Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Varoitus

Tarvitseeko kirjoittaa ammattimainen ja kohtelias työkirje? Suurin osa työviesteistä on valmiiksi muotoiltuja ja helposti kopioitavia, sinun tarvitsee vain muuttaa viestin sisältöä. Yrityspostin tulee aina sisältää päivämäärä, tiedot lähettäjästä, vastaanottajasta ja joitain kappaleita viestin tekstiosassa. Haluat kirjoittaa kuvan, noudata alla olevia ohjeita ja korjaa tarvittavat kohdat vastaamaan yrityksesi standardeja.

Askeleet

Osa 1: 4: Avausviesti

1. 

   Ymmärrä muoto. Ei ole väliä mitä kirjeessä on kyse, kirjeen ulkonäölle on joitain standardeja, joita sinun on noudatettava. Yrityskirjeet tulee kirjoittaa ja kirjoittaa suositulla kirjasimella, kuten Arial tai Times New Roman. Sinun on korostettava viestien kappaleet manuaalisesti. Tämä tarkoittaa, että aloitat uuden kappaleen kirjoittamalla "paluu" -näppäimen kahdesti. Älä korosta kappaleita sisennyskomennolla.
   • Jätä marginaali kaikille reunoille noin 2 cm.
   • Sähköposti tulisi myös kirjoittaa suosituilla kirjasimilla. Älä käytä fontteja, jotka jäljittelevät käsinkirjoitusta tai ovat värikkäitä, paitsi mustavalkoiset työpostissa.

2. 

   
   
   Valitse oikea paperityyppi. Työkirje tulee painaa 22 cm x 28 cm paperikoolle (“kirjainkoko”). Jos et ole Yhdysvalloissa, voit käyttää A4-kokoista paperia. Jotkut pitkät sopimukset voidaan tulostaa 22 cm x 36 cm ("laillisen koon") paperille.
   • Jos tulostat postitusta varten, tulosta se yrityksen kirjelomakkeelle. Tämä antaa kirjeelle ammattimaisemman ilmeen ja tarjoaa myös yrityksesi logon ja yhteystiedot.

3. 

   
   
   Anna tietoja yrityksestäsi. Anna yrityksen nimi ja osoite, johon osoitteen kukin osa on kirjoitettu eri riville. Jos olet omistaja tai itsenäinen ammatinharjoittaja, korvaa yrityksen nimi omalla nimelläsi tai kirjoita nimesi sen yläpuolelle.
   • Jos yritykselläsi on ennalta suunniteltu kirjelomake, voit käyttää sitä yrityksen nimen ja osoitteen kirjoittamisen sijaan.
   • Jos kirjoitat osoitetta itse, tasaa tasaus oikealle tai vasemmalle sivun yläosaan sinusta ja yrityksesi mieltymyksistä riippuen.
   • Jos lähetät sähköpostia kansainvälisesti, kirjoita maan nimi isoilla kirjaimilla.

4. 

   
   
   Lisää päivämäärä. Koko päivämäärän kirjoittaminen on ammattimaisin valinta. Voit esimerkiksi kirjoittaa "1. huhtikuuta 2012" tai "1. huhtikuuta 2012". Päivämäärä on jätettävä perustelluksi, muutama rivi lähettäjän osoitteen alapuolelle.
   • Jos kirjeesi on kirjoitettu muutaman päivän sisällä, anna päivämäärän, jolloin kirje on valmis.

5. 

   Anna vastaanottajan tiedot. Kirjoita vastaanottajan koko nimi, nimi (jos sellainen on), yrityksen nimi ja postiosoite ja jaa nämä tiedot erillisiin riveihin. Lisää tarvittaessa viitenumero. Vastaanottajan tiedot tulisi jättää perustelemaan muutamalla rivillä päivämäärän alapuolella.
   • On parasta lähettää kirje tunnistetulle henkilölle. Näin henkilö, jolle lähetät viestin, voi vastata viestiin. Jos et tiedä sen henkilön nimeä, jolle haluat lähettää sähköpostia, tarkista vähän. Voit soittaa yrityksen yritykselle ja pyytää henkilön tarkan nimen ja arvon.

6. 

   Valitse tervehdys. Tervehdys on kunnioituskohta kirjeen vastaanottajalle, ja mitä tervehdystä käytetään, riippuu siitä, tunnetko henkilön, jolle lähetät viestin, kuinka paljon tunnet hänet ja kuinka juhlallinen kirje on. . Voit harkita seuraavia vaihtoehtoja:
   • "Kenelle se saattaa huolestua" (asianosaisille) vasta kun Et tiedä kenelle, varsinkin kenelle haluat lähettää viestin.
   • Jos et tiedä sähköpostisi vastaanottajaa, aloitus "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam) on turvallinen vaihtoehto.
   • Voit myös käyttää vastaanottajan otsikkoa ja nimeä, esimerkiksi "Hyvä Dr. Smith" (Hyvä professori Smith).
   • Jos tunnet postin vastaanottajan hyvin ja sinulla on läheinen suhde häneen, voit soittaa hänelle nimellä, kuten "Hyvä Susan".
   • Jos et ole varma viestin vastaanottajan sukupuolesta, kirjoita vain koko nimi, esim. "Hyvä Kris Smith" (Hei Kris Smith).
   • Älä unohda kirjoittaa pilkkaa tervehdyksen jälkeen tai kaksoispiste "Kenelle se saattaa olla huolissaan".
   mainos

Osa 2/4: Viestisisällön kirjoittaminen

1. 

   Suoraan ongelmaan. Aika on rahaa, kuten maximi sanoo, useimmat yrittäjät vihaavat ajanhukkaa. Siksi kirjeen sisältö on esitettävä lyhyesti ja ammattimaisesti. Kirjoita kirje, jossa vastaanottaja voi lukea sen nopeasti siirtymällä suoraan asiaan ja tiivistämällä mielipiteesi ensimmäisessä kappaleessa. Voit esimerkiksi aina aloittaa sanalla "Kirjoitan sinulle ..." (kirjoitan hänelle ...) ja aloittaa sieltä.
   • Älä käytä teksturoitua kieltä, isoja painoksia tai pitkiä ja pyöristettyjä lauseita - välitä sanomasi mahdollisimman ytimekkäästi ja selkeästi.
   • Ilmaise se vakuuttavasti. Näyttää siltä, ​​että suurin osa kirjeen kirjoittamisen tarkoituksesta on saada lukija tekemään jotain: muuttamaan mieltään, korjaamaan virhe, lähettämään rahaa tai ryhtymään toimiin. Yritä suostutella viestin vastaanottaja tekemään mitä haluat.

2. 

   Käytä henkilön pronomineja. Ihannetapauksessa sinun tulisi käyttää kirjeessäsi henkilöpronomineja "I" (I), "me" (me) ja "sinä" (sinä). Kuvaile sitä "minä" (minä) ja kutsu lukijaa "sinä" (ystävä / isoisä / isoäiti / veli / sisko).
   • Huomaa, jos kirjoitat organisaation puolesta. Jos annat yrityksellesi kasvumahdollisuudet, sinun tulisi käyttää "me" (meitä) kertoa lukijoille, että puhut yrityksen puolesta. Jos kirjoitat henkilökohtaisesta mielipiteestäsi, käytä sanaa "minä" (minä).

3. 

   
   
   Kirjoita selkeästi, ytimekkäästi ja ytimekkäästi. Kerro lukijasi tarkalleen, mitä haluat sanoa. Lukijat vastaavat nopeasti viestiisi vain, jos viestin sisältö on selkeä. Erityisesti, jos haluat lukijoiden tekemään johtopäätöksiä tai ryhtyä toimiin vastaukseksi kirjeeseesi, kerro sitten heille. Selitä opinnäytetyösi ytimekkäämmällä tavalla.

4. 

   
   
   Käytä aktiivisia lauseita. Kun kuvaat tilannetta tai teet pyynnön, käytä pikemminkin aktiivista kuin passiivista. Passiiviset lauseet voivat tehdä kirjeestä hämärän tai olla määrittelemättä kyseistä henkilöä. Lisäksi aktiivinen lause on virtaviivainen ja suoraviivaisempi. Esimerkiksi:
   • Passiivinen lause: Aurinkolaseja ei ole suunniteltu tai valmistettu niiden kestävyyden perusteella.
   • Ennakoiva lausunto: Yrityksesi suunnittelee ja valmistaa aurinkolasit niiden kestävyydestä riippumatta.

5. 

   
   
   Ole sopivan ennakkoluuloton. Ihmiset kirjoittavat kirjeet ihmisille, joten vältä jäykkiä kirjaimia, jos mahdollista. Et voi rakentaa uutta suhdetta ei-henkilökohtaiseen kirjeeseen ja avoimuuden puutteeseen. Vältä kuitenkin puhekielen tai slangin käyttöä, kuten lauseita "tiedät" (tiedät), "tarkoitan" (tarkoitan) tai "halua" (haluavat tehdä - lyhennä "haluta"). iso'). Pidä äänesi vakava, mutta ystävällinen ja innostunut.
   • Jos tunnet vastaanottajan hyvin, sinulla pitäisi olla rivi mukavia toiveita heille epävirallisesti.
   • Käytä omaa harkintasi, kun päätät, missä määrin ilmaista itseäsi. Joskus pieni huumori voi auttaa sinua tekemään onnistuneen sopimuksen, mutta ole varovainen, kun kiusantelu voi olla virhe.

6. 

   Kohtelias ja kohtelias. Vaikka kirjoitat kirjeen valitettavaksi tai ilmaisette huolesi, voit silti olla kohtelias. Laita itsesi vastaanottimen kenkiin ja keksi mitä ideoita sinulla on, järkevällä tavalla lukijoille nähdäksesi, että olet aina innostunut ja halukas auttamaan.
   • Voit esimerkiksi tehdä kovan valituksen näin: "Luulen, että aurinkolasisi ovat huonoja, enkä koskaan osta niitä enää." Voit kuitenkin kirjoittaa kohteliaammin: " Olen pettynyt yrityksesi aurinkolasituotteeseen ja aion ostaa lasit muualta tulevaisuudessa.

7. 

   Käytä toisen sivun otsikkomallia lisäsivuihin. Suurimman osan yrityskirjeistä tulisi olla lyhyitä yhdellä sivulla. Mutta jos kysymyksesi, josta puhut, on pidempi, kuten sopimus tai oikeudellinen asia, saatat tarvita vielä muutama sivu. Käytä "toisen sivun" kirjelomakemallia, jolla on yleensä lyhennetty osoite ja sama paperityyppi kuin ensimmäisen sivun kirjelomakkeella.
   • Sivunumerointi sivun yläosassa toisen ja seuraavien sivujen kanssa. Voit myös lisätä vastaanottajien nimiä ja päivämääriä.

8. 

   Sisältöyhteenveto. Viimeisessä kappaleessa on yhteenveto pääkohdista ja ilmoitettava selkeästi toimintasuunnitelman vaiheet tai mitä odottaa viestin vastaanottajalta. Huomaa, että vastaanottaja voi ottaa sinuun yhteyttä kysyäksesi tai puhuakseen, kiittää heitä kiinnostuksestaan ​​kirjeeseen ja kysymykseesi. mainos

Osa 3/4: Loppukirjeet

1. 

   Valitse päättyvä lause. Viimeinen lause, kuten tervehdys, osoittaa kunnioitusta kirjeen vastaanottajalle ja sen juhlallisuuden astetta. "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin" on yleensä turvallinen valinta; Voit harkita muita vaihtoehtoja, kuten "Sydämellisesti", "Kunnioittavasti" (Ystävällisin terveisin), "Terveisin" ja "Ystävällisin terveisin" (Ystävällisin terveisin). Voit myös valita hieman vähemmän muodollisen mutta ammattimaisen loppun, kuten "hyvää", "terveisiä". , "Lämpimät terveiset" ja "Kiitos" ja "Kiitos". Käytä pilkkuja lauseen jälkeen.

2. 

   Merkki. Jätä noin neljä riviä tyhjäksi ja allekirjoita se. Allekirjoittakaa allekirjoitus, kun kirje on tulostettu, tai jos lähetät sen sähköpostilla, skannaa allekirjoituskuvasi ja liitä se tähän viestin osaan. Valitse allekirjoitukseksi sininen tai musta muste.
   • Jos allekirjoitat kirjeen jonkun puolesta, kirjoita allekirjoituksen eteen "pp:". "Pp" tarkoittaa "per procurationem" (kuten "toimisto" tai "puolesta").

3. 

   Kirjoita nimesi ja yhteystietosi. Kirjoita allekirjoituksesi alle koko nimesi, otsikko, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdolliset yhteydenottotavat. Jokainen tieto kirjoitetaan erilliselle riville.

4. 

   Lisää konekirjoittajan lyhenne. Jos joku muu kuin sinä kirjoitit kirjeen, sinun tulee lisätä henkilön nimikirjaimet allekirjoituksen alle. Joskus kirjeen kirjoittaneen henkilön nimikirjaimet olivat mukana. Siksi on tärkeää tehdä ero kirjeen kirjoittaneen ja kirjeen kirjoittaneen henkilön välillä.
   • Jos esimerkiksi olet lisännyt kirjoittajan nimikirjaimet, kirjoita ne pienillä kirjaimilla: mj
   • Jos lisäät kirjoittajan nimikirjaimet, kirjoita ne isoilla kirjaimilla ja konekirjoittajan lyhenne pienillä kirjaimilla: RW: mj. Voit myös käyttää vinoviivaa kahden lyhenteen välillä: RW / mj.

5. 

   Huomaa liitetyt asiakirjat. Jos liität asiakirjan vastaanottajan nähtäväksi, merkitse se muutama rivi yhteystietojesi alle merkitsemällä asiakirjan numero ja tyyppi. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kotelot (2): jatka, esite" ("Liite (2): jatka, esite").
   • Voit myös lyhentää "kotelot" sanoiksi "kotelot". tai "Enc.".

6. 

   Lisää vastaanottajat. Jos lähetät kopion kirjeestä toiselle henkilölle, sinun tulee sisällyttää kirjeeseen tämän henkilön nimi. Voit merkitä kirjoittamalla "cc:" riville "Kotelot", "cc" tarkoittaa "kohteliaisuuskopiota", jossa on henkilön nimi ja otsikko ("cc" "Kopio" (kopio, kun kirje kirjoitetaan hiilipaperille).
   • Kirjoita esimerkiksi: "cc: Mary Smith, markkinointijohtaja" ("Hyvä: Mary Smith, varamarkkinointipäällikkö").
   • Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan, kirjoita toisen henkilön nimi suoraan etunimen nimen alle eikä tarvitse "cc:".
   mainos

Osa 4/4: Valmis

1. 

   Muokkaa viestiäsi. Ulkonäkö on ammattikirjoittajan avainelementti. Lukija huomaa varmasti, että olet pätevä ja vastuullinen korjaamalla kirjeen pienimmät puutteet. Voit suorittaa sanan oikeinkirjoituksen suorittamalla komentokirjoituksen, mutta voit myös tarkistaa lukemalla kirje huolellisesti ennen lähettämistä.
   • Mietitkö, onko kirje selkeä ja ytimekäs. Onko kappaletta, jonka pituus on yli kolme tai neljä? Jos näin on, voitko poistaa tarpeettomia kappaleita.
   • Jos kirje on todella tärkeä, voit pyytää ystävää tai kollegaa tarkistamaan sen nopeasti. Joskus vain muutaman sekunnin lukeminen voi auttaa sinua havaitsemaan virheitä tai kömpelöitä sanoja, joita et ehkä ole nähnyt.

2. 

   Älä nitoa postia. Jos viestissä on useita sivuja, vältä nidontaa. Jos haluat varmistaa, että sivut on järjestetty oikein, käytä vasemmassa yläkulmassa olevaa paperiliitintä.

3. 

   Postitus. Jos lähetät sähköpostia, käytä yrityksen kirjekuorta. Jos kirjekuori yrityksesi logolla on saatavana, käytä sitä. Tulosta palautus- ja vastaanottajan osoite selvästi. Taita kirje kolmeen osaan siten, että kun vastaanottaja avaa viestin, viestin ensimmäinen osa taittuu yläosaan ja avautuu sitten alareunaan. Varmista, että sinulla on tarpeeksi postimerkkejä, ja lähetä se sitten.
   • Jos sinusta tuntuu, että käsinkirjoitettu osoite on tahriintunut eikä vastaa ammattityyliäsi, kirjoita osoite sanalla, aseta kirjekuori tulostimeen ja tulosta osoite kirjekuorelle.
   • Jos kirje on erittäin tärkeä ja / tai kiireellinen, lähetä se kuriirin kautta.
   • Jos haluat lähettää viestin sähköpostitse, muunna se HTML-muotoon tai tallenna viesti PDF-muodossa muodon säilyttämiseksi. Paperilähetys on kuitenkin parempi.
   mainos

Neuvoja

• Käytä hyvää kynää allekirjoittamaan kirjaimia.
• Nopeasti. Jos et pysty vastaamaan lähettäjän pyyntöön viikon sisällä, kerro hänelle siitä ja kerro heille, milloin he voivat saada vastauksen sinulta.
• Keskity positiivisiin. Puhu asioista, joita voit tehdä, älä asioista, joita et voi. Esimerkiksi, jos sinulla ei ole tuotetta varastossa, älä sano asiakkaalle, ettet voi täyttää hänen tilaustaan, vaan sano sen sijaan, että tuote on suosittu, joten puolesi on loppu. . Sitten kerro heille, milloin voit tarjota heille tuotetta.
• Jos kirjoitat kirjeen, jolla on paljon sisältöä, sinun on ensin lueteltava nämä asiat.
  • Luettelo kaikista asioista, jotka haluat kattaa. Älä huoli tilauksesta.
  • Luettele jokaiselle sisällölle avainsanat, esimerkit, perustelut ja tosiasiat.
  • Tarkista pääpiirteiden sisältö niin, että se sopii käyttötarkoitukseesi ja yleisöösi.
  • Leikkaa pois etuyhteydettömät ongelmat.
  • Järjestä tiedot lukijalle parhaassa järjestyksessä.

Varoitus

• Älä kirjoita kirjeitä imartelevilla lauseilla. Todellinen kohteliaisuus on hyväksyttävä, mutta jos teet sen liikaa, lukija kokee työskenteleväsi imartelulla, ei kyvylläsi.
• Älä käytä liian kovaa ja vaikuttavaa sävyä. Muista, että yrität vahvistaa tai aloittaa ammattisuhteen yrityskirjeellä.