Kuinka lähettää sähköpostia asiakaspalveluun (valokuvalla) - Vihjeitä

Kuinka lähettää asiakaspalveluun sähköpostia - Vihjeitä

Sisältö

Askeleet
Varoitus

Kun on tarpeen lähettää sähköposteja asiakaspalveluosastolle, joillekin ihmisille on vaikeaa. Kuinka sinun pitäisi kirjoittaa kirjeitä sähköpostitse kirjoittaessasi kirjeitä aina paperille? Mitä käytäntöjä tai protokollia on olemassa asiakaspalvelupyyntöjä varten? Vaikka jokaisella ammatilla, alueella ja kulttuurilla on erilaiset säännöt, on olemassa yleisiä ohjeita sen varmistamiseksi, että saavutat tavoitteesi, kun lähetät sähköpostia asiakaspalveluun.

Askeleet

Osa 1/3: Verkkosivustotutkimus

Etsitään vastausta. Ennen kuin kirjoitat sähköpostia yrityksen asiakaspalveluosastolle, varmista, että yrityksen verkkosivustolla ei ole vastausta kysymykseesi. Monet yritykset ovat vastanneet usein kysyttyihin kysymyksiin UKK- ja Tukisivut-sivuilla.
- Pääset näihin tukisivustoihin helposti yrityksen verkkosivustolla viemällä hiiren sivun alaosaan ja napsauttamalla "Ota yhteyttä", "Ohje" tai "Asiakaspalvelu" linkkejä.
Etsi Asiakaspalvelu-sivu. Jos et löydä Asiakaspalvelu-linkkiä verkkosivun alaosasta, voit käyttää hakukenttää. Se voi olla tekstikenttä tietojen syöttämistä varten tai suurennuslasisymboli kotisivun oikeassa yläkulmassa. Kirjoita hakutermit, kuten "asiakaspalvelu" tai "ota yhteyttä" ja paina Enter-painiketta.
- Yleensä "Ota yhteyttä" -sivulla yritykset toimittavat sähköpostitietolomakkeen asiakkaille kommentoitavaksi tai valitettavaksi.
  - Tarkista tämä sivu varmistaaksesi, että saat kopion; Muussa tapauksessa etsi sähköpostiosoite, josta lähetät sähköpostia henkilökohtaisella sähköpostitililläsi, mikä auttaa sinua arkistoimaan viestejä.
Käytä hakupalkkia. Etsi kysyttävä aihe samalta hakupalkilta, jolla käytit asiakaspalvelun sähköpostiosoitteita. Aiheiden tai kysymysten etsiminen tällä tavalla auttaa sinua saamaan vastauksia ilman sähköpostia.
- Huolellinen haku auttaa sinua arvostamaan, kun sinun on todella lähetettävä sähköposteja. Jos sähköpostin kirjoittaminen ongelmasta on jo verkkosivustolla, asiakaspalvelutiimi luultavasti luulee sinun olevan vaikea ja passiivinen vieras ja siten potentiaalinen asiakas.
- Tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin. Monissa tapauksissa kysymykseesi on jo vastattu UKK-osiossa. Monet sivustot tukevat tätä osaa asiakaspalveluun lähetettyjen sähköpostien määrän minimoimiseksi.
Yrityspolitiikan tutkimus. Jos et löydä vastausta ongelmasi hakupalkista tai usein kysytyistä kysymyksistä, löydät lisätietoja Tietoja meistä -osiosta tai Palautuskäytäntö-sivulta. Vie hiiri verkkosivun alaosaan ja etsi linkit. Löydä linkki, joka sisältää vastauksen kysymykseesi, mukaan lukien: Tietoja meistä, Sisällysluettelo, Luottokortit, Saatavat tuotteet, Palautuskäytäntö, Tietosuojakäytäntö, Käyttöehdot jne.
- Vaikka vastausta ei löydy näistä linkeistä, tietojen lukeminen auttaa sinua käyttämään yritystietojasi saadaksesi haluamasi tuen sähköpostitse.
mainos

Osa 2/3: Sähköpostin kirjoittaminen

Tunnista tämä valitus- tai kohteliaisuusviestiksi. Kaikki asiakaspalveluun lähetetyt sähköpostit eivät ole valituksia tai kysymyksiä. Ehkä haluat vain kiittää heitä tuesta. Useimmat yritykset ovat iloisia voidessaan ottaa vastaan nämä positiiviset sähköpostit sekä kysymyksiä esittävät sähköpostit.
- Itse asiassa valitukset ovat joskus nopeampia ja suorempia kuin sähköposti. Sähköposti on sopiva vain, kun lähetät kiitoksen tai kysyt kysymyksen ilman välitöntä vastausta, mutta jos haluat ratkaista ongelman välittömästi, on parasta soittaa.
Kirjoita otsikko selkeästi. Kirjoita mielekäs otsikko ja pääset asiaan. Tämä auttaa asiakaspalveluhenkilöstöä näkemään sähköpostisi ensin postilaatikossa ja vastaamaan nopeammin. Kirjoita ytimekkäitä otsikoita, sisällytä yhteenvedot sähköpostitse ja pyydä voittavaa vastausta.
- Esimerkki: "Koira puri elinikäisen takuun omia chacojani - vaihto on tarpeen"
Aloita tervehdyksellä. Kun olet kirjoittanut selkeän otsikon, seuraava askel on tervehtiä asiakaspalveluhenkilöstöä. Älä nosta ongelmaa kiireellä. Et menetä tervehdyksiä soittaessasi tai tapaamalla henkilökohtaisesti, eikö? Voit kirjoittaa "Hyvä asiakaspalvelu".
- Etsi nimi tervehtimään. Jotkut pienet ja keskisuuret yritykset luetteloivat asiakaspalveluasiamiehensä nimet, ja työntekijän nimen kirjoittaminen tekee heistä onnellisia tukemaan yhtä rakastettavaa ja ystävällistä henkilöä kuin sinä.
- Voit lopettaa tervehdyksen pilkulla tai kaksoispisteellä. Esimerkiksi asiakaspalveluun tai asiakaspalveluun:
Käytä tavallista oikeinkirjoitusta. Osoita kunnioitusta vastaanottajille kirjoittamalla standardien mukaisesti. Älä käytä kaikkia isoja kirjaimia, sotkuisia isoja ja pieniä kirjainyhdistelmiä tai fontteja, jotka on suunniteltu näyttämään käsinkirjoitukselta. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa tavanomaisia välimerkkejä, oikeinkirjoitusta ja isoja kirjaimia. Tämä auttaa sähköpostisi arvostamista.
Säilytä kohtelias ääni. Ole kohtelias, kirjoitatko valitussähköpostia vai ilmaisitko vihaa. Sinusta tulee arvostettu vieras ja saat vastikkeeksi kohteliaampaa kohtelua.
Esittele itsesi. Tervehdyksen jälkeen sinun on esiteltävä itsesi. Esitä nimesi ja näytä, että olet ensimmäinen asiakas tai olet ostanut useita kertoja. Molemmissa tapauksissa henkilökunta haluaa miellyttää sinua. Mainitse tarvittaessa maantieteellinen sijaintisi (ulkotuotteille tai -palveluille).
Ole tarkka. Käytä tiettyjä sanoja sähköpostissa. Vältä yleisten termien, kuten "omat tuotteet", käyttöä; Sen sijaan sinun on annettava yksityiskohtainen kuvaus tuotteesta tai palvelusta ja siitä, miksi sinun on kirjoitettava sähköposti. Kuvaile kaikki tuotteisiin tai palveluihin liittyvät tapahtumat, jotta työntekijät voivat tunnistaa ongelman tarkasti. Tarvittavien tietojen sisällyttäminen ensimmäiseen sähköpostiin auttaa välttämään pitkiä sähköposteja.
- Käytä tuotelinkkiä, jos se on käytettävissä, jotta työntekijä voi viitata siihen välittömästi kuvaamasi perusteella.
- Kirjoita tilausnumero sähköpostiin, koska suurin osa työntekijöistä pyytää näitä tietoja. Tätä numeroa käytetään tilausten seuraamiseen ja tallentamiseen järjestelmään.
Kysy selkeitä kysymyksiä. Mene suoraan sähköpostin kohtaan. Älä soi ympäriinsä. Kun olet tervehtinyt työntekijöitäsi ja esittänyt itsesi, aloita kirjoittaa uusi kappale, joka näyttää tarkalleen mitä tapahtuu, käyttäen erityisiä sanamuotoja.
- Pyydä suoraan kannustimia haluttaessa. Saatat kuitenkin olla ujo pyytämään alennusta, jätä se sivuun sähköpostissa. Jos haluat saada jotain vastineeksi viallisista tuotteista, kysy suoraan.
Kirjoita lyhyitä kappaleita. Kirjoita ytimekkäitä kohtia. Kirjoita 1, 2 tai enintään 3 virkettä kappaleeseen helppolukuiseksi. Tämä auttaa myös työntekijöitä selaamaan nopeasti sähköpostiviestejä nähdäksesi, kuinka priorisoida. Jos sähköposti sisältää liian monta sanaa, ne sijoittuvat usein matalalle, koska heillä ei ole aikaa lukea ja ymmärtää mitä haluat.
Lopeta yksinkertaisella allekirjoituksella. Lopeta sähköpostiviesti tekemällä yhteenveto pyynnöstä tai kohteliaisuudesta ja lopuksi hyvästit. "Ystävällisin terveisin" -loppu toimii, mutta voit myös jättää jäähyväiset ja lisätä vain sähköpostiosoitteesi. Voit myös ilmoittaa kiireellisyyden sanomalla "odotan vastaustasi".
- Sähköpostin allekirjoitus sisältää nimesi, ammattisi ja yhteystietosi. Voit muotoilla sähköpostin allekirjoituksen sähköposti-asetuksissa ja asettaa sen näkymään automaattisesti, kun kirjoitat uusia sähköposteja.
Älä liitä tiedostoja. Sinun ei pitäisi liittää mitään sähköpostiin jollekulle ensimmäistä kertaa. Monilla verkkosivustoilla on roskapostisuodattimet, jotka kohdistavat tiedostoja sisältäviin sähköposteihin, jolloin sähköpostit lähetetään Roskapostilaatikkoon ennen lukemista.
- Sinun on tietysti liitettävä tiedosto, jos lähetät sähköpostia työhakemukseen ja sinua pyydetään liittämään ansioluettelosi Word-muodossa.
- Älä anna käyttäjänimeäsi, salasanaasi tai luottotiliäsi / laskutustietojasi.
Lue huolellisesti ennen lähettämistä. Kun olet kirjoittanut sähköpostin, älä kiirehdi lyödä Lähetä-painiketta. Sinun täytyy lukea sähköposti huolellisesti varmistaaksesi, ettei valikoissa esiintyviä virheitä häiritse huolimattomia virheitä. Halusitpa sitten kirjoittaa sähköpostia puhelimeen, automaattinen "iPhoneltani lähetetty" ei voi olla tekosyy kieliopillisille virheille ja välimerkkeille, mikä heikentää ammattitaitoasi.
Kysyä. Jos et ole saanut vastaussähköpostia muutaman päivän kuluttua, sähköpostisi on ehkä estetty roskapostisuodatuksella tai lähetetty alimmalle sähköpostisivulle. Lähetä muistutus edellisestä sähköpostista ja kysy, saivatko he ensimmäisen sähköpostisi. mainos

Osa 3/3: Pysy kohtelias

Kirjoita oikea kielioppi ja oikeinkirjoitus. Et ehkä ymmärrä tätä, mutta yksi osa kohtelias sävy ylläpitää oikean kieliopin ja oikeinkirjoituksen käyttöä. Kiinnitä huomiota viestisi välittämiseen johdonmukaisella tavalla, mikä osoittaa, että kunnioitat vastaanottajaa ja olet kohtelias henkilö.
Näytä pätevyys ja tieto. Älä ole ylimielinen, mutta näytä taitosi oikean sanankäytön avulla. Lisäksi, jos olet tutkinut yrityksen verkkosivustoa ja tiedät vähän heidän käytännöistään, sano, että olet lukenut läpi, mutta et löydä vastausta ongelmasi.
Vältä vitsien soittamista. Nokkelia kommentteja ja vitsejä on käytettävä oikeassa paikassa, joten niiden ei pitäisi näkyä vakavassa sähköpostissa, ainakin ensimmäisellä kerralla. Nokkelaa kieltä pidetään sopimattomana, ja sitä tulisi välttää liiketoiminnassa.
- Kun olet luonut suhteen työntekijään muutaman sähköpostin kautta, vitsi hyväksytään ja on helpompi ymmärtää.
Ilmaise itseäsi ilman pahoinpitelyä. Olitpa vihainen huonosta tuotteesta tai palvelusta, tunteiden ilmaiseminen sähköpostitse ei tuota toivottuja tuloksia. Ongelman esittäminen kunnioittavasti ja kohteliaasti on tehokkaampaa kuin ärsyttävä tai aggressiivinen sähköposti.
- Muista, että et välttämättä pysty ilmaisemaan tunteita oikein sanoilla. Jos olet järkyttynyt ongelmasta, joka vaatii välitöntä ratkaisua, puhelut ovat tehokkaampia.
Mainitse sitoutumisesi ja arvostuksesi. Viime kädessä mainitsemalla sitoutumisenne yritykseen ja arvostuksestanne heidän palveluihinsa vuosien saat työntekijät tuntemaan olonsa mukavammaksi lukemaan sähköposteja ja vastaamaan niihin. nopeammin. mainos