Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Varoitus

Todistus ammatista (erityisesti työkirje) on virallinen asiakirja, jonka työnantaja on laatinut kolmannen osapuolen pyynnön perusteella työntekijän ammatillisen historian vahvistamiseksi. liikkuva. Työnvahvistuskirje vaaditaan usein, kun henkilö tarvitsee pankkilainaa, vuokrakohteita, hakee työtä tai kun urahistorian vahvistamiselle on jokin muu syy. Kun kirjoitat työnvahvistuskirjettä, sinun on selitettävä kuka olet, annettava tarkka yhteenveto työntekijän tehtävistä ja vahvistettava hänen ammatti. Kaikki tämä on esitettävä ammattimaisesti nimetyllä kirjeellä; Varmista, että olet antanut täydelliset yhteystietosi ja allekirjoituksesi. Lue alla olevat ohjeet saadaksesi selville täydellisen ja tarkan tunnistekirjeen.

Askeleet

Osa 1/2: Valmistaudu ammatillisen henkilöllisyystodistuksen valmistelemiseen

1. 

   
   
   Mieti, miksi kirjoitit henkilötodistuksesi. Sisältö ja sävy vaihtelevat lukijan mukaan. Jos lähetät vahvistuskirjeen rahoituslaitokselle, äänesi on oltava ammattimaista ja kirjeen rungon tulee sisältää taloudellisia tietoja (esim. Palkka, provisio, palkanlisäys tai bonus). Toisaalta, jos kirjoitat uudelle työntekijälle, äänesi on oltava ystävällisempi ja voit myös poistaa taloudelliset tiedot.
   • Yritysvahvistuksen tarkoituksen ja laajuuden ymmärtäminen auttaa sinua laatimaan kirjeen, jonka sisältö vastaa vastaanottajan tarpeita.

2. 

   
   
   Mieti, kenen pitäisi kirjoittaa todistus työsuhteesta. Yleensä työnantaja kirjoittaa työntekijän puolesta kirjeen, joka vahvistaa työn. Tässä tilanteessa työntekijä lähestyy todennäköisemmin sinua, työnantajaa, ja pyytää vahvistusta työsuhteesta tiettyä tarkoitusta varten. Toisaalta työntekijä voi myös kirjoittaa työsuhteen vahvistamiseksi.Tuolloin sinä, työntekijä, kirjoitat ja pyydät työnantajan allekirjoitusta tai muutat kirjeen sisältöä työnantajan harkinnan mukaan. Työnantajien tulisi mahdollisuuksien mukaan kirjoittaa kirjeitä työntekijöiden puolesta, eikä heidän pitäisi antaa työntekijöiden kirjoittaa itse kirjeitä.
   • Jos olet työnantaja ja sinun on kirjoitettava työntekijöillesi, sinun on tiedettävä, miten sisältösi mukautetaan standardeihin, joita on noudatettava, jotta voit hallita viestissä olevaa viestiä. Samaan aikaan työnantajana se, että kirjoitat kirjeen vahvistaaksesi työn itse, tuo kirjeeseen vilpittömyyttä ja aitoutta. Haittapuoli on kuitenkin se, että sinun on käytettävä aikaa näiden kirjeiden kirjoittamiseen. Työnantajana on todennäköistä, että aikataulusi on melko kiireinen ja kirjeen kirjoittaminen voi olla aikaa vievää. Vahvistuskirjeet ovat kuitenkin yleensä lyhyitä ja ytimekkäitä, joten sinun ei tarvitse viettää liikaa aikaa kirjeiden kirjoittamiseen, varsinkin jos sinulla on ollut samanlainen kokemus aiemmin.
   • Jos olet itse kirjoittanut työntekijä, voit ilmaista vastaanottajalle välitettävät tiedot tarkasti tuhlaamatta aikaa kuvata ideoitasi työnantajalle. Samalla oman vahvistuskirjeesi kirjoittaminen vähentää työnantajallesi kohdistuvaa painetta siitä, kuinka paljon aikaa heidän on käytettävä kirjeen kirjoittamiseen (erityisesti kirjeen kirjoittaminen itse tekee pomoosi onnelliseksi. , koska hänen ei tarvitse kirjoittaa sinulle). Työnantajan tulee kuitenkin aina allekirjoittaa vahvistuskirje, eikä hän voi hyväksyä tarjoustasi. Kirjeen uudelleenkirjoittaminen kestää kauemmin, tai voit pakottaa työnantajan kirjoittamaan sinulle kirjeen.

3. 

   
   
   Kerää pyydetyt tiedot. Kun ymmärrät kuka lukija on ja kuka kirjoittaa kirjeen, sinun on kerättävä kaikki tarvittavat tiedot täydellisen työvahvistuskirjeen kirjoittamiseen.
   • Jos olet työnantaja, sinun on keskusteltava työntekijän kanssa kirjeeseen sisällytettävästä sisällöstä, erityisesti vastaanottajaan liittyvistä tiedoista, kirjeen tarkoituksesta, kirjeeseen sisällytettävistä tiedoista. kirjeen lähettämisen sisältö ja aika.
   • Jos olet työntekijä ja kirjoitat itsellesi, sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot, mutta sinun tulee myös keskustella etukäteen työnantajan kanssa heidän odotuksistaan ​​kirjeelle. vahvistettu työ. Tämä varmistaa, että kirjoitat kirjeen työnantajan asettamien standardien mukaisesti, jotta he voivat hyväksyä kirjeen sisällön.
   mainos

Osa 2/2: Uran kirjoittaminen

1. 

   Käytä yrityksen nimeä. Kun aloitat vahvistuskirjeesi kirjoittamisen, haluat aina käyttää yrityksen virallista kirjelomaketta. Jos olet työnantaja, sinun pitäisi olla aiherivi valmis; Jos olet työntekijä, kysy työnantajalta, voitko käyttää yrityksen virallista kirjelomaketta. Muodollisen kirjelomakkeen käyttäminen vahvistaa kirjeen ja saa vastaanottajan luottamaan sen sisältöön.
   • Jos sinulla ei ole aiheriviä käytettävissä, voit luoda sen tietokoneellesi viestille. Kirjelomakkeessa on oltava työnantajan yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Otsikossa on myös annettava tiedot kirjeen kirjoittaneesta henkilöstä (samoin kuin hänen asemastaan) ja kirjoituspäivämäärä.

2. 

   Tallenna vastaanottajan tiedot mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Jos tiedät erityisesti vastaanottajan nimen, lähetä viesti suoraan hänelle. Jos et tiedä kuka on viestin vastaanottaja, sisällytä vastaanottajan nimi pyytäväksi organisaatioksi ja tekstin tekstin tekstiin.
   • Esimerkiksi, jos tiedät vastaanottajan osoitteen ja nimen, kirjoita ne suoraan aiherivin alle ja seuraa asianmukaista tervehdystä, kuten "Hyvä".
   • Jos et tiedä kuka vastaanottaja on, lähetä viesti organisaation asianomaiselle osalle kommentilla viestin rungosta. Kun esimerkiksi lähetät kirjeen rahoituslaitokselle, jotta työntekijä voi lainata rahaa, voit lähettää sen paikalliseen sivuliikkeeseen seuraavan alaviitteen: "Vastaanotettu työ Lainan kuitti. " Käytä seuraavaksi sopivaa tervehdystä, esim. "Dear Sir / Madam".

3. 

   Selitä kuka olet. Työskentelyvahvistuskirjeesi ensimmäisessä kappaleessa sinun on selitettävä kuka olet ja kirjeen tarkoitus. Vaaditut tiedot sisältävät työnimikkeen yrityksessäsi, kuinka kauan olet työskennellyt siellä sekä kuinka kauan tutustut kirjeessä mainittuun työntekijään. Vaikka olisit työntekijä, joka kirjoittaa itsellesi, kirjoita kuin työnantaja kirjoittaisi sinulle, koska he hyväksyvät kirjeen sisällön.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Nimeni on Tran Van B, olen ABC Groupin myynti- ja markkinointijohtaja. Olen työskennellyt ABC Groupissa 12 vuotta ja tunnen tämän työntekijän. 7 vuoden ajan. Viimeiset 3 vuotta olin työntekijän suora johtaja. "

4. 

   Anna työvahvistus. Kirjeen seuraava kappale on yhteenveto yrityksen työntekijöiden työstä. Tämä sisältää työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät, työntekijän aseman yrityksessä, kausityön tai pitkäaikaisen työn ja työskenteleekö työntekijä edelleen yrityksessä vai ei. Tarvittaessa tähän tulisi sisällyttää myös työntekijän taloudelliset tiedot.
   • Esimerkki sopivasta tekstistä: "Kirjoitan tämän kirjeen todistaakseni työntekijän työn. Työntekijä on ollut ABC Groupissa 7 vuotta 7. syyskuuta 2003 alkaen. Työntekijä toimii varatoimitusosastossa, joka on pitkäaikainen tehtävä ABC-konsernissa. Työntekijä pysyy ABC-konsernin varamiesmyyntipäällikkönä 7. tammikuuta 2011. "
   • Toinen esimerkki voisi olla seuraava: "Kirjoitan vahvistaakseni, että työntekijä on työskennellyt ABC Groupissa 7 vuotta. Työntekijä on työskennellyt ABC Groupissa 7. syyskuuta 2003 - 7. tammikuuta 2011. Työskennellessään ABC-konsernissa työntekijä toimi apulaismyyntipäällikkönä, joka työskenteli kokopäiväisesti 7 vuotta ABC-konsernissa 600 vuosipalkalla. miljoonaa dongia. "

5. 

   Yhteenveto työntekijän tehtävistä. Tässä kappaleessa kuvataan organisaatiosi työntekijöiden velvollisuudet. Nämä tiedot ovat hyödyllisimpiä, kun kirjoitetaan työsuhteen vahvistuskirjeitä uusille työntekijöille, jotka hakevat uutta työtä. Vaikka vahvistuskirje ei ole suosituskirje, se ei ole ongelma, jos lisäät positiivisia kommentteja työntekijästä. Maine työnantajana muuttuu positiiviseen suuntaan; Autat myös työntekijöitä uusien työpaikkojen löytämisessä, kiinteistöjen vuokraamisessa tai pankkilainassa.
   • Tämä kappale voidaan kirjoittaa seuraavasti: "ABC Groupin työntekijöiden tehtäviin kuuluu: Työntekijä on vastuussa lämmittimien myynnistä pohjoisessa. Työntekijä on johtaja ja vastuullinen. Vastuu seitsemän tai yhdeksän myyjän tiimin mainostamisesta Työntekijöiden on varmistettava asiakastyytyväisyys, ratkaistava asiakkaiden valitukset ja raportoitava edistymisestä neljännesvuosittain pääkonttorille. myynnin kehitys ".

6. 

   Vältä arkaluonteisten tai laittomien tietojen jakamista työntekijöistä. Yhdysvalloissa useimmissa osavaltioissa on lakeja, jotka määrittelevät, mistä voi ja mistä ei voi puhua lähetyskirjeessäsi ja lausunnoissa mahdolliselle työnantajalle. Joissakin osavaltioissa voit antaa tietoja työntekijöistä vain työntekijöiden hyväksynnällä. Muut valtiot sallivat työnantajien paljastaa melkein kaikki työntekijätiedot edellyttäen, että tiedot ovat tarkkoja ja toimitetaan hyvässä uskossa. Varmista ennen arkaluonteisten tietojen paljastamista, että tarkistat osavaltion lait. Voit aloittaa haun täältä.
   • Esimerkiksi Alaskan osavaltion lain mukaan työnantaja saa paljastaa tietoja työntekijän suorituksista, eikä työnantaja ole vastuussa tällaisten vaatimusten esittämisestä, lukuun ottamatta työnantajan ulkopuolella tahallisesti tai tietoisesti paljastaa vääriä tai harhaanjohtavia tietoja tai työntekijöiden kansalaisoikeuksia loukkaavia tietoja.
   • Toinen esimerkki on Connecticutin osavaltio, jossa työnantajat saavat paljastaa kaikki tosiasialliset ja tarkat väitteet.

7. 

   Anna yhteystiedot vastaanottajille. Työskentelyvahvistuskirjeen viimeisen kappaleen tulee sisältää (tai työnantajan) yhteystiedot. Sinun on näytettävä nämä tiedot, ellei vastaanottajalla ole muita kysymyksiä tai huolenaiheita. Varmista, että olet vahvistanut, että vastaanottaja voi ottaa sinuun yhteyttä.
   • Esimerkiksi yhteystietokappale voi näyttää tältä: "Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja, ota yhteyttä numeroon (84-4) 555-5555 tai sähköpostitse tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Kirjoita ja lähetä kirje. Kun olet valmis, lisäät viimeisen lauseen, allekirjoitat sen, palautat sen sitten työntekijälle tai lähetät vastaanottajalle itse.
   • Loppu "terveisin".
   • Käytä aina virallista allekirjoitusta ja ilmoita otsikko kirjeessä.
   • Lisää postimerkit tai sertifikaatit, joita yrityksesi yleensä käyttää tällaisiin kirjeisiin.
   mainos

Neuvoja

• Saatat joutua kirjoittamaan työntekijän asemasta, jos hän hakee viisumia tai vihreää korttia tullakseen Yhdysvaltoihin. Sinun täytyy kaivaa syvemmälle kyseisen työntekijän tekemän työn merkitys.
• Jotkut yritykset nimittävät tiettyjä henkilöitä suorittamaan vahvistustoiminnan, ja toisilla voi olla erityisiä kirjepohjia, joita sinun tulisi käyttää henkilötodistuksessasi. Jos olet epävarma, ota yhteyttä virastosi henkilöstöosastoon.
• Jotkut työnantajat pyytävät työntekijöitä laatimaan kirjeen ja allekirjoittamaan sen. Jos pyydät työntekijää tekemään niin, muista lukea kirjeen teksti huolellisesti ennen allekirjoittamista.

Varoitus

• Anna taloudellisia tietoja vain, jos työntekijä sitä vaatii. Jos olet työntekijän itse varmentava kirje, voit lisätä tarpeellisiksi katsomasi tiedot.
• Älä mainitse työntekijän henkilökohtaisia ​​tietoja, ellei hän salli sinun.
• Jos työntekijä pyytää vahvistusta työsuhteesta, kun et enää työskentele kanssasi, älä anna sille syytä lopettaa työskentely kanssasi, vaikka hajoaminen tapahtui rauhanomaisesti.