Sisältö

• Askeleet
• Menetelmä 1/3: Kuinka keskittyä työhön
• Menetelmä 2/3: Tehokkaiden työstrategioiden kehittäminen
• Tapa 3/3: Elämäntapamuutokset
• Vinkkejä

Kaikki koko päivän työskentelevät tietävät, että hyvin usein työaika ei riitä kaiken työn tekemiseen. Voit kuitenkin parantaa tuottavuuttasi merkittävästi ottamalla käyttöön tapoja, jotka on suunniteltu tehostamaan sinua työssä. Tuottava työntekijä käyttää työaikansa jokaisen minuutin ja kiinnittää suurimman osan huomiostaan ​​ensisijaisesti tärkeimpiin tehtäviin. Tehokkuus työpaikalla ei ainoastaan ​​paranna tuottavuuttasi ja voittaa pomosi, vaan saa myös tuntemaan, että olet suorittanut tämän päivän tehtävän ja sinulla on ollut tuottava päivä töissä.

Askeleet

Menetelmä 1/3: Kuinka keskittyä työhön

1. 1 Säilytä puhdas ja siisti työpaikka. Joskus tehokkaamman työskentelyn vuoksi riittää, että poistat tarpeettomat asiat työpaikalta. Sotku häiritsee tuottavaa työtä. Jos etsit jatkuvasti roskasäiliötä tarvittavien työkalujen tai asiakirjojen löytämiseksi, tuhlaat kunnollisen osan työajasta. Anna kanssasi vain ne asiat, joita tarvitset joka päivä. Säilytä loput eri paikassa, mutta niin, että saat ne tarvittaessa nopeasti.
   • Jos työskentelet toimistossa, siivoa toimistosi ja työpöytäsi, jotta löydät kaiken tarvitsemasi nopeasti ja helposti. Vaikka et työskentele toimistossa, pidä kiinni näistä periaatteista. Jos esimerkiksi työpaikkasi on polkupyörän korjaamo, pidä työkalut puhtaina ja siistinä, jotta voit käyttää niitä nopeasti tarvittaessa. Lähes jokainen työpaikka rakastaa siisteyttä ja järjestystä.
   • Toimistotyöntekijöiden ja muiden henkilöiden, jotka työskentelevät suuren määrän asiakirjoja, on luotava looginen ja asianmukainen arkistointi- ja arkistointijärjestelmä asiakirjoille. Pidä usein käytetyt paperit käden ulottuvilla. Järjestä loput asiakirjat aakkosjärjestykseen (tai muuhun loogiseen järjestykseen).
2. 2 Varmista, että työpaikkasi on varustettu kaikella mitä tarvitset. Varmista, että sinulla on kaikki tarvittavat materiaalit ja työkalut työn suorittamiseen. Esimerkiksi toimistossa esimerkiksi rei'ittimien, niittienpoistimien, laskimien jne. Pitäisi olla valmiina. Jos toiminta ei ole käynnissä toimistossa ja käytät muita työkaluja, perusperiaate pysyy samana - ennen aloittamista työpäivänä sinun on valmisteltava kaikki mitä tarvitset. Tutkijat, jotka käyttävät kehittyneitä laitteita ja mekaniikkaa, jotka työskentelevät hylsyavaimilla, voivat paremmin, jos heidän työkalunsa ja varusteet valmistellaan etukäteen.
   • Tämä tarkoittaa myös sitä, että sinun on varmistettava, että sinulla on tarvittavat materiaalit. Esimerkiksi niitit niittejä varten, naulat (jos olet puuseppä), liitu (jos olet opettaja) jne.
   • Varmista, että työkalusi ovat hyvässä kunnossa. Yksi rikkoutunut avaintyökalu voi häiritä kaikkea muuta työtä. Säästä tulevaa aikaa puhdistamalla ja tarvittaessa korjaamalla kalusteitasi säännöllisesti.
3. 3 Tee yleinen aikataulu. Jos sinulla on paljon tehtäviä, ajoitus voi parantaa tuottavuuttasi. Jotta aikataulusi olisi todella tehokas, rajoitu yhteen yleissuunnitelmaan (voit lisätä siihen kalenterin suunnitellaksesi pitkän aikavälin tavoitteita).Sinun ei tarvitse monimutkaista työtäsi muutamalla aikataululla tai vuorella muistutuksia, jotka epäilemättä menetät. Sinun on ohjattava yhtä suunnitelmaa.
   • Järjestä jokainen päivä tekemällä tehtävälista. Aloita tehtävistä, jotka on suoritettava ensin. Aseta vähemmän tärkeät kohdat loppuun. Aloita päiväsi alussa luettelosi yläosasta. Siirrä keskeneräiset tehtävät seuraavan päivän luetteloon.
   • Aseta aikataulut ja määräajat tärkeimmille hankkeille ja arvioi myös realistisesti tilanne laskemalla näiden tehtävien aika. Sinun ei tarvitse ennustaa itsesi epäonnistumaan. On parempi pyytää enemmän aikaa hankkeen alussa kuin viimeisinä päivinä ennen määräaikaa.
4. 4 Rajoita itsesi asioista, jotka häiritsevät sinua. Jokaisessa työympäristössä on omat asiat, jotka voivat häiritä. Tämä voi olla esimerkiksi erittäin puhelias ja tunkeileva kollega tai liian hiljainen ilmapiiri, jossa pienikin kahina voi häiritä. Tee parhaasi keskittyäksesi työhön mahdollisimman hyvin. Jos toimintasi mahdollistaa musiikin kuuntelun, ota MP3 -soitin mukaasi. Voit jopa laittaa kyltin tai lähettää ilmoituksia, jotta kollegat eivät häiritse sinua. Tämä saattaa kuulostaa töykeältä, mutta se on itse asiassa järkevä ja tehokas tapa välttää häiriötekijöitä työskennellessäsi. Älä unohda, että voit keskustella työtovereidesi kanssa täydellisesti tauon aikana.
   • Yksi yleisimmistä häiriötekijöistä on työpaikan ulkopuoliset paikat. Eräässä tutkimuksessa todettiin, että noin kaksi kolmasosaa työntekijöistä viettää joka päivä vähintään vähän aikaa tällaisten resurssien vierailussa. Onneksi useimmat selaimet mahdollistavat ilmaisten ohjelmien lataamisen, jotka estävät ongelmalliset sivustot. Etsi tuottavuutta tai sivustojen esto -ohjelmaa selaimesi valmistaneelta yritykseltä. Löydät todennäköisesti ainakin muutaman näistä ilmaisista ja tehokkaista ohjelmista.
   • Toinen tapa olla häiritsemättä työssä on rajoittaa puheluita (välttää tarpeettomat keskustelut) ja pyytää kollegoitasi olemaan tulematta keskustelemaan minuutin tai kahden ajan.
5. 5 Käytä taukoja järjestääksesi henkilökohtaiset asiat. Ironista kyllä, tauot voivat pikemminkin lisätä kuin vähentää tuottavuutta työpaikalla. Ensinnäkin saat näin tarvitsemasi loput. Ilman sitä voit väsyä ja työskennellä hitaammin ja vähemmän tuottavasti. Toiseksi tauon aikana voit tehdä kaiken, mikä yleensä häiritsee sinua töistä. Oletko koskaan miettinyt, että sinun on soitettava tietylle henkilölle työaikana? Tee tämä tauon aikana, jotta et häiritse työskentelyäsi.

Menetelmä 2/3: Tehokkaiden työstrategioiden kehittäminen

1. 1 Jaa suuret tehtävät pienemmiksi paloiksi. Suuret projektit voivat olla pelottavia: jos ne ovat erittäin suuria, on helppo lykätä niitä ja tuhlata aikaa vähemmän tärkeisiin töihin, kunnes sinun on aloitettava niiden toteuttaminen ennen määräajan päättymistä. Jotta voit työskennellä tehokkaasti, sinun on ensin tehtävä tärkein työ, vaikka se olisi pieni osa suurta projektia. Tämä ei tietenkään anna sinulle tunnetta, että olet suorittanut koko tehtävän (kuten pienessä projektissa), mutta se on fiksumpi tapa käyttää aikaasi. Jatkossa pääset tärkeimpiin tehtäviin nopeammin, jos työskentelet niiden parissa päivittäin.
   • Jos esimerkiksi haluat tehdä suuren esityksen kuukauden aikana, aseta joka päivä, kuinka paljon projektista teet tänään. Se ei vie aikaa tai häiritsee muusta työstäsi, mutta se on tärkeä ensimmäinen askel nopeuttaa ja helpottaa loppuprosessia.
2. 2 Helpota työtäsi antamalla tehtäviä. Jos et ole alimmassa asemassa, saatat pystyä jakamaan samanlaisia ​​tehtäviä alaisesi kesken säästääksesi aikaa. Älä anna jonkun muun tehdä työtä, jonka vain sinä osaat tehdä oikein. Anna sen sijaan alaisille toistuvia tehtäviä, jotka kestävät kauan. Voit siis käyttää kykyjäsi tärkeämissä tehtävissä. Jos ulkoistat jonkin työn jollekulle, seuraa kehitystä ja aseta määräaika. Kiitä aina työntekijöitä avusta; jos he kokevat arvostavasi heitä, he työskentelevät kovasti puolestasi tulevaisuudessa.
   • Jos olet harjoittelija, uusi työntekijä tai joku muu matalassa asemassa yrityksessä, voit myös yrittää jakaa erityisesti samantyyppistä työtä samantasoisten työntekijöiden kesken (tietysti heidän suostumuksellaan ja esimiehesi suostumus). Jos työtoverisi auttavat sinua, muista vastata ystävällisesti.
   • Jos sinulla on hyvät suhteet esimieheesi, hän voi ehkä ulkoistaa osan työstäsi toiselle.
3. 3 Järjestä kokouksesi tehokkaasti. On olemassa syy, miksi kukaan ei pidä heistä: vuoden 2012 kyselyn mukaan lähes puolet kaikista vastaajista pitää kokouksia suurimpana ajanhukkaa työssä; enemmän kuin edes vierailla tarpeettomilla sivustoilla. Kokouksia voidaan tarvita keskustelua ja tavoitteiden asettamista varten. Jos kokoukset ovat kuitenkin huonosti suunniteltuja, ne voivat usein olla rasittavaa tuntien (ja joskus päivien) tuhlausta tekemättä merkittävää päätöstä. Seuraavassa on muutamia vinkkejä tapaamisistasi mahdollisimman tehokkaiksi:
   • Aseta esityslista ennen jokaista kokousta, jotta voit käyttää mahdollisimman paljon aikaa. Jaa, kuinka paljon aikaa on varattu tiettyjen asioiden keskustelemiseen. Yritä noudattaa aikataulua mahdollisimman tarkasti: jos sinulla on muita kysymyksiä, neuvo neuvottelemaan niistä myöhemmin henkilökohtaisesti.
   • Kutsu mahdollisimman vähän ihmisiä kokouksiin. Kokoukseen osallistuvien ihmisten määrän pitäminen minimissä vähentää mahdollisuutta poiketa aiheesta. Henkilöstön jäsenet, joiden ei tarvitse osallistua kokoukseen, jatkavat työskentelyään heidän tiloissaan tänä aikana.
   • Pidä diaesitykset mahdollisimman lyhyinä. Diaesitysten (PowerPoint jne.) Tehokkuus kokouksen aikana on erittäin kiistanalainen. On turvallista sanoa, että jos käytät dioja esityksen aikana, pidä ne mahdollisimman lyhyinä ja informatiivisina. Sijoita kuvia ja tietoja dioihisi, joita ei voida välittää suullisesti, esityksen koko sisällön sijaan.
   • Lopuksi pääperiaate: kerro, mihin kysymykseen haluat vastata. Tee tämä ennen kokousta ja tee päätös mahdollisimman pian.
4. 4 Vältä konflikteja. Valitettavasti monia stressaavia tilanteita voi syntyä työpaikalla. Jos sinusta tuntuu, että aiot murtua, tukahduta vihamielisyys välittömästi. Ehkä sinun, taistelevan henkilön tai molempien, pitäisi vilpittömästi pyytää anteeksi. Parempi tehdä se ennemmin kuin myöhemmin. Jos annat muutaman taistelun kärjistyä kiistoiksi, tulevaisuutesi kärsii, koska tuhlaat aikaa yrittäessäsi törmätä tähän henkilöön työpaikalla. Mutta mikä vielä tärkeämpää, se saa sinut tuntemaan olosi vain pahemmaksi, joten älä anna työkonfliktien rasittaa tuottavuuttasi ja mielialaasi!
   • Älä pelkää ottaa yhteyttä asiantuntijaan riitojenratkaisu- ja konfliktitilanteissa. Yrittäjät tietävät, että konfliktit ja epämiellyttävät tilanteet voivat häiritä normaalia työtä, minkä vuoksi monet palkkaavat asiantuntijoita, jotka vastaavat työkonfliktien ratkaisemisesta. Tarkista HR -tiimiltäsi, oletko vihainen, hermostunut tai pelkäät työtoveriasi.
   • Kun konfliktisi on ratkaistu, sinun ei tarvitse olla ystäviä sen työntekijän kanssa, jonka kanssa riidelit - sinun on vain jatkettava työskentelyä hänen kanssaan rauhallisesti. Ole kohtelias ja huomaavainen työpaikallasi, jopa ihmisten kanssa, joista et pidä.

Tapa 3/3: Elämäntapamuutokset

1. 1 Varaa riittävästi aikaa lepoa varten. Väsymys ei ole koskaan parantanut jonkun työn laatua; se voi hidastaa työntekoa, heikentää työkykyäsi, ja jos et saa tarpeeksi unta, se voi vaikuttaa sinuun tärkeiden kokousten aikana. Lisäksi säännöllinen unen puute aiheuttaa monia terveysongelmia. Vältä nukahtamista työpöytäsi ääressä ja ohita sitten työ, koska sinusta tuntuu pahalta. 7-8 tuntia terveellistä unta on paras lääke sinulle.
   • Parhaimmillaan työpaikan letargia on pieni ongelma. Pahimmassa tapauksessa se voi olla erittäin vaarallista. Jos ihmisten turvallisuus on vaarassa työssään (esimerkiksi työskentelet lennonjohtajana tai kuorma -autonkuljettajana), terve ja riittävä uni on sinulle erittäin tärkeää.
2. 2 Harrasta urheilua. Tutkijat ovat osoittaneet, että liikunta parantaa mielialaa ja tuottavuutta työpaikalla. Tämä pätee erityisesti toimistotyöntekijöihin. Jos istut suurimman osan päivästäsi tietokoneen ääressä, yritä kiinnittää vähän huomiota fyysiseen aktiivisuuteen joka päivä. Tämä ei ainoastaan ​​helpota istumista töissä, vaan tunnet myös olosi paremmaksi, energisemmäksi ja sinulla on enemmän motivaatiota työskennellä.
   • Jos aloitat harjoittelun ensimmäistä kertaa, yhdistä kohtalainen sydän ja voimaharjoittelu.
3. 3 Ole hyvällä tuulella. Jos yrität parantaa tehokkuuttasi työssä, saatat haluta ottaa työelämäsi vakavasti. Monissa tapauksissa tämä on huono ajatus: saatat pystyä parantamaan tehokkuutta lyhyessä ajassa, mutta jos rajoitat aina itsesi nautinnosta työssä, väsyt helposti, mikä johtaa uneliaisuuteen, stressiin ja motivaation puutteeseen. Yritä olla hyvällä tuulella: jos tunnet olosi hyväksi työssäsi, sinulla on todennäköisemmin motivaatiota ja pyrkimystä. Tee pieniä asioita, jotka parantavat mielialaasi ja pysyvät tuottavina: kuuntele musiikkia kuulokkeistasi, lämmittele tai vie kannettava tietokone taukotilaan rauhaan ja hiljaisuuteen.
   • Hyödynnä taukoaikasi parhaalla mahdollisella tavalla: nauti mahdollisuudesta syödä hyvin, jutella ja nauraa työkavereidesi kanssa.
   • Älä mene liian pitkälle kahvin kanssa. Se voi olla loistava lääke päivinä, jolloin sinusta tuntuu äärimmäisen uupuneelta, mutta jos juot sitä joka päivä, sinusta tulee riippuvainen siitä, eikä se hyödytä sinua.
4. 4 Luo itsellesi kannustimia. On helpompaa työskennellä tehokkaasti, kun siihen on hyvä syy. Jos jonain päivänä sinun on vaikea pakottaa itsesi työskentelemään, mieti tärkeimpiä syitä, jotka saivat sinut tähän työhön: elämäsi tavoitteet, unelmat tai itsensä toteuttaminen. Yritä ajatella työtäsi keinona saavuttaa perimmäinen päämääräsi - ihanteellinen elämäntapa. Jos rakastat työtäsi, mieti, millainen tunne työ tuo sinulle: tunnetko tyytyväisyyttä tulokseen, saavutukseen, kun olet suorittanut tehtävän?
   • Ajattele hyviä asioita, joita sinulla on työstäsi. Ehkä sinulla on talo, asunto tai auto, jonka ostit ansaitsemillasi rahoilla, tai ehkä työ antaa sinun maksaa lasten koulunkäynnin tai sinulla on muita etuoikeuksia.
   • Ajattele seurauksia, jos et tee työtä. Mistä asioista joudut luopumaan, jos menetät tulolähteen? Miten tämä vaikuttaa perheeseesi tai muihin läheisiisi?
5. 5 Palkitse itsesi. Jos olet parantanut tuottavuuttasi, juhli: ansaitset sen. Ei ole helppoa rikkoa huonoja tapoja ja kehittää hyviä, joten palkitse itsesi kovasta työstä.Ota drinkki töiden jälkeen perjantaina, mene klubille ystävien kanssa tai makaa sängyssä kirjan kanssa. Tee mitä tahansa, joka tekee sinut onnelliseksi työviikon jälkeen. Palkitsemalla itseäsi lisäät saavutustunnettasi, mikä on tärkeä osa motivaation ylläpitämistä.
   • Palkkion ei tarvitse olla suuri tai suuri. Sen ei myöskään tarvitse olla kallista. Vaatimaton tai kohtalainen palkinto on paras. Säästä Rolex erikoistapahtumaan.

Vinkkejä

• Tee monimutkaisempia projekteja heti sen sijaan, että jätät ne myöhemmäksi. Tällä tavalla et yritä välttää heitä ja odottaa jännityksellä heidän vuoroaan. Kun teet tällaisen projektin ensin, olet todennäköisesti onnellinen ja pystyt lopettamaan päiväsi myönteisesti tekemällä nautinnollisempia tai vähemmän stressaavia projekteja.