Sisältö

• Astua
• Menetelmä 1/2: Perusteet
• Menetelmä 2/2: Sisältö
• Vinkkejä

Yhteenveto on liiketoiminta-asiakirjan tärkein osa. Se on ensimmäinen (ja usein ainoa) osa, jonka muut lukevat, ja viimeinen osa, jonka sinun pitäisi kirjoittaa. Se on lyhyt katsaus koko asiakirjaan, ja se on suunniteltu osoittamaan kiireisiä ihmisiä, jotka lukevat asiakirjaasi yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon lukemaan ja mitä toimia todennäköisesti tehdään.

Astua

Menetelmä 1/2: Perusteet

1. Ymmärrä, että yhteenveto on lyhyt yleiskatsaus liiketoiminnasta. "Lyhyt" ja "yleiskatsaus" ovat tässä sanat. Yhteenveto ei ole suinkaan kattava, eikä se korvaa alkuperäistä teosta. Yhteenveto saa olla enintään 10% alkuperäisestä asiakirjasta. Yritä saavuttaa 5–10%.
   • Yhteenveto eroaa otteesta. Ote tarjoaa lukijalle yleiskatsauksen ja suunnan, kun taas yhteenveto ilmaisee enemmän ydintä ja antaa suunnan. Otteita käytetään useammin akateemisissa julkaisuissa, tiivistelmiä enemmän yritystarkoituksiin.
2. Varmista, että noudatat tyyliä ja rakennetta koskevia ohjeita. Suurin osa vaikuttavista yhteenvetolähteistä on samaa mieltä siitä, että tiettyjä tyyli- ja rakenneohjeita olisi sovellettava. Nämä sisältävät:
   • Kappaleiden tulisi olla lyhyitä ja asiaankuuluvia.
   • Tiivistelmien on oltava ymmärrettäviä lukematta alkuperäistä raporttia.
   • Yhteenvedot tulee kirjoittaa tavalla, joka sopii yleisölle, jolle teksti kirjoitetaan.
3. Määritä ongelma. Yhteenvedossa tulisi määritellä selkeä ongelma, koskien se toimitusketjun hallintaa tai markkinointikampanjoita ulkomailla. Selkeä ongelman määrittely on erityisen tärkeää tiivistelmissä, koska taustalla olevat asiakirjat kirjoittavat usein teknikot, joilla ei ole juurikaan ymmärrystä käsitteellisistä asioista. Varmista, että ongelma on kirjoitettu selkeillä, ymmärrettävillä sanoilla.
4. Tarjoa ratkaisu. Ongelma tarvitsee aina ratkaisun. Selkeä tavoite (ja syy rahoittaa syy) on esitettävä ratkaisu siten, että se ratkaisee ongelman tehokkaasti. Jos ongelmaa ei ole määritelty selkeästi, ratkaisullasi ei todennäköisesti ole myöskään järkeä.
5. Käytä kuvia, luettelomerkkejä, otsikoita, jos se helpottaa asiakirjassa liikkumista. Yhteenveto ei ole essee; niiden ei tarvitse olla pitkiä tekstilohkoja. Jos ne lisäävät ymmärrystä, olet oikealla tiellä:
   • Patsas. Hyvin esitetty kuva, joka korostaa tarkasti asiakkaan ongelman luonnetta, voi selventää yhteenvedon ydintä. Visuaalisen stimulointi on usein yhtä tehokasta kuin analyysi.
   • Luettelot. Pitkät tiedot voidaan jakaa hallittavampiin luetteloihin.
   • Päät. Järjestä tarvittaessa yhteenvedon aiheet otsikoihin. Tämä auttaa lukijaa pysymään raiteillaan aloittaessaan yhteenvedon.
6. Pidä yhteenveto tuoreena ja ilman ammattikieltä. Jargon on ymmärryksen vihollinen. Se on vain melko suosittu liike-elämässä. Sanoja, kuten "käyttöliittymä", "vipuvaikutus", "ydinosaaminen" ja vastaavat, ovat kaikki sanoja, joita tulisi välttää. Ne peittävät todellisen merkityksen ja tekevät yhteenvedosta epämääräisen ja määrittelemättömän.

Menetelmä 2/2: Sisältö

1. Aloita alkuperäisestä asiakirjasta. Koska yhteenveto on yhteenveto toisesta asiakirjasta, sinun on tunnettava alkuperäinen kappale, jotta voit pakata sen hallittavaksi ja informatiiviseksi versioksi. Olipa kyse alkuperäisestä asiakirjasta raportti, liiketoimintasuunnitelma, ehdotus, käsikirja tai jotain muuta, käy läpi se ja löydä pääkohdat.
2. Kirjoita lyhyt yleiskatsaus Mikä on asiakirjaa tukevan yrityksen tai itse alkuperäisen asiakirjan tarkoitus? Mikä on soveltamisala?
   • Esimerkki: Women World Wide on voittoa tavoittelematon järjestö, jonka tavoitteena on yhdistää kaikki naiset maailmassa tehokkailla ratkaisuilla perheväkivaltaan ja tarjoamalla tukiverkosto perheväkivallan uhreille. Kanadan Alberta-pääkonttorissa toimivia naisia ​​on lähetetty 170 maasta ympäri maailmaa. "
3. Tarjoa kuulostava tulokas. Tämä on luultavasti tärkein osa yhteenvetoa. Yhdessä tai kahdessa lauseessa sinun on tehtävä lukijalle selväksi, mikä on yrityksessäsi niin erikoista. Miksi se on tiivistelmän lukevien ihmisten huomion, kaupan tai yhteistyön arvoinen?
   • Ehkä Michael Jordan on asiakkaasi ja on mainostanut tuotteitasi Twitterissä ilmaiseksi. Ehkä aloitit juuri kumppanuuden Googlen kanssa. Ehkä sinulle on juuri myönnetty patentti, tai ehkä olet juuri saanut suuren tilauksen.
   • Joskus lyhyt tarjous tai jonkun kokemus riittää. Kyse on yleisön huomion herättämisestä, tapauksen tekemisestä mahdollisimman kunnioitettavaksi ja lukijan vetämisestä muuhun asiakirjaan.
4. Määritä suurempi ongelma. Yhteenvedon ensimmäinen todellinen osa on keskustelu ongelmasta, joten kuvaile ongelmaa, jota tuotteesi tai palvelusi käsittelee. Varmista, että ongelma on kuvattu mahdollisimman selkeästi. Huonosti määritelty ongelma ei vaikuta vakuuttavalta eikä se tarjoa ratkaisuasi, jolla on suurin vaikutus.
   • Esimerkki: ”Liikenne on tukenut Los Angelesin. Washington DC: n keskustan jälkeen liikenne Los Angelesissa on maan pahinta. Se ei ole vain ärsyttävää. Liikenteen smogi ja saaste heikentävät ihmisten tuottavuutta, nostavat astmatasoja ja aiheuttavat hitaasti mutta varmasti vakavan terveysongelman. LA: ssa on enemmän autoja kuin tarpeeksi vanhoja ihmisiä ajamaan. "
5. Keksi ainutlaatuinen ratkaisusi. Suuri ongelma on helppo osa. Nyt sinun täytyy vakuuttaa lukija, että sinulla on ratkaisu suurelle ongelmalle. Kun esität nämä kaksi ainesosaa, olet superidean polulla.
   • Esimerkki: "Innotech on suunnitellut uraauurtavan liikenteenohjausjärjestelmän, joka vähentää työmatkojen kulumiseen kuluvaa aikaa asentamalla patentoituja" älykkäitä silmukoita "liikennevalojen esilajittelukaistoihin, jotka rekisteröivät autojen määrän tiettynä aikana ja kääntävät palaa siihen tukikohtaan. Kuljettajien ei tarvitse enää seistä liikennevalon edessä minuutteja, kun taas vihreä valo toisella puolella palaa nollarivillä. "
6. Markkinointimahdollisuuksista puhuminen. Laajenna suurta ongelmaa sisällyttämällä tilastoja toimialallesi. Varmista, ettet teeskentele olevasi isompi kuin olet! Sillä, että lääkinnällisten laitteiden teollisuuden arvo on 100 miljardia dollaria vuodessa, ei ole merkitystä, koska uusi lääketieteellinen laitteesi palvelee vain pientä osaa kyseisestä teollisuudesta. Leikkaa se realistisiksi markkinaosuuksien paloiksi.
7. Nimeä ainutlaatuinen myyntiehdotuksesi. Tässä tarkennat ainutlaatuista ratkaisua. Miksi tuotteesi tai palvelusi on kilpailua parempi? Ehkä siksi, että kotihoito-organisaatiosi lähettää lääkäreitä kotona oleville ihmisille hoitohenkilökunnan sijasta, tai ehkä siksi, että tahdot ihmisten palvelevan samana päivänä, joten sinun ei tarvitse suunnitella eteenpäin. Selitä miksi olet erityinen.
   • Esimerkki: "Intellilightilla on lisäarvoa havaita heti, kun ketään ei ole kotona. Jos valo jää palamaan tyhjään huoneeseen, se sammuu ja palaa automaattisesti heti, kun huoneessa havaitaan liikettä. Tämä säästää asiakkaan rahaa sähkölaskussa ja säästää energiaa. "
8. Keskustele tarvittaessa liiketoimintamallista. Jotkin yhteenvedot eivät tarvitse liiketoimintamallia (esimerkiksi voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla ei yleensä ole liiketoimintamallia). Mutta jos yritykselläsi on sellainen, liiketoimintamallin tulisi olla selkeä ja helppo seurata. Itse asiassa vastaat kysymykseen "Kuinka saada ihmiset antamaan sinulle rahaa lompakostaan?" Pidä malli yksinkertaisena, erityisesti yhteenvedossa. Nopea yhteenveto on kaikki mitä tarvitaan.
9. Keskustele tarvittaessa johtoryhmästäsi. Alasta riippuen, missä työskentelet, tämä voi olla yksi yhteenvedon tärkeimmistä osista. Sijoittajasi tai pankkiirisi luottavat joukkueeseen, ei ideaan. Ideoita on helppo löytää, mutta näiden ideoiden toteuttamiseen voi osallistua vain vahva tiimi. Osoita heti, miksi tiimilläsi on kokemusta ja tietoa liiketoimintasuunnitelman toteuttamiseksi.
10. Tarjoa taloudellista tukea ja ennakointia tukemaan vaatimuksiasi markkinoiden, liiketoimintamallin ja aiemman suorituskyvyn perusteella. Sinun on kehitettävä taloudellinen kuva alhaalta ylöspäin. Näiden ennusteiden tarkoituksena on osoittaa pätevyytesi ja kykynsä maalata taloudellinen kuva perusteltujen oletusten perusteella.
    • Kun teet suunnitelman sijoittajaryhmälle, älä viettää liikaa aikaa tähän, koska he tietävät, että sinulla ei ole aavistustakaan kuinka paljon rahaa voit ansaita. Sijoittajat eivät yleensä tee päätöksiä taloudellisen kuvan perusteella. He tekevät lopulta omat taloudelliset päätöksensä.
11. Vastaa pyyntösi hitaasti, mutta varmasti. Nyt on aika pyytää sijoitus tai laina yhteenvedon tarkoituksesta riippuen. Voisit selittää uudelleen, miksi yrityksesi tuo lisäarvoa. Muistuta lukijalle iso ongelma, jonka aiot ratkaista, ja mahdollinen markkinaosuutesi. Lopuksi korosta vielä kerran joukkueesi ja kykyä saada työ tehtyä. Kysy rahamäärä, joka tarvitaan yrityksesi seuraavan tärkeän virstanpylvään saavuttamiseen. Älä näytä kuinka monta osaketta olet valmis luopumaan tai mitä korkoa olet valmis maksamaan. Tämä on tehtävä myöhemmin henkilökohtaisissa neuvotteluissa.
12. Lue yhteenvetosi uudelleen. Kun olet kirjoittanut perusteet, lue se huolellisesti. Tarkista tiivistelmä erityisen huolellisesti. Kun luet uudelleen, ajattele näytelmän yleisöä. Varmista, että uudet viitteet selitetään ja kieli on selkeä henkilölle, joka ei tunne aihetta. Kirjoita tarvittaessa uudelleen.
    • Pyydä jotakuta muuta lukemaan yhteenvetosi uudella näkökulmalla kiinnittäen erityistä huomiota:
      • Selkeys. Ovatko sanat selkeät, ideat selkeämmät ja onko yhteenveto ammattikieltä vapaa?
      • Viat. Kielioppi, välimerkit ja kirjoitusvirheet voivat silti olla läsnä. Voi olla myös hyvä, että joku tarkistaa numerot ja tilastot uudelleen.
      • Teho. Muuttuuko ideoista jännittävä ehdotus? Missä ehdotus epäonnistuu, jos ollenkaan?
      • Johdonmukaisuus. Mitkä osat eivät mene hyvin yhteen? Mitkä?

Vinkkejä

• Mitä kiireisempi yhteenveto on, sitä vähemmän sitä luetaan.
• Katso, voitko aloittaa useimpien tekstinkäsittelyohjelmistojen käytettävissä olevien asiakirjamallien kanssa.
• Näitä neljää komponenttia voidaan käyttää myös yhteenvetoihin erilaisissa liiketoimintaympäristöissä.