Sisältö

• Astua
• Tapa 1/2: Luo suunnitelma organisaation muutosten hallitsemiseksi
• Tapa 2/2: Seuraa muutoksia projektiin
• Vinkkejä

Muutoksenhallintasuunnitelmia on kahdenlaisia. Yksi on huolissaan muutoksen vaikutuksista organisaatioon ja siirtymän pehmentämiseen. Toinen tekee muutoksia yhteen projektiin ja tuottaa selkeän selvityksen tuotteeseen tehdyistä mukautuksista tai muutoksista projektitasolla. Molempien suunnitelmien tavoitteena on kommunikoida selkeästi siitä, mitä on tehtävä oikein ja tarkasti.

Astua

Tapa 1/2: Luo suunnitelma organisaation muutosten hallitsemiseksi

1. Näytä muutoksen syyt. Luettele muutospäätökseen johtaneet tekijät, kuten suorituskyvyn aukot, uusi tekniikka tai muutos organisaation tehtävässä.
   • Yksi mahdollinen lähestymistapa on kuvata organisaation nykytilannetta ja tulevaa tilannetta, jonka tämä suunnitelma haluaa aikaansaada.
2. Määritä muutos ja sen suuruus. Kuvaile lyhyesti muutoksenhallintasuunnitelman odotettua luonnetta. Määritä, vaikuttaako tämä työnkuviin, menettelyihin, käytäntöön ja / tai rakenneorganisaatioon. Luettele osastot, työryhmät, järjestelmät tai muut alueet, joihin tehdään muutoksia.
3. Luettele sidosryhmien tuki. Luettelo kaikista sidosryhmistä, joihin suunnitelma vaikuttaa, kuten esimerkiksi ylimmän johdon, projektipäälliköt, projektin sponsorit, loppukäyttäjät ja / tai työntekijät. Kirjoita kullekin ryhmälle, jos sidosryhmä tukee muutosta.
   • Voit näyttää kaavion näiden tietojen välittämiseksi lyhyesti ja selkeästi. Voit jakaa kaaviot "Tietoisuus", "Tuen taso" ja "Vaikutus" kullekin sidosryhmälle korkean / keskitason / matalan luokituksen perusteella.
   • Jos mahdollista, voit käydä henkilökohtaisia ​​keskusteluja tuen saamiseksi.
4. Kokoa muutoksenhallintatiimi. Tämä tiimi on vastuussa kommunikoinnista kaikkien sidosryhmien kanssa, huolenaiheiden luetteloimisesta ja siitä, että muutosprosessi on mahdollisimman sujuva. Valitse ihmiset, joilla on suuri uskottavuus yrityksessä ja joilla on hyvät viestintätaidot.
   • Tähän tiimiin kuuluu muutosprosessin alkuunpanija ylimmältä johtotasolta. Korosta, että tähän liittyy todella aktiivista työtä muutosten ajamiseksi ja että kyse ei ole vain suunnitelman hyväksymisestä.
5. Kehitä lähestymistapa organisaation johtohenkilöstön saamiseksi mukaan. On äärimmäisen tärkeää saada organisaation johtajien tuki muutoksen onnistumiseksi. Pyydä jokaista johtohenkilöstöä antamaan palautetta muutoksesta ja työskentelemään jokaisen kanssa ottamaan aktiivinen rooli muutoksen edistämisessä.
6. Valmista suunnitelma jokaiselle sidosryhmälle. Arvioi jokaisen sidosryhmän, mukaan lukien muutosta tukevat, riskit ja huolenaiheet. Pyydä muutoksenhallintatiimi ratkaisemaan nämä ongelmat.
7. Laadi viestintäsuunnitelma. Viestintä on tärkein osa muutoksenhallintasuunnitelmaa. Kommunikoi säännöllisesti kenen tahansa kanssa, jonka työhön muutokset vaikuttavat. Korosta muutosten tekemisen syitä ja niistä saatavia etuja.
   • Sidosryhmille olisi annettava mahdollisuus kasvotusten kaksisuuntaiseen viestintään. Yksityiset kokoukset ovat erittäin tärkeitä.
   • Viestinnän tulee tulla muutoksen pääaloittajalta, jokaisen työntekijän välittömältä esimieheltä ja muilta sidosryhmien luottamista edustajilta. Kaikessa viestinnässä on välitettävä johdonmukainen viesti.
8. Selvitä mistä oppositio tulee. Muutokset johtavat aina vastustukseen. Tämä tapahtuu yksilötasolla, joten keskustele sidosryhmien kanssa henkilökohtaisesti saadaksesi selville miksi. Seuraa valituksia, jotta muutoksenhallintatiimi voi ratkaista ne. Näitä ovat erityisesti:
   • ihmisillä ei ole motivaatiota muuttua tai heillä ei ole kiireellisyyttä
   • ihmiset eivät ymmärrä laajempaa kuvaa tai miksi muutokset ovat tarpeen
   • osallistuminen prosessiin puuttuu
   • ihmiset ovat epävarmoja työstään, tulevasta asemastaan ​​tai vaatimuksistaan ​​ja taidoistaan
   • johto ei täytä odotuksia muutosten toteuttamisesta tai viestinnästä
9. Käsittele tukoksia. Moniin valituksiin voidaan puuttua kommunikoimalla intensiivisemmin tai muuttamalla viestintästrategiaa siten, että keskustellaan erityisistä ongelmista. Muut valitukset edellyttävät erilaisia ​​lähestymistapoja, jotka voidaan integroida suunnitelmaasi tai antaa muutoksenhallintatiimille niiden toteuttamiseksi. Mieti, mikä näistä lähestymistavoista sopii organisaatiosi tilanteeseen:
   • Tee muutoksia työntekijöiden kuvauksiin tai menettelytapoihin asettamalla työntekijöiden koulutus etusijalle.
   • Jos odotat stressaavaa siirtymistä tai vähän motivaatiota, järjestä tapahtuma tai tarjoa etuja työntekijöille.
   • Jos sidosryhmät eivät ole motivoituneita vaihtamaan, tarjoa kannustimia.
   • Jos sidosryhmät kokevat syrjäytyvän, järjestä kokous palautteen keräämiseksi ja pohdi, mitä muutoksia voit tehdä suunnitelmaan.

Tapa 2/2: Seuraa muutoksia projektiin

1. Määritä muutoksenhallintatoiminnot. Luettelo toiminnoista, jotka määritetään tälle projektille. Kuvaile kunkin tehtävän vastuut ja taidot. Sinun on annettava vähintään yksi projektipäällikkö muutoksen toteuttamiseksi päivittäin ja projektin sponsori seuraamaan yleistä edistymistä ja tekemään korkean tason muutoksenhallintapäätöksiä.
   • Suurissa organisaatioissa tehtävissä suurissa projekteissa voit jakaa projektipäällikön roolin eri ihmisille, joilla kullakin on erityiset taidot.
2. Ajattele muutoksenhallintakomitean perustamista. Ohjelmistoprojekteissa on yleensä muutoksenhallintakomitea, joka koostuu kunkin sidosryhmän edustajista. Tämä komitea hyväksyy muutospyynnöt projektipäällikön tilalle ja ilmoittaa päätöksistä sidosryhmille. Tämä lähestymistapa toimii hyvin hankkeissa, joissa on mukana eri sidosryhmiä, ja hankkeissa, joiden soveltamisala ja tavoitteet on arvioitava uudelleen.
3. Ota käyttöön menettely muutospyyntöjen esittämiseksi. Kun joku projektitiimistä on löytänyt tavan edetä, miten teet tämän idean totta? Kuvaa tässä suunnitelmassa ryhmän hyväksymä menettely. Tässä on esimerkki:
   • Tiimin jäsen täyttää muutospyyntölomakkeen ja lähettää sen projektipäällikölle.
   • Projektipäällikkö syöttää lomakkeen muutospyyntölokiin ja päivittää lokin, kun pyynnöt toteutetaan tai hylätään.
   • Johtaja antaa tiimin jäsenille tehtäväksi laatia yksityiskohtaisempi suunnitelma ja arvioida tarvittavat ponnistelut.
   • Projektipäällikkö lähettää suunnitelman projektin sponsorille hyväksymistä tai hylkäämistä varten.
   • Muutos on toteutettu. Sidosryhmille ilmoitetaan säännöllisesti edistymisestä.
4. Luo lomake muutoksen pyytämiseksi. Seuraavat tiedot tulisi sisällyttää jokaiseen pyyntöön ja lisätä lokiin:
   • hakemuksen muutoksen päivämäärä
   • muutospyynnön numero, jonka projektipäällikkö antaa
   • otsikko ja kuvaus
   • lähettäjän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
   • prioriteetti (korkea, keskitaso tai matala). Kiireellisten muutosten hallintasuunnitelmilla on erilaiset määräajat.
   • tuotenumero ja versio (ohjelmistoprojekteille)
5. Lisää muutoslokiin lisätietoja. Tämän lokin tulisi myös tallentaa päätökset ja niiden toteutus. Muutoshakemuslomakkeessa annettujen tietojen lisäksi sinun on annettava tilaa seuraaville tiedoille:
   • hyväksyminen tai hylkääminen
   • hakemuksen hyväksyvän tai hylkäävän henkilön allekirjoitus
   • määräaika muutoksen toteuttamiselle
   • muutoksen päättymispäivä
6. Seuraa suuria päätöksiä. Päivittäisten muutosten seurantamuutoslokin lisäksi voit myös pitää kirjaa kaikista tehdyistä tärkeimmistä päätöksistä. Tämän raportin ansiosta on helpompaa löytää pitkäaikaisia ​​hankkeita tai hankkeita, joiden hallinnassa tapahtuu muutoksia. Tämä raportti voi toimia myös perustana viestinnälle asiakkaiden tai ylimmän johdon kanssa. Pidä kirjaa seuraavista tiedoista, jos muutat termiä, projektikokoa tai projektivaatimuksia, prioriteettitasoja tai strategiaa:
   • kuka teki päätöksen
   • kun päätös tehtiin
   • tiivistelmä päätöksen perusteluista ja sen täytäntöönpanomenettelystä. Lisää tähän menettelyyn liittyvät asiakirjat.

Vinkkejä

• Rakenna luottamusta ja uskollisuutta sekä henkilökunnallesi että asiakkaillesi. Ihmiset tuntevat usein olonsa epämukavaksi muutoksen vuoksi. Välittämällä viesti siitä, että asetat työntekijöidesi edut etusijalle, voitat heidän tukensa.