Viiteasiakirjan laatiminen

Sisältö

Askeleet
Vinkkejä

Taito kirjoittaa paperia voi olla hyödyllinen taito opiskelijoille, liikemiehille, poliitikkoille ja julkisuuden henkilöille. Viiteasiakirja kuvaa pääsääntöisesti tiettyä ongelmaa ja sen edellytyksiä, tekee ehdotuksia sen ratkaisemiseksi, luettelee jo käytetyt työkalut ja suositukset tilanteen parantamiseksi. Hyvän tausta-asiakirjan tulee olla lyhyt, hyvin jäsennelty ja korostaa tärkeimmät tosiasiat ja merkittävät päätökset. Tässä on vaiheittainen kuvaus viiteasiakirjan kokoamisprosessista.

Askeleet

1 Kuvaile ongelmaa.
- Korosta syyt ja oireet. Syy ymmärtäminen auttaa ratkaisemaan ongelman. Esimerkiksi ensi silmäyksellä saattaa tuntua siltä, että nuoret kylätytöt eivät halua mennä kouluun. Tarkemmin tarkasteltaessa käy ilmi, että heillä ei ole kuljetusvälineitä kouluun pääsemiseksi tai että tie kouluun on liian vaarallinen.
- Tee yhteenveto ongelman kuvauksesta. Ole lyhyt. Kuvaile ensin ongelman syy ja sitten oireet. Puhu esimerkiksi julkisen liikenteen puutteesta ja vaarallisista teistä. Selitä sitten, miten nämä ongelmat vaikuttavat vähäiseen opiskelijamäärään ja lopuksi, että alhainen koulutustaso luo epäedullisia taloudellisia näkymiä tytöille.
2 Tapaa yleisösi.
- Kirjoita yksinkertaisella, helppokäyttöisellä kielellä. Harkitse taustapaperisi lukijoiden etuja ja heidän suhtautumistaan asiaan. Käytä heidän saatavilla olevaa puhetyyliä välttäen teknisiä termejä ja yksityiskohtia, joita he eivät ehkä ymmärrä.
- Vastaa lukijoiden kysymyksiin. Mieti, mitä kysymyksiä lukijoillasi saattaa olla, ja yritä vastata niihin viiteasiakirjassa. Jos ongelmaan liittyy monimutkaisia prosesseja, kuvaile niiden tärkeimmät näkökohdat.
3 Ehdota ratkaisu tai joukko mahdollisia toimenpiteitä.
- Vakuuta yleisösi. Ehkä sinulla on ratkaisu, jonka uskot korjaavan ongelman. Kuvaile sitä ja selitä, miksi tämä on paras ratkaisu. Esitä dokumentoitu näyttö ja tosiasiat väitteesi tueksi.
- Esitä yleisölle useita mahdollisia ratkaisuja. Jos ongelma on uusi tai vaikea, et ehkä löydä tehokasta ratkaisua heti. Harkitse useita mahdollisuuksia ja esitä jokainen ratkaisuna ongelmaan. Anna esimerkkejä siitä, kuinka jokainen ehdotetuista korjaustoimenpiteistä on ollut tehokas muissa vastaavissa tapauksissa.
- Kuvaile mahdolliset seuraukset. Jotkut ratkaisut voivat olla kalliita. Selitä, kuinka paljon ongelma maksaa ongelman ratkaisemiseen osallistuvilta yksilöiltä tai yhteisöiltä. Ole tarkka ja luettele kaikki tarvittavat tosiasiat vakuuttaaksesi yleisön, että olet tutkinut asian perusteellisesti.
4 Kirjoita johtopäätös. Tee yhteenveto ongelman kuvauksesta, analyysistäsi ja suosituksistasi lyhyesti.
5 Valmista viiteasiakirja. Yleensä viiteasiakirja sisältää ongelman kuvauksen, sen taustan, mahdolliset ratkaisut ja johtopäätöksen. Lisää tarvittaessa asiakirjaan liite, joka sisältää tärkeitä tilastoja tai kaavioita. Jos kirjoitat viiteasiakirjan osana kotitehtävääsi, noudata opettajan muoto- ja pituusvaatimuksia.