Sisältö

• Astua
• Tapa 1/4: Säädä viestintätyyliäsi
• Tapa 2/4: Työskentely työntekijöiden ja kollegoiden kanssa
• Menetelmä 3/4: Henkisesti varautuneiden tilanteiden hoitaminen
• Tapa 4/4: Kommunikoi suurten ryhmien kanssa

Oppiaksesi kommunikoimaan tehokkaasti, sinun on mukautettava sanomasi ja kirjoittamasi asiat eri yhteyksiin. Tämä tarkoittaa, että sinun on mukautettava viestintätapasi yleisöösi. Työpaikalla tämä tarkoittaa parhaasi tekemistä ollaksesi selkeä, kunnioittava ja ammattitaitoinen. Kun käsittelet emotionaalisesti varautunutta tilannetta, keskity toisen henkilön tunteiden vahvistamiseen pikemminkin kuin omaan mielipiteeseesi. Kun olet yhteydessä suureen ihmisryhmään tai pidät esityksen, voit sopeutua pitämällä kiinni selkeästä rakenteesta, korostamalla tärkeitä seikkoja ja olemalla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa pitämään heidän energiansa ja huomionsa.

Astua

Tapa 1/4: Säädä viestintätyyliäsi

1. Mukauta sanastosi yleisöön. On tärkeää pystyä puhumaan erilaisissa rekistereissä, joista osa on muodollisia ja osa epävirallisia. Työssäsi tai työelämässäsi on todennäköisesti tärkeää, että näytät hyvin koulutetulta, tietoiselta ja kiillotetulta. Ystäväsi voivat kuitenkin todennäköisemmin odottaa näkevänsä rennomman puolen persoonallisuudellesi. Sopeuttamalla sanastosi tilanteeseen voit olla yhteydessä muihin ihmisiin.
   • Käytä sanoja, jotka muut ymmärtävät.
   • Esimerkiksi slangi ja slangi voivat olla sopivia puhuessasi ystävien kanssa, mutta voivat haitata urasi, jos käytät niitä työpaikalla. Samoin isot sanat ja ammattikieli työssä voivat saada sinut näyttämään älykkäämmältä, mutta voi olla ärsyttävää ja vieraantavaa, jos käytät tällaista kieltä ystävien keskuudessa.
2. Peilaa puhuttavan henkilön kieli ja eleet. Toisen ihmisen asenteen heijastaminen voi saada hänet tuntemaan olonsa mukavaksi. Se tekee sinusta myös vakuuttavamman. Voit kopioida eleet, asennon ja / tai sanavalinnan.
   • Jäljittele vain muutamia heidän eleistään ja sanavalinnoistaan. Liian paljon tekeminen voi alkaa ärsyttää heitä.
   • Peilaa henkilöä vain, kun se katsotaan sopivaksi. Esimerkiksi, jos olet mies, joka puhuu naisen kanssa, jolla on kukkaro, ei ole hyvä idea pitää kättäsi vieressäsi ikään kuin sinulla olisi myös kukkaro.
3. Vaihda äänesi tilanteen mukaan. Toon voi kertoa toiselle henkilölle paljon tilanteesta. Voit käyttää vakavaa sävyä keskustellessasi liiketoiminnasta työpaikalla, rohkaisevaa sävyä arvioidessasi työntekijää tai rentoa sävyä ystävien kanssa hengaillessasi.
   • Kun säädät sävyäsi, varmista, että sanaton ja sanallinen viestintäsi vastaavat toisiaan, mikä osoittaa vilpittömyyttä. Esimerkiksi luja, vakava sävy horjutettaisiin, jos nauraisit ja olisit kömpelö. Vakava sävy sopisi suorille kasvoille ja kevyille eleille, kun taas rohkaiseva ääni sopisi hyvin nyökkäysten ja joidenkin muiden eleiden kanssa.

Tapa 2/4: Työskentely työntekijöiden ja kollegoiden kanssa

1. Suunnittele henkilökohtaiset kokoukset uusille tai monimutkaisille aiheille. Valitse henkilökohtainen yhteys, vaikka sinusta tuntuu, että voit nostaa aiheen sähköpostissa tai uutiskirjeessä. Tällä tavalla annat ihmisille mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja mahdollisuuden antaa selvennyksiä tarvittaessa.
   • Voit esimerkiksi ajatella, että voit selittää uudet säännöt työntekijöiden taukoista sähköpostitse tai ripustamalla säännöt ruokalaan.
   • Jos kuitenkin pidät kokouksen työntekijöiden kanssa, voit olla varma, että kaikki ymmärtävät säännöt ja voidaan pitää vastuullisina.
2. Keskustele asioista yksityisesti alaisten kanssa. Älä koskaan pidä työtoveria tilillä muiden työntekijöiden edessä, koska se voi aiheuttaa kaunaa. Sähköpostit voidaan tulkita väärin, joten on parempi olla halumatta puuttua työntekijöiden ongelmiin myös tällä tavalla. Sen sijaan, ajoita yksityinen kokous puhumaan.
   • Käytä sanoja, jotka toinen ymmärtää.
   • Aloita keskustelu esimerkiksi "Frank, halusin puhua kanssasi joistakin asioista, jotka olen huomannut työsi viime aikoina, ja kuinka voimme tehdä asialle jotain". Tämä luo vahvan, mutta tulevaisuuteen suuntautuvan sävyn liian kriittisen sävyn sijaan.
   • Kirjoita myöhemmin yhteenveto jokaisesta kokouksesta ja lähetä se kaikille asianosaisille. Tämä tekee viestinnästä entistä selkeämpää.
3. Käytä sosiaalista mediaa ammattimaisesti. Älä lähetä henkilökohtaisia ​​valituksia tai luottamuksellisia tietoja työstä sosiaalisen median kautta. Lyhyesti sanottuna, pidä yrityksesi ammattitaitoisena. Jos käytät tavallisesti vain sosiaalista mediaa yhteydenpitoon ystävien kanssa, se voi tarkoittaa sekä viestisi sävyn että sisällön muuttamista.
   • Pidä sosiaalisen median viestisi positiivisina ja ytimekkäästi: "Hei Groningen, tule tänään Totaalsportiin saadaksesi 20% alennuksen kaikista laitteista!"
   • Kun kommunikoit kollegoiden, työntekijöiden tai asiakkaiden kanssa sosiaalisen median välityksellä, pysy kaukana henkilökohtaisista hyökkäyksistä, tuuletuksesta, valituksista ja sopimattomista kuvista.
   • Tiedä, että kuka tahansa voi nähdä kaiken online-viestisi.
   • Monet ihmiset haluavat pitää erillistä sosiaalisen median tiliä - yhden henkilökohtaiseen käyttöön ja toisen yrityskäyttöön.
4. Mietitkö, mitä haluat välittää, jos et ole henkilökohtaisesti yhteydessä. Lue sähköposti tai teksti, ennen kuin painat "Lähetä". Jos haluat puhua tai käyttää puhelinta jonkun kanssa, tee muutama muistiinpano siitä, mitä haluat sanoa, ennen kuin aloitat keskustelun. Tekstin välistä viestintää voi olla vaikea tulkita, koska sinulla ei ole asiayhteyteen liittyviä vihjeitä, kuten sävyä ja ilmeitä. Varmista, että olet täysin selvä:
   • Jos kirjoitat työpaikalla, aseta sähköpostisi pääkohde aiheriville tai, jos se on tekstiviestissä, yläosaan. Vastaanottaja arvostaa, että säästät aikaa olemalla suora.
   • Käytä sähköpostin aiheriviä huolellisesti. Vältä epämääräisiä tai ilmeisiä aiheita, kuten "Työilmoitus". Käytä sen sijaan erityisiä nimikkeitä, kuten "Tapaaminen Berend Wijmansin kanssa 16. marraskuuta!"
   • Käytä puhelimessa selkeitä suullisia vihjeitä, kuten "Joten, Natasha, syy, miksi soitan, on puhua myynnin laskusta" ja "André, haluan varmistaa, että ymmärrän. Voitko toistaa iskulauseen uudelleen?
5. Varaa aikaa pieniin keskusteluihin, jos olet introvertti. Tee parhaasi puhuaksesi myös epävirallisesti, jotta ihmiset puhuessaan kanssasi tuntevat olonsa mukavaksi ja mukavaksi asiayhteydestä riippumatta. Vaikka olisit introvertti ja puhuminen ei tule luonnostaan, on helppo löytää tapoja käydä neutraaleja keskusteluja ihmisten kanssa.
   • Pidä kiinni neutraaleista, kiistattomista aiheista. Voit esimerkiksi puhua suosituista televisio-ohjelmista, ruoasta tai sellaisesta, jota voit aina käyttää: säästä.
     • Kokeile esimerkiksi jotain "Hei, mitä mieltä olet Thrones-pelin viimeisestä jaksosta?
   • Jos olet johtotehtävissä, puhuminen tai jokapäiväiset asiat saavat työntekijät tuntemaan, että nouset heidän tasolleen ja olet lähestyttävä. Keskustelu esimiehelle tai pomolle auttaa luomaan siteen, mikä helpottaa myöhemmin puhumista monimutkaisemmista tai vakavimmista asioista.

Menetelmä 3/4: Henkisesti varautuneiden tilanteiden hoitaminen

1. Käytä "minä" lauseiden "sinä" sijaan. Suunnittele sanat uudelleen niin, että välität tunteitasi tai ajattelusi sen sijaan, että keskityisit siihen, mitä joku muu on tehnyt. Tämä tekee toisesta henkilöstä vähemmän todennäköisen tuntea hyökkäystä. Esimerkiksi:
   • Työssä voisi sanoa jotain "Muistan oppinut tämän uudena työntekijänä" sen sijaan, että "Et ymmärrä, miten tämä toimii".
   • Samoin on parempi olla kertomatta ystävällesi jotain: "Saat järkyttyä liian helposti. Sano sen sijaan jotain: "Minusta tuntuu, että tämä on asia, josta todella välität."
2. Etsitkö siteitä kiusaavaan. Silloinkin kun joku järkyttää sinua tai kun yrität toimia sovittelijana kahden osapuolen välillä, sinun tulee tehdä kaikkesi löytääksesi yhteisen pohjan tunnetilanteissa. Kun tilanne on henkisesti ladattu, joukkovelkakirjojen väärentäminen estää ihmisiä tuntemasta hyökkäyksiä. Tämä voi myös estää jotakuta puolustamasta.
   • Korosta kumppanuutta tapojen ilmaisemisessa.Käytä esimerkiksi lauseita, kuten "voimme tehdä sen" tai "olemme tässä yhdessä".
3. Osoita empatiaa toista ihmistä kohtaan kritiikin sijaan. Joskus kun ihmiset ovat järkyttyneitä, heidän on puhuttava ja he tarvitsevat jonkun vain kuuntelemaan. Osoita, että otat heidän huolensa vakavasti ja olet valmis yrittämään ymmärtää, mitä tapahtuu. Tämä tarkoittaa viestintätavan säätämistä siten, että keskityt enemmän vastaamiseen toisen henkilön sanoihin.
   • Sano jotain "ymmärrän täysin, miksi olet järkyttynyt" tai "olit oikeassa, se olisi ketään ärsyttävää".
   • Vältä kommentteja, kuten "Sinun ei tarvitse olla todella järkyttynyt tästä" tai "En ymmärrä, miksi tämä häiritsee sinua", vaikka sinusta tuntuu.
4. Tee parhaansa osoittaaksesi kunnioitusta. Henkisesti varautuneen tilanteen purkaminen edellyttää muiden ihmisten panoksen ja arvon tunnustamista, jotta he eivät tunne olevansa voimattomia tai tuntemattomia. Tee selväksi, mitä toinen on tehnyt hyvin tai mitkä oikeudet ja valtuudet sillä on, kuten:
   • Olet todella työskennellyt tämän suhteen, eikö olekin?
   • Luulen, että käsittelet tätä erittäin kärsivällisesti.

Tapa 4/4: Kommunikoi suurten ryhmien kanssa

1. Mukauta esityksesi yleisösi mukaan. On tärkeää tuntea yleisösi, jotta voit räätälöidä viestisi yleisöllesi. Sinun on tiedettävä, kuka on yleisössä, ymmärrettävä heidän taustansa ja miksi he osallistuvat esitykseesi. Mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä paremmin voit suunnitella esityksen.
   • Esimerkiksi, jos pidät esityksen joukolle ylimmän tason johtajia yrityshierarkiassa, kielesi tulee olla ammattimaista ja kiillotettua, ja jätä huomiotta vitsit tai ammattikieltä. Voit kuitenkin käyttää vitsejä, ammattikieltä ja tavallista kieltä puhuessasi alaryhmän kanssa, koska tämä voi helpottaa huoneen jännitteitä.
   • Ole tietoinen yleisön ihmisten taustasta varmistaaksesi, ettet käytä kieltä tai loukkaavia esimerkkejä.
2. Kartta, mitä haluat sanoa. Jos haluat kommunikoida selkeästi suuren ryhmän kanssa, tarvitset suunnitelman siitä, mitä haluat sanoa, sen sijaan, että puhut epävirallisesti muutaman ihmisen kanssa. Muuten saatat menettää yleisön huomion. Suunnittele seuraava:
   • Tärkeimmät kohdat, joita haluat korostaa. Esimerkiksi, jos esität yrityksesi uutta myyntistrategiaa kolmessa kohdassa, aio puhua hieman ääneen, kun mainitset ensimmäisen kerran jokaisen pisteen.
   • Hetket, jolloin saatat haluta hidastaa (kuten uuden tai monimutkaisen tiedon esittely).
   • Luonnolliset paikat esityksessäsi, kun voit keskeyttää, esimerkiksi kolmen pisteen myyntistrategian jokaisen pisteen esittelyn jälkeen. Tämä antaa osallistujille aikaa päästää tiedot uppoamaan.
3. Ilmoita esityksen pääkohdat. Käytä keskeisiä lauseita hahmotellaksesi keskustelun pääkohdat. Suullisten esitysten seuraaminen voi olla vaikeaa, mutta nämä "opasteet" auttavat yleisösi pysymään tekstin mukana. Hyviä lauseita alleviivaamiseen ovat:
   • "Jatka ..." (uuden kohdan lisäämiseksi).
   • "Kuten sanoin aiemmin ..." (muistuttamaan yleisöä pääkohdastasi).
   • "Pakata asioita ..." (kertoa heille, että tekstisi loppu lähestyy).
   • Kerro ihmisille, kun aiot vastata kysymyksiin. Voisit sanoa: "Tallenna kysymyksesi esityksen jälkeen, niin minä vastaan ​​niihin.
4. Luo visuaalisia apuvälineitä korostaaksesi tärkeimmät kohdat. Kokoa yksinkertainen diaesitys. Käytä diaesitystä keinona korostaa tärkeitä kohtia, älä selitä niitä yksityiskohtaisesti. Muuten yleisösi katselee dioja sen sijaan, että kiinnittäisi huomiota siihen, mitä sanot.
   • Käytä vain pieni määrä tekstiä tai kuvia diassa. Jos esimerkiksi määrität organisaatiollesi kolme tavoitetta tulevalle vuodelle, luo dia, joka lukee "Tavoite 1: Lisää jäsenyyttä 10%".
   • Se on tarpeeksi tietoa muistuttamaan yleisöä haluamastasi asiasta, mutta ei niin paljon, että se vähentää heidän huomiota.
5. Ole vuorovaikutuksessa yleisösi kanssa. Sisällytä taukoja esitykseesi, esitä kysymyksiä ja rohkaise ihmisiä esittämään kysymyksiä, jos he tarvitsevat selvitystä jostakin esityksestä. Voit myös puhua yleisölle suoraan joko nimellä tai katsomalla heitä silmiin. Tämä auttaa tekemään esityksestä houkuttelevamman, houkuttelevamman yleisön ja lisäämään keskustelustasi saatavan tiedon määrää.