Sisältö

• Astua
• Tapa 1/3: Oikean muodon valitseminen
• Tapa 2/3: Kirjoita viesti
• Tapa 3/3: Valmistele sähköposti lähetettäväksi

Monet ihmiset ovat melko haluttomia kirjoittamaan virallista sähköpostia. Lähetät yleensä sähköpostia henkilökohtaisten ja epävirallisten viestien lähettämiseen. Jos haluat lähettää sähköpostia opettajalle, työnantajalle, asiakkaalle, valtion virastolle tai muulle viralliselle kohteelle, voit noudattaa joitain yksinkertaisia ​​ohjeita. Pidä viesti selkeä ja ytimekäs ja noudata yleisesti hyväksyttyjä tyyli-, sävy- ja muotoilustandardeja. Älä unohda lukea ja tarkistaa sähköpostisi ennen lähettämistä.

Astua

Tapa 1/3: Oikean muodon valitseminen

1. Käytä neutraalia sähköpostiosoitetta. On parasta käyttää sähköpostiosoitetta, joka on muunnos oikeasta nimestäsi eikä käyttäjänimi, lempinimi tai lempinimi. Jos haluat luoda sähköpostiosoitteen, joka ei sisällä enempää kuin nimesi, ilman ylimääräisiä numeroita tai kirjaimia, voit käyttää pisteitä ja / tai väliviivoja tai väliviivoja.
   • Esimerkiksi sähköpostiosoite, kuten [email protected], ei näytä kovin ammattimaiselta. Osoite [email protected] puolestaan ​​antaa paljon vakavamman vaikutelman.
2. Pysy ammattimaisessa kirjasimessa. Useimmat sähköpostipalvelujen tarjoajat eivät salli sinun valita suuresta joukosta erilaisia ​​fontteja ja asettelutyylejä. Kummassakin tapauksessa on parasta pitää kiinni perinteisestä tyylistä virallisessa sähköpostissa fontilla, kuten Times New Roman tai Arial. Älä käytä koristeellisia fontteja, kuten Comic Sans tai Old English. Pidä mielessä myös seuraavat asiat:
   • Kirjoita sähköpostiosoitteesi luettavalla kirjasinkoolla, kuten kirjasinkoko 12.
   • Vältä erityisiä tyylejä, kuten kursiivi, korostetut tai moniväriset fontit, ellei niiden käyttö ole perusteltua sähköpostisi sisällön ja tarkoituksen suhteen.
   • Älä kirjoita kaikkea tekstiä isoilla kirjaimilla. Jos kirjoitat kaiken isoilla kirjaimilla, näyttää siltä, ​​että huudat vastaanottajalle.
3. Valitse lyhyt ja tarkka aihe. Käytä aiheessasi avainsanoja, jotka kuvaavat tarkalleen, mistä sähköpostissa on kyse, korkeintaan muutamalla sanalla. Näin estät lukijaa unohtamasta viestiäsi, koska sähköpostilla ei ole aihetta, aihetta, joka on liian epämääräinen, tai aihetta, joka antaa vaikutelman, että sähköposti ei ole tärkeä.
   • Aiheet, kuten "Kysymys", "Viesti minulta" tai "Sähköposti tärkeästä aiheesta", ovat liian epämääräisiä tai tarpeettomia ja siksi täysin hyödyttömiä.
   • Toisaalta aihetta, kuten "Aikataulu, Vierasluettelo, Lounas-asetukset ja Kokousten yleiskatsaus 12. maaliskuuta", on aivan liian pitkä käsitellä. Lisäksi tämä otsikko kattaa useita aiheita.
   • Otsikko, kuten "Kokousvahingot liukuportaille 12. maaliskuuta", on lyhyt ja selkeä. Hän osoittaa vastaanottajalle yhden pääaiheen ja vastaavan päivämäärän.

Tapa 2/3: Kirjoita viesti

1. Valitse sopiva tervehdys. Aloita aina virallinen sähköposti asianmukaisella tervehdyksellä. On parasta soittaa vastaanottajalle hänen nimellään (jos tiedät heidät). Periaatteessa virallisen sähköpostin tervehdys alkaa aina "Hyvä ...", jota seuraa otsikko (herra / rouva), henkilön sukunimi ja pilkku. Jos tunnet jo henkilön, jolle sähköposti on osoitettu, voit aloittaa tervehdyksen sanalla "Hyvä ...", jota seuraa etunimi.
   • Jos et tiedä sen henkilön nimeä, jolle sähköpostiosoitteesi on osoitettu, käytä tervehdystä, kuten "Dear Sir / Madam", "Dear puheenjohtaja / Dear Board" tai tarvittaessa "Kenelle se koskee".
   • Älä aloita sähköpostiosoitettasi "Hei", "Hei", "Hyvästi" tai muita rentoja tervehdyksiä.
2. Esittele itsesi tarvittaessa ensimmäisessä kappaleessa. Jos viestisi on osoitettu jollekulle, jonka kanssa sinulla ei ole tällä hetkellä suhdetta, kuten uusi asiakas, sen yrityksen rekrytointi- ja valintayksikön johtaja, johon haluat hakea, tai kunnan virkamies, sano ensin kuka olet ja mikä on viestisi syy. Tee tämä lauseessa tai kahdessa sähköpostisi alussa.
   • Esimerkiksi, jos haluat lähettää sähköpostia potentiaaliselle työnantajalle, voit sanoa: "Nimeni on Erik van Raam. Syy tähän sähköpostiviestiin on, että haluaisin hakea CarrièreXYZ.nl -verkkosivustolla mainittua hallinnollisen avustajan virkaa. "
3. Aloita tärkeimmistä tiedoista. Kun olet esittänyt itsesi ja yhteenveto viestisi syystä, voit siirtyä sähköpostisi pääosaan. Laita tärkeimmät tiedot melkein ylhäältä. Tällä tavoin kunnioitat vastaanottajan kallisarvoista aikaa ja selvität nopeasti sähköpostisi tarkoituksen.
   • Jos esimerkiksi kirjoitat valtion viraston virkamiehelle, ensimmäinen asia, jonka voisit sanoa, on: "Nimeni on Aletta van Raam. Löysin sähköpostiosoitteesi syyttäjänviraston verkkosivustolta. Kirjoitan sinulle kyseenalaistaaksesi 31. joulukuuta 2009 saamani haasteen liikennerikkomuksen yhteydessä. "
4. Sano miltä se on suoraan. Virallisessa sähköpostissa ei ole mitään ongelmaa olla suoraa, kunhan pysyt kohteliaana. Käymällä pensaalla saavutat vain, että lukijan huomiosi heikkenee, mikä vaikeuttaa hänen määräämistä tarkalleen, mitä haluat tai tarvitset.
   • Jos esimerkiksi lähetät sähköpostia opettajalle, älä tuhlaa tilaa tarpeettomilla täytöillä, kuten "Olen Diana Franssen. Tunnetko minut? Kemia 221 on tällä hetkellä suosikkiaineeni. Pidän siitä, miten luennot on järjestetty. Pystyn aina seuraamaan kaikkea täydellisesti ja tiedän aina tarkalleen mitä odottaa tentiltä. Tentteistä puhuen halusin kysyä seuraavasta tenttiviikosta. "
   • Sen sijaan on paljon selvempää kirjoittaa jotain: "Nimeni on Diana Franssen ja käyn kanssasi kemian 221 kanssa. Kirjoitan sinulle kysymyksellä mahdollisesta konfliktista tulevina koeaikoina."
5. Pidä se lyhyt. Sähköpostin määrätylle pituudelle ei ole standardisääntöä. On kuitenkin parasta säilyttää yhden näytön (kannettavan tietokoneen tai tietokoneen) pinnan enimmäispituus sähköpostia varten.
   • Jos sähköpostisi on suhteellisen pitkä, jaa se useisiin lyhyisiin kappaleisiin. Lisää tyhjä rivi kahden kappaleen väliin sen sijaan, että sisennyisit kunkin kappaleen alkuun.
6. Pidä kielesi muodollinen. Kirjoitat virallisen sähköpostin ammattimaisessa yhteydessä, minkä vuoksi haluat luonnollisesti tehdä hyvän vaikutelman. Käytä kokonaisia ​​lauseita ja kohteliaita lauseita. Vältä seuraavia asioita:
   • Slangi
   • Tarpeettomat lyhenteet tai supistukset
   • Hymiöt ja hymiöt
   • Mautonta kieltä
   • Vitsit
7. Sulje sähköposti oikein. Mikä koskee tervehdystä, pätee myös sulkemiseen. Voit sulkea virallisen sähköpostin useilla hyväksyttävillä tavoilla. Liitä aina koko nimesi ja sijaintisi sulkemisen alle. Sähköpostisi sisällöstä riippuen voit käyttää yhtä tai useampaa seuraavista sulkemisista:
   • "Odotan vastaustasi, minä pysyn"
   • 'Vilpittömästi sinun,'
   • 'Ystävällisin terveisin,'
   • 'Paljon kiitoksia etukäteen,'
   • "Ystävällinen kiitos"

Tapa 3/3: Valmistele sähköposti lähetettäväksi

1. Lisää kaikki liitteet, jotka haluat sisällyttää. Jos sinun on liitettävä tiettyjä liitteitä sähköpostiviestiisi, ilmoita ne sähköpostisi rungossa, jotta vastaanottaja tietää, että sähköpostilla on liitteitä. Pidä mukava pitää liitteiden määrä ja koko pienenä ja valitse perinteiset ja laajasti yhteensopivat tiedostotyypit.
   • Lisää esimerkiksi kommentti, kuten: "Liitteenä lähetän sinulle kopion ansioluettelostani ja salkustani PDF-muodossa."
2. Tarkista sähköpostisi huolellisesti kirjoitus- ja kieliopivirheiden varalta. Älä luota sokeasti sähköpostipalvelun tarjoajan tai tekstinkäsittelyohjelman oikeinkirjoituksen tarkistukseen. Sähköpostisi lukeminen ääneen tai jonkun muun pyytäminen tarkistamaan se puolestasi on loistava tapa valita kirjoitusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai epäselviä lauseita.
3. Varmista, ettei sähköpostissasi ole luottamuksellisia tietoja. Pidä aina mielessä, että sähköposti ei ole 100% turvallinen viestintäjärjestelmä. Muista, että sähköpostipalvelimia voidaan hakkeroida tai että vastaanottaja voi tarkoituksella tai ei jakaa tietoja, joita et halua julkistaa muiden kanssa.
   • Vältä salasanojen, tilinumeroiden tai muiden luottamuksellisten tietojen sisällyttämistä sähköpostiin.