Kuinka luoda rutiini ajanhukan lopettamiseksi

Sisältö

Askeleet
Tapa 1 /3: Käytä luetteloa
Tapa 2/3: Käytä kaaviota
Tapa 3/3: Poista häiriötekijät
Samankaltaisia artikkeleita

Voit olla kokopäiväinen opiskelija, joka yrittää parantaa aikansa hallintaa, tai voit olla työnantaja, joka yrittää löytää tien ulos, jotta heidän työntekijänsä lopettavat ajanhukan. Riippumatta roolistasi, olet todennäköisesti keskittynyt siihen, miten voit luoda päivittäisen rutiinin, jonka avulla voit lopettaa ajanhukan ja hyödyntää päiväsi parhaalla mahdollisella tavalla. Organisaatiostrategiat, kuten luettelot ja aikataulut, sekä toimenpiteet arvokasta aikaa vievien häiriötekijöiden vähentämiseksi voivat olla hyödyllisiä.

Askeleet

Tapa 1 /3: Käytä luetteloa

1 Listaa päivän rakennukset. Ota paperi ja kynä. Ajattele tehtäviä, jotka aiot tehdä sinä päivänä tai päivän vastuita, ja kirjoita ne kaikki paperille. Luettelo voi olla samanlainen kuin jokin seuraavista: "Ostokset, pesula, siivous, kotitehtävät" tai "Raportit asiakkaille, sähköpostin tarkistaminen ja kirjeiden lähettäminen, kokous, asiakirjojen käsittely".
- Lisää luetteloon niin monta tehtävää kuin voit ajatella pienestä suureen. Sinun on muistettava kaikki päivän sitoumukset ja tehtävät, jotta voit varmasti lisätä ne prioriteettiluetteloon.
2 Priorisoi tehtävät. Yksi tapa työskennellä tehokkaasti on keskittyä ensin tärkeimpiin tehtäviin ja siirtyä sitten luettelosta alhaisimpiin tehtäviin. Tätä kutsutaan 80/20 -sääntönä, jossa eniten hyötyä tuottavien toimintojen tulisi viedä 80% ajastasi ja vähiten hyötyä tuottavien toimintojen pitäisi kestää 20%.
- Käy luettelo läpi ja anna jokaiselle tehtävälle numero, joka vastaa sen tärkeyttä. Järjestä ne sitten niin, että luettelo alkaa korkeimman prioriteetin ja hyödyllisimmistä tehtävistä ja päättyy vähiten tärkeisiin ja kannattaviin tehtäviin.
3 Ryhmittele aiheeseen liittyvät tehtävät yhdessä. Kun olet luonut ja priorisoinut tehtäväluettelosi, sinun on ryhmiteltävä pienet tehtävät ryhmiin niin, että ne muodostavat yhden prosessin. Voit esimerkiksi ryhmitellä tehtäviä, kuten sähköposteihin vastaamisen ja asiakkaiden soittamisen yhteen ryhmään, varata heille tunnin ja kutsua heitä "puhumaan asiakkaille". Sitten voit helposti ja rauhallisesti työskennellä jokaisen tehtävän suhteen määrätyssä ajassa.
- Yritä ryhmitellä kaikki tehtävät tällä tavalla, jotta sinun ei tarvitse siirtyä eri prosesseihin ja käyttää aikaa selvittääksesi, mitä tehtävää haluat käsitellä seuraavaksi. Ryhmittelyä koskevien tehtävien ryhmittely voi auttaa sinua järjestämään aikasi tehokkaammin ja vähentämään stressitasoa, kun käsittelet luettelon tehtäviä.
4 Anna itsellesi vähemmän aikaa jokaiseen tehtävään. Parkinsonin lain mukaan vähemmän aikaa tehtävän suorittamiseen vähentää tehtävän suorittamiseen tarvittavaa aikaa. Sen sijaan, että varaisit aikaa ylimääräiseen, rajoita kullekin tehtävälle varattua aikaa, jotta sinun on suoritettava se nopeammin. Voit tehdä tämän hitaasti, vähentäen vähitellen kullekin tehtävälle käyttämääsi aikaa, kunnes saavut kultaisen keskitason, jossa et tunne paljon painetta ja kiirettä, mutta sinulla ei ole aikaa viivyttää tai tuhlata aikaa.
- Jossain vaiheessa kehität hyvän ajankäytön tunteen, varsinkin jos joudut käyttämään vain rajoitetun ajan jokaiseen tehtävään. Tästä voi olla paljon apua, jos sinulla on yleensä sama rutiini tai vastaava luettelo tehtävistä joka päivä.
5 Palkitse itsesi, kun olet suorittanut kaikki luettelon tehtävät. Kun olet ylittänyt kaikki tehtävät luettelosta, yleensä päivän lopussa, anna itsellesi hieman kohteliaisuutta ja hemmottelua. Tämä voi olla herkullinen illallinen, lasillinen viiniä tai vapaa -aika, jolloin voit tehdä jotain hauskaa ja nautittavaa. Pieni palkinto toimii kannustimena suorittaa kaikki päivän tehtävät.
- Voit määrittää palkkasi suuruuden jo ennen kuin aloitat päivän, jotta voit käyttää palkintoa motivaationa tehtävien suorittamiseen. Oletetaan esimerkiksi, että sinun on valmistauduttava tenttiin ja suunniteltava illallista ystävien kanssa. Käytä illan suunnitelmia tekosyynä jatkaaksesi oppimista ja tehtävien suorittamista koko päivän ajan, jotta sinun ei tarvitse myöhästyä illallisesta myöhemmin.

Tapa 2/3: Käytä kaaviota

1 Tee aikataulu päiväsi jokaiselle tunnille. Ota paperi tai käytä tietokoneen kalenteria solujen luomiseen työpäivän jokaiselle tunnille tai jokaiselle herätystunnille. Se voi olla yhdeksästä viiteen tai kymmenestä seitsemään. Vaikka sinun ei tarvitse täyttää jokaista ajanjaksoa minuutteihin asti, olisi hyödyllistä varmistaa, että päiväsi jokainen tunti otetaan huomioon aikataulussasi.
- Aloita jokaisen tunnin täyttäminen tehtävillä, jotka sinun on suoritettava. Voit aloittaa tärkeimmistä tehtävistä ja siirtyä vähemmän tärkeisiin tehtäviin. Lisäksi, jos pidät itseäsi aamuihmisenä, yritä käyttää päivän ensimmäinen puoli vaikeampiin tehtäviin. Mutta jos tiedät, että sinulla on toinen tuuli lounaan jälkeen, voit varata tärkeät tehtävät tähän aikaan päivästä. Yritä suunnitella aikataulusi tarpeidesi ja työtapojesi mukaan. Tämä auttaa sinua menestymään ja tekemään aikataulustasi tehokkaamman.
- Voit luoda aikataulun aikataulun taululle tai kalenteriin, jotta voit päivittää sen joka päivä tietyn päivän tehtävien mukaan.
2 Pidä kymmenen minuutin tauko tunnin tai kahden välein. Voi olla vaikeaa keskittyä tehtävään tai tehtäväryhmään yli kaksi tuntia. Muista varata kymmenen minuutin tauko tunnin tai kahden välein, jotta et tunne stressiä tai hukkua työhön. Tämän pienen tauon aikana voit poistua työpaikaltasi ja kävellä ympäri toimistoa tai jutella työtoverisi kanssa toimiston keittiössä. Voit keittää itsellesi kupin kahvia tai mennä lyhyelle kävelylle raittiiseen ilmaan. Yritä pitää kiinni 10 minuutista pysyäksesi aikataulussa.
- Voit myös ottaa 10 pitkää, hidasta ja syvää hengitystä tunnin välein virkistääksesi mielesi ja pitääksesi lyhyen tauon. Tämä voi auttaa sinua saamaan uuden näkökulman tehtävään, jota teet tai aiot suorittaa, ja varmistaa, ettet unohda itseäsi kiireisestä päivästä huolimatta.
3 Yritä suorittaa tehtävä oikein ensimmäisellä kerralla. Sen sijaan, että kiirehdit ja yrität selviytyä kaikista tehtävistä mahdollisimman nopeasti, käytä aikaa, joka tarvitaan kunkin tehtävän suorittamiseen oikein ensimmäisellä kerralla. Postin kiirehtiminen voi viedä sähköpostiviestisi, varsinkin jos lähetät asiakkaalle epäselviä tai epäselviä viestejä. Hidasta vauhtia ja käytä riittävästi aikaa selkeiden sähköpostiviestien kirjoittamiseen tai lukemalla huolellisesti opintosi muistiinpanot. Kun teet sen oikein ensimmäisellä kerralla, säästät pitkällä aikavälillä paljon hukkaan heitettyä aikaa.
4 Pyydä ystävääsi tai työtoveriasi tarkistamaan edistymisesi ajoittain, jotta pysyt radalla. Joskus tarvitsemme muiden tukea pysyäksemme keskittyneinä käsillä olevaan tehtävään. Pyydä läheistä ystävää, vanhempaa, työtoveria, veljeä tai sisarta tarkistamaan sinut parin tunnin välein varmistaaksesi, että olet aikataulussa.
- Kumppanisi voi tuoda sinulle kupin kahvia tai piristää sinua kauniilla sanoilla, jotta voit saada hieman häiriötekijöitä, nauraa tai hymyillä ja palata päivittäisiin tehtäviin. Vaikka saatat olla kiireinen, pari minuuttia ystävän kanssa piristää sinua ja auttaa hallitsemaan aikaa tehokkaammin.

Tapa 3/3: Poista häiriötekijät

1 Sinun ei tarvitse tarkistaa sähköpostiasi jatkuvasti. Tämä voi luoda aloitus-pysäytys-aloituskuvion työpäiväsi ja johtaa hukkaan. Yritä olla avaamatta sähköpostiasi päivän aikana, varsinkin jos haluat keskittyä johonkin muuhun tehtävään. Varaa kolme aikataulua sähköpostisi tarkistamiseen aikataulussasi: aikaisin aamulla, heti lounaan jälkeen ja päivän loppua kohden. Tämä estää sinua hajamieltä jatkuvasta sähköpostivirrasta koko päivän ajan ja takaa sinulle varatun ajan työskennellä sähköpostien kanssa.
- Samaa periaatetta voidaan soveltaa muihin viestintävälineisiin, kuten vastaajaan, tekstiviesteihin ja puheluihin. Yritä olla riippumatta puhelimesi ympärillä koko ajan, ellet tietenkään odota tärkeää tekstiviestiä tai puhelua. Tämä auttaa rajoittamaan työnkulun taukoja ja pysymään aikataulussa.
2 Mykistä puhelin ja sammuta internet. Jos mahdollista, valitse työpäivänäsi vähintään tunti, jolloin voit mykistää puhelimen ja katkaista Internet -yhteyden. Näin voit keskittyä työhön, joka vaatii täydellistä keskittymistä ja häiriötekijöiden puuttumista, kuten puhelimesi tai Internet.
- Näiden tekijöiden poistaminen, jotka voivat helposti häiritä sinua, on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet kouluprojektin tai suuren raportin parissa. Irrota puhelin pistorasiasta, jotta sinulla ei ole syytä tarkistaa sitä viiden minuutin välein tai ihastua uutisten katsomiseen sosiaalisissa verkostoissa.
3 Varoita muita olemaan häiritsemättä sinua. Yritä olla kannustamatta muita häiritsemään sinua ja älä häiritse muita itseäsi. Kerro heille vain, että olet töissä. Voit sulkea oven tai asettaa kyltin.Voit myös lähettää sähköpostin toimistollesi muistuttaaksesi, että tietty aika toimistossa on hiljaista työaikaa.
4 Yritä olla poikkeamatta rutiinistasi. Kun olet koonnut työlistan tai aikataulun ja suojautunut häiriötekijöiltä, käytä tahdonvoimaasi ja keskittymistäsi rutiinisi noudattamiseen. Useimmat ihmiset ymmärtävät eron hyvin käytetyn ja hukkaan kuluneen ajan välillä, joten yritä olla lankeamatta ajanhukkaan. Rakenna aikataulusi mukaan ja voit päivän päätteeksi nauttia saavutuksen tunteesta ja hyvin käytetystä ajasta.