Sisältö

• Askeleet
• Vinkkejä
• Varoitukset

Toimiston oikean työn organisoinnin kannalta on erittäin tärkeää, että käytössä on tehokas kirjanpitojärjestelmä ja asiakirjojen säilytys. Riippumatta henkilöiden määrästä, joilla on pääsy asiakirjoihin, järjestelmä on järjestettävä siten, että jokainen löytää tarvittavan asiakirjan. Jos asiakirjojen tallennus- ja tallennusjärjestelmää on vaikea käyttää, alat jättää kaikki asiakirjat käsiksi peläten niiden menettämistä arkistokaapissa, minkä seurauksena työpöytäsi on täynnä paperikasoja.

Askeleet

1. 1 Valitse arkistointijärjestelmä. Mitä tahansa, ensinnäkin sen on oltava looginen, jotta tiedät kunkin asiakirjan tarkan sijainnin. Mahdolliset ratkaisut:
   • Aakkosellinen. Tämä järjestelmä toimii parhaiten, jos useimmat asiakirjasi sisältävät asiakkaiden, potilaiden tai asiakkaiden nimet.
   • Aihe tai luokat: Useimmat järjestelmät on järjestetty aiheen tai luokan mukaan, ne toimivat hyvin, kun ne on järjestetty oikein, mutta erittäin hämmentäviä, jos niitä ei ole järjestetty oikein.
   • Numeroitu / kronologinen. Tämä järjestelmä toimii parhaiten numeroiduille tai päivättyille asiakirjoille, kuten ostotilauksille tai resepteille.
2. 2 Käytä ripustuskansioita arkistokaapissa. Ripustettavat kansiot eivät ole irrotettavissa, ne toimivat kirjekuorien pidikkeinä, jotka otat laatikoista.
3. 3 Järjestä asiakirjat pinoiksi luokkiin. Jos pinon korkeus on yli 5 cm, jaa se alaluokkiin. Jos pino on liian pieni, yhdistä se toiseen pinoon ja nimeä se uudelleen. Pinoiden nimien avulla voit helposti määrittää, kummasta haluat lähettää tietyn asiakirjan.
4. 4 Aseta jokainen pino paperikuoreen ja merkitse se selvästi. On parasta käyttää keskitettyjä välilehtiä olevia kansioita porrastusten sijaan, jotta asiakirjasi näyttävät puhtaammalta.
5. 5 Aseta kirjekuoret riippuvaan kansioon. Useimmissa asiakirjoissa tavalliset riippukansiot toimivat, mutta paksujen tai alaluokiteltujen asiakirjojen tapauksessa käytä tasapohjaisia ​​kansioita. Voit järjestää kansiot missä tahansa järjestyksessä, mutta yleensä käytetään aakkosjärjestelmää.
6. 6 Merkitse riippuvat kansiot samoilla nimillä kuin kirjekuoret. Järjestä kaikki muoviset kielekkeet kansion vasemmalle puolelle, jos et käytä pystysuoraa arkistokaappia. Jälkimmäisessä tapauksessa, kun kansiot vasemmalta oikealle ovat avoimessa laatikossa eikä edestä taakse, aseta kielekkeet oikealle.
7. 7 Varakansiot ja kirjekuoret on taitettava arkistokaapin lähelle, jotta voit aina lisätä kansion nopeasti, kun käsissäsi on asiakirja, joka ei kuulu olemassa oleviin kansioihin. Älä käytä liian paksuja tai ohuita kansioita. Muista vaihtaa kansioiden nimet, kun järjestät asiakirjoja uudelleen.
8. 8 Poista vuoden lopussa kaikki kansiot, merkitse uudet paperikansiot samoilla luokkien nimillä ja aseta ne arkistokaappeihin. Siirry vanhojen kansioiden läpi siirtääksesi tarvitsemasi asiakirjat nykyisiin kansioihin ja lähetä loput arkistoon.

Vinkkejä

• Voit halutessasi värikoodata kansioita tulostamalla värillisiä tunnisteita tietokoneellesi, jotta arkistosi näyttävät vaikuttavammilta. Mutta kun sinun on tehtävä muutoksia, esimerkiksi lisäämällä yksi kansio, voit turhautua, kun huomaat, että oikeanväriset kansiot loppuvat ja joudut allekirjoittamaan kansion manuaalisesti. Yksinkertaisuus on turvallisin asia.

Varoitukset

• Älä koskaan luo pinoa "Sekalainen", muuten et koskaan luokittele näitä asiakirjoja.
• Arkistointijärjestelmän järjestämisen jälkeen pidä järjestystä arkistokaapissa. Käytä joka päivä aikaa asiakirjojen lajitteluun ja poistamiseen työpöydältäsi. Vastusta kiusausta asettaa syvä asiakirjakori arkistokaapin päälle, muuten täytät sen ja päädyt sotkuiseen varastoon.