Sisältö
On monia erilaisia tilanteita, joissa asiakkaan on otettava yhteyttä yrityksiin tai valmistajiin eri liiketoimintakysymyksissä. Mutta kun on aika lähettää sähköpostiviesti asiakaspalveluun, jotkut ihmiset saattavat tuntea itsensä hämmentyneiksi. Usein herää kysymyksiä siitä, miten tällaiset kirjeet kirjoitetaan sähköisessä muodossa, koska ne kirjoitetaan yleensä paperimuodossa ja mitä yleisesti hyväksyttyjä standardeja sovelletaan useimmiten tämän tyyppisiin kirjeisiin. Nämä standardit vaihtelevat toimialan, alueen ja kulttuurin mukaan, mutta on olemassa joitakin yleisiä ohjeita, joilla varmistetaan, että helpdeskiin lähetetty sähköposti on tehokas. Tässä ovat tärkeimmät suositukset niiltä, jotka ovat kohdanneet tämän tyyppisen sähköpostin aiemmin.
Askeleet
Tapa 1/1: Kirjoita sähköpostiviesti asiakaspalveluun
1 Tarkista verkkosivusto. Varmista ennen sähköpostin lähettämistä, että yritys ei ole vielä ratkaissut ongelmaasi. Tämä säästää kaikkien aikaa ja vaivaa, myös sinua, ja sitä arvostetaan suuresti. - Kun tarkistat sivustoa, etsi parhaat viestintäkanavat. Sähköposti ei ole aina paras kanava, ja sinun on kunnioitettava näitä yrityksen käytäntöjä ja otettava heihin yhteyttä eri tavalla. Monet yritykset tarjoavat puhelintukea ja muita tukipalveluja, kuten postilaatikon.
2 Etsi omistettuja online -resursseja Internetistä. Monet yritykset tarjoavat räätälöityjä sähköpostiosoitteita erityisiin ongelmiin, kuten lähetyksen seurantaan, tuotteiden palautuksiin tai tekniseen tukeen. On mahdollista, että tarjottavien viestintäkanavien käyttö on paljon tehokkaampaa kuin vakiokirje yrityksen yleiseen sähköpostiin. Lisäksi jos jätät viestit huomiotta, yrityksen kanssa yhdistäminen voi kestää huomattavasti kauemmin. 
3 Sisällytä henkilökohtaiset tiedot tukikirjeeseesi. Yrityksen on tiedettävä, mitä tuotteita tai palveluita ostit, sekä ostopäivä ja tuotteen tai palvelun odotetut toimituspäivät. Yrityksen on ehkä myös tiedettävä kotiosoitteesi ja ostettujen tavaroiden määrä. Varmista, että kaikki tämä on ilmoitettu sähköpostissasi. 
4 Käytä sopivaa sävyä. Jotkut asiantuntijat huomauttavat, että etikettiä noudattamatta kirjoitetut asiakaspalvelukirjeet voidaan jättää huomiotta tai niiden tehokkuus on paljon heikompi.Yritä noudattaa tiettyä kirjoitustyyliä, joka osoittaa koulutustasosi ja tietosi käyttämättä liian provosoivia lausuntoja. 
5 Kysy suoraan mitä haluat. Monet kokeneet asiakaspalvelusähköpostin kirjoittajat pitävät parasta olla rehellisiä odotuksistasi. Yritys voi olla tai ei hyväksyä vaatimuksiasi, mutta antamalla selkeitä tietoja autat yrityksen edustajaa ymmärtämään näkemyksesi, mutta myös ilmaiset mielipiteesi kaikista esiin tulevista asioista, tuotteista tai muista asiakaspalvelun ongelmista. - Lue lisää yrityspolitiikasta. Kun kirjoitat pyyntöäsi, voit ensin tutkia, mitä vaatimuksia todennäköisimmin täytetään. Ongelman ratkaiseminen riippuu sinusta, mutta yrityksen aseman ymmärtäminen auttaa sinua tehostamaan viestejäsi.
