Sisältö

• Astua
• Osa 1/3: Suorituskykyraportin valmistelu
• Osa 2/3: Mielekkään sisällön luominen
• Osa 3/3: Tehokkaan kielen käyttö
• Vinkkejä

Täytyykö sinun kirjoittaa suorituskykyraportti? Monet asemat vaativat tätä, ja usein nämä ovat itsearviointeja, joissa sinua pyydetään raportoimaan siitä, mitä olet tehnyt koko vuoden ajan. Sinua saatetaan ohjeistaa kirjoittamaan raportti kokouksesta. Tieto siitä, miten tällainen raportti kirjoitetaan oikein, voi vaikuttaa suuresti siihen, koetaanko sinut onnistuneeksi vai ei.

Astua

Osa 1/3: Suorituskykyraportin valmistelu

1. Aloita yhteenvetokappaleella. Tee yhteenveto arvioinnin yläosassa olevasta yleiskatsauksesta. Kerro lukijoille kokonaissuorituksesta.
   • Voit kirjoittaa tulosraportin voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle. Voit tiivistää onnistumisia, kuten järjestää onnistuneita tapahtumia sidosryhmille, saada alan tunnustusta ja laajentaa asiakaskuntaa.
   • Sinun ei tarvitse sekoittaa yhteenvetoa yksityiskohdilla. Tässä on yhteenveto tärkeimmistä kohdista. Annat yleiskatsauksen. Yritä olla tekemättä raporttia liian pitkäksi. Kaksi sivua on hyvä nyrkkisääntö, ellei työnantajalla ole erityistä toivetta. Kysy työnantajalta, onko olemassa suositeltu muoto.
2. Anna yhteenvedon kutakin kohtaa koskevat tiedot. Nyt sinun on perusteltava yhteenvedon pääkohdat alussa, yksityiskohdat myöhemmin raportissa.
   • Käytä tekstiviivaa. Järjestä eri alueet omissa kappaleissaan ja käytä alaotsikoita kunkin otsikon alla. Esimerkiksi yhtä kappaleistasi voidaan kutsua "Järjestetyiksi tapahtumiksi".
   • Tällaisen otsikon alle voit lähettää (luettelomerkkien tai kirjainten avulla) lyhyen yhteenvedon kustakin tapahtumasta, sen tarkoituksesta ja siitä, miten se auttoi ryhmän tehtävää. Ole tarkka tässä.
3. Käytä ammattimuotoa. Älä kerää raporttia. Haluat, että raportti näyttää hyvin järjestetyltä, ammattimaisella fontilla ja hienolla paperilla.
   • Luo otsikko ja keskitä se sivun yläosaan. Järjestä tiedot lihavoiduilla alaotsikoilla.
   • Anna perustiedot raportin yläosassa. Esitä arvioinnin kattamat päivämäärät sekä sen luoneen henkilön nimi ja nimi.
4. Pidä lokia koko kyseessä olevan ajanjakson ajan. Se on paljon helpompaa, jos seuraat edistymistä sen tapahtuessa.
   • Pidä päiväkirjaa tai kansiota, jossa seuraat suoritustasi arviointijakson aikana. Tämä helpottaa elämääsi paljon, kun on aika kirjoittaa raportti.
   • Laiminlyönti voi johtaa siihen, että unohdetaan kauden alussa tapahtuneet tärkeät saavutukset.

Osa 2/3: Mielekkään sisällön luominen

1. Muistuta ihmisiä suorituskykytavoitteistasi ja odotuksistasi. Sinun on muistutettava ihmisille, mitkä tavoitteet olivat arviointikauden alussa. Mitkä olivat tavoitteet? Mitkä ovat tehtävän odotukset? Jos et tiedä, pyydä työnantajasi toimittamaan se.
   • Selitä sitten, kuinka ne saavutettiin näyttämällä todelliset luvut. Tarkoituksena on verrata toimintojasi tai tuloksiasi alkuperäisiin projekteihin.
   • Esimerkiksi: jos olet kerännyt enemmän rahaa kuin odotettiin, tämä tulee positiivisesti esille sijoittajille tai esimiehille. Jos et kuitenkaan anna vertailuarvoa, on vaikeampi arvioida, onko se onnistunut ja missä määrin.
2. Tarjoa materiaalia. Lisää muutama kaavio tai kaavio, jos luulet niiden auttavan lukijaa arvioimaan esittämiäsi tietoja.
   • Muista, että jotkut lukijat vain ohittavat raportin, koska he ovat todennäköisesti kiireisiä. Visuaaliset apuvälineet voivat siten välittää mielipiteesi usein tehokkaammin.
   • Älä kuitenkaan pommita lukijaa liikaa kuvaajia. Valitse yksi tai kaksi kaaviota, jotka korostavat pääkohtia.
3. Keskity CAR. Tämän tekniikan avulla voit dokumentoida suorituksesi. Se tarkoittaa haastetta, toimintaa ja tuloksia. Tämä auttaa sinua järjestämään suorituskykyäsi.
   • Tarkastele tehtävän haastetta. Kirjoita sitten toiminto, jonka teit ongelman ratkaisemiseksi, ja dokumentoi sitten tulokset. Oletetaan esimerkiksi, että olet ravintolan johtaja. Voisit kirjoittaa: Haaste - linjat olivat liian pitkiä illallisajan ympärillä, mikä lisäsi asiakkaiden valituksia 10 prosenttia. Toimi - Tarjoilija, joka lähetettiin tuntia aiemmin lisäämään työntekijöiden määrää kiireisinä aikoina. Tulos - Asiakkaiden valitukset pitkistä odotusajoista laskivat kahteen, 80 prosenttia.
   • Tärkein asia on täsmentää tässä. Kaikilla saavutuksilla, kuten "Olen joukkueen pelaaja", ei ole paljon järkeä, koska kuka tahansa voi sanoa tuollaisia ​​asioita. Avain on linkittää tulokset ydinkysymyksiin ja osoittaa menestys tietojen ja spesifikaatioiden avulla.
4. Ilmoita menetelmäsi. Jos ohjelmaan liittyy jonkinlainen tiedonkeruu, on hyvä selittää lyhyesti käyttämäsi menetelmä.
   • Kerro lukijoille syy valitulle tutkimusmenetelmälle. Selitä kyselyn edut ja tulokset. Miksi tämä oli uskottava menetelmä? Käytä esimerkiksi ravintolaskenaariota selittäaksesi, miksi on järkevää käyttää valituksia metodologiana.
   • Selitä, mitä tutkimustiedot tarkoittavat ja mitä yritit saavuttaa tutkimuksella.
5. Keskity sinuun esitys. Hienosäätääksesi saavutuksia, jotka haluat esitellä, mieti, mistä olet ylpein tuona aikana. Ehkä se oli rauhoittava vaikutus huolestuneisiin kävijöihin. Ehkä se oli muiden valmentaminen. Älä heitä liikaa yksityiskohtia lukijoiden eteen.
   • Toinen tapa, jolla voit tehdä tämän, on STAR-menetelmä. Tässä menetelmässä kuvataan lyhyesti tilanne ja tehtävä, sen saavuttamiseksi tekemäsi toiminta ja saavutetut tulokset. Kuten CAR-menetelmällä, myös tässä on tarkoitus linkittää ongelmat tuloksiin ja selittää, miten saavutit ne.
   • Keskity asioihin, kuten vaikeuksiin, ainutlaatuisuuteen, ensimmäiseen kertaan, näkyvyyteen, määräaikojen noudattamiseen, innovaatioihin sekä työn laajuuteen ja vaikutuksiin.
   • Esimerkki tästä on selittää, että kun aloitit sivuliikkeen johtajana, työntekijöiden vuotuinen vaihtuvuus oli 35 prosenttia. Olet toteuttanut työntekijöiden tyytyväisyystutkimuksen, asettanut työntekijöiden mentoroinnin ja aloittanut viikoittaisen henkilöstökokouksen. Tämän seurauksena henkilöstön vaihtuvuus on pudonnut 15 prosenttiin. Kuten tämä esimerkki osoittaa, esityksen ei tarvitse olla liian sanatarkasti niin kauan kuin se tarjoaa oikeat linkit.
6. Selitä arvoasi. Älä vain sano, mitkä ovat tulokset, vaan myös selitä, miksi nämä esitykset ovat arvokkaita organisaatiolle.
   • Oletetaan esimerkiksi, että aloitit henkilöstökokouksia. Ja sitten? Mitä arvoa se on luonut organisaatiolle? Ajattele sitä huolellisesti. Jos konkreettista arvoa ei ole, sinun on ehkä korostettava jotain muuta.
   • Jos henkilökunnan kokoukset auttoivat parantamaan työntekijöiden moraalia, mikä ilmenee sairauspäivien vähenemisenä (mikä säästää työnantajan rahaa), olet osoittanut arvosi.
7. Oikoluku raportti ennen sen lähettämistä. Päivität valmistumisraportin tarkoituksen, jos syötät jotain epäyhtenäistä, mikä on epäammattimaista.
   • Oikoluku raportti kieliopista, välimerkkeistä ja kirjoitusvirheistä. Jätä raportti yön yli ja lue se uudelleen seuraavana aamuna. Älä kirjoita raporttia viime hetkellä.
   • Tulosta paperikopio ja tarkista, ettei siinä ole virheitä oikolukun aikana. Joskus henkilön silmät kiinnittyvät niin paljon tietokoneen näyttöön, että ilmeisiä virheitä ei enää huomata.

Osa 3/3: Tehokkaan kielen käyttö

1. Ilmoita negatiiviset asiat positiivisella tavalla. Jos on jotain, jossa et ole täyttänyt odotuksia, on parempi olla välttämättä sitä. Älä tee siitä raportin keskipistettä, vaan keskity siihen.
   • Kohtele alueita, joilla et ole käynyt niin hyvin positiivisella kielellä. Keskity esimerkiksi ongelman ratkaisemiseen käytetyihin konkreettisiin toimiin sen sijaan, että keskityttäisit syytteeseen tai anteeksipyyntöön.
   • Älä syötä muita suorituskykyraportissa. Pysy keskittyneenä siihen, mitä teit. Pysy positiivisena. Keskity asioihin, jotka sinä tai ryhmäsi tekivät hyvin. Määritä alueet, joita voit korostaa.
2. Käytä numeroita ja tilastoja. Jos pystyt olemaan hyvin tarkka, vastauksesi vaikuttavat uskottavammilta. Jos mahdollista, perustele sanat jollakin mitattavalla tavalla.
   • Yleisillä superlatiiveilla, kuten "erinomainen" tai "luotettava", ei ole paljon järkeä. Kuka tahansa voi sanoa kertoa jollekin, että sinulla oli "erinomainen vuosi".
   • Muista tämä lause: Älä kerro, näytä se. Sen sijaan, että kerrot ihmisille, että sinulla oli erinomainen vuosi, näytä heille saavutuksesi yksityiskohtien ja tietojen avulla. Sen sijaan, että sanot olevasi hyvä asiakassuhteissa, mainitse asiakastyytyväisyystutkimusten tulokset, saamasi kirjeet ja asiakkaiden valitusten väheneminen.
   • Käyttöluvut. Sanominen, että hallinnoit suurta määrää työntekijöitä, ei tarkoita paljon, jos ei ole selvää, kuinka suuri määrä oli. Numeroilla ilmaista budjetin koko ja hahmotella tehtävien koko.
3. Kerro aina totuus. Älä liioittele. Älä valehtele. Jos olet kiinni valheessa, saatat olla suurissa vaikeuksissa.
   • Toinen valheiden ongelma, jopa ilmeisen laiminlyönnin kautta, on se, että menetät lopulta luottamuksen ja et pysty parantamaan itseäsi.
   • Osoita pikemminkin rehellinen arviointi arviointijaksosta sekä heikkouksilla että positiivisilla puolilla. Korjaa heikkoudet. Löydä vain positiivinen tapa tehdä se.
4. Anna muille ansaittu tunnustus. Monet liike-elämän ja teknisen kirjoituksen kurssit suosittelevat, että ei käytetä pronominia "I". Joissakin tapauksissa voit tehdä tämän suorituskykyraportissa.
   • Voit esimerkiksi sanoa: "Palkkasin 100 ihmistä." Älä kuitenkaan unohda muita menestykseen vaikuttaneita ihmisiä. Ota yhteyttä ryhmään (jos sovellettavissa).
   • Saat ylimääräisiä pisteitä, jos et näytä ylimieliseltä. Vaihda lauseen rakennetta niin, että jokainen lause ei ala sanalla "minä".

Vinkkejä

• Älä koskaan ota vihaista muistiinpanoa suorituskykyraportissa. Melkein aina kannattaa pysyä positiivisena.
• Käytä ammattimaista, virallista kieltä.