Sisältö

• Askeleet
• Menetelmä 1/2: Lajittele aakkosjärjestyksessä
• Tapa 2/2: Asiakirjojen indeksointi
• Vinkkejä
• Varoitukset

Tulostettujen asiakirjojen järjestäminen - sekä työ- että henkilökohtaisiin tarkoituksiin - voidaan tehdä ilman suurta vaivaa lajittelemalla ne aakkosjärjestykseen. Tämän asiakirjojen järjestelyn avulla sinä ja muut henkilöt löydät nopeasti tarvitsemasi tiedot ja varmistat asiakirjojen suojan. Kaikki ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista, ja asiakirjojen aakkosjärjestyksessä on useita hienovaraisuuksia, joista kerromme sinulle nyt.

Askeleet

Menetelmä 1/2: Lajittele aakkosjärjestyksessä

1. 1 Järjestä asiakirjat aakkosjärjestykseen niiden nimen perusteella. Käytä tätä varten niin sanottua aakkosjärjestystä.
2. 2 Laita asiakirjat yhteen tai toiseen kirjainkansioon sen mukaan, millä kirjaimella ne alkavat. Samalla kirjaimella alkavien asiakirjojen lajittelun tulee perustua nimen toiseen kirjaimeen. Jos toinen kirjain on sama, niin kolmas. Tai neljäs. Tai viidenneksi. Tässä algoritmissa ei ole poikkeuksia eikä voi olla, mutta se palkitsee sinut satakertaisesti - tämä lajittelu poistaa kaikki valkoiset täplät asiakirjoista.
3. 3 Kuvaile, miten olet lajitellut asiakirjat. Haluat, että kaikki, joilla on pääsy tilaamiisi asiakirjoihin, tietävät, miten ne on järjestetty.
4. 4 Aseta asiakirjat laatikkoon tai sinne, missä ne on pidettävä järjestyksessä. Kun lisäät asiakirjoihin jotain uutta, älä unohda aakkosia!

Tapa 2/2: Asiakirjojen indeksointi

1. 1 Käytä aakkosten kirjaimia. Asiakirjojen indeksointi (toisin sanoen allekirjoittaminen) on perusta asiakirjojen järjestämiselle. Tässä vaiheessa asiakirjat siirretään luettelosi asianomaisiin osiin. Itse asiassa osioiden nimiä käytetään kuvaamaan niiden sisältöä, ja sitten osan nimestä tulee myös asiakirjan nimi. Järjestä osat aakkosjärjestykseen alla olevien vinkkien avulla.
2. 2 Oikeat nimet voidaan indeksoida seuraavassa järjestyksessä: sukunimi, sitten etunimi, sitten isänimi tai toinen nimi. Välimerkit voidaan jättää huomiotta.
   • Jos etuliitteitä käytetään, liitä etuliite sen nimen osaan, joka edeltää sitä, ja aseta se ensin. Välimerkkejä ei tarvita.
   • Väliviivat voidaan jättää huomiotta, ja nimen osat ennen ja sen jälkeen tulee asettaa etusijalle.
   • Lyhenteet ja yksikirjaimiset sanat indeksoidaan sellaisinaan. Nimikirjaimet on jaettu osiin.
   • Sijainnit ja nimiliitteet on lueteltu viimeisenä, ja sijainti on merkitty ensin ja sen jälkeen jälkiliite.
3. 3 Organisaatioihin liittyvät asiakirjat voidaan lajitella näiden yritysten nimien mukaan. Tässä tapauksessa jokaista organisaation nimen sanaa pidetään erillisenä elementtinä. Kirjanpito on samassa järjestyksessä kuin sanat esitetään otsikossa.
   • Lyhenteet ja yksikirjaimiset sanat indeksoidaan sellaisinaan. Tässä tapauksessa kirjaimet on erotettava välilyönneillä ja pidettävä erillisinä elementteinä toisistaan.
   • Välimerkit jätetään tässä tapauksessa pois, sanat ennen ja jälkeen välimerkit on merkitty ensimmäiseen elementtiin.
   • Numerot ja numerot kirjoitetaan kirjaimella ja indeksoidaan samalla tavalla kuin jos ne olisivat alun perin sanoja. Välimerkit jätetään jälleen pois. Asiakirjat, joiden nimi alkaa roomalaisilla numeroilla, sijaitsevat aikaisemmin kuin vastaavat, joiden nimi alkaa arabialaisilla numeroilla, kun taas numerot on merkitty pienimmästä suurimpaan. Vasta sitten voit sijoittaa asiakirjoja, jotka alkavat sanoilla.
   • Kaikki merkit on kirjoitettu sanoin, kaikki numeroon suoraan liittyvät numerot on määritettävä ensimmäisessä elementissä.
4. 4 Hallitusorganisaatioiden nimet on indeksoitu tietyn organisaation lainkäyttömaan ja -alueen mukaan. Organisaation nimi ilmoitetaan seuraavassa elementissä ja sanat "johto", "toimisto", "edustaja" ja vastaavat on merkitty loppuun.
5. 5 Jos nimet ovat samat, käytä osoitetta asiakirjojen luettelointiin. Käytä seuraavaa järjestystä: nimi> alue> kaupunki> kadun nimi> talon numero.

Vinkkejä

• Laita asiakirjat aina takaisin sinne, mistä otit ne.
• Indeksoinnissa on ensinnäkin tärkeää noudattaa vakiosääntöjä ja vasta sitten - yritysten sääntöjä.
• Kehitä järjestelmä, joka ilmoittaa, milloin ja kuka vastaanottaa asiakirjan.

Varoitukset

• Mitä enemmän ihmisillä on pääsy asiakirjaluetteloon, sitä enemmän sotkua tulee.