Sisältö

• Astua
• Osa 1/4: Tiedotustilaisuuden kartoitus ja määritys
• Osa 2/4: Kuvaile asiaa
• Osa 3/4: Johtopäätösten ja suositusten tekeminen
• Osa 4/4: Tiedotustilaisuuden tarkistus
• Vinkkejä

Tiedotustilaisuudessa hahmotellaan tietty aihe ja sen tausta, yleensä valtion virkamiehelle tai muulle päättäjälle. Näiden päättäjien on tehtävä vaikeita valintoja monista eri aiheista päivittäin, eikä heillä ole aikaa tutkia kutakin asiaa perusteellisesti. Tiedotustilaisuus auttaa saamaan yhden asian tietoon ja hahmottaa tärkeät yksityiskohdat, jotka hänen tulisi tietää. Sen jälkeen tiedotustilaisuudessa ehdotetaan ratkaisuja ja parannusehdotuksia. Mahdollisuus kirjoittaa tiedotustilaisuus on hyödyllinen taito opiskelijoille, liikemiehille, poliitikoille ja aktivisteille. Vakuuttava tiedotus on tiivis, hyvin järjestetty ja kattaa tärkeimmät ja olennaisimmat tosiasiat ja ratkaisut.

Astua

Osa 1/4: Tiedotustilaisuuden kartoitus ja määritys

1. Määritä tiedotuksen laajuus. Laajuus sisältää sekä tiedotuksen syvyyden että pituuden. Missä yksityiskohdissa aiot käsitellä aihetta? Kuinka monta eri aihetta käsittelet? Tämä riippuu siitä, kuinka paljon tietoa voit löytää ja kuinka paljon tietoa sinun on annettava vaatimusten tueksi.
   • Tiedotustilaisuuden laajuuden määrittäminen on tärkeää, koska sen avulla lukija tietää tarkalleen, mistä tiedoista keskustellaan ja mistä ei.
2. Tunne yleisösi. Ennen kuin aloitat tiedotustilaisuuden kirjoittamisen, on tärkeää tietää, kuka sen lukee. Tämä hallitsee asiakirjassa tekemiäsi valintoja. Ajattele seuraavia kysymyksiä ennen aloittamista ja jos et vielä tiedä vastauksia, yritä selvittää seuraavat:
   • Kuka lukee tämän asiakirjan? Hallituksen virkamiehet? Yritysjohtajat? Toimittajat? Näiden yhdistelmä?
   • Kuinka paljon lukija tietää jo tästä ongelmasta? Tietävätkö he siitä mitään? Mitä on pakko lukijakunta tietää?
   • Mikä auktoriteetti lukijalla on asiassa? Mitä muutoksia hän voi tehdä?
3. Suunnittele pääkohdat. Ennen kuin aloitat tiedotustilaisuuden kirjoittamisen, sinun tulisi kartoittaa (joko mielessäsi tai pääpiirteissään) pääkohdat, jotka haluat tuoda esiin.
   • Koska tiedotustilaisuus on yleensä enintään yksi tai kaksi sivua, sen tulisi olla ytimekäs. Poliittiset päättäjät ovat hyvin kiireisiä, eikä ongelmasi ole ainoa heidän lautasellaan. Ei ole tilaa tarpeettomille tiedoille tai pitkällisille selityksille. Päätä etukäteen pääkohdat tiiviin tiedotuksen luomiseksi.
4. Harkitse mallin käyttöä. Vaikka tiedotustilaisuuden muodon ei tarvitse olla liian monimutkainen, voit säästää aikaa lataamalla yhden monista ilmaisista verkkomalleista, joiden avulla voit luoda tiedotustiedostoja MS Wordissa.
   • Mallin avulla voit organisoida ajatuksesi ja valmistella tiedotuksen nopeammin.
5. Keksi nimi, päivämäärä ja aiherivit. Jos et käytä mallia, sinun on aloitettava kirjoittamalla nimi, päivämäärä ja aiherivit.
   • Nimi vastaa henkilöä, jolle tiedotustilaisuus on osoitettu.
   • Päivämäärä vastaa tiedotuksen jättämispäivää.
   • Aiherivin tulisi kuvata muutamalla sanalla tiedotuksen pääaihe, kuten '' Kiusaamisen yleisyys koulussa Utrechtin alueella ''. Tämän avulla lukija voi tietää, mitä hänen tarvitsee edes vilkaista asiakirjaan, mitä ongelma on, että hoidetaan.
6. Harkitse yhteenvedon lisäämistä. Jotkut tiedotustilaisuudet sisältävät yhteenvedon tiedotuksen alussa, ja koko teksti on tiivistetty muutamassa kohdassa. Päätä, haluatko tehdä tämän, ja jos haluat, varaa tilaa tälle osalle.
   • Hyvin kiireiselle lukijalle yhteenveto tarjoaa pääkohdat etuajassa, mikä helpottaa muun asiakirjan selaamista.
   • Hyvin muotoiltu tiedotustilaisuus on usein tarpeeksi ytimekäs, jotta tämä osa olisi tarpeeton. Jos on kuitenkin välitöntä toimintaa vaativia asioita, tämä voi olla tapa osoittaa tiedotuksen kiireellisyys ilmoittamalla selkeästi aikataulu yhteenvedossa.
   • Yhteenveto ei saa ylittää kolmesta neljään pistettä.

Osa 2/4: Kuvaile asiaa

1. Rakenna esittely, joka tiivistää asian. Tiedotuksen seuraavassa osassa tulisi kuvata asia tai ongelma yksityiskohtaisesti. Aloita lyhyellä avauksella, jota yleensä kutsutaan "ongelmaksi" tai "tavoitteeksi". Kuvaile yhdellä tai kahdella virkkeellä pääasia, johon tiedotustilaisuus keskittyy ja / tai miksi teit tämän tiedotuksen.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa jotain: "Utrechtin alueen koulujen väkivaltaisten kiusaamistapausten määrä on lisääntynyt." Nykyinen kurinpitopolitiikka ei välttämättä riitä tämän ongelman ratkaisemiseen. "
2. Anna yleiskatsaus tärkeimmistä tosiseikoista / taustoista. Seuraavassa osassa "Huomioita" tai "Taustaa" tulisi antaa yksityiskohtaisia ​​tietoja ongelman tai ongelman tilasta keskittyen viimeaikaiseen kehitykseen ja / tai nykytilaan.
   • Tämän osan tulisi sisältää tiedot, joita lukija tarvitsee päätöksen tekemiseksi. Tiedot, jotka eivät ole tarpeellisia tähän tarkoitukseen, olivatpa ne mielenkiintoisia tahansa, voidaan jättää pois.
   • Jos et ole vielä tehnyt tätä, tee joitain tutkimuksia ennen tämän osan kirjoittamista. Tämän osan tietojen on oltava mahdollisimman tarkkoja, tarkkoja ja ajantasaisia.
   • Käännä tarvittaessa tiedot yleisöllesi, jotta tämä osa olisi selkeä ja yksinkertainen. Vältä ammattikieltä, teknistä kieltä tai tietoja, jotka eivät kiinnosta suoraan yleisöä.
   • Käytä tilastoja ja tietoja tarvittaessa, mutta selitä asioita termeillä, jotka yleisösi ymmärtää nopeasti ja helposti.
3. Jätä oma mielipiteesi pois. Mielipiteesi tilanteesta ja / tai siitä, mitä sen suhteen pitäisi tehdä, ei kuulu tähän osioon. Pysy tosiasioissa.
   • Voit kuitenkin keskustella eri ehdotettujen tai nykyisten toimien eduista ja haitoista tunnistamalla kunkin vahvuudet ja heikkoudet.

Osa 3/4: Johtopäätösten ja suositusten tekeminen

1. Tee siitä merkityksellinen. Tiedotustilaisuutesi tulisi päättää osiin, kuten "Päätelmä" ja / tai "Suositukset" tai "Seuraavat vaiheet". Tällaisen sulkemisen pitäisi selventää, miksi lukijasi pitää tätä asiaa tärkeänä.
   • Yritä liittää asia suoraan lukijan omaan etuun, jotta tiedotustilaisuutesi olisi houkuttelevampi.
   • Voit esimerkiksi sanoa jotain: "Kiusaamistapaukset saavat vanhemmat harkitsemaan yksityiskoulua. Ne liittyvät matalampiin testituloksiin ja läpäisyasteisiin, mikä tekee kouluistamme vähemmän tehokkaita yhteiskunnan silmissä. Ne vähentävät alueen mahdollisuuksia tarjota rahoitusta valtionavustuksilla ja yksityisellä rahoituksella. "
2. Ehdota ratkaisua. Monet tiedotustilaisuudet tarjoavat ehdotetun ratkaisun kuvattuun ongelmaan, yhdistämällä asian politiikan muutokseen tilanteen parantamiseksi.
   • Joissakin tiedotustilaisuuksissa hahmotellaan ehdotettu (t) ratkaisu (t) osiosta, jonka otsikko on "Suositukset", mutta jotkut kirjoittajat pitävät parempana "Seuraavat vaiheet" -kohtaa, koska heidän mielestään se tuntuu pehmeämmältä ja on vähemmän ylimielinen tai aggressiivinen. Muista, että lukijalla on viimeinen sana ja päätös asiasta, et sinä.
   • Tämän osan ei tarvitse olla "tasapainoinen", kuten tausta / näkökohdat -osio. Tämä voi olla paikka ilmaista mielipiteesi siitä, mitä pitäisi tehdä.
   • On kuitenkin huomattava, että sinun ei tarvitse antaa mitään erityistä ratkaisua. Vaihtoehtoisesti voit yksinkertaisesti luetella joitain vaihtoehtoja niiden hyvillä ja huonoilla puolilla ja kehottaa lukijaa harkitsemaan näitä valintoja ja ryhtymään toimiin jollain tavalla tämän ongelman ratkaisemiseksi. Sinun ei välttämättä tarvitse määrittää, mikä toiminto olisi sopivin.
3. Käytä tosiasioita väitteesi tueksi. Tässä viimeisessä osassa tekemiesi ehdotusten tulisi perustua loogisesti edellisten osien tietoihin. Käytä esittämiäsi tosiasioita osoittaaksesi, miksi tarjoamasi ratkaisu on hyvä ratkaisu.
   • Varmista, että kaikki ehdottamasi ratkaisut ovat selkeät ja liittyvät suoraan ongelmaan, kuten olet hahmottanut sen. Oletetaan esimerkiksi, että mainitsit kiusaamisen ehkäisyohjelmien puuttumisen edellisessä osassa. Tässä osassa on järkevää ehdottaa tällaista ohjelmaa ja ehkä osoittaa muille kouluille niiden tehokkuus. Jos et ole vielä maininnut ennaltaehkäisyohjelmia, tällainen ratkaisu näyttää olevan taivaalta.

Osa 4/4: Tiedotustilaisuuden tarkistus

1. Tee tiedotuksesta suppeampi. Tiedotustilaisuuden tulisi olla enintään kaksi sivua. Jos tiedotustilaisuus on pidempi kuin tämä, sinun on ensin etsittävä valvontavaiheessa kappaleita, jotka voidaan jättää pois.
   • Etsi aiheeseen liittymättömiä tai vähemmän tärkeitä tietoja ja poista kyseinen materiaali, varsinkin jos se ei liity tarjoamaasi ratkaisuun.
   • Samassa valossa ei pitäisi olla puuttuvia tärkeitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä, jotta väitteesi olisi selkeä ja vakuuttava. Saatat joutua vaihtamaan tiettyjä tietoja toiseen.
   • Yritä laittaa itsesi poliitikon tai byrokraatin kenkiin muokatessasi tekstiä. Ajattele kuinka paljon tietoa nämä ihmiset saavat päivittäin. Älä edistä ongelmaa. Ole osa ratkaisua tarjoamalla päätöksen tekemiseen tarvittavat tiedot - ei enempää, ei vähempää.
2. Poista tekninen kieli. Muokkausvaiheen aikana kiinnitä huomiota tekniseen kieleen tai ammattikieleen, joka tekee tiedotustilaisuudestasi vähemmän saatavilla. Vaikka yritit välttää tätä kirjoittaessasi tiedotusta, on mahdollista, että jotkut monimutkaiset termit ovat löytäneet tiensä asiakirjaan.
   • Varsinkin jos olet asiantuntija aiheessa, josta kirjoitat, on helppo unohtaa hetkeksi, että jokapäiväistä kieltä sinulle voi olla vaikea ymmärtää muille.
   • Muista, että ihmisille, jotka eivät ole liian perehtyneet aiheeseen, ei myöskään aina ole heti selvää, miksi jokin on tärkeää. Poliittiset päättäjät eivät yleensä voi olla asiantuntijoita jokaisesta aiheesta, josta he tarvitsevat päätöksenteon.
3. Varmista, että rakenteella on järkeä. Varmista, että tärkeimmät tallentamasi tosiasiat johtuvat loogisesti asiasta, kun olet tiivistänyt sen. Tarkista myös, että kaikki ehdottamasi ratkaisut vastaavat tosiasiallisesti näitä tärkeimpiä näkökohtia.
4. Tarkista työsi huolellisesti virheiden varalta. Tarkastettuasi tiedotuksen pituuden ja kulun tarkista teksti huolellisesti vielä kerran varmistaaksesi, ettei siihen ole piiloutunut virheitä.
   • Oikeinkirjoitus-, tyyli- tai kieliopillisia virheitä sisältävä tiedotustilaisuus on vähemmän vakava lukija. Saatat tehdä enemmän hyötyä kuin haittaa lähettämällä tällaisen selvityksen, koska se voi pilkata näkökulmasi.

Vinkkejä

• Katso merkittävien johtajien ja professoreiden kirjoittamia tiedotustilaisuuksia oppiakseen heidän suostuttelutyylistään.
• Muista, että vaikka tiedotustilaisuutesi voi olla suunnattu tietylle henkilölle, muut - henkilökunta, kollegat ja jopa tiedotusvälineet - voivat lukea sen. Tämä on hyvä syy pitää kielesi mahdollisimman helposti saatavilla, vaikka aiotulla lukijalla olisi jonkin verran tietoa aiheesta.