Sisältö

• Astua
• Osa 1/3: Työraportin suunnittelu
• Osa 2/3: Työraportin laatiminen
• Osa 3/3: Raportin tehokkuus
• Vinkkejä
• Varoitukset

Työraportin kirjoittaminen voi olla vaikuttavaa, vaikka se voi olla helpompaa kuin luulisi. Työraportteja käytetään yleensä selittämään työprojektin etenemistä tai antamaan johtopäätöksiä ja suosituksia työpaikkakysymyksistä. Voit kirjoittaa tehokkaan työraportin helposti aloittamalla tavoitteen, yleisön, tutkimuksen ja viestin. Sitten valmistele raporttisi tavallisella yritysraporttimallilla. Lopuksi voit muokata raporttia, jotta se olisi tehokas.

Astua

Osa 1/3: Työraportin suunnittelu

1. Määritä raportin tavoite ja aihe. Ehkä joku pyysi sinulta raporttia. Tavoite tai aihe todennäköisesti sisällytetään pyyntöön. Jos et ole varma tavoitteesta tai aiheesta, mieti, mitä välität yleisöllesi. Voit myös pyytää selvennystä esimieheltäsi tai esimieheltäsi.
   • Tavoitteena voi olla esimerkiksi analysoida yritysongelma, selittää työskentelemäsi projektin tulokset tai antaa esimiehelle yleiskatsaus työn etenemisestä.
2. Määritä kohdeyleisölle sopiva sävy ja kieli. Harkitse, mitä kohdeyleisö jo tietää, sekä ammattikieltä, jonka he ymmärtävät. Työraporttia kirjoittaessasi voit usein käyttää ammattimaisempaa kieltä ja ammattikieltä kuin kirjoittaessasi suurelle yleisölle.
   • Kuka lukee raportin? Sisällytä yleisösi joku, joka voisi kohtuudella käyttää raporttia.
   • Jos kirjoitat erityyppisille lukijoille, sisällytä kaikki tarvittavat tiedot, jotta myös vähiten perehtynyt lukija ymmärtää sen helposti. Käytä kuitenkin otsikoita kullekin osalle, jotta tietoiset lukijat voivat ohittaa heille tarpeettomia tietoja. Voit myös sisällyttää osioita kullekin yleisölle vastaamaan heidän yksilöllisiä tarpeitaan.
3. Kerää tutkimus- ja tukimateriaalisi tarvittaessa. Liitä mukaan materiaalit, joita käytit päätelmien tekemiseen tai suositusten laatimiseen. Aiot viitata tähän valmistellessasi raporttia, ja saatat joutua sisällyttämään sen raportin liitteisiin. Seuraavat asiat on sisällytettävä raporttia laadittaessa:
   • Taloudelliset tiedot
   • Taulukot
   • Kaaviot
   • Tilastot
   • Kyselyt
   • Kyselylomakkeet
   • Keskustelut asiantuntijoiden, kollegoiden, asiakkaiden jne. Kanssa
4. Tarkastele edistymistäsi, kun kirjoitat edistymisraporttia. Hyvä edistymisraportti antaa nopean yleiskuvan tekemäsi työstä, siitä, mitä aiot tehdä ja onko projekti sujunut. On parasta ajatella sitä vastauksena kysymyksiin, joita ihmisillä on projektistasi. Raporttiin on sisällytettävä tämä:
   • Onko projektin kesto muuttunut?
   • Mitä tehtäviä olet tehnyt edellisen edistymisraportin jälkeen?
   • Mitä tehtäviä teet seuraavaksi?
   • Oletko valmis toteuttamaan projektin ajoissa? Jos ei, miksi?
   • Mitä pullonkauloja olet kohdannut ja miten aiot ratkaista ne?
   • Opitko mitään tässä kuussa?
5. Tee ääriviivat raporttiin sisällytettävien tietojen kanssa. Kirjoita ideasi yhteenvetoon ja käytä sitä kirjoitusapuna. Kun teet tämän, kehitä raporttisi otsikot, jotka auttavat sinua järjestämään sanoman. Yleiskatsauksen ei tarvitse olla siisti tai hyvin kehittynyt, koska se on vain omaan käyttöön.
   • Useimmissa tapauksissa sinun tulisi aloittaa raportti selittämällä tulokset ja johtopäätökset tai suositukset. Selitä sitten, miten olet päässyt tähän pisteeseen, ja perustelut, jos mahdollista.
   • Jos aiot tehdä kiistanalaisen johtopäätöksen tai suosituksen, selitä ensin prosessi ja perustelut, jotta kohdeyleisösi pystyy ymmärtämään, miksi keksit tämän idean.

Osa 2/3: Työraportin laatiminen

1. Käytä kansilehteä tai otsikkosivua. Otsikkosivun tulee sisältää raportin nimi, jota seuraa päivämäärä - erillisellä rivillä - kun lähetit sen. Kolmannella rivillä ilmoitat kaikkien tekijöiden nimet. Kirjoita sitten organisaatiosi nimi neljännelle riville.
   • Joissakin tapauksissa voit myös liittää motivaatiokirjeen, jossa selitetään, miksi kirjoitit raportin, mitä se sisältää ja mitä luulet sinun tekevän seuraavaksi. Tämä on yleisempää raporttien kanssa, joiden valmistelu on kestänyt kauan tai vaativat lisäselvityksiä, ennen kuin lukija tarkastelee itse raporttia.
   • Edistymisraportissa ilmoitat nimesi, projektisi nimen, päivämäärän ja raportointijakson otsikkosivulla. Aseta kukin kohde erilliselle riville. Voit merkitä jokaisen rivin nimellä "nimi", "projektin nimi", "päivämäärä" ja "raportointijakso" tai voit vain luetteloida tiedot.
   • Kysy esimieheltäsi, onko olemassa erityisiä suosituksia työraportin muotoilemiseksi. Hän on paras lähde raporttisi valmisteluun.
2. Anna yhteenveto tärkeimmistä tiedoista. Liitä mukaan päätelmät, perustelut ja suositukset. Tämä antaa ymmärtää raporttisi pääkohdat tarvitsematta lukea raporttia kokonaisuudessaan. Sinun ei tarvitse kirjoittaa yksityiskohtaisia ​​selityksiä, mutta lukijan on kyettävä ymmärtämään, mistä raportissa on kyse. Yhteenvedon tulisi olla yhdestä viiteen sivua.
   • Sinun ei tarvitse tiivistää koko raporttia. Keskity vain raportin pääaiheisiin, kuten esittelemiisi suosituksiin tai päätelmiin.
   • Jos kirjoitat edistymisraporttia, voit ohittaa tämän osan.
3. Liitä sisällysluettelo raporttiin. Ilmoita sisällysluettelon osiot ja sivunumerot, joista kyseinen osa alkaa. Tämän avulla lukijat voivat helposti selata raporttia ja löytää tarvittavat tiedot.
   • Käytä otsikoita ja otsikoita jokaiselle osalle, jotta raportti on helppo lukea.
   • Kun kirjoitat edistymisraporttia, sinun ei yleensä tarvitse sisällyttää sisällysluetteloa, ellei pomosi halua. Lisää kuitenkin otsikot ja otsikot kullekin osastolle, jotta raportissa liikkuminen on helpompaa.
4. Kirjoita johdanto antaa yleiskatsaus raportista. Kerro lukijalle, miksi kirjoitit tämän työraportin. Tee yhteenveto raporttia ympäröivästä kontekstista ja selitä tavoitteesi. Kerro kysymykset, joihin vastaat, tai ongelma, jonka ratkaiset. Ilmoittakaa raportin kesto ja toimintasuunnitelma ja sen sisältö.
   • Johdannon ei tarvitse olla pitkä. Ole suora ja tarkka, jotta lukija ymmärtää kontekstin ja tarkoituksen ilman pitkää selitystä.
   • Kirjoita johdannoksi kaksi tai neljä kappaletta.
   • Edistymisraportissa johdanto voi sisältää enintään yhden tai kaksi kappaletta. Sen pitäisi tiivistää projekti ja mitä toivot saavuttaa. Voit myös ilmoittaa, mitä olet jo suorittanut ja mitä aiot tehdä seuraavaksi.
5. Selitä esittämät tulokset tai johtopäätökset. Anna perusnäkymä tutkimuksesta tai arvioinnista, jonka olet suorittanut tähän projektiin liittyen. Keskustele sitten ja tulkitse havaintosi ja miten ne liittyvät raportin aiheeseen.
   • Useimmissa tapauksissa tämä osa sisältää johdantokappaleen ja luettelon tekemistäsi johtopäätöksistä.
   • Tältä näyttää yksi johtopäätös: "1. Väestömme ikääntyy, mikä lisää terveysriskejä asiakkaillemme. "
   • Kun kirjoitat edistymisraporttia, sinulla ei ole tuloksia tai johtopäätöksiä. Luettele sen sijaan saavutukset tai suoritetut tehtävät perehdytystä seuraavassa osiossa. Voit myös kirjoittaa lyhyen 2 - 4 lauseen kappaleen tähän osioon. Luettelo on kuitenkin yleensä riittävä. Voit luetella: "200 € kerätty festivaaliteltan maksamiseen", "Sopittu juhlasuunnitelman kanssa festivaalisuunnittelun hallinnoimiseksi" ja "Tutkittu 1500 asukasta keräämään julkista tietoa".
6. Anna sinulle suosituksia tulevaisuutta varten. Suositusten tulisi selittää, mitä tapahtuu tulevaisuudessa. Selitä, mitä ratkaisut tuottavat ja miten ne liittyvät johtopäätöksiisi. Kun olet kirjoittanut selityksesi, anna suosituksesi toimintapisteiden muodossa numeroituna luettelona. Luettele suosituksesi tärkeimmistä vähiten tärkeisiin.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa: "1. Kouluta kaikki työntekijät suorittamaan elvytys. "
   • Jos kirjoitat edistymisraporttia, ilmoita sen sijaan tehtävät tai tavoitteet, jotka haluat suorittaa seuraavalla työjaksolla. Voit esimerkiksi listata "Etsi toimittajia festivaalille", "Hyväksy festivaalin mallit" ja "Tilaa tarjousjulisteita".
7. Keskustele prosessista ja päättelyistä, jotka johtivat johtopäätöksiisi. Selitä, miten käsittelet aihetta, ongelmaa tai ongelmaa. Tarkista havainnot ja selitä sitten, kuinka ne johtavat suosituksiisi. Erota keskustelu eri osioihin otsikoilla, jotka kertovat lukijalle, mitä siinä on.
   • Tähän sisältyy pidempi keskustelu tutkimuksesta ja arvioinneista.
   • Tämän osan tulisi olla tietueen pisin.
   • Jos kirjoitat edistymisraporttia, voit ohittaa tämän osan. Sen sijaan, lisää osio esteistä, joita olet kohdannut työskennellessäsi projektissa, ja siitä, miten käsittelet niitä. Voisit kirjoittaa: "Monet asukkaat eivät palauttaneet kyselyä, koska se ei ollut postimaksu. Tulevaisuudessa sisällytämme ennakkomaksupostia kyselyihimme tai annamme asukkaille mahdollisuuden suorittaa kysely digitaalisesti. "
8. Luettelo kaikista raportin valmistelussa käyttämistäsi viitteistä. Viitteet voivat sisältää lehtiartikkeleita, uutisartikkeleita, haastatteluja, kyselyjä, kyselylomakkeita, tilastoja ja muuta asiaan liittyvää tietoa. Mainitse nämä viitteet raportin lopussa ja merkitse sivu viitteiksi.
   • Ellei toisin mainita, käytä APA-muotoa yritysraportteihin.
   • Voit ohittaa tämän osan, jos valmistelet edistymisraporttia.
9. Anna liitteitä materiaaleista, kuten kyselyistä, kyselylomakkeista tai sähköposteista. Kaikki työraportit eivät tarvitse liitteitä. Voit kuitenkin sisällyttää ne, jos haluat antaa lukijoille viittaamasi materiaalin tai jos haluat antaa lisätietoja, jotka voivat auttaa heitä ymmärtämään paremmin aihetta tai havaintojasi. Merkitse kukin liite erillisellä kirjaimella.
   • Esimerkiksi: "Liite A", "Liite B" ja "Liite C."
   • Jos kirjoitat edistymisraporttia, sinun ei tarvitse sisällyttää tätä osaa.
10. Sulje lyhyt johtopäätös ja yhteenveto havainnoistasi tai edistymisestäsi. Sinun ei ehkä tarvitse tehdä johtopäätöksiä, mutta sen kirjoittaminen voi olla hieno yhteenveto ponnisteluistasi. Pidä johtopäätöksesi kolmesta neljään lauseeseen, joissa tiivistetään raportissasi esitetyt tiedot.
    • Voisit kirjoittaa: "Taidefestivaalin suunnitteluprojekti on etenemässä ja se valmistuu aikataulun mukaisesti. Olemme suorittaneet 90% ennakkosuunnittelutyöstämme ja olemme nyt siirtämässä painopisteen tarvittavien laitteiden hankintaan. Projektilla ei ole merkittäviä esteitä, mutta aiomme puuttua vähitellen tuleviin esteisiin. "

Osa 3/3: Raportin tehokkuus

1. Käytä selkeitä otsikoita auttaaksesi yleisöäsi siirtymään raportissa. Luo suoria otsikoita ja pääse suoraan asiaan. Lukijan on tiedettävä tarkalleen, mitä raportti sisältää.
   • Otsikoihin voi sisältyä johdanto, suoritetut tehtävät, tavoitteet seuraavalle vuosineljännekselle, esteet ja ratkaisut sekä lopputulos.
   • Kohdista otsikot raportin tietoihin.
   • Edistymisraportissa lukijat ovat todennäköisesti esimiehesi, tiimisi tai asiakkaasi.
2. Käytä yksinkertaista ja suoraa kieltä ideasi välittämiseen. Työraportin ei tarvitse sisältää vaikeita sanoja ja luovia lauseita. Sinun tarvitsee vain viedä mielipiteesi lukijalle. Ilmaise ideoitasi mahdollisimman yksinkertaisilla sanoilla ja asiaan.
   • Voisit kirjoittaa: "Tulot kasvavat 50% viimeisellä vuosineljänneksellä". Sen sijaan, että "Tulot kasvavat 50% tuottamaan suuria tuloja viimeisellä vuosineljänneksellä".
3. Kirjoita lyhyesti, jotta raportti olisi mahdollisimman lyhyt. Tarpeeton kirjoittaminen tuhlaa sekä sinun että lukijoiden aikaa. Älä ole pinnallinen ja siirry suoraan liiketoimintaan.
   • Muista, että jotkut työraportit voivat olla melko pitkiä, koska ne voivat sisältää paljon tietoa. Kirjoituksesi tulisi kuitenkin aina olla suppea.
   • On okei kirjoittaa: `` Myynti kasvoi viimeisellä vuosineljänneksellä sen jälkeen, kun myyntihenkilöstö käytti kylmäkutsuja '', eikä: `` Tulot kasvoivat räjähdysmäisesti viimeisellä vuosineljänneksellä, kun lahjakkaat ja omistautuneet myyjämme olivat potentiaalisia asiakkaita soittamalla pyytämään heitä ostamaan lisää tuotteita. '
4. Ilmaise ideasi objektiivisella ja tunteettomalla kielellä. Pysy tosiseikoissa ja anna lukijan tehdä omat johtopäätöksensä objektiivisen näkemyksen perusteella. Vaikka saatat antaa suosituksia ongelmaan, älä yritä herättää lukijoiden tunteita vakuuttamaan heidät. Anna lukijan muodostaa omat ajatuksensa ja tuomionsa objektiivisen näkemyksen perusteella.
   • Sen sijaan, että kirjoitettaisiin: "Irtautuneilla työntekijöillä on alhainen moraali, mikä tekee toimistosta sieluttoman koneen", voit kirjoittaa: "Työntekijät, joiden tuottavuusluokitukset olivat muita heikommat, kertoivat olevansa osallisina.
5. Vältä slangin ja sanan "I" käyttöä useimmissa raporteissa. Voi olla tarkoituksenmukaista käyttää "minua" edistymisraportissa, kun kirjoitat projektista, jossa työskentelet yksin. Jos ei, älä käytä sanaa "minä" tai muuta slangia työraportissasi. On kuitenkin okei käyttää "sinä" suunnatessasi lauseen tarkoitettuun lukijaan.
   • Pidä kielesi ammattilainen koko raportin ajan.
6. Tarkista raporttisi varmistaaksesi, että siinä ei ole virheitä. Kielioppi ja kirjoitusvirheet heikentävät työraporttisi ammattimaisuutta. On tärkeää, että tarkistat raportin varmistaaksesi, ettet ole käyttänyt kirjoitusvirheitä, väärää sanamuotoa tai väärin käytettyjä sanoja. On parasta tarkistaa raportti vähintään kahdesti.
   • Anna mahdollisuuksien mukaan joku muu tarkistaa raportti puolestasi, koska omia virheitäsi on vaikea havaita.
   • Ajan salliessa sinun tulee asettaa raportti sivuun vähintään 24 tunniksi ennen sen tarkistamista.

Vinkkejä

• Kun olet kirjoittanut ensimmäisen työraporttisi, voit käyttää sitä mallina tuleviin raportteihin.
• Sinulla on todennäköisesti jo malli työpaikkaraporteille. Ota yhteyttä esimiehesi nähdäksesi, voitko käyttää mallia raportissasi.
• Jos mahdollista, perustaa raporttimuoto yrityksesi tai organisaatiosi olemassa olevaan työraporttiin. Tarkista toimistosi tiedostot tai pyydä kollegalta tai esimieheltä kopiota olemassa olevasta raportista.

Varoitukset

• Jos käytät olemassa olevaa raporttia esimerkkinä, älä kopioi sen sanamuotoa. Tämä on plagiointia ja johtaa todennäköisesti ammatillisiin seurauksiin.