Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Mitä tarvitset

Toimistotiedostojen järjestäminen ei ole yksinkertainen tehtävä, varsinkin kun on kyse suurien tiedostomäärien ja asiakirjojen järjestämisestä. Voit kuitenkin voittaa tämän haasteen suunnittelemalla etukäteen ja päättämällä arkistointijärjestelmästä. Tämä auttaa järjestämään yritysprofiilisi ja varmistaa, että löydät tärkeät asiakirjat nopeammin. Voit lukea alla olevan artikkelin siitä, miten voit järjestää toimistotietosi aloittaaksesi tehtävän.

Askeleet

Osa 1/3: Järjestä oikea aika

1. 

   Varaa tietty määrä aikaa sovelluksen järjestämiseen, jotta vältät häiriöt keskellä. Pidä pahvi ja tarrat valmiina luomaan uusi profiili ennen aloittamista. mainos

Osa 2/3: Järjestä asiakirjat ja tietueet

1. 

   
   
   Jaa asiakirjojen ja tiedostojen kasat pienempiin, hallittavampiin paloihin.
   • Käsittele pinoja yksi kerrallaan ja puhdista tai tuhota tarpeettomat paperit määrän vähentämiseksi ja redundanssin rajoittamiseksi.
   • Jaa loput asiakirjoista ja tiedostoista kahteen erilliseen osaan, toinen tulevina kuukausina käsiteltäviksi tarkoitetuille tiedostoille ja toinen arkistotiedostoille, jotka eivät vaadi kiireellistä käsittelyä.

2. 

   
   
   Järjestä kansiot aakkosjärjestyksessä, jos sinulla on asiakasprofiili. Jos kukin sideaine oli esimerkiksi henkilön tai yrityksen nimi, voit lajitella tietueet kyseisen henkilön nimen mukaan. Tässä tapauksessa sinun tulee merkitä jokainen profiilikortti, joka sisältää asiakkaan koko nimen.Järjestä kannet aakkosjärjestyksessä ja merkitse sitten arkistolaatikko nähdäksesi, kenellä laatikolla on nimi, joka alkaa tietyllä kirjaimella.

3. 

   
   
   Lajittele luokan mukaan, jos tietueet ovat monista liiketoiminnan osista. Jotkut tietueet liittyvät laskuihin, takuihin tai sopimuksiin, ja sinun on jaettava ne eri luokkiin. Merkitse jokainen tietue tarvittaessa ja sijoita kaikki asiaankuuluvat asiakirjat tietueeseen. Saatat joutua luomaan toissijaisen profiilin, joten käytä roikkuvaa kantta kunkin luokan merkitsemiseen ja toissijaista profiilin kantta.
   • Luo kiireellisten asiakirjojen portfolio, jotta löydät tärkeät paperit nopeasti.
   • Aseta väliaikaiset tiedostot laatikon eteen ja arkistotiedostot laatikon takaosaan, jotta pääset helposti käsittelemään tarvitsemiin tiedostoihin.
   mainos

Osa 3/3: Lajittele tietueet kuukausittain

1. 

   Yllä olevien menetelmien lisäksi voit järjestää sideaineet kuukausittain (ja vuodelta). Jos sinulla ei ole aikaa selvittää sitä heti, voit laittaa paperisi kuukausitietueeseen päivämäärän käsittelyä varten. Tämä vaihe auttaa myös määrittämään, mihin asiakirjat tallennetaan nopeammin.
   • Kuukausittainen tietue sopii myös muun tyyppisten asiakirjojen tallentamiseen.

2. 

   Tarkista vuoden lopussa kuukausitietueeseen jääneet paperit ja saatat huomata, että malli ja uusi profiiliryhmä (luokan nimi) puuttuvat järjestelmästä. Luo profiilit näille papereille uudella vuodella.

3. 

   Leikkaa loput paperit kuukausittain. Säilytä tiedostossa "Mixed" -ryhmässä (vuosi). mainos

Neuvoja

• Kun olet järjestänyt tietueesi, sinun on pidettävä toimistossa toimiva järjestys. Korjaa kirjanpitojärjestelmä ja palauta paperit oikeaan paikkaan.
• Heitä pois, kierrätä tai tuhoaa tarpeettomat asiakirjat, jotta vältetään uuden arkistojärjestelmän peukaloiminen.

Mitä tarvitset

• Arkistokaapit
• Riippuva kansi
• Kovakantinen
• Tarrat
• Tussit