Kirjoittaja:
Randy Alexander
Luomispäivä:
28 Huhtikuu 2021
Päivityspäivä:
1 Heinäkuu 2024
Sisältö
Sähköpostilla, kuten kaikilla muilla viestintävälineillä, on omat käytäntönsä ja sosiaaliset protokollansa. Jos sinun on kirjoitettava sähköposti, joka vaatii palautetta työn tai opiskelun aikana tai luonnoksesta, sinun on harkittava, miten sähköpostiviesti, ajoitus ja rakenne voidaan parhaiten laatia, kun luot sähköpostia. voi. Kohtelias, ytimekäs ja erityinen sähköposti auttaa sinua saamaan tarvitsemasi vastauksen.
Askeleet
Tapa 1/4: Palautteen pyytäminen työssä
Tunnista pätevin henkilö kommentoimaan työsi. Yleensä se on suora johtajasi. Joka tapauksessa sinun tulee ensin kääntyä esimiehesi puoleen tai vanhempaan tai ikätoveriin. Heillä on kokemusta auttaa sinua ja antaa tarvitsemasi palaute.
Ole kohtelias ja nöyrä kirjoittaessasi sähköposteja. Noudata näitä yleisiä sääntöjä kirjoittaessasi sähköpostia töissä. Vaatimattomuus on kätevä, kun pyydät palautetta, mutta älä ole niin nöyrä, että pomosi tai esimiehesi uskoo sinun tietävän mitään työstäsi. Sen sijaan esitä kysymyksiä, jotka kertovat edistymisestäsi työskennellessäsi projektin tai tehtävän parissa. Tämä auttaa pomosi tietämään, että et vain odota passiivisesti palautetta. Sinun tulisi myös pitää mielessä alla olevat vinkit.- Voisit kirjoittaa jotain: "Teen esityksen huomenna, mutta minulla on vähän muotoiluongelmia - en ole varma, teenkö tavallista yritysmuotoa. Olen liittänyt esitykseni. Onko sinulla ehdotuksia suunnitteluosasta? Kiitos tuestasi ".
- Älä unohda kiittää heitä sähköpostissa.
Ole tarkka, kun pyydät palautetta. Tämä voi auttaa sinua välttämään ylivoimaista palautetta, mutta se ei auta työtäsi. Vältä "kyllä" tai "ei" kysymyksiä, ellei se ole välttämätöntä. Sen sijaan sinun tulisi keskittyä projektin tiettyihin osiin, jotka sinun on tehtävä. Älä "terrorisoi" pomoasi tai työtoveriasi kaikilla kysymyksillä, jotka haluat kysyä työstäsi kerralla.- Voit esimerkiksi kirjoittaa jotain: "En ole varma, miten Eastman-tiedostoja käsitellään. Asiakkaan ei ole vielä vastattu sähköposteihini, ja koska tämä on erittäin tärkeä projekti, mielestäni olisi parasta, että lähetän hänelle sähköpostia kysymällä, mitä minun pitäisi tehdä.
- Jos odotat yleistä palautetta katsauksen tai raportin muodossa, ole täsmällinen. Ole niin kohtelias, ytimekäs ja mahdollisimman tarkka. Voit esimerkiksi pyytää raportin tehokkuudestasi tai luovuudestasi työssäsi. Jos pyydät palautetta alaisiltasi, sinun on tehtävä anonyymi kysely.
Lähetä kiitosviestejä, kun muut vastaavat. Jos palaute viittaa siihen, että sinun on parannettava paljon tai työsi ei ole kovin hyvää, kirjoita lyhyt lause parantumisesta. Sinun on annettava itsellesi aikaa käsitellä tunteitasi, ennen kuin vastaat välittömästi.- Varmista, että vastaat 1-2 päivän kuluessa.
Tapa 2/4: Palautteen pyytäminen oppimisessa
Esittele itsesi. Opettajat voivat opettaa satoja opiskelijoita, varsinkin jos he ovat yliopiston professoreita. Sinun on ilmoitettava etu- ja sukunimesi (etu- ja sukunimesi), luokkasi ja kurssi. Jos olet lukiolainen, tarvitset tietoja luokastasi tai opiskellessasi. Tällä tavalla et tuhlaa opettajien aikaa ajatellessasi kuka olet, vaan he viettävät enemmän aikaa vastaamaan tarvitsemasi tiedot.
Olla kohtelias. Joskus opiskelijoilla on vaikeuksia opettajalle lähetetyn ensimmäisen sähköpostin kanssa. Voit aloittaa sanoilla "Hei opettajapoika" tai "Hyvä Co Thanh". Vaikka opettaja lähetti sinulle sähköpostia, älä käytä vähemmän virallista kieltä kuin ennen. Pidä äänesi vakiona. Sen sijaan, että kirjoittaisit: ”Hei, miltä luulet esseeni olevan? Se on paras essee, eikö niin? ”Kirjoita näin:” En ole varma, ymmärränkö tehtävän vaatimukset oikein. Minulla on muutama esseeseen liittyvä kysymys.
Ole lyhyt. Sinun ei tarvitse selittää koko kysymyksen asiayhteyttä, ellei asiaa tarvita asian ymmärtämiseksi oikein. Jos esimerkiksi pyydät palautetta mahdollisesta määräajan pidentämisestä, opettaja tarvitsee siihen syyn. Jos kuitenkin kysyt vain kotitehtävistäsi, älä kerro heille kuinka myöhään koirasi sai sinut työskentelemään, miksi lähetit heille sähköpostia (ellei se ole lähellä lähetyspäivää) tai jos et mitään muuta, joka ei liity kotitehtäviin.
Älä odota testiä tai lähetyspäivää edeltävään yöhön pyytääksesi palautetta. Opettaja ei vain vastaa, kun lähetys on lähellä, vaan hän on myös vihainen, koska olet odottanut viimeiseen hetkeen neuvotella heidän kanssaan. Jos haluat lähettää viime hetken kysymyksiä, ole ytimekäs, tarkka ja anteeksi. Tällä tavalla on todennäköisempää, että opettaja vastaa sinulle, kunhan hän näkee sähköpostin oikeaan aikaan.
Käytä opettajan vaatimaa tiedostomuotoa. Yleensä opettajasi kertoo opetussuunnitelman esittelyn aikana, minkä tiedostomuodon hän hyväksyy tehtäviin tai lähetetään sähköpostitse. Jos opettaja esimerkiksi määrittää .doc-tiedoston, älä lähetä .df- tai.pages-muotoa. Jos olet epävarma, voit lähettää .rtf tai.pdf tai kysyä opettajalta.
Pyydä palautetta lähettämästäsi esseestä tai tietokilpailusta. Lähetä sähköpostia professorillesi ja ole kohtelias. Jos professori opettaa koulussa, voit tulla katsomaan heitä tai varata ajanvarauksen. Voit sanoa: "Hyvä professori Khoa, en suoriutunut testissäni niin hyvin kuin odotettiin. Voit ohjata minut tekemiesi virheiden läpi voidakseni suorittaa seuraavan testin. Onko se parempi? " Usein professori vastaa tähän pyyntöön miellyttävällä tavalla. mainos
Tapa 3/4: Pyydä palautetta käsikirjoituksesta
Lähetä ensin tuttavallesi sähköposti. Jos haluat saada tehokasta palautetta, paras henkilö on tuttava, mieluiten ystävä tai kollega. Kun lähetät sähköpostia tuttaville palautetta pyytääkseen, muista lähettää heille sähköpostia säännöllisesti. Jos soitat heille säännöllisesti, sinun pitäisi todennäköisesti soittaa. Älä kiirehdi lähettämään käsikirjoitusta ensimmäisessä sähköpostissa, ellet tiedä, että he ovat samaa mieltä (joku, joka on kuullut sinun lukeneen luonnoksen, tai jotakuta on pyydetty auttamaan sinua lukemaan se läpi).
- Voit lisätä lyhyen kuvauksen tai yhteenvedon sen mukaan, lähetätkö sähköpostia ystävällesi tai kollegallesi.
Lähetä asiantuntijalle sähköpostia. Jos tarvitset todella asiantuntija-apua, lähetä sähköpostia tuntemallesi asiantuntijalle ja selitä projekti ja miksi tarvitset palautetta. Älä kiirehdi, vaan kiitä kohteliaasti kohteliaasti heidän hoidostaan ja sano: "Ymmärrän, jos sinulla ei ole aikaa vastata". Voit jopa kysyä, tuntevatko he jonkun muun, jolla on aikaa ja asiantuntemusta auttaa sinua, jos he eivät voi tukea sinua.
Älä lähetä käsikirjoitusta sähköpostitse ilman erillistä ilmoitusta. Vastaanottaja ei yleensä vastaa tällaisiin sähköposteihin, ellet ole nimenomaisesti ilmoittanut maksavan, jos he auttavat. Jos he olisivat tunnettu kirjoittaja, he eivät vastaisi tällaisiin sähköposteihin, koska he saivat niin monta samanlaista sähköpostia. Sen sijaan käänny ensin ystävien, kollegoiden, professoreiden ja muun puoleen. He auttavat sinua ja ovat innokkaita tukemaan sinua.
Kerro tarkasti, mitä haluat saada palautteesta. Jos haluat vain positiivista palautetta, ilmoita siitä lukijoille. Sinun on kerrottava heille, jos tarvitset yksityiskohtaista tietoa, paikallista tai globaalia tietoa tai jos haluat vastauksen, joka on hyvin kirjoitettu, kieliopillisesti oikea tai hyvin jäsennelty. Tämä auttaa erittäin tehokkaasti lukijaasi tietämään, mitä heiltä voi odottaa.
- Positiivisen palautteen pitäisi olla hyödyllistä. Jos lukijasi selittää, miksi he rakastavat tiettyä asiaa, opit paljon käsikirjoituksestasi.
- Jos saat negatiivista palautetta, anna itsellesi aikaa vastata. Jos he ovat ystäväsi, ehkä he vain haluavat auttaa sinua. Jos he ovat asiantuntijoita riippumatta siitä, kuinka vihainen tai turhautunut olet, älä vastaa kielteisesti. Sen sijaan kiitä heitä tuesta ja siirry eteenpäin. Jonkin ajan kuluttua huomaat todennäköisesti, että heidän palautteestaan on apua, vaikka tapa, jolla he kommunikoivat, ei toimi.
Anna lukijalle aikaa vastata. Jos pyydät yksityiskohtaista palautetta uudesta luonnoksesta, älä odota vastausta päivässä tai edes viikossa.Lukijat tarvitsevat aikaa muokata näin pitkää käsikirjoitusta. Jos sinulla on määräaika lähettää käsikirjoituksesi, ilmoita siitä lukijalle. Voit myös kysyä, voivatko he lähettää muokkauksia tiettynä päivänä. Muista, että heillä on oma elämänsä ja velvollisuutensa.
Kiitos avustasi. Jos kysyt ystävältä, voit ostaa heille lahjan, kuten suklaarasian, tai vain auttaa heitä takaisin, kun he tarvitsevat sitä. Jos he ovat asiantuntijoita, voit kirjoittaa kiitosviestin kertoaksesi heille, että arvostat heidän tukeaan ja aikaa. Lukijan kiittämisen unohtaminen voi saada heidät tuntemaan itsensä hyödynnetyksi ja / tai arvostamattomiksi, ja tekee heistä vähemmän halukkaita auttamaan sinua tulevaisuudessa. mainos
Tapa 4/4: Palautteen pyytäminen asiakkaalta
Älä kysy liikaa kysymyksiä. Asiakkaat ovat nyt hukkua monien yritysten tekemillä niin monilla kyselyillä. Voit olla varma, että asiakas poistaa sähköpostisi heti lukiessaan sitä, jos se sisältää liikaa kysymyksiä. Jos haluat asiakkaidesi olevan kiinnostuneita, esitä vain kysymys tai kaksi ja siinä kaikki.
Esitä avoimia kysymyksiä. Kyllä / Ei-kysymysten sijaan kysy mielekkäämpiä vastauksia. Sen sijaan, että kysyisit, "Voitteko esitellä meitä ystävällesi?", Sinun tulisi kysyä "Kuinka esität meidät ystävällesi?" Tämäntyyppiset kysymykset antavat sinulle informatiivisemman vastauksen kuin kyllä / ei-kysymys.
Kerro asiakkaalle, että palaat heihin nopeasti. Tämä auttaa asiakkaita tuntemaan, että heidän mielipiteensä arvostetaan sen sijaan, että ne lähetettäisiin postilaatikkoon, jota kukaan ei lue tai välitä. Saat myös vilpitöntä palautetta, jos he tietävät, että vastaat.
- Kun vastaat, ole rehellinen ja ammattitaitoinen. Nykyisessä yleisessä Internet-kulttuurissa tuhoat yrityksen maineen välittömästi, jos vastaat ammattitaitoisesti ja vilpittömästi.
Älä lisää salamoita tai mitään muuta, mikä hidastaa sähköpostien latautumista. Jos asiakkaalla on hidas yhteys, hän poistaa sähköpostin heti, kun se ei voi ladata sisältöä. Muista, että palaute on usein tärkeämpää kuin nämä ominaisuudet.
Käytä oikeita fontteja ja formaatteja. Suunnittele sähköpostisi ammattimaisesti ja selkeästi. Sähköposti, jossa on huono kuva ja Comic Sans -fontti, ei yleensä vaikuta asiakkaaseen. Käytä sen sijaan vakiofonttia, kuten Times New Roman tai Arial, jos olet epävarma käytettävän kirjasimen suhteen, ja varmista kuvan laatu.
Varmista, että sähköposti on suunniteltu tehokkaasti. Yhden sarakkeen sisältömuoto on tehokkaampi kuin jaetun sarakkeen muoto. Valitse kirjasin, joka ei ole liian pieni. Sinun on määritettävä sähköposti, joka näkyy kokonaan kannettavalla tietokoneella, puhelimella tai tabletilla. Koska monet ihmiset tarkistavat sähköpostin puhelimellaan, sinun on muotoiltava sähköposti oikein. mainos
Neuvoja
- Pieni nöyryys on sinulle erittäin hyödyllistä.
- Älä häiritse muita palautteen saamiseksi.
- Säilytä kontekstuaaliset sähköpostin kirjoittamissäännöt.
