Sisältö

• Astua
• Osa 1/2: Esityslistan kirjoittaminen
• Luo esityslista tyhjästä
• Kalenterimallin käyttäminen
• Osa 2/2: Parhaat käytännöt kalenterin käytössä
• Vinkkejä

Järjestetty kokous vaatii hyvin kirjoitetun asialistan. Älä anna kokouksesi tulla niin ikäväksi ja tehokkaaksi kuin monet kokoukset näyttävät olevan. Noudattamalla yksityiskohtaista mutta joustavaa esityslistaa voit pitää kokouksesi virtaviivaisena ja keskitettynä niin, että saavutat kaikki kokoustavoitteesi mahdollisimman nopeasti. Halusitpa sitten kirjoittaa oman kalenterisi, käyttää mallia tai hyödyntää jo olemassa olevaa kalenteria parhaalla mahdollisella tavalla, katso aloitus vaiheesta 1!

Astua

Osa 1/2: Esityslistan kirjoittaminen

Luo esityslista tyhjästä

1. Aloita antamalla kalenterillesi otsikko. Hienoimmasta kirjallisuudesta kuivimpaan taulukkoon, melkein jokainen tärkeä asiakirja tarvitsee otsikon, ja kokousohjelmat eivät ole poikkeus. Nimesi tulisi kertoa lukijalle kaksi asiaa: Ensinnäkin, että hän lukee esityslistaa, ja toiseksi, aiheesta, josta kokouksessa on kyse. Kun olet päättänyt, aseta otsikko tyhjän asiakirjan yläosaan. Otsikon ei tarvitse olla kukallinen tai monimutkainen - liiketoimintaympäristössä yksinkertaiset ja suorat otsikot ovat yleensä parhaita.
   • Vastusta kehotusta käyttää erillisiä tai suuria fontteja otsikossa. Useimmissa tapauksissa sinun kannattaa käyttää yksinkertaista, arvokasta kirjasinta, kuten Times New Roman tai Calibri, ja tehdä otsikostasi sama kokoinen kuin asiakirjan muut kirjaimet (tai vain hieman isompi). Muista, että nimikkeesi tarkoituksena on kertoa lukijoille, mitä he katsovat, ei välttämättä viihdyttää tai häiritä heitä.
2. Lisätä "WHO?’, ’totta?"ja"kun?"tiedot otsikkoon. Otsikon jälkeen kokousasiakirjoissa on yleensä otsikko, joka voi vaihdella yksityiskohtaisesti työpaikkasi muodollisuuden mukaan. Tämä otsikko on yleensä noin rivillä otsikon alapuolella. Yleensä otsikossa luetellaan lyhyesti tosiasiallista tietoa kokouksesta, jolla ei ole mitään tekemistä keskusteltavan aiheen kanssa. Tämän tarkoituksena on, että ihmiset, jotka eivät ole läsnä, tietävät milloin ja missä se tapahtui ja kuka oli läsnä. Alla on muutama asia, jonka voit lisätä; valitsemistasi tiedoista riippumatta, varmista, että tunnistat kaikki tiedot selkeästi (jotta tekstin lihavoituminen toimii tässä hyvin):
   • Päivämäärä ja aika. Ne voidaan ryhmitellä yhteen tai omiin erillisiin osioihinsa.
   • Sijainti. Jos yritykselläsi on useita sijainteja, voit kirjoittaa osoitteen muistiin, mutta jos sijainteja on vain yksi, voit nimetä kokoamasi huoneen (esim. Kokoushuone # 3).
   • Osallistujat. Työnimikkeet ovat yleensä valinnaisia, mutta niitä ei vaadita.
   • Erityiset henkilöt, jotka osallistuvat. Nämä voivat olla erikoisvieraita, puhujia tai konferenssin johtajia.
3. Kirjoita lyhyt selvitys tavoitteista. Kokoukset, joilla ei ole selkeästi määriteltyä tarkoitusta, voivat tuhlata arvokkaan ajan, kun osallistujat päättävät, mistä puhua. Ohita rivi otsikon jälkeen ja käytä lihavoitua tai alleviivattua tekstiä määritelläksesi tavoitteesi osion, jonka otsikko on "Tavoite" tai "Tavoite", jota seuraa kaksoispiste tai uusi viiva. Sitten kuvailet muutamassa ytimekkäässä ja terävässä lauseessa kohtia, joista keskustellaan kokouksessa. Tee tavoitteeksi kirjoittaa noin 1–4 lausetta täältä.
   • Esimerkiksi, jos haluamme kirjoittaa tavoiteselvityksen budjettikokousta varten, voimme käyttää näitä: "Tavoite: Luettele keskeiset budjettitavoitteet tilikaudelle 2014-2015 ja keskustele pitkän aikavälin kustannussäästötoimenpiteistä. Lisäksi tuotekehitysjohtaja Marcus Feldman esittelee äskettäisen kilpailututkimuksen tulokset. "
   • Jos olet koskaan kirjoittanut tieteellisessä yhteydessä, ajattele tavoiteselvitystä kokouksen yhteenvetona. Sanotte periaatteessa laajasti, mistä on keskusteltava kokouksessa, yksityiskohtiin puuttumatta.
4. Kirjoita aikataulu kokouksen pääkohdista. Aikataulut auttavat torjumaan liiketapaamisten taipumusta jatkua aivan liian kauan. Ohita rivi tavoitteiden asettamisen jälkeen, anna aikataulullesi lihavoitu tai alleviivattu otsikko ja ala luoda aikoja (vastaamaan keskeisiä keskustelupisteitä) aikatauluusi. Anna jokaiselle ajanjaksolle oma rivi, jotta se olisi helppo lukea.
   • Ilmoita jokainen ajanjakso painikkeella jompikumpi suunniteltu aloitus- ja päättymisaika, tai aika, jonka haluat kunkin osan ottavan. Valitse yksi tai toinen järjestelmä ja ole johdonmukainen - asioiden sekoittaminen näyttää epäammattimaiselta.
   • Toisin sanoen haluat merkitä jokaisen ajanjakson joko keskustelun aiheen aloitus- ja lopetusajalle tai kirjoittaa vain kuinka kauan haluat sen kestävän. Esimerkiksi esimerkkirivi voi olla "14:00 - 14:05: Johdanto ja esitys " tai ’5 min: Johdanto ja läsnäolo. ”Sinun tulisi kuitenkin välttää vaihtamista kahden järjestelmän välillä.
5. Varata aika aikataulussa erityisvieraille. Jos vieraat tulevat kokoukseesi keskustelemaan tärkeistä aiheista, sinun kannattaa varata kokouksessa aikaa näille ihmisille. Anna jokaiselle vieraalle oma aikaväli, vaikka heillä olisi enemmän kuin yksi keskustelunaihe. Tällä tavoin jokainen voi järjestää omat aiheensa halutulla tavalla.
   • Vältä kiusallisia aikatauluongelmia ottamalla etukäteen yhteyttä vieraille selvittääkseen, kuinka paljon aikaa kukin heistä tarvitsee keskusteluaiheessaan.
6. Jätä ylimääräinen aika kokouksen lopussa muille asioille. Tänä aikana ihmiset voivat pyytää selityksiä sekavista keskusteluaiheista, ilmaista omia mielipiteitään, ehdottaa aiheita tulevia kokouksia varten ja tehdä muita kommentteja. Voit tehdä tämän kyselyn nimenomaiseksi sisällyttämällä sen viimeiseksi kohdaksi aikatauluusi tai voit tuoda sen itse esiin kokouksen viimeisen kohdan jälkeen.
   • Jos kokouksesi on lopussa eikä kenelläkään ole lisäkysymyksiä tai kommentteja, voit aina lopettaa kokouksen aikaisin. Monet läsnäolijat todennäköisesti kiittävät sinua tästä!
7. Voit myös antaa yleiskatsauksen keskustelun aiheista. Yleensä aikataulu on leijonanosa kokouksen asialistasta - osa, jonka ihmiset odottavat ohjaavan keskustelua. Vaikka ei ole välttämätöntä käyttää tätä ylimääräistä vaivaa, ylimääräisen yleiskatsauksen antaminen avaintekijöistä voi olla erittäin hyödyllistä häiriötekijöille. Yhteenveto muistuttaa osallistujia kokouksessa esitettyjen ideoiden järjestelystä ja auttaa niitä, joilla on vaikeuksia pysyä mukana jokaisessa mainitussa aiheessa. Alla on esimerkki todennäköisesti käytettävän yhteenvedon tyypistä:

   • I. Ensisijaiset budjettikohdat

     • A. Työntekijän matkabudjetti

       B. Jälleenmyyjien hinnat

       • i. Neuvotella parempi sopimus?

       C. lobbauskustannukset

     II. Toimenpiteet liikevaihdon parantamiseksi

     • A. Vaihtoehtoiset palvelusopimukset

       • i. Esitä vaihtoehtoja asiakkaille

         ii. Saada palautetta

       B. Uudelleeninvestoinnit mobiilitekniikkaan

     ...ja niin edelleen.

8. Tarkista kalenterista virheiden varalta ennen niiden jakamista. Koska jotkut osallistujat voivat luottaa voimakkaasti kokouksen esityslistaan, on erittäin hyvä tarkistaa se virheiden varalta ennen sen jakamista. Tämän tekeminen ei ole vain palveluksen läsnäolijoille - se heijastaa myös myönteisesti huomiota yksityiskohtiin ja arvoa, joka sinulla on asemallesi.
   • Lisäksi voi auttaa sinua tarkistamaan, ettei päiväkirjassa ole virheitä aika ja pelastaa sinut kasvot Ajan viettäminen selittämällä virheitä täynnä oleva esityslista voi hämmentää kokoustasi ja olla kiusallista sinulle, varsinkin kun tärkeitä ihmisiä on läsnä.

Kalenterimallin käyttäminen

1. Käytä tekstinkäsittelyohjelman mukana toimitettua mallia. Monissa tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Microsoft Office, Pages for Mac ja niin edelleen, on vakiomallit kaikenlaisille henkilökohtaisille ja ammatillisille asiakirjoille, mukaan lukien kokousohjelmat. Näillä malleilla voit luoda ammattimaisen dokumentin yllättävän nopeasti ja helposti. Yleensä tämäntyyppiset mallit on järjestetty loogisiin osiin, joissa on esteettisesti miellyttävä ulkoasu - kirjoita vain tarvittavat tiedot vastaaviin tiloihin ja olet valmis lähtemään!
   • Vaikka jokainen tekstinkäsittelyohjelma on hieman erilainen, suurin osa mallivaihtoehdolla antaa sinun siirtyä malleihin ohjelmaikkunan yläosassa olevasta valikkorivistä.
   • Jos tekstinkäsittelyohjelma voi käyttää malleja, mutta sillä ei ole sopivia kokouksen esityslomakemalleja, voit ladata ne ohjelmanvalmistajan verkkosivustolta. Esimerkiksi Microsoft Word -mallit ovat saatavilla osoitteessa office.microsoft.com, kun taas Pages for Mac -mallit löytyvät Apple App Storesta.
2. Voit myös ladata mallin ulkoisesta lähteestä. Jos tekstinkäsittelyohjelmassasi ei ole oletusarvoisesti kalenterimalleja etkä voi saada niitä viralliselle sivustolle, älä huoli - verkossa on paljon ilmaisia ​​malleja. Yksinkertainen haku haluamallasi hakukoneella, esimerkiksi "kokousohjelman malli", antaa sinulle kymmeniä asiaankuuluvia tuloksia. Koska kaikki nämä tulokset eivät kuitenkaan tule virallisista, luotettavista lähteistä, on tärkeää tehdä ero valittaessa käytettäviä malleja. Alla on muutama ulkoinen sivusto, joihin haluat ehkä käydä:
   • Tallenna Word-mallit - Tämä ammattisivusto tarjoaa monia laadukkaita malleja Microsoft Wordille.
   • Word Templates Online - Toinen upea resurssi Word-malleille. Tällä sivulla on kuitenkin vain muutama vaihtoehto.
   • iWorkCommunity - hyvä kalenterimalli sivuille. Tämä malli on kuitenkin tarkoitettu vanhemmille Pages-versioille (ennen vuotta 2009).
   • App Storessa on myös paljon sivumalleja. Valitettavasti kaikkia näitä ei ole saatavana ilmaiseksi.
3. Täytä mallisi kentät. Kun olet löytänyt tekstinkäsittelyohjelmasta sopivan mallin tai ladannut haluamasi mallin, sinun tarvitsee vain täyttää malli tarvittavilla tiedoilla. Useimmissa malleissa on selvästi merkitty alueet, joille voit kirjoittaa nimiä, aikoja, keskustelunaiheita, osioiden otsikoita ja niin edelleen. Täytä kaikki asiaankuuluvat kentät viimeistelläksesi esityslistan ja tarkista työsi virheiden jälkeen. Niin hyödyllisiä kuin kalenterimallitkin voivat olla, ne eivät suojaa sinua oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja tosivirheiltä.
   • Älä jätä mitään kenttiä tyhjiksi. Mikään ei näytä amatöörisemmältä kuin esimerkiksi linja aikataulussa, jossa lukee vain "Kirjoita tähän". Jos jostain syystä mallissa on osia, joita et halua täyttää, poista ne sen sijaan, että jätät ne tyhjiksi.
4. Tee pieniä muutoksia sopeaksesi kalenteri tarpeisiisi. Kokouksen esityslomakemallit voivat olla erittäin hyödyllisiä, mutta ei ole mitään syytä, miksi sinun pitäisi noudattaa kalenterin oletustyyliä ja asettelua tarkasti. Voit vapaasti tehdä muutoksia mallin sisältöön ja tyyliin mielesi mukaan varmistaaksesi, että kalenteri täyttää yrityksesi asettamat normit ja kokouksen.
   • Esimerkiksi, jos luulet tietyn mallin näyttävän erittäin hyvältä, mutta sen otsikko on niin pitkä, että se häiritsee, poista kaikki tarpeettomat otsikkokohdat mielesi mukaan, kunhan teet niin tavalla, että asiakirjan asettelu ei ole pilalla tai asialista näyttää ruma.

Osa 2/2: Parhaat käytännöt kalenterin käytössä

1. Valitse ensin tärkeimmät aiheet. Kokouksia ajoitettaessa on yleensä hyvä asettaa tärkein aihe aikataulun eteen. Tällä saavutat kaksi asiaa. Ensinnäkin se antaa kaikille mahdollisuuden keskustella näistä tärkeistä aiheista, kun he ovat reunallaan eivätkä ole vielä väsyneitä kokouksen alussa. Toiseksi, jos kokous päättyy ennenaikaisesti tai tiettyjen osallistujien on lähdettävä ennen loppua, se varmistaa, että tärkeistä aiheista on jo keskusteltu.
   • Kokoukset eivät aina suju suunnitellusti. Jos kokouksen lopussa pudotetaan pieniä, merkityksettömiä aiheita, saatat pystyä ratkaisemaan ne itse tai ajoittaa toisen kokouksen myöhemmin. Jos et kuitenkaan pysty käsittelemään keskustelun pääaiheita, kokouksessa ei saavutettu osaa tavoitteesta, mikä voi olla sekä turhauttavaa että kiusallista sinulle. Tärkeimpien aiheiden asettaminen aikataulun yläosaan estää enimmäkseen Tämä ongelma.
2. Pidä kiinni kalenterisi aikataulusta, mutta ole joustava. Kokouksen suunnittelussa ja johtamisessa yksi suurimmista vaaroista on, että se vie kauemmin kuin on suunniteltu. Työntekijöillä on yleensä yksi ei pidä tapaamiset ovat liian pitkiä ja aivan oikein, koska ne voivat olla uskomattoman tylsiä ja estää ihmisiä tekemästä todellista työtä sen sijaan. Pidä kokouksesi aikataulussa pitämällä kelloa silmällä, ja jos sinulla on mahdollisuus, jatka kohteliaasti sanomalla jotain: "Meidän on todella siirryttävä seuraavaan aiheeseen, jos haluamme päästä täältä ajoissa. "
   • Kokoukset eivät kuitenkaan usein mene suunnitelmien mukaan, joten sinun on oltava valmis korvaamaan, jos jokin osa kokouksestasi kestää kauemmin kuin haluat. Ole joustava keskustellessasi mahdollisimman paljon kokouksellesi varattuun rajoitettuun aikaan. Jos esimerkiksi osa kokouksestasi on myöhässä, voit leikata keskustelua kokouksen muille osille tai jättää koko suhteellisen merkityksettömät osat kokonaan varmistaaksesi, että se päättyy ajoissa.
3. Aloita asialistasi kirjoittaminen hyvissä ajoin ennen kokousta. Vaikka kalenterit eivät välttämättä ole yhtä tärkeitä kuin muun tyyppiset yritysasiakirjat (kuten raportit, tietolaskentataulukot, esitysdiat jne.), Haluat silti, että kalenteri näyttää ammattimaiselta ja liukkaalta, varsinkin jos jaat sen kollegoiden kanssa kokous. Aloita päiväkirjasi kirjoittaminen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sinulla on riittävästi aikaa laadukkaan asiakirjan tuottamiseen.
   • Aikaisin aloittaminen antaa sinulle myös edun saada palautetta kokouksen esityslistasta. Kalenterin alustavan version jakaminen kollegoille tai esimiehille ja heidän palautteensa pyytäminen voivat auttaa sinua korjaamaan puutteet ja lisäämään puuttuvat tiedot, joita ei ollut aiemmin. Jos odotat kalenterisi kirjoittamista viimeiseen sekuntiin, sinulla ei ehkä ole aikaa pyytää tätä palautetta.
   • Vaikka voit päästä eroon esityslistan kirjoittamisesta säännölliseen jokapäiväiseen kokoukseen päivää edeltävänä päivänä, tärkeän kokouksen valmistelu voi viedä viikkoja.
4. Jaa esityslista kokouksen osallistujille. Varmistaaksesi, että kaikki tulevat kokoukseen tietoisina keskusteltavasta aiheesta, haluat jakaa esityslistan kaikille etukäteen. Yrityskulttuurista riippuen, missä työskentelet, tämä voi tarkoittaa useiden kopioiden tulostamista ja luovuttamista henkilökohtaisesti tai yksinkertaisesti sähköpostin lähettämistä kalenteriin liitteenä. Kuitenkin jaat kalenterisi, varmista ennen kalenterin lähettämistä, ettei siinä ole teknisiä virheitä.
   • Kokouksen tärkeydestä riippuen haluat todennäköisesti antaa osallistujille esityslistan vähintään tunti tai kaksi ennen kokousta. Suurissa, tärkeissä kokouksissa esityslista saattaa olla tarpeen lähettää vähintään päivää etukäteen.
   • Koska ihmiset ovat usein kiireisiä tai unohtavia, on järkevää tuoda kokoukseen lisäkopioita esityslistasta, jos joku unohtaa heidän.

Vinkkejä

• Jos joku ei voi osallistua kokoukseen, harkitse "Ilmoitettu poissaolo" -osan luomista esityslistan yläosaan tai jätä tilaa sille ja ilmoita siitä yksinkertaisesti kokouksen aikana.
• Erinomainen resurssi yhdelle tuottava kokous käyttää "DARV": tavoitteet, esityslista, roolit ja vastuut. Ensinnäkin kokouksellasi pitäisi olla yksi tavoite olla. Jos pidät kokousta vain tietojen toimittamiseksi, älä tuhlaa ihmisten aikaa kokouksessa. Lähetä heille uutiskirje. Tavoitteessa tulisi olla aktiivinen komponentti ja, jos mahdollista, tuote, joka näytetään: "Aseta joukkueelle neljännesvuosittaiset tavoitteet". Esityslista on luettelo aiheista, joista käsittelet tavoitteen saavuttamiseksi, ja aikaraja pitää sinut tiellä. Esimerkiksi "1. Tarkista viimeisen vuosineljänneksen tavoitteiden tila (15 minuuttia), 2. Muut mahdolliset yritysesitykset tavoitteisiin (20 minuuttia), 3. Valitse viisi parasta maalia (10 minuuttia) jne." Roolit ja vastuut -kohdassa määrität kuka johtaa kokousta, kuka tekee muistiinpanoja ja kuka määrittää kokouksesta johtuvat toimintokohteet.
• Jos yritykselläsi on erityinen lomake kalentereille, käytä tätä lomaketta mallina. Joissakin paikoissa kaavan noudattaminen on välttämätöntä.
• Kollegojesi mieluummin mukaan voi olla hyödyllistä asettaa määräaika, jonka kuluessa ihmiset voivat ehdottaa ideoita esityslistalle. Ilmoita sulkemispäivä ja -aika ja pidä siitä kiinni. Tee tilaa lisäyksille, jos ne parantavat kalenteria tai kun tapahtumat korvaavat alkuperäisen kalenterisi.