Sisältö

• Astua
• Tapa 1/4: Palautteen pyytäminen työstäsi
• Tapa 2/4: Palautteen pyytäminen koulussa
• Tapa 3/4: Hanki palautetta käsikirjoituksesta
• Tapa 4/4: Hanki palautetta asiakkailta
• Vinkkejä

Sähköpostilla, kuten muillakin viestintämuodoilla, on oma etiketti ja sosiaaliset pelisäännöt. Jos haluat pyytää palautetta sähköpostilla töissä tai koulussa tai jos haluat saada palautetta kirjoittamastasi käsikirjoituksesta, on tärkeää miettiä tarkkaan, miten muotoilet pyyntösi, miten rakennat e -sähköposti ja kun lähetät sen. Näin teet sähköpostisi mahdollisimman tehokkaaksi. Ollessasi kohtelias, oikea ja selkeä sähköpostissasi saat tarvitsemasi palautteen.

Astua

Tapa 1/4: Palautteen pyytäminen työstäsi

1. Lähetä pyyntösi henkilölle, joka pystyy parhaiten arvioimaan työsi. Tämä on usein esimiehesi. Joka tapauksessa on hyvä aloittaa esimiehesi tai kollegan kanssa, joka on työskennellyt siellä jonkin aikaa. Heillä on oikea kokemus auttaa sinua ja antaa tarvitsemasi palaute.
2. Ole kohtelias ja nöyrä sähköpostissasi. Noudata etikettiä, joka koskee töissä olevia sähköposteja. Vaatimattomuus on hieno palaute, mutta älä ole niin vaatimaton, että pomosi uskoisi tietävänsi mitään työstäsi. Yritä pikemminkin muotoilla kysymyksesi siten, että osoitat, mitä edistymistä olet jo saavuttanut projektissa tai tehtävässä, josta pyydät palautetta. Tämä osoittaa pomollesi, että et istu tekemättä mitään, kun odotat palautetta.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa: ”Viimeistelen esityksen huomenna, mutta minulla on kysymys suunnittelusta. Minulla on epäilyksiä siitä, mikä on yritysidentiteetin mukaista. Olen liittänyt käsitteen esityksen; onko sinulla ehdotusta suunnittelusta? Kiitos avustasi tässä asiassa. "
   • Älä unohda kiittää sähköpostissa vastaanottajaa avusta.
3. Ole tarkka palautepyynnössäsi. Tämä estää sinua saamasta liian laajaa vastausta, jota et voi käyttää. Vältä kysymyksiä, jotka voivat vastata vain "kyllä" tai "ei". Keskity projektin tiettyihin osiin, joiden kanssa kamppailet. Yritä olla ylittämättä pomosi tai kollegasi kysymällä yhtäkkiä joukko kysymyksiä.
   • Voit esimerkiksi sanoa: "En ole varma, miten edetä Jansen-tiedostossa. Asiakas ei vastaa sähköposteihini, eikä häntä voida tavoittaa puhelimitse. Koska se on kiireellistä, haluaisin kysyä neuvoa siitä, miten voin parhaiten ratkaista tämän. "
   • Jos haluat yleisempää palautetta arvioinnin tai raportin muodossa, pyydä sitä nimenomaisesti. Se auttaa, jos olet kohtelias ja mahdollisimman tarkka. Voit esimerkiksi pyytää arviointia siitä, kuinka tehokkaasti työskentelet tai kuinka luova olet. Jos pyydät palautetta valvomiltasi työntekijöiltä, ​​se voi auttaa, jos annat työntekijöidesi vastata nimettömästi.
4. Kiitos palautteen tarjoajalle. Lähetä kiitos henkilölle, joka antoi sinulle palautetta sähköpostitse. Jos palaute tarkoittaa, että sinun on parannettava useita asioita, ilmoita lyhyesti, miten aiot tehdä sen. Älä reagoi impulsiivisesti; anna palautteen vaikuttaa sinuun ja älä vastaa vasta, kun tunteet ovat rauhoittuneet hieman.
   • Muista vastata kahden päivän kuluessa.

Tapa 2/4: Palautteen pyytäminen koulussa

1. Sano kuka olet. Opettajalla voi olla satoja opiskelijoita, varsinkin suuressa koulussa tai yliopistossa. Haluat tehdä selväksi kuka olet. Aloita sähköpostisi kertomalla nimesi (etu- ja sukunimesi), missä luokassa olet ja minkä luokan olet opettajan kanssa. Näin opettajasi ei tuhlaa aikaa selvittääkseen kuka olet jälleen, ja hän voi viettää enemmän aikaa antaa sinulle hyödyllistä palautetta.
2. Pidä se asiallisena. Joidenkin opiskelijoiden on vaikea lähettää sähköpostia opettajalle ensimmäistä kertaa. Käytä sukunimeä sähköpostin tervehdyksessä, paitsi jos opettajasi haluaa, että häntä kutsutaan luokan etunimellä. "Hyvä herra De Vries" tai "Hyvä rouva Smit" on usein hyvä valinta. Jos tiedät, että opettajasi on hyvin muodollinen, valitset "Hyvä herra De Vries" tai "Hyvä rouva Smit". Jos opettajasi on lähettänyt sinulle sähköpostia aiemmin, valitse tervehdys, joka on vähintään yhtä muodollinen kuin mitä opettajasi käytti. Pidä sävysi liike-elämässä. Sen sijaan, että "Hei, mitä mieltä olet esseestäni? Rasva eikö? ” parempi sanoa: ”En ole varma, että ymmärrän tehtävän oikein. Minulla on muutama kysymys esseestä. "
3. Pidä se lyhyt. Älä ole huolissasi selityksestä, miksi kysyt tiettyjä kysymyksiä, paitsi jos selitys on välttämätön opettajasi ymmärtääkseen kysymyksen oikein. Esimerkiksi, jos kysyt, voitko lähettää esseen myöhemmin, opettajasi haluaa tietää miksi kysyt, mutta jos sinulla on kysyttävää tietyn tehtävän tarkoituksesta, sinun ei tarvitse selittää yksityiskohtaisesti, miten koiralla on kotitehtäväsi, syöty tai muita asioita, jotka eivät liity suoraan tehtävään.
4. Älä odota juuri ennen määräaikaa pyytääksesi palautetta. Opettajasi ei vain ole kovin onnellinen, jos pyydät palautetta viime hetkellä, eikä sinulla ole enää aikaa käsitellä palautetta. Jos sinulla on vielä erittäin kiireellisiä viime hetken kysymyksiä, ole mahdollisimman ytimekäs sähköpostissa ja pyydä anteeksi palautteen pyytämistä niin myöhään. Toivottavasti opettajasi vie aikaa vastata nopeasti.
5. Käytä opettajan määräämää tiedostomuotoa. Jos lähetät sähköpostin kanssa liitteen (esimerkiksi esseluonnoksesi), varmista, että liite on opettajan toimeksiannossa kuvaamassa tiedostomuodossa. Jos opettaja esimerkiksi pyysi .doc-asiakirjaa, älä lähetä .odt-tiedostoa. Jos olet epävarma, lähetä asiakirja kahdessa muodossa. Kerran muodossa, jossa loit sen (esimerkiksi .doc tai .ppt) ja kerran .pdf-muodossa. Natiivimuodossa opettajasi voi helposti tehdä muistiinpanoja tarvittaessa, ja hän voi lukea .pdf-tiedoston ongelmitta, vaikka hänellä voi olla erilainen tekstinkäsittelyohjelmisto kuin sinulla. Selitä sähköpostissa, että se on sama asiakirja kahdesti.
6. Kysy palautetta esseen lähettämisen tai kokeen jälkeen. Lähetä vain opettajalle sähköpostia ja ole kohtelias. Sanokaa esimerkiksi: "Hyvä herra Smit, en läpäissyt tenttiä niin hyvin kuin odotin. Haluatko antaa minulle hieman enemmän selityksiä väärin erehtyneistä kysymyksistä, jotta voisin tehdä seuraavan kokeen paremmin? " Normaalisti opettajasi auttaa mielellään tässä.

Tapa 3/4: Hanki palautetta käsikirjoituksesta

1. Lähetä ensin joku, jonka tunnet ensin. Jos haluat kattavaa palautetta, on parasta antaa käsikirjoituksesi tuntemallesi henkilölle, mieluiten ystävälle tai kollegalle. Kun lähetät sähköpostia jollekulle tuollaiselle, tee se tavalliseen tapaan. Sinun ei tarvitse yhtäkkiä olla asiallisempaa kuin tavallisesti. Jos soittaisit heille sen sijaan, että lähetät sähköpostia muihin kysymyksiin, olisi järkevämpää soittaa heille ensin. Jos valitset sähköpostin puhelun sijaan, lähetä ensin sähköposti ja kysy, haluaisivatko he antaa aikaa antaa palautetta käsikirjoituksestasi. Vasta kun henkilö vastaa myönteisesti, lähetätkö käsikirjoituksen hänelle (toisena sähköpostina).
   • Vaikka olisit aiemmin puhunut pyyntösi kanssa palautetta pyytävän henkilön kanssa, selitä lyhyesti pyyntösi sähköpostissa, johon lähetät käsikirjoituksen.
2. Lähetä asiantuntijalle sähköpostia. Joskus haluat todellisen asiantuntijan katsomaan käsikirjoitustasi. Lähetä sähköpostia tuntemallesi asiantuntijalle ja selitä miksi pyydät palautetta. Älä ole työntävä. Huomaa, että asiantuntijan aika on todennäköisesti niukka, ja kirjoita jotain "ymmärrän, jos sinulla ei ole aikaa antaa minulle palautetta". Voisit jopa kysyä, onko asiantuntija, jolle lähetät sähköpostia, tunne jonkun, jolla voi olla aikaa, jos ei.
3. Älä lähetä käsikirjoitusta kenellekään ei-toivotulle. Et voi edes saada vastausta, ellet tarjoa sähköpostissa maksaa vastaanottajalle heidän avustaan. Jos lähetät ei-toivotun sähköpostin tunnetulle kirjoittajalle tai kirjailijalle, on todennäköistä, että sähköpostisi pääsee roskakoriin, koska tunnettu kirjailija saa satoja tällaisia ​​sähköposteja. Sen sijaan, että kääntyisit kuuluisten ihmisten puoleen, kysy ensin joku läheisistäsi. Esimerkiksi ystävä, kollega tai opettaja. He haluavat todennäköisemmin auttaa sinua.
4. Ole tarkka, millaista palautetta haluat saada. Osoita esimerkiksi, että haluat saada rakentavaa kritiikkiä. Ilmoita myös, kuinka yksityiskohtaista palautetta haluat olla ja onko palautteen oltava vain sisällöstä (onko se esimerkiksi mukava tarina) vai myös muodosta (kielioppi, oikeinkirjoitus, muotoilu). Jos palautetta pyytävä henkilö tietää mitä tarvitset, hän voi auttaa sinua paremmin.
   • Positiivinen palaute (mitä muut pitävät käsikirjoituksestasi) auttaa sinua ymmärtämään paremmin käsikirjoituksesi vahvuudet.
   • Hyvä palaute on aina rakentavaa, vaikka palaute olisi negatiivista. Jos saat negatiivista palautetta, vastaa hetkeksi. Muista, että toinen henkilö haluaa vilpittömästi auttaa sinua. Negatiivisen palautteen saaminen ei ole hauskaa, mutta se auttaa sinua parantamaan käsikirjoitustasi. Kiitä siis palautteen tarjoajaa heidän palautteestaan, vaikka se olisikin negatiivista.
5. Anna vastaanottajalle aikaa vastata. Jos olet pyytänyt yksityiskohtaista palautetta kirjan käsikirjoituksesta, älä odota palautetta postilaatikkoosi päivän kuluessa. Ja ei viikon sisällä. Pitkän käsikirjoituksen lukeminen ja kommentoiminen vie aikaa. Jos sinulla on määräaika, varmista, että palautteen tarjoaja tietää siitä etukäteen. Kysy palautteen tarjoajalta, voiko hän antaa palautetta ennen tiettyä päivämäärää. Muista, että palautteen tarjoajalla on muita tehtäviä; hän ei voi työskennellä käsikirjoituksesi parissa kokopäiväisesti.
6. Kiitä palautteen tarjoajaa avusta. Jos palautteen antaja on ystäväsi, harkitse pienen kiitoslahjan antamista. Esimerkiksi suklaarasia. Jos kollega tai opettaja on antanut sinulle palautetta, voit lähettää kiitoksesi sähköpostilla. Kerro palautteen tarjoajalle, kuinka paljon arvostat sitä, että he ovat käyttäneet niin paljon aikaa auttaakseen sinua. Jos et kiitä palautteen tarjoajaa, he saavat vaikutelman, ettet arvosta heidän apuaan, eivätkä he halua auttaa sinua niin nopeasti seuraavalla kerralla.

Tapa 4/4: Hanki palautetta asiakkailta

1. Älä kysy liikaa kysymyksiä. Asiakkaat saavat jo paljon kyselyjä, melkein jokaisesta yrityksestä. Jos haluat varmistaa, että asiakas heittää sähköpostisi suoraan roskakoriin, laita koko pyykkiluettelo kysymyksiin. Jos haluat, että asiakas pyrkii auttamaan sinua, pidä kiinni yhdestä tai kahdesta kysymyksestä.
2. Esitä avoimia kysymyksiä. Sen sijaan, että kysyt kyllä ​​/ ei kysymyksiä, muotoile kysymyksesi siten, että saat kattavamman vastauksen. Sen sijaan, että kysyisit: "Suosittelisitteko meitä ystävällesi?" sinä kysyt: "Kuinka kuvailisit meitä ystävällesi?" Vastaukset esseekysymyksiin antavat sinulle enemmän tietoa kuin yksinkertainen kyllä ​​/ ei-kysymys.
3. Kerro asiakkaalle, että vastaat nopeasti. Tämä tekee selväksi, että aiot todella tehdä jotain asiakkaan palautteella ja että se ei katoa nimettömiin postilaatikkoihin. Saat todennäköisesti myös enemmän rehellistä palautetta, jos asiakas tietää saavansa vastauksen sinulta.
   • Kun vastaat, ole rehellinen ja ammattitaitoinen. Sinulla on huono maine, ennen kuin huomaatkaan, kuinka helposti asiakkaat julkaisevat negatiivisia kokemuksia sosiaalisessa mediassa näinä päivinä. Vastaa aina vilpittömästi ja ammattimaisesti.
4. Älä käytä Flashia tai muita lisäyksiä, jotka hidastavat postia. Jos asiakkaalla on hidas Internet-yhteys, on todennäköistä, että hän poistaa sähköpostin heti, kun näkee sen latautuvan. Muista, että palaute on usein tärkeämpää sinulle kuin asiakkaallesi.
5. Käytä hyvin suunniteltu fontti ja muotoilu. Haluat sähköpostisi näyttävän selkeältä ja ammattimaiselta. Heikkolaatuisilla kuvilla tai Comic Sans -kirjasimella varustettu sähköposti ei jätä asiakkaallesi kovin hyvää vaikutelmaa. Käytä sen sijaan yleisempiä fontteja, kuten Times New Roman tai Arial, ja pidä kuvat mahdollisimman pieninä.
6. Varmista, että sähköpostiosoitteesi sopii kaikille laitteille. Yhdestä sarakkeesta koostuva sähköposti on joustavampi kuin silloin, kun valitset suunnittelun, jossa on useita sarakkeita. Varmista myös, että kirjasinkoko ei ole liian pieni. Haluat sähköpostisi näyttävän hyvältä kannettavissa tietokoneissa, älypuhelimissa ja tableteissa. Koska monet ihmiset lukevat sähköpostinsa puhelimellaan, on tärkeää ottaa tämä huomioon sähköpostisi muodossa.

Vinkkejä

• Älä häiritse ihmisiä; jos joku sanoo, että hän ei halua antaa palautetta, jätä se siihen.
• Käytä normaalia etikettiä kuten muillakin sähköposteilla.