Sisältö

• Askeleet
• Tapa 1: 1: Esityslistan asettaminen
• Vinkkejä
• Varoitukset

Esityslista on yksityiskohtainen luettelo aiheista, joita käsitellään kokouksessa tai kokouksessa. Se on erottamaton osa kokousten suunnittelua ja johtamista, koska se kuvaa kokouksen tarkoitusta ja käsiteltäviä asioita, luettelee puhujat ja asettaa ajan kullekin käsiteltävälle kysymykselle. Jos haluat ajoittaa kokouksen, kerää kaikki tarvitsemasi tiedot ja järjestä ne jäsennellysti esityslistalle. Seuraavat vinkit auttavat sinua saamaan sen oikein.

Askeleet

Tapa 1: 1: Esityslistan asettaminen

1. 1 Ilmoita kokouksesta etukäteen kaikille osallistujille.
   • Voit lähettää heille sähköpostia tai jakaa palveluilmoituksia painetussa muodossa.
   • Ilmoita kokouksen päivämäärä, aika, paikka ja tarkoitus.
   • Pyydä vastaanottajilta vastausta. Kerro heille, että kaikkien kutsujen hyväksyjien on oltava paikalla kokouksessa.
2. 2 Pyydä jokaista osallistujaa kertomaan etukäteen, mitä aihetta he aikovat käsitellä kokouksessa.
   • Pyydä jokaista kollegaasi kuvaamaan sen asian ydin ja yksityiskohdat, joita he haluavat käsitellä kokouksessa, jotta voit ottaa sen oikein ja tarkasti esityslistalle.
   • Määritä, kuinka kauan kestää, ennen kuin osallistuja harkitsee kysymystään.
3. 3 Listaa kaikki esityslistalla olevat asiat.
   • Tee kolmen sarakkeen taulukko, jossa on otsikot ”Esityslista”, “Esittelijä” ja “Keskustelun aika”.
   • Listaa käsiteltävät asiat niiden ulkonäön, merkityksellisyyden tai tärkeyden mukaisessa järjestyksessä.
   • Kirjoita lyhyt kuvaus jokaisesta esittelijän antamasta aiheesta.
   • Sisällytä otsikkoon kokouksen yksityiskohdat - päivämäärä, aika ja paikka, tarkoitus ja kesto.
4. 4 Tarkista jokaisen esittäjän kanssa, ovatko he samaa mieltä puhekielestään ja kysymykselleen varatusta ajasta.
5. 5 Korjaa esityslista tarpeen mukaan.
6. 6 Lähetä kopiot hyväksytystä esityslistasta kaikille kokouksen osallistujille. Tee tämä etukäteen, jotta he voivat tarkistaa sisällön ja valmistautua kokoukseen. Kaksi päivää pitäisi riittää.

Vinkkejä

• Jos saat pyynnön sisällyttää esityslistalle kohta, joka ei liity kokouksen aiheeseen, pyydä esittelijää pohtimaan asiaa seuraavassa kokouksessa.

Varoitukset

• Varaa jokaiselle esittelijälle riittävästi aikaa esittelemään aiheensa. Muista tulevaisuutesi ja älä yritä sisällyttää liikaa tietoja yhteen kokoukseen. Muista, että osallistujilla voi olla kysymyksiä tai he haluavat keskustella muista aiheista.