Kirjoittaja:
John Stephens
Luomispäivä:
28 Tammikuu 2021
Päivityspäivä:
1 Heinäkuu 2024
Sisältö
Palaute on välttämätöntä, jotta henkilökunta tai opiskelijat voivat kehittyä parempaan suuntaan. Palaute ei ole vain tärkeää, sitä tarvitaan myös useimmissa yrityksissä ja luokkahuoneissa. Tämä pätee erityisesti, jos hallinnoit työntekijöitä tai olet vastuussa muiden ohjaamisesta. Kun yhä useampi työntekijä kommunikoi ja työskentelee etänä, on yhä tärkeämpää kirjoittaa vastauksia sähköpostitse. Jos valvot muita henkilökunnan jäseniä, voit kirjoittaa palautetta suorituskyvyn arviointiin. Jos olet opettaja, sinun on usein annettava kommentteja oppilaillesi.
Askeleet
Tapa 1/3: Kirjoita työntekijän vastaus sähköpostitse
Vahvista syy lähettää sähköposti. Voit kirjoittaa syyn aiheeseen tai sähköpostin tekstiosaan. Yleensä on parasta antaa vastaanottajalle tietää mitä odottaa sähköpostiviestissä aihealueesta.
- Kirjoita aihe, kuten "Palaute hanke-ehdotuksista - hyvä alku!"
Aloita ystävällisellä kommentilla. Tällöin yleisösi tietää, että kirjoitat kommentin ystävällisellä tavalla kritisoinnin sijaan. Se lisää todennäköisyyttä, että vastaanottaja lukee arvostelusi positiivisessa suunnassa.- Kirjoita jotain: "Toivottavasti sinulla on hyvä viikko!"
Tunnusta heidän tekemänsä työ. Mahdollisuudet ovat, että vastaaja on panostanut paljon arvioitavaan työhön. Mainitse tämä ensin, kerro heille, että tunnistat heidän ponnistelunsa.
- Voisit sanoa: "Kiitos, että yritit toteuttaa tämän ehdotetun suunnitelman. Olen ponnistellut paljon ”.
Anna ensin positiivista palautetta. Kerro vastaanottajalle, mitä he tekevät oikein, ensin pehmentää kritiikkiä myöhemmin. Ole rehellinen, yritä kuitenkin löytää jotain positiivista. Voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään tai menneeseen työhön.- Sano: "Tässä on toinen pakottava ehdotus. Olet kerännyt monia upeita tavoitteita, ja näen paljon edistystä menetelmässäsi.
Kirjoita negatiivinen palaute neuvoksi. Vaikka tarvittavien muutosten luettelointi onkin tehokkaampaa, vastaanottajan voi olla vaikea lukea niitä ja turhauttaa niitä. Tee sen sijaan lause, ikään kuin se olisi tekemäsi muutokset.- Voit kirjoittaa: "Poistan osat 1 ja 2 ja laajennan osaa 3 talousarvioesitykseen", tai "Leikkan toisen kappaleen, mutta lisätään arvio käynnissä olevista hankkeista. osan lopussa ”.
Selitä negatiivinen palaute. Kerro vastaanottajalle, missä ongelma on, selitä ongelman syy tarvittaessa. Jos kritiikki johtuu muutoksesta odotuksiin tai suuntaan, kerro heille tämä ja yksityiskohtaisesti miksi muutos tehtiin.
- Sanotaan: "Olemme siirtymässä koko yritykselle kohti yksityiskohtaisempia ehdotuksia, joten meidän on laajennettava tietoja muutamassa osassa. Olen listannut paikkoja, jotka tarvitsevat lisätietoja ”.
- Jos kommentoit vastaanottajan käyttäytymistä, sisällytä aina esimerkkejä siitä, mitä haluat välittää. Jos esimerkiksi puhut epäprofessionaalista pukeutumisesta asiakaskokouksessa, anna esimerkkejä siitä, mitä he tekivät väärin. Voisit sanoa: "Viime kerralla tapasimme asiakkaan, sinulla oli yllään varvassandaalit ja ennen sitä pukeutunut t-paitaan. Tällainen vapaa-ajanasuste ei tuo ammattimaista kuvaa, jota haluamme edustaa yritystä. ty ".
Selvitä, kuinka ongelma korjataan. Palautteestasi ei ole apua ilman ongelman korjaamista. Vastausaiheesta riippuen se voi olla luettelo erityisistä ratkaisuista ja yleinen luettelo tavoitteista, joihin työskennellä.
- Voit antaa esimerkkejä tavoista, joilla he voivat korjata ongelman. Tämä on loistava vaihtoehto, kun sinulla on tietty ratkaisu mielessä. Voisit sanoa: "Käytä seuraavassa esityksessä neutraaleja värejä ja vältä siirtymiä. Kokousasiakkaistamme lähtien sinun tulee myös välttää puhumista. yhtiössä".
- Toinen tapa on esittää kysymyksiä, jotka auttavat heitä miettimään tapoja parantaa. Tästä on hyötyä tunnistettaessa ongelma, johon on monia mahdollisia ratkaisuja. Esimerkiksi "Onko mitään tapoja parantaa materiaalia tästä eteenpäin?" Tai "Mitä muutoksia aiot tehdä seuraavaan esitykseen?"
Muistuta heitä mahdollisista seurauksista. Jotkut työpaikan ongelmat voivat vahingoittaa organisaatiota, ja työntekijöiden on oltava siitä tietoisia. Monissa tapauksissa seurauksia on, ja joskus menetät asiakkaita tai tarjoat tehottomaa asiakaspalvelua työntekijöiden epäonnistumisten takia. Tilanteesta riippuen seuraukset vaikuttavat myös työntekijään, jos ne eivät muutu. Jos ongelma ilmenee, ilmoita siitä henkilökunnalle.
- Kerro heille esimerkiksi huolista, että yritys voi menettää asiakkaita paperivirheiden takia.
- Toinen tapa on ilmoittaa heille, että heidät voidaan irtisanoa projektista, jos he eivät yritä parantaa dokumentointiaan.
Lopeta selvityspyynnöllä ja selityksellä palautteestasi. Tämä on ystävällinen tapa lopettaa sähköpostit, jotka auttavat ihmisiä oppimaan, että tuet heitä. Lisäksi se saa heidät tuntemaan olonsa mukavaksi pyytämällä selitystä, jos he eivät ymmärrä kirjoittamaasi.
- Kirjoita "Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset selitystä ongelmasta".
Tapa 2/3: Palautteen kirjoittaminen pätevyyden arvioinnissa
Aseta tavoitteet osaamisen arvioimiseksi. Siksi teet tarkistuksen. Tavoitteidesi tunteminen voi auttaa sinua kirjoittamaan parempaa palautetta ja auttaa työntekijöitäsi tietämään mitä odottaa.
- Keskitytkö esimerkiksi työntekijöiden parantamiseen? Teetkö koko yrityksen laajuisen arvioinnin päättääksesi, minkä tyyppinen urakehitys hyödyttää eniten yritystäsi? Teetkö neljännesvuosittaisen tarkastelun?
- Keskustele henkilökunnalle tavoitteistasi, kun annat palautetta. Voisit sanoa: "Yritys aikoo tukea työntekijöiden tarpeisiin perustuvaa urakehitysohjelmaa, joten suoritan suorituskyvyn arvioinnin jokaiselle henkilölle".
Tarkista edellinen palaute heistä. Se voi sisältää vastauksen edellisestä tarkastelusta sekä tarkastelun aikana julkaistuja epävirallisia tietoja. Sinun tulisi myös arvioida, mitä he ovat tehneet palautteen perusteella. Ovatko he käyttäneet sitä parantamiseen? Eivätkö he kiinnittäneet huomiota siihen?
- Jos he ovat toimineet palautteen perusteella aiemmin, tämä voidaan nähdä positiivisena arvosanana tällä kertaa.
- Jos he eivät ole kiinnittäneet huomiota palautteeseen aikaisemmin, voit keskustella sekä edellisestä asiasta että itsetuntemuksen puutteesta olla huomioimatta palautetta.
Selitä positiivista palautetta, anna konkreettisia esimerkkejä. On parasta aloittaa aina positiivisilla kommenteilla. Kerro työntekijöille, mitä he tekevät hyvin, ja tuo esiin kaikki saavutukset. Ole rehellinen, mutta yritä sisällyttää siihen mahdollisimman monta positiivista ja negatiivista.
- Mainitse esimerkkejä, kuten ”Osoitit itsetietoisuutta vapaaehtoistyön aikana johtaa projektia ja osoitit hyvää johtajuutta työskentelemällä hyvin tiimin kanssa sisällyttämällä ehdotuksia. muilta jäseniltä ja tehtävien jakaminen ”.
- Ylistä mitä haluat heidän tekevän.
Tarjoa rakentavaa kritiikkiä, anna konkreettisia esimerkkejä. Keskitä kritiikkisi siihen, mikä on yritykselle tai työntekijän työn tavoitteille eniten hyötyä. Kerro heille, mistä heillä on vaikeuksia, ja miksi se on ongelma.
- Anna konkreettisia esimerkkejä. Esimerkiksi "Viimeisissä 3 esityksessä unohdit budjettiluonnoksen, hidasit projektia" tai "Viimeisen vuosineljänneksen keskimääräinen tilien lukumäärä oli 6, mutta olet vain taattu. 2. Tätä pidetään epäpätevänä ”.
Aseta työn tavoitteet seuraavalle arviointivaiheelle. Tämä auttaa työntekijöitä tietämään, mihin heidän tulisi keskittyä tulevaisuudessa, jolloin voit kommunikoida, mitä yritys tarvitsee työntekijöiltäsi. Se tekee myös palautetta hyödyllisemmäksi, koska henkilökunta tietää, mitä haluat heidän ymmärtävän tarkistusistunnosta.
- Tavoitteiden tulee olla lyhyitä ja tarkkoja. Esimerkiksi "Keskimäärin työntekijä myy 4 tuotetta päivässä", "Työntekijä lisää viestintää asiakkaiden kanssa" tai "Työntekijä suorittaa johtajien koulutustilaisuuden".
- Varmista, että seuraava työntekijöille tekemäsi tarkastus keskittyy näihin työtavoitteisiin, sillä he odottavat sitä.
Ehdottaa urakehitysmahdollisuuksia. Tarjoa rakentavia kommenttiehdotuksia, jotka annoit aiemmin. Resurssista riippuen tämä voi olla tiedonvaihto, koulutus, yrityksen sisäinen koulutus tai elämänkokemuksen jakamisistunto. Voit jopa etsiä kursseja verkosta, jos resurssejasi puuttuu.
- Ole valmis muuttamaan näitä suosituksia keskusteltuasi arvioinnista työntekijän kanssa. Esimerkiksi työntekijä voi pyytää urakehitystä, jota et ole koskaan ajatellut.
- Sinun tulisi ottaa huomioon työntekijän uratavoitteet. Esimerkiksi, jos työntekijä haluaa siirtyä johtotehtäviin, voit suositella johtajakoulutusta urakehitysvaihtoehtona. Toinen vaihtoehto on, jos työntekijä on kiinnostunut graafisesta suunnittelusta, voit antaa hänen osallistua koulutuksiin, jotta he voivat käyttää näitä taitoja yrityksessä.
Lopeta rohkaisevilla sanoilla. Huolimatta siitä, kuinka suotuisa suorituskykearviointi on, kukaan ei halua muistuttaa puutteista tai siitä, mitä heidän on parannettava. Rohkaisevilla sanoilla päättäminen voi auttaa motivoimaan työntekijää sen sijaan, että hänet painostettaisiin tai masennettaisiin.
- Sano tämä: ”Sinulla oli odottamattomia ongelmia viime vuosineljänneksellä, mutta olet suorittanut työsi hyvin, kun mukautat työmäärääsi. Pidän suorituksestasi ja toivomme voivamme nähdä lisää hyviä tuloksia tällä vuosineljänneksellä. "
Kannusta palautetta vastaanottajilta. Tämä voi olla suullinen vastaus, kun olet keskustellut arvioinnista heidän kanssaan, tai voit antaa heille palautelomakkeen täyttämistä varten. Saat tehokkaampaa palautetta, jos annat henkilökunnan kommentoida suorituskyvyn arviointia ja syntetisoida tietoja poissaollessasi.
- Pyydä muita kommentoimaan palautettasi. Esimerkiksi "Jos voisit parantaa jotakin palautteen antamistavastani, mikä se olisi?" Ja "Onko palaute selkeää ja hyödyllistä?"
Tapa 3/3: Anna palautetta opiskelijoille
Keskity oppimiseen. Palautteen tarkoituksena on auttaa oppilaita oppimaan, joten tee hyödyllisiä kommentteja, jotka ohjaavat heitä parantamaan työtä sen sijaan, että kritisoisivat virheitä. Ota se ohjaukseksi eikä vain kritiikiksi.
- Voit antaa kirjallista palautetta opiskelijoiden työtyypeistä, mukaan lukien kirjoitustehtävät, esitykset ja projektit.
Anna palautetta sisällöstä ja rakenteesta. Molemmat osat ovat tärkeitä, ja opiskelijoiden on osattava parantaa niitä. Tämä on erityisen tärkeää, jos yhdellä opiskelijalla on parempi osa kuin toisessa. Esimerkiksi opiskelijalla voi olla erinomainen käsitys sisällön kehittämisestä, vaikka hänellä on silti kirjoitusvirheitä, virheellisiä välimerkkejä, puutteellisia kappaleita ja sisennysvirheitä.
- Jos kommentoit suullisia esityksiä tai projekteja, muista antaa palautetta harjoituksen jokaisesta osasta.
- Esimerkiksi suullinen esitys sisältäisi kommentteja sekä sisällöstä että julkisen puhumisen taidoista, kun taas projekti voisi saada sisältöä, luovuutta ja palautetta taidoista. esittää.
Anna erityistä positiivista ja negatiivista palautetta. Kommenttien kirjoittaminen, kuten "hyvä työ", "todella hyvä" tai "työn tarve", ei kerro opiskelijoille, mitä heidän on tehtävä parantamiseksi tai mitä he tekevät oikein. Jotta palaute olisi tehokasta, opiskelijoiden on tiedettävä, mitä he tekivät hyvin vai eivät.
- Kirjoita näin: ”Opinnäytetyösi on selkeä, hyvin kirjoitettu ja käyttää vaadittua muotoa. Toisaalta aihelauseet tarvitsevat enemmän vaivaa, koska ne eivät liity opinnäytteisiin.
- Ehdota näin: "Ideoni ovat hyvin kehittyneitä, mutta haluan, että tulet luokseni ohjeiden saamiseksi pilkujen ja keskeneräisten lauseiden käyttämisestä".
- Sisältää sekoituksen positiivisia kommentteja ja rakentavaa kritiikkiä.
Ehdota tapoja parantaa vikojen korjaamisen sijaan. Voit korostaa muutamia virheitä, mutta vältä tekemästä korjauksia sivulle. Tunnista artikkelissa havaitsemasi ongelma, kuten liian monen pilkun käyttäminen, ja ehdota sitten taitoja, joita oppilaasi voisivat parantaa.
- Esimerkiksi: ”Käytin esseessäni liikaa pilkkuja. Opettaja ehdotti, että tarkistat pilkkujen käytön säännöt ja miten pilkuvirheitä vältetään. Jos menet ohjaajan luo, voimme tarkistaa osan yhdessä.
Aseta prioriteetit seuraavalle luonnokselle tai harjoitukselle. Se antaa opiskelijoille tarkkoja pisteitä, joihin on nyt keskityttävä. Voit priorisoida oppilaiden oppimistavoitteet tai tarpeet tehtävän tyypistä riippuen.
- Sano: "Haluan sinun keskittyvän juuri nyt aktiivisten aiheiden käyttämiseen ja välttämään puutteellisia lauseita."
Rajoita palaute yhteen kappaleeseen tai yhteen taitoon, jos ongelma on aika. Keskitä huomio arvioimiesi opiskelijoiden nykyisiin oppimistavoitteisiin tai tarpeisiin. Varmista, että opiskelijat tietävät, että arvioit vain tiettyjä kirjoitusten osia, jotta he eivät usko, että muut osiot ovat täydellisiä.
- Saatat joutua värittämään tai korostamaan kommentteja.
- Ennen kuin palautat tehtävän opiskelijoille, ilmoita heille, että annat palautetta vain osasta tehtävää.
- Voit myös antaa opiskelijoiden valita taiton tai osan, josta he haluavat saada palautetta.
Vältä painostamasta opiskelijoita. Jos virheitä on paljon, älä yritä korjata niitä yhdessä kommentissa. Liian paljon tietoa kerralla voi saada opiskelijat tuntemaan itsensä hukkua. Aloita sen sijaan perusasetuksilla tai helpoin paikka.
- Voit esimerkiksi aloittaa keskittymällä epätäydellisiin lauseisiin ja etsimällä sanoja, joita et osaa kirjoittaa.
- Voit myös keskittyä vain oppimistavoitteeseen, johon harjoittelu tähtää.
Kannusta opiskelijoita jatkamaan yrittämistä. Lopeta positiivisella nuotilla, joka kannustaa heitä jatkamaan yrittämistä. Voit viitata muihin parannuksiin heidän harjoituksissaan ja antaa heille motivaation tavoittaa korkeampi.
- Kirjoita: ”Kun olen huomannut, että kirjoituksesi on parantunut niin paljon lukuvuoden aikana, tiedän, että teet erinomaisen työn näiden ehdotusten mukaisesti. Odotan innolla seuraavan esseen lukemista! "
