Sisältö

• Askeleet
• Osa 1/3: Muistion tyylin ja kielen valinta
• Osa 2/3: Muistion kirjoittamisen valmistelu
• Osa 3/3: Muistion kirjoittaminen

Muistio on maailmanlaajuisesti hyväksytty tapa välittää tietoja yrityksen sisällä. Palveluilmoituksia voidaan käyttää myös kahden yrityksen välisessä kirjeenvaihdossa. Muistion tulee olla ammattimainen ja välittää tiedot selkeästi. Älä huolestu, jos et ole koskaan kirjoittanut muistioita - tämä artikkeli opettaa sinulle kuinka.

Askeleet

Osa 1/3: Muistion tyylin ja kielen valinta

1. 1 Älä käytä epävirallista kieltä. Muistion kielen tulee olla yksinkertainen, mutta muodollinen.
   • Älä kirjoita muistiinpanoa, kuten "Hei! Vihdoin on perjantai! Haluan kertoa teille yhdestä tärkeästä asiasta. "
   • Kirjoita sen sijaan tämä: "Tämä huomautus pitää sinut ajan tasalla projektin 319 etenemisestä."
2. 2 Pidä muistiossa kiinni neutraalista äänestä - älä ole liian tunteellinen ja subjektiivinen. Luota parhaasi mukaan tosiasioihin ja todisteisiin väitettäsi tehdessäsi.
   • Sinun ei esimerkiksi pitäisi kirjoittaa näin: "Luulen, että olemme kaikki paljon onnellisempia, jos tulemme töihin perjantaisin haluamallamme tavalla."
   • Tutki sen sijaan, haluavatko kaikki työntekijät pukeutua arkivaatteisiin perjantaisin ja miten tämä vaikuttaa yritysten etiikkaan.
3. 3 Käytä signaalilauseita. Kun aiot esittää todisteita tai mainita lähteen, muista käyttää sopivia lauseita.
   • Esimerkiksi: "Tietojemme mukaan ..." tai "Suoritetut tutkimukset osoittavat, että ...".
4. 4 Valitse sopiva fontti ja koko. Muistion tulee olla helppolukuinen, joten vältä liian pienen tekstin käyttöä; Normaali fonttikoko on 11 tai 12.
   • Sinun tulisi myös valita yksinkertainen kirjasintyyli, kuten Times New Roman. Älä kirjoita muistiinpanojasi hassulla tai hienolla fontilla, kuten Comic Sans (he nauravat sinulle, jos teet niin!).
5. 5 Käytä vakiokenttiä. 2,5 cm: n marginaalit ovat muistioiden vakio, vaikka jotkin tekstieditorit voivat sisältää muistiinpanomalleja, joissa on suuret marginaalit (esimerkiksi 3 cm).
6. 6 Huoltotiedot on kirjoitettu yhdellä rivivälillä. Jätä tyhjä rivi kappaleiden ja osien väliin.
   • Älä sisennä kappaleita.

Osa 2/3: Muistion kirjoittamisen valmistelu

1. 1 Jos sinun on ilmoitettava useille ihmisille tärkeästä asiasta (työssä), lähetä heille muistio. Voit jopa lähettää sen yhdelle henkilölle, jos se, että olet lähettänyt tietoja, on dokumentoitava.
   • Joissakin tapauksissa on kuitenkin parempi puhua vain haluamillesi ihmisille.
   • Lisäksi joitakin tietoja ei voida lähettää kirjallisesti.
2. 2 Muistiinpanon sisältö ja muoto voivat vaihdella lähetetyistä tiedoista riippuen. Suurin osa muistioista sisältää seuraavat tiedot:
   • Uusi idea tai ratkaisu ongelmaan.Jos esimerkiksi tiedät, miten voit ratkaista ongelman ylityökustannusten suunnittelussa, kirjoita siitä muistioon ja lähetä se pomollesi.
   • Tilaukset. Esimerkiksi muistion lähettäminen on tehokas tapa jakaa vastuut osastosi isännöimässä konferenssissa.
   • Raportti. Voit myös lähettää muistiinpanon kertoaksesi kollegoillesi äskettäisestä tapahtumasta tai saadaksesi heille tietoa hankkeesta tai toimittaaksesi raportin tutkimuksen tuloksista.
3. 3 Ehkä työskentelet monien projektien parissa ja haluat jakaa ne muistiossa. Ei pitäisi tehdä niin. Huoltotiedot sisältävät tietoja yhdestä tietystä asiasta (aihe, projekti jne.).
   • Muistion tulee olla lyhyt, informatiivinen ja helppo lukea. Keskittymällä vain yhteen aiheeseen varmistat, että tiedot luetaan ja otetaan huomioon.
4. 4 Muistiinpanosi sisältö ja tyyli riippuvat kohdeyleisöstä, joten mieti, kuka lukee muistiinpanosi.
   • Esimerkiksi työtovereidesi muistion tyyli tärkeän päivämäärän suunnittelusta ja esimiehen muistiinpanotyyppi edistymisraportin kanssa ovat hyvin erilaisia.

Osa 3/3: Muistion kirjoittaminen

1. 1 Nimeä muistiinpano. Asiakirjojen kirjeenvaihdossa on yleinen käytäntö otsikkoasiakirjoissa.
   • Kirjoita esimerkiksi sivun yläreunaan "Muistio" tai "Muistio".
   • Voit sijoittaa otsikon keskelle tai painaa sitä sivun vasemmalla puolella. On parasta tarkastella aiemmin saamiasi muistioita ja kopioida niiden muoto.
2. 2 Kirjoita muistiinpanollesi otsikko. Sen tulee sisältää seuraavat tiedot:
   • Vastaanottaja: Kirjoita niiden ihmisten nimet ja nimet, joille lähetät muistiinpanon.
   • OT: kirjoita nimesi ja titteli.
   • PÄIVÄMÄÄRÄ: Kirjoita tarkka päivämäärä mukaan lukien vuosi.
   • AIHE: Anna lyhyt mutta tarkka kuvaus siitä, mistä muistiinpanosta on kyse.
   • Huomaa, että "Aiheen" sijasta voit kirjoittaa "Viite".
3. 3 Muista sisällyttää muistiinpanon vastaanottajien luetteloon kaikki henkilöt, joille aiot lähettää sen. Rajoita muistiinpanon vastaanottajat vain niihin ihmisiin, joihin sen tiedot vaikuttavat.
   • Älä lähetä muistiinpanoa kaikille osastollesi tai yrityksellesi, jos ongelma koskee vain muutamia ihmisiä.
   • Jos lähetät muistiinpanoja kaikille yrityksen työntekijöille kerralla, heitä pommitetaan muistiinpanoilla, eivätkä ne lue niitä huolellisesti tai eivät lue ollenkaan.
4. 4 Lisää muistiinpanon vastaanottajien luetteloon täydet nimet ja nimet. Vaikka olisit lyhyellä jalalla pomosi kanssa, on parempi pysyä muodollisessa sävyssä liikekirjeenvaihdossa. Voit esimerkiksi kutsua häntä "Vladimiriksi", kun menet hänen toimistoonsa, mutta kutsu muistiossa häntä "herra Dmitrijeviksi" tai "Vladimir Nikolajevitšiksi".
   • Muista tämä, kun luetteloit muistiinpanon vastaanottajia - lisää koko nimi ja otsikko.
5. 5 Jos lähetät muistiinpanon jollekin toiselle yritykselle, on erittäin tärkeää määrittää oikea yhteydenottotapa. Ota aikaa löytääksesi tietoja tästä henkilöstä; Todennäköisesti tämä voidaan tehdä hänen yrityksensä verkkosivustolla.
   • Jos henkilöllä on esimerkiksi tohtori, muista sisällyttää se.
   • Muista myös löytää tämän henkilön asema ja sisällyttää se muistiinpanoosi.
6. 6 Mieti muistiinpanosi aihetta. Sen pitäisi olla ytimekäs ja suoraviivainen.
   • Esimerkiksi "Uudet asiakkaat" on melko epämääräinen aihe, ja jos joku haluaa löytää muistiinpanosi muutaman päivän tai viikon kuluttua, hänen on vaikea tehdä sitä.
   • Paras aihe on: "Asiakaslaajennusraportti".
7. 7 Tervehdyksiä ei yleensä kirjoiteta palvelumuistioihin. Mutta jos haluat, voit aloittaa muistiinpanon tekstin "Arvoisa herra Dmitriev" tai "Rakkaat kollegat".
   • Muistiinpanon tulee olla lyhyt ja informatiivinen, joten tervehdys voidaan jättää pois.
8. 8 Kirjoita muistiinpanon johdanto -osa. Ilmoita siinä selkeästi muistion kirjoittamisen ja lähettämisen tarkoitus.
   • Esimerkiksi: "Kirjoitan ...". Huomautuksen johdanto -osan tulee sisältää lyhyt katsaus siinä esitettyihin tietoihin.
9. 9 Johdanto -osan tulee olla lyhyt. Siinä ei tarvitse antaa yksityiskohtia ja muita yksityiskohtia.
   • Tee johdanto -osa useista lyhyistä lauseista (lyhyt kappale).
10. 10 Päätä päätietojen esittämistyyli. Se on liitettävä 2-4 kappaleeseen. Esitystyyli riippuu tiedoista itsestään.
    • Voit esimerkiksi esittää tiedot tärkeysjärjestyksessä tai niiden prosessien mukaan, joihin projektisi on jaettu.
11. 11 Palveluhuomautus on jaettava osiin (kappaleisiin), jotta sen lukijat voivat helposti omaksua tiedot; Lisäksi osiot auttavat heitä tunnistamaan muistiinpanon tärkeät kohdat.
12. 12 Nimeä jokainen osa; kappaleen otsikossa on ilmoitettava selkeästi sen sisältämät tiedot.
    • Voit esimerkiksi jakaa tulevan toimistosiirrot seuraaviin osiin: Uusi toimipaikka, Pakkauslaitteiden ja asiakirjojen ohjeet ja Siirtoaikataulu.
13. 13 Jokaisen jakson ensimmäisen virkkeen pitäisi kertoa lukijoille, mistä tässä kappaleessa on kyse.
    • Muistiinpanosi yksittäisten kappaleiden tai osien tulisi keskittyä tiettyyn kohtaan käsiteltävästä aiheesta.
14. 14 Voit korostaa tärkeitä kohtia luomalla luettelon tai luettelon. Tämä auttaa lukijoita keskittymään keskeisiin kohtiin ja lukemaan ja omaksumaan tietoja nopeammin.
15. 15 Muistion koko saa olla enintään 1-2 sivua.
    • Tämä on vakiomuistioiden koko, jossa on yksi riviväli ja tyhjä rivi kappaleiden välillä.
16. 16 Harkitse sisällyttämistä kappaleeseen, jossa on yhteenveto esitetyistä tiedoista. Useimmissa tapauksissa tämä ei ole tarpeen, varsinkin jos kirjoitit lyhyen muistiinpanon.
    • Mutta jos esitetyt tiedot ovat hyvin monimutkaisia ​​tai jos muistion koko on enemmän kuin vakio, on parempi sisällyttää pieni kappale, jossa esitetään yhteenveto esitetyistä tiedoista (eli keskeisistä kohdista).
17. 17 Muista sisällyttää viimeinen kappale, vaikka et mielestäsi tarvitse sitä. Harkitse seuraavaa:
    • Mitkä ovat muistion tavoitteet? Kannustaa lukijoita tekemään jotain? Onko työntekijöiden raportoitava ajoissa? Jos on, ilmoita tämä selvästi viimeisessä kappaleessa.
    • Jos muita toimenpiteitä ei tarvita, kirjoita seuraava johtopäätös: "Keskustelen mielelläni tästä asiasta" tai "Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja tästä aiheesta, vastaan ​​niihin mielelläni."
18. 18 Jos haluat, kirjoita nimesi tai allekirjoituksesi muistiinpanon loppuun (mutta tämä ei ole pakollista). Jos näin on, katso muilta työntekijöiltä saamiasi muistioita.
    • Jos he allekirjoittavat muistiinpanoja (esimerkiksi "Terveisin, Ivanov AA"), tee sama.
    • Jos et halua allekirjoittaa muistiinpanoa, voit kirjoittaa nimikirjaimesi asiakirjan loppuun.
19. 19 Muistuta kaikista liitteistä, jos muistiinpanoon on liitetty taulukoita, kaavioita tai raportteja. Tätä varten kirjoita asiakirjan loppuun esimerkiksi "Liite: Taulukko 1".
    • Liitteet on mainittava muistiinpanon päätekstissä.
    • Jos esimerkiksi kirjoitat tulevasta muutosta uuteen toimistoon, voit kirjoittaa esimerkiksi: ”Aiomme saattaa muuton päätökseen neljänneksen loppuun mennessä. Katso yksityiskohtainen muuttoaikataulu liitteenä olevasta taulukosta 1. "
20. 20 Muista tarkistaa se ennen muistiinpanon lähettämistä. Varmista, että lauseet ovat kieliopillisesti oikein, ettei muistiinpanossa ole oikeinkirjoitus- tai syntaksivirheitä ja että tiedot ovat mielekkäitä.
    • Älä lähetä muistiinpanoa sen ensimmäisen tarkistuksen jälkeen (ellei tietysti ole kiireellinen huomautus). Aseta asiakirja sivuun ja tarkista se uudelleen tunnin kuluttua. Ehkä löydät uusia virheitä ja epätarkkuuksia, jotka olet unohtanut aiemmin.
    • Jos muistiinpano sisältää luottamuksellisia tietoja, tarkista yrityksesi tietosuojakäytäntö ja selvitä sen henkilön nimi, joka tarkastaa muistiinpanosi ja antaa lausuntonsa sen noudattamisesta.