Kuinka kirjoittaa liikekirje asiakkaillesi

Sisältö

Askeleet
Osa 1/2: Liikekirjeen muoto
Osa 2/2: Kuinka kirjoittaa liikekirje
Vinkkejä

Jos sinulla on oma yritys, sinun on luultavasti kirjoitettava liikekirjeitä asiakkaillesi. Tavoitteet voivat olla erilaisia: ilmoittaa uusista tapahtumista tai olosuhteista, vastata asiakkaiden valituksiin yrityksen puolesta. Kirjoittamisen syystä riippumatta on tärkeää säilyttää ammattimainen sävy ja liiketoimintatyyli aina.

Askeleet

Osa 1/2: Liikekirjeen muoto

1 Käytä ammattimaista kirjelomaketta. Liikekirje edustaa yritystäsi. Tältä osin kirjeen tulee olla asianmukainen. Älä myöskään unohda käyttää yrityksesi logoa tai tuotemerkkiä.
- Voit luoda kirjeotsikon käyttämällä valmiita Microsoft Word -värimalleja. Käytä todellista yrityksen logoa tai tuotemerkkiä.
2 Avaa tekstieditori. Kaikki yrityksen liikekirjeet on aina kirjoitettava tietokoneella.
- Luo uusi asiakirja ja aseta marginaaliksi 2,54 senttimetriä.
- Käytä serif -kirjasintyyppiä, kuten Times New Roman, Georgia tai Arial. Fonttikoon tulee siis olla enintään 12, mutta vähintään 10. Fontin tyypin tai koon ei pitäisi vaikuttaa kielteisesti kirjeen luettavuuteen.
- Käytä yksiriviväliä.
3 Mukauta lohkon muoto. Lohkolomake on yleisin liikekirjeiden muoto. Se on myös helpoin asentaa ja seurata. Jokainen kohde jätetään perusteluksi ja erotetaan yhdellä välilyönnillä. Yrityskirjeen tulee sisältää seuraavat asiat sivun yläreunasta alaspäin:
- Tänään tai kirjeen lähetyspäivä. Muista lisätä päivämäärä, koska lähettäjä ja vastaanottaja käyttävät sitä kirjanpitoon sekä laillisiin tarkoituksiin. Anna tarkka päivämäärä.
- Lähettäjän osoite. Tämä on osoitteesi vakiomuodossa. Jos osoitteesi on jo kirjeen otsikossa, voit ohittaa tämän vaiheen.
- Lähtevä osoite. Kirjoita kirjeen vastaanottajan nimi ja osoite. Voit käyttää osoitetta "Mestari" tai "Rakastajatar". Joten jos vastaanottaja on Nina Serova, voit kirjoittaa sekä "rouva Nina Serova" että "Nina Serova".
- Terveisiä. Voit kirjoittaa ”Hyvä rouva Serova” tai “Rakas Nina Serova”. Jos et ole varma, kuka lukee kirjeen, kirjoita ”Arvoisat herrat”. On myös vaihtoehto "Tiedoksi kaikille asiasta kiinnostuneille", mutta se tulisi jättää viimeiseksi keinoksi, jos vastaanottaja on tuntematon.
- Kirjeen pääosa. Tätä osaa käsitellään tarkemmin seuraavassa osassa.
- Viimeinen osa ja allekirjoitus. Kirjoita: "Ystävällisin terveisin" - tai: "Parhain terveisin".

Osa 2/2: Kuinka kirjoittaa liikekirje

1 Määritä kohdeyleisösi. Kirjeen sävyn tulee aina olla ammattimainen yleisöstä riippumatta, mutta sanojen ja kielten valinta riippuu kirjeen vastaanottajasta. Jos kirje on toisen yrityksen henkilöstöosastolle, on käytettävä muodollisempaa kieltä. Kun otat yhteyttä tiettyyn asiakkaaseen, voit turvautua epäviralliseen ja yksinkertaiseen kieleen.
- Se auttaa myös välttämään väärinkäsityksiä. Älä käytä lukijalle käsittämättömiä termejä. Esimerkiksi asiakkaat eivät ehkä tiedä yrityksesi avaruusohjelman lyhenteitä, joten älä käytä niitä kirjeessäsi.
- Liiketoiminnan kirjoittamisen tärkein sääntö on, että tekstin tulee olla selkeä, ytimekäs ja kohtelias.
2 Ilmoita kirjaimen tarkoitus ensimmäisellä rivillä. Harkitse kirjeen tarkoitusta. Haluatko antaa uuden toimisto -osoitteen? Muistuta asiakasta velasta? Vastaa valitukseen? Muista tämä, kun sinun on kirjoitettava kirjeen ensimmäinen lause. Älä käytä epämääräistä sanamuotoa ja siirry suoraan asiaan.
- Kirjoita ensimmäinen henkilö, jos ilmaiset mielipiteesi yrityksen omistajana. Kirjoita toiselle henkilölle, jos puhut yrityksen tai organisaation puolesta.
- Käytä yksiselitteistä lausuntoa, kuten: "Ilmoitamme sinulle" - tai: "Haluamme tietää seuraavat asiat." Kirjoita ensimmäinen henkilö, jos puhut yrityksen omistajana, kuten: "Haluan ottaa sinuun yhteyttä", - tai: "Äskettäin opin ..., joten haluaisin ...".
- Esimerkiksi sinä (yrityksen omistaja) haluat ilmoittaa Nina Serovalle kuukauden velasta. Aloita kirjeesi näin: "Haluan ilmoittaa, että tililläsi on velkaa maaliskuusta 2015 lähtien."
- Jos olet yrityksen työntekijä ja vastaat asiakasvalitukseen, joka koskee yrityksesi avaruusohjelmaa, aloita näin: "Saimme kommenttisi Marsin kolonisaatio -ohjelmastamme."
- Joskus sinun on kerrottava lukijalle, että hän voitti kilpailun tai sai paikan oppilaitoksessa. Aloita näin: "Minulla on ilo ilmoittaa ...", - tai: "Meillä on ilo ilmoittaa ...".
- Jos sinun on ilmoitettava huonoja uutisia, aloita tällä lauseella: "Valitettavasti ilmoitamme sinulle ...", - tai: "Huolellisen harkinnan jälkeen päätettiin ...".
3 Käytä kelvollista ääntä. Virallisessa puheessa käytetään usein passiivista ääntä, mutta se voi tehdä kirjeen tekstistä yksitoikkoisen tai käsittämättömän. Hyvä ääni mahdollistaa tiedon välittämisen ratkaisevalla äänellä.
- Esimerkki passiivisesta äänestä: "Mitä voidaan tehdä?" Tässä tapauksessa kohde ”askeleet” ei ole toiminnan toteuttaja, vaan kokee toiminnan itse.
- Esimerkki kelvollisesta äänestä: "Mitä toimenpiteitä voimme tehdä?" Tässä versiossa käytetään aktiivista ääntä, jonka avulla voit ilmaista ajatuksen selvästi ja selkeästi.
- Toisinaan passiivisen äänen avulla voit välittää viestisi etkä kiinnittää liikaa huomiota virheeseen tai rumaan tosiasiaan. Käytä sitä vain tässä tapauksessa. Yleensä kelvollinen ääni on parempi.
4 Linkki aiempiin tapahtumiin tai viestintä lukijan kanssa. Olet ehkä aiemmin ilmoittanut velasta Nina Serovalle. Lukija voi ilmaista tyytymättömyytensä avaruusohjelmaanne viime konferenssissa. Jos olet jo kommunikoinut, muista tämä tosiasia. Lukija voi muistaa tärkeitä yksityiskohtia, ja kirjeesi on paljon tärkeämpi ja kiireellisempi.
- Käytä lauseita, kuten: "Edellisen kirjeen mukaan ...", "Kiitos ajoissa suorittamastasi maksusta viime kuussa" - tai: "Olimme iloisia kuullessamme rakentavia kommentteja toukokuun konferenssissa."
5 Tee pyyntö tai tarjoa apua. Aseta positiivinen sävy kohteliaalla pyynnöllä tai tarjoa yhteistyötä avun muodossa.
- Oletetaan, että omistat yrityksen ja haluat vakuuttaa asiakkaan maksamaan velan. Käytä ilmausta: "Olisin kiitollinen avustasi ja välittömästä maksusta."
- Jos kirjoitat yrityksen puolesta, käytä ilmausta: ”Haluaisimme järjestää sinulle henkilökohtaisen tapaamisen HR -johtajamme kanssa.”
- Tarjoa myös vastaus kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin ja hälvennä lukijan epäilykset. Esimerkki: "Vastaamme mielellämme kaikkiin kysymyksiisi tai poistamme epäilykset maksusta", - tai: "Haluatko tietää lisätietoja ohjelmastamme?"
6 Täytä kirje. Käytä toimintakehotusta omalta tai asiakkaan puolelta. Tämä voi olla pyyntö maksaa velka tietyssä ajassa tai tarjous tapaamisen järjestämisestä asiakkaan kanssa.
- Kirjoita ehdotus toiveena kommunikoida tulevaisuudessa: "Odotan tapaavasi sinua ensi viikolla budjettikokouksessa", tai - "Keskustelemme mielellämme kanssasi kaikista näistä asioista yksityiskohtaisemmin, kun tapaamme toimistossamme . ”
- Ilmoita, onko kirjeeseen liitetty asiakirjoja. Lisää lause, kuten: "Lähetämme sinulle laskun viime kuukaudelta" - tai: "Kopio avaruusohjelmasta on kirjeen liitteenä."
- Käytä lopetuslausetta lopussa. Asiakkaiden on parasta kirjoittaa: "Ystävällisin terveisin", - tai: "Parhain terveisin".
- Käytä muotoilua "Terveisin" virallisissa kirjeissä vieraille.
- Kirjoita: "Kaikkea hyvää", jos tunnet henkilön tai teet sen kanssa yhteistyötä.
7 Korjaa virheet. Oikealla muotoilulla ja sanamuodolla ei ole merkitystä, jos kirjeessä on kielioppivirheitä!
- Yritä löytää kaikki passiivisen äänen tapaukset ja tehdä tarvittavat muutokset.
- Kiinnitä huomiota pitkiin ja sekaviin lauseisiin. Liikekirjeessä sovelletaan sääntöä "parempi vähemmän on parempi", joten pitkät lauseet on hylättävä.