Kirjoittaja:
Monica Porter
Luomispäivä:
13 Maaliskuu 2021
Päivityspäivä:
1 Heinäkuu 2024
Sisältö
Yritysraportointi on yksi tehokkaimmista tavoista kommunikoida liiketoiminnasta tänään. Laajoista tavoitteistaan huolimatta niitä käytetään yleensä, kun yrityksen tai yksityishenkilön on tehtävä tärkeitä päätöksiä. Tehokkaiden yritysraporttien kirjoittamiseksi sinun on ensin ymmärrettävä, mitä ne ovat ja miten niitä voidaan käyttää.
Askeleet
Osa 1/2: Määritä kirjoitettavan raportin tyyppi
Esitä ideoita. Tämä on tyyppi selittävät raportit / ehdotukset. Näiden raporttien avulla voidaan antaa suosituksia yrityksen avainhenkilöille tai päätöksentekijöille, jotka yleensä koostuvat kahdesta osasta: yhteenveto ja sisältö. Yhteenveto korostaa ehdotustasi. Sisältö (runko) -osio analysoi edelleen etuja, kustannuksia, riskejä jne. tule sen kanssa.
- Oletetaan, että haluat tarjota 3D-tulostimen osastollesi. Jotta vakuuttaa esimiehesi hyväksymään tämän laitteen osto, sinun on kirjoitettava selitys / suositusraportti, jotta voit virallisesti pyytää johtoa.
Kuvaile tiettyyn mahdollisuuteen liittyviä riskejä.Tutkintaselostus auttaa määrittämään tiettyyn toimintatapaan liittyvän riskin. Tämän tyyppinen raportti auttaa yritystä ennustamaan mahdollisia seurauksia. Se sisältää johdannon, tutkivan sisällön ja johtopäätökset. Johdannossa korostetaan tarkasteltavaa asiaa. Tutkimuksen sisältöä käytetään keskustelemaan tutkimuksen tosiseikoista ja tuloksista. Johtopäätöstä käytetään ongelman yhteenvetoon.- Oletetaan, että lääkeyhtiö X haluaa työskennellä lääkeyhtiö Y: n kanssa, mutta silti hänellä on huolta. Yritys X ei halua tehdä yhteistyötä yrityksen kanssa, jolla on nykyisiä tai aikaisempia taloudellisia ongelmia. Tämä yritys suorittaa tutkimuksen ja käyttää tutkintaselostusta keskustellakseen perusteellisesti yrityksen Y ja sen johtajien taloudellisista tiedoista.
Esittää tietoja tietyn sääntelyviraston noudattamisesta. Tämä on vaatimustenmukaisuusraportti, käytetään auttamaan yritystä osoittamaan vastuunsa. Se osoittaa lakien / asetusten noudattamisen ja kohtuulliset yrityksen kulut hallintoelinten (kaupunki, maakunta, hallitus jne.) Edessä. Tämä raportti sisältää johdannon, raportin sisällön ja johtopäätökset. Johdanto sisältää yleensä yleiskatsauksen raportin pääsisältöön. Sisältöosio edustaa tietoja, tapahtumia jne. Toimeenpanovirastojen on tiedettävä. Päätelmiä käytetään yhteenvedossa.- Esimerkiksi Nestlen on osoitettava hallintoneuvostolleen, että se noudattaa isäntämaan politiikkaa ja lakia koskevia suuntaviivoja vuosien varrella. Tämän seurauksena he ovat käyttäneet vuotuisia vaatimustenmukaisuusraporttejaan avoimiksi vuoden toiminnastaan.
Ehdotetun idean tai projektin toteutettavuuden esittely. Tutkimusraportteja, joiden avulla määritetään, onko idea käytännöllinen vai ei, kutsutaan mahdollinen raportti. Tämä raportti tulisi jakaa kahteen osaan: yhteenvetoon ja raportin sisältöön. Sisältö näyttää edut, mahdolliset ongelmat, kustannukset ja niin edelleen. ehdotetun idean. Yritys voi käyttää toteutettavuusraporttia tutkiakseen seuraavankaltaisia kysymyksiä:- Voiko tämä projekti saada päätökseen budjetin rajoissa?
- Onko tämä projekti kannattava?
- Voidaanko tämä projekti saattaa päätökseen määrätyn ajan kuluessa?
Tutkimustulosten esittely.Tutkimusraportti esitellä ongelmaa tai ongelmaa koskeva tutkimus. Se on yleensä perusteellinen tarkastelu tiettyyn aiheeseen, ja sen tulisi sisältää osia: yhteenveto, johdanto, tutkimusmenetelmät, saadut tulokset, johtopäätökset ja suositukset. Asiaankuuluva tutkimus tulisi myös sisällyttää tähän raporttiin.- Esimerkiksi yritys saattaa tehdä koko yritystä koskevan tutkimuksen siitä, kielletäänkö tupakointi työntekijöiden aulassa vai ei. Operaattori laatii tutkivan tutkimusraportin.
Auta yritystäsi parantamaan käytäntöjään, tuotteita tai liiketoimintaprosesseja jatkuvan seurannan avulla. Suunniteltu kiintein väliajoin, kuten viikot, kuukaudet, vuosineljännekset jne. Määräaikaisraportit Suorituskyky, voitto ja tappio tai muut kriteerit voidaan tarkistaa yksityiskohtaisesti tietyn ajanjakson aikana.- Esimerkiksi lääkkeiden myyntiedustaja luo joka kuukausi todennäköisesti taulukon, jossa esitetään yhteenveto heidän myyntipuheluidensa määrästä.
Raportti tietystä tilanteesta. Kiinteistä ajanjaksoista poiketen tarvitaan erityistilanteita ilmoittaa tilanteesta. Tilanne voi olla yhtä yksinkertainen kuin seminaarista saatu tieto tai yhtä monimutkainen kuin raportointi luonnonkatastrofiin reagoimisesta. Tämä raportti sisältää osia: johdanto, sisältö ja johtopäätökset. Käytä johdantoa tunnistaaksesi tapahtuma ja käy läpi, mitä raportin sisältö kattaa. Johtopäätöstä käytetään tässä tilanteessa tarvittavan sitoutumisen tai toiminnan toteamiseen.- Esimerkiksi suuren myrskyn jälkeen hallintoelin tarvitsee tilannekatsauksen.
Esitä ratkaisu ongelmaan tai tilanteeseen.Vertailuraportti Harkitse useita mahdollisia ratkaisuja tiettyyn tilanteeseen. Tulosten perusteella kirjoittaja ehdottaa tiettyä toimintatapaa. Se koostuu yleensä kolmesta osasta: johdanto, sisältö ja päätelmä. Johdannossa hahmotellaan raportin tarkoitus. Keskiosassa kuvataan tilanne tai ongelma ja mahdolliset ratkaisut / vaihtoehdot. Päätelmä paljastaa parhaan ratkaisun tai vaihtoehdon.
- Harkitse autovalmistajaa ABC haluaa avata tehtaan Aasiassa. Sen perusteella, mitä yritys tarvitsee, raportti voi rajata valinnan kolmeen maahan. Sitten se päättelee, mikä on paras tehdaspaikka kolmesta maasta.
Osa 2/2: Yritysraportin kirjoittaminen
Määritä raportin tavoitteet ja muoto. Kysy itseltäsi, mitä haluat saavuttaa raportin avulla. Valitse haluamasi tavoitteen perusteella sopiva raporttityyppi yllä olevasta luettelosta.
- Riippumatta vastauksesta, sinun on varmistettava tavoitteesi lyhyys. Jos tavoite ei ole selvä, raportti vain hämmentää lukijoita ja vaarantaa sen uskottavuuden.
- Esimerkiksi, jos haluat saada suuremman mainosbudjetin osastollesi. Raportin tulisi sitten keskittyä nykyiseen budjettiisi ja siihen, miten voit käyttää suurempaa budjettiasi tehokkaasti.
Tunnista yleisö. Lukijat voivat sisältää ulkopuolisia (ihmisiä, jotka eivät työskentele yrityksessäsi) tai sisäisiä. Harkitse heidän olemassa olevaa tietämystään tai tuntemustaan kohdeaiheesta ja mieti, miten he käyttävät raportissa esitettyjä tietoja.
- Muista, että riippumatta siitä, kuka yleisösi on, ei ole vakuuttavampaa johtopäätöstä kuin rahamäärä, jonka voit tuoda yrityksellesi tai asiakkaillesi.
- Oletetaan, että haluat suorittaa työnjako-ohjelman osastollasi ja määritellä, että yleisö on henkilöstöjohtaja, toimitusjohtaja ja pääjohtaja. Ota huomioon heidän nykyinen kiinnostuksensa tätä ohjelmaa kohtaan. Vastaus muokkaa raportin sävyä. Jos yritys ei ole koskaan harkinnut tällaista ohjelmaa, tämä raportti on sekä strateginen että informatiivinen. Päinvastaisessa tapauksessa raportin tulisi olla vähemmän informatiivinen ja vakuuttavampi.
Määritä mitä opit. Vaikeinta ei ole kirjoituksessa, vaan johtopäätöksen tekemisessä ja sen tueksi tarvittavien tietojen keräämisessä. Se vaatii monia taitoja, mukaan lukien tietojen kerääminen ja markkina-analyysi. Mitä sinun ja sitten johdon on tiedettävä voidakseen tehdä tietoisen päätöksen annettavasta aiheesta?
Hanki oikeat tiedot raporttia varten. On tärkeää, että tietosi ovat hyvin tutkittuja. Muussa tapauksessa raportti ei ehkä ole uskottava. Itse tiedonkeruu riippuu kirjoittamasi raportin tyypistä. Varmista, että valitut tietoparametrit ovat ytimekkäitä ja yhdenmukaisia raportin kohdan kanssa.
- Tiedot voivat olla sisäpiiritietoja - eli voit kerätä ne nopeasti. Voit esimerkiksi saada myyntiluvut myyntiosastolta yhdellä puhelulla. Toisin sanoen voit saada tiedot ja saada ne raporttiin nopeasti.
- Ulkoiset tiedot voidaan tallentaa myös sisäisesti. Jos tietyt osastot ovat keränneet asiakasanalyysitietoja, kysy heiltä. Sinun ei tarvitse tehdä sitä tutkimusta itse. Vaikka se on epäjohdonmukainen eri liiketoimintatyypeissä, usein toimittajan ei tarvitse suorittaa suoraa tutkimusta.
- Oletetaan, että kirjoitat selitys- / ehdotusraportin. Sitten sinun on tutkittava kaikki ehdotuksistasi saatavat edut ja sisällytettävä nuo tutkimukset raporttiisi.
Järjestä ja kirjoita raportteja. Asettelun valitseminen ja raportin kirjoittaminen riippuu tavoitteistasi. Esimerkiksi vaatimustenmukaisuusraportin ulkoasu eroaa toteutettavuusraportin ulkoasusta. Kun sinulla on käsitys raportin järjestämisestä, voit aloittaa sisällöstäsi.
- Jaa asiaan liittyvät tiedot erillisiin osiin. Yritysraportteja ei voida sekoittaa runsaalla datalla. Tietojen järjestäminen erillisiksi paloiksi on avain onnistuneeseen yritysraporttiin. Voit esimerkiksi erottaa myyntitiedot asiakasanalyysitiedoista ja asettaa niille erilliset otsikot.
- Järjestä raportti asiaankuuluvien otsikoiden kanssa, jotka voidaan nopeasti tuoda esiin riippumattoman tutkimuksen tavoin, mutta samalla tukea raportin taustalla olevaa tarkoitusta.
- Koska jotkut osiot voivat riippua analyysistä tai toisten panoksesta, on usein mahdollista työskennellä kullakin osalla erikseen odottaen analyysin tuloksia.
Tee johtopäätöksiä erityisillä ehdotuksilla. Tehdyn johtopäätöksen tulisi olla selkeä ja sen tulisi olla kohtuullinen tulos raportissa esitettyjen tietojen huolellisesta tarkastelusta. Ehdottaa tarvittaessa näiden päätelmien perusteella selkeästi parasta toimintatapaa.
- Jokaisen tavoitteen tulisi sisältää erityisiä ja mitattavia toimia. Kirjoita muistiin muutokset, jotka tarvitaan uuden suunnitelman täyttämiseen tehtävän kuvauksessa, aikataulussa tai kuluissa. Jokaisessa väitteessä tulisi esittää suoria uusia lähestymistapoja - sellaisia, jotka auttavat saavuttamaan raportissa esitetyn tavoitteen / ratkaisun.
Kirjoita projektin yhteenveto. Projektin yhteenvedon tulee olla raporttisi ensimmäinen sivu, mutta sen on myös oltava viimeinen asia, jonka kirjoitat. Tämä yhteenveto esittelee tutkimustulokset ja johtopäätökset sekä hyvin lyhyen yleiskuvan siitä, mitä esitetään, jos lukija päättää jatkaa koko raportin lukemista. Se on kuin elokuvan traileri tai abstrakti tieteellisestä artikkelista.
- Yhteenveto on nimetty yllä, koska se on melkein ainoa asia, jonka kiireinen hallituksen jäsen lukee. Esitä kaikki tärkeät pomollesi täällä, enintään 200-300 sanaa. Loput voidaan tutkia tarkemmin, jos he haluavat tietää enemmän.
Käytä infografiaa tarvittaessa käytettävien tietojen osalta. Joissakin tapauksissa voi olla hyödyllistä esittää määrälliset tiedot kaavion tai kaavion kautta. Käytä värejä esityksessäsi, koska ne herättävät enemmän huomiota ja auttavat erottamaan tietoja. Aina kun mahdollista, käytä luettelomerkkejä, numeroita tai kehystietoja helpottaaksesi niiden lukemista. Tällä tavalla erotat tiedot muusta raportista ja näytät, mitä se tarkoittaa.
- Kaiken kaikkiaan visuaaliset tehosteet ovat suuri tekijä, joka tekee yritysraportoinnista mielenkiintoisemman, kun itse teksti ja luvut voivat olla suhteellisen kuivia. Mutta älä mene liian pitkälle, käytä vain tarvittaessa ja tarpeen mukaan.
- Sivu, joka on täynnä tekstiä ja joka ei sisällä taulukoita tai kaavioita, voi olla väsyttävää. Kehystä sisältö siellä. Tietoruutu voi myös tiivistää esityksen tehokkaasti.
Mainitse lähteitä tarpeen mukaan. Suoritettavan tutkimuksen tyypistä riippuen saatat joutua selittämään tietolähteesi. Yritysraportin asiakirjasivun tai viitelähteen tarkoituksena on tarjota tietolähde, jotta muut voivat saada lisätietoja tai löytää tietoja haluttaessa.
- Käytä sitaattien ilmoittamiseen oikeaa muotoa toimialasi mukaan
Lue se uudelleen kahdesti. Oikeinkirjoitus- tai kieliopilliset virheet voivat saada lukijat tuntemaan, ettet ponnistele raportissa tarpeeksi, ja kyseenalaistamaan tutkimustulosten luotettavuuden. Varmista lisäksi, että olet esittänyt tiedot selkeästi, ytimekkäästi.
- Älä esimerkiksi liioittele hienoja sanoja tai käytä hyvin pitkiä lauseita.
- Vältä slangin käyttöä.
- Jos sekä raportti että lukija liittyvät läheisesti tiettyyn alaan, voit käyttää teknistä ammattikieltä tai terminologiaa. Mutta ole varovainen, älä liioittele niitä.
- Yleensä yritysraportit kirjoitetaan passiivisessa muodossa, ja ne ovat yksi harvoista tapauksista, joissa passiivisempi on parempi.
- Voit usein unohtaa virheitä lukiessasi työtäsi tuntemalla itsesi tutuksi siitä hetkestä kun kirjoitat. Harkitse, että lukee joku muu huoneessa, joka haluaa myös ilmoittaa menestyksestä. Ole avoin palautteelle. On parempi, kun työtoverit huomauttavat virheen esimiesten sijasta. Tarkista jokainen kommentti ja kirjoita raportti uudelleen.
Luo sisällysluettelo. Muotoile yritysraportit mahdollisimman muodollisiksi, luo sisällysluettelo helppoon seurantaan ja nopeaan lukemiseen. Sisällytä kaikki tärkeät kohdat, erityisesti hallinnon yhteenveto ja johtopäätökset.
Tee yritysraportin kansi. Paras tapa laatia hyvä, perusteellinen tutkintaraportti on kattaa se asianmukaisesti. Voit käyttää sideainetta, mansetteja tai hyvää paperia. Tärkeintä tässä on, että liiketoimintaraportin tulisi olla katseenvangitsija, helppo silmille, tarpeeksi herättääkseen lukijoiden kiinnostuksen.
- Tämä koskee myös kaikkia raporttiin sisältyviä taulukoita ja kaavioita.
