikataulun tekeminen on yhtä paljon osa rutiiniasi kuin aikataulun noudattaminen. Joten myös aikataulun suunnittelu.
2. Keskity yhteen tehtävään kerrallaan ja tee suuret tehtävät ensin. Suorita tehtävät yksi kerrallaan siinä aikataulussa. Jos et pidä aikataulustasi kiinni, se ei myöskään toimi.
   • Päivän aikana tulet vähemmän tuottavaksi. Joten tee tärkeimmät tehtävät, kun sinulla on vielä tarpeeksi energiaa. Suorita myöhemmin harkittavat tehtävät, jotka vaativat vähemmän ajattelua, kuten postin arkistointi tai asiakirjojen lajittelu.
   • Jos yrität tehdä useita asioita samanaikaisesti tai jos toiminta häiritsee sinua, jotka eivät ole aikataulussasi, aikataulun noudattaminen on erittäin vaikeaa. Keskity tehtävään, jonka olet suunnitellut tuohon aikaan. Mitä nopeammin suoritat suunnitellut tehtävät, sitä nopeammin voit alkaa tehdä hauskoja asioita.
   • On tietysti aikoja, jolloin et voi pysyä aikataulussasi. Tuleva kiireinen työ tai pomosi sähköposti, johon on vastattava välittömästi. Onneksi sinulla on sisäänrakennettu liikkumavaraa kalenterissasi, jotta sinulla olisi aikaa kiireellisiin lisätehtäviin. Jos se ei ole kiireellistä, ajoita ylimääräisen tehtävän käsittely myöhemmäksi ajaksi.
3. Tarkista suoritetut tehtävät. Tehtävien tarkistaminen antaa hyvän tunteen; teet näkyväksi, mitä olet saavuttanut. Tämä auttaa sinua pysymään aikataulussasi.
   • Heti kun olet suorittanut tehtävän, merkitse se rasti. Jos sinulla on aikataulu paperilla, voit ylittää tehtävän. Sovelluksessa on usein mahdollisuus merkitä tehtävä suoritetuksi. Kun näet päivän päätteeksi merkitsemäsi, se antaa tyydytyksen tunteen.
   • Valmiiden tehtävien tarkistaminen auttaa myös helposti näkemään, mitä olet jo tehnyt ja mitä sinun on vielä tehtävä. Se osoittaa hyvin, oletko edelleen aikataulussa.
   • Jos et pysty suorittamaan kaikkia tehtäviäsi, sen ei tarvitse olla ongelma. Voit siirtää vähemmän kiireellisiä tehtäviä seuraavaan päivään. Heti kun sinulla on enemmän kokemusta päivittäisen aikataulun laatimisesta, huomaat, että voit paremmin arvioida, kuinka paljon aikaa tehtävä suorittaa ja kuinka paljon aikaa sinun on varattava odottamattomiin asioihin.
4. Anna itsellesi vapaa-aikaa. Varmista, että otat aikaa itsellesi huomioon suunnittelussa. Jos et ole vain kiireinen pakollisten asioiden lisäksi myös hauskojen asioiden kanssa, on helpompi pysyä aikataulussa. Tee realistinen aikataulu ja ota riittävästi taukoja huomioon.
   • Jos näet päivän alussa aikataulun, joka on täynnä pakollisia tehtäviä eikä siinä ole tilaa hauskoille asioille, se ei ole motivoiva. Yritä levittää vähemmän nautittavia asioita eri päiville, jotta sinulla olisi aikaa hauskoihin asioihin joka päivä.
   • Arvioi aikataulusi viikon kuluttua. Onko aikataulusi realistinen? Onko sinulla monia tehtäviä, joita et ole pystynyt suorittamaan, vai onko sinulla jäljellä enemmän aikaa kuin odotit? Käytä tätä, kun suunnittelet tulevaa viikkoa. Suunnittelusi paranee tällä tavalla.
   • Jätä tarpeeksi aikaa hauskoille asioille ja tee samalla realistinen suunnittelu. Olitpa sitten koulussa tai töissä kahdeksan tuntia päivässä, pidä mielessä, että et voi olla tuottava koko päivän. Jopa kahdeksan tunnin työpäivänä joudut joskus käymään wc: ssä, hankkimaan kahvia kollegoillesi tai vain tuijottamaan silloin tällöin ikkunasta. Joten pidä mielessä, ettet ole sataprosenttisesti tuottava noiden kahdeksan tunnin ajan.
   • Yritä suorittaa ensin ne tehtävät, joista pidät eniten. Huomaat, että voit sitten tehdä muut tehtävät enemmän energiaa.
   • Jos tiedät, että sinulla on taantuma lounaan jälkeen, älä aikatauluta paljon energiaa vaativia tehtäviä heti lounaan jälkeen.
5. Pidä suunnittelu käsillä. Olkoon se muistikirja, kalenteri tai sovellus, pidä aikataulusi mukanasi, jotta voit aina tarkistaa, mitä aiot tehdä, ja merkitä valmiit tehtävät.
   • Aikataulun noudattaminen on helpompaa, jos tarkistat aikataulusi säännöllisesti.
   • Jos joku pyytää sinua tekemään jotain, voit heti tarkistaa aikataulusi nähdäksesi, onko sinulla aikaa (ja milloin) siihen.
   • Älä pelkää muuttaa aikataulua. Varsinkin jos olet jo suorittanut tärkeimmät tehtävät sinä päivänä, voit helposti säätää aikataulua loppupäivälle tai jopa siirtää tehtäviä seuraavaan päivään. Aikataulusi ei ole suora takki, eikä ole kiire lykätä ei-kiireellisiä tehtäviä. Varmista, ettet välitä kaikkea eteenpäin, jotta pääset myöhemmin ongelmiin.

Vinkkejä

• Anna itsellesi tarpeeksi aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen.
• Pidä suunnittelu käsillä.
• Tarkista valmiit tehtävät.
• Suunnittele isot tehtävät aikaisin päivällä.
• Anna itsellesi vapaa-aikaa.
• Tee seuraavan päivän aikataulu samaan aikaan joka kerta.
• Arvioi viikko ja säädä seuraavan viikon aikataulua, jotta aikataulun noudattaminen olisi helpompaa.
• Älä uhraa yöunet opiskeluun. Jos alat väsyä seuraavana päivänä, on vaikeampaa noudattaa aikataulua. Pidä hyvä tasapaino vapaa-ajan ja työn välillä.