Sisältö

• Astua
• Tapa 1/3: Luettelon käyttäminen
• Tapa 2/3: Aikataulun käyttäminen
• Menetelmä 3/3: Häiriöiden poistaminen

Ehkä olet opiskelija, jolla on täysi opintokuormitusohjelma ja yrität hallita aikasi paremmin, tai olet työnantaja, joka haluaa varmistaa, että työntekijät lopettavat ajanhukkan. Roolistasi riippumatta haluat todennäköisesti keskittyä luomaan päivittäinen rutiini, joka varmistaa, että et tuhlaa aikaa ja saat kaiken irti päivästäsi. Organisaatiostrategioista, kuten luetteloista ja aikatauluista, voi olla hyötyä, samoin kuin toimenpiteiden toteuttamisesta mahdollisten häiriötekijöiden poistamiseksi, jotka vievät arvokasta aikaa.

Astua

Tapa 1/3: Luettelon käyttäminen

1. Luo luettelo päivän tehtävistä. Aloita paperilla ja kynällä. Ajattele tehtäviä, jotka haluat ajoittaa päivälle, tai velvollisuutesi ja kirjoita ne kaikki muistiin. Tämä voi olla luettelo, kuten "päivittäistavarat, pesula, siivous, kotitehtävät" tai "asiakastilaraportit, sähköpostit, tapaaminen, paperityöt".
   • Lisää luetteloon niin monta tehtävää kuin voit ajatella, pienemmistä suurempiin. Yritä miettiä jokainen päivän velvollisuus tai tehtävä varmistaaksesi, että se kuuluu prioriteettiluetteloon.
2. Järjestä tehtävät korkeimmasta tärkeimpään. Yksi tapa työskennellä fiksummin on keskittyä ensin korkeimpaan prioriteettiin ja työskennellä sitten luettelon läpi pisteisiin, joilla on alhaisin prioriteetti. Tätä kutsutaan 80/20-säännöksi, jonka mukaan sinulle eniten hyötyä tarjoavien toimintojen tulisi viedä 80% ajastasi. Vähiten tuottavien toimintojen tulisi viedä noin 20% ajastasi.
   • Käy luettelosi läpi ja anna jokaiselle tehtävälle numero korkeimmasta alimpaan prioriteettiin. Sitten sinun tulee asettaa ne järjestykseen niin, että ne järjestetään korkeimmasta alimpaan, etusijalle ja mitä kukin tehtävä tuo sinulle.
3. Luo siihen liittyvien tehtävien ryhmiä. Kun sinulla on numeroitu ja järjestetty prioriteettiluettelo, luo pienempiä tehtäväryhmiä, jotka muodostavat tietyn prosessin. Luo esimerkiksi ryhmä tehtäviä, kuten vastaaminen sähköposteihin ja soittaminen asiakkaille, jotka muodostavat yhden tunnin prosessin, ja kutsu sitä "asiakaskontaktiksi". Tämän jälkeen voit suorittaa kaikki tehtävät sujuvasti ja helposti kyseisen määräajan kuluessa.
   • Yritä tehdä tämä kaikille tehtävillesi, jotta sinun ei tarvitse vaihtaa eri prosessien välillä tai tuhlata aikaa selvittääksesi, mikä tehtävä suoritetaan seuraavaksi. Aiheeseen liittyvien tehtävien ryhmittely auttaa sinua parantamaan ajanhallintaa ja vähentämään stressiä, kun etsit prioriteettiluetteloa.
4. Anna itsellesi vähemmän aikaa jokaiseen tehtävään. Parkinsonin lain mukaan, jos sinulla on vähemmän aikaa tehtävän suorittamiseen, lyhennät aikaa, joka kuluu tehtävän suorittamiseen. Sen sijaan, että kohdistat aikaa kokonaisuudessaan, rajoita kullekin tehtävälle varattua aikaa niin, että sinun on pakko suorittaa tehtävä nopeammin. Voit aloittaa tämän tekemisen varovasti, viemällä vähitellen vähemmän aikaa jokaiselle tehtävälle, kunnes saavutat ihanteellisen pisteen, jossa sinun ei tarvitse kiirehtiä, mutta sinulla ei myöskään ole aikaa viipyä tai tuhlata.
   • Ajan myötä sinulla on kehittynyt hyvä ajanhallinnan tunne, varsinkin jos sinun on pakko käyttää korkeintaan rajoitettu määrä aikaa jokaiseen tehtävään. Tästä on hyötyä, jos sinulla on tapana noudattaa samaa rutiinia tai jos olet tekemisissä samanlaisen tehtäväluettelon kanssa joka päivä.
5. Palkitse itsesi, kun luettelo on valmis. Kun olet valinnut kaikki luettelosi tehtävät, yleensä työpäivän lopussa, sinun tulee antaa itsellesi pieni palkkio. Tämä voi olla mukava illallinen, lasillinen viiniä tai aikaa hauskaa ja rentoutumista varten. Palkitseminen itsellesi varmistaa, että sinulla on motivaatio suorittaa kaikki tehtävät päivittäin.
   • Voit myös määrittää palkkiosi ennen päivän aloittamista, jotta voit käyttää palkkiota motivaationa tehtäviesi suorittamiseen. Oletetaan esimerkiksi, että sinun on opiskeltava testiä varten ja että sinulla on suunnitelmia mennä illalliselle ystävien kanssa. Käytä sitten näitä illallisen suunnitelmia syynä jatkaa opiskelua ja suorittaa tämä tehtävä tänään, jotta et menetä illallista.

Tapa 2/3: Aikataulun käyttäminen

1. Tee aikataulu jokaiselle päivällesi. Kirjoita tämä paperille tai luo tietokoneesi kalenterilla laatikoita jokaiselle työpäivän tunnille tai hereillä olevalle päivälle. Tämä voi olla yhdeksästä viiteen tai kymmenestä seitsemään. Vaikka sinun ei tarvitse täyttää jokaista ajanjaksoa tarkasti minuutin mukaan, voi olla hyödyllistä varmistaa, että päiväsi jokainen tunti sisältyy aikatauluusi.
   • Aloita täyttämällä jokaisen päivän tunti kyseiselle päivälle vaadittu tehtävä. Voit aloittaa tärkeimmistä tehtävistä ja jatkaa sitten työskentelyä, kunnes pääset vähiten tärkeisiin tehtäviin. Jos pidät itseäsi aamuhenkilönä, voit päättää aikatauluttaa vaikeimmat tehtävät aikaisemmin päivällä, mutta jos tiedät, että aloitat yleensä vasta lounaan jälkeen, voit päättää tehdä monimutkaisemmat tehtävät hieman myöhemmin päivällä päivä. Yritä mukauttaa aikataulusi omiin tarpeisiisi ja työtottumuksiisi, sillä jos aloitat sen käyttämisen, aikataulun onnistumisen mahdollisuudet ovat suuremmat.
   • Voit luoda aikataulun mallipohjan taululle tai kalenterille (mobiililaitteellasi), jotta voit päivittää sen joka päivä sen päivän aikataulun mukaan.
2. Anna itsellesi 10 minuutin tauko yhden tai kahden tunnin välein. Voi olla vaikeaa keskittyä tehtävään tai tehtäväryhmään yli 1-2 tuntia. Pidä 10 minuutin tauko joka tunti tai joka toinen tunti, jotta et tunne ylikuormitusta tai liikaa. Tämän mini-tauon aikana sinun pitäisi nousta ylös ja kävellä toimistossa tai puhua kahvila-kollegan kanssa. Voit napata kupin kahvia tai kävellä lyhyen kävelymatkan ulkona. Yritä tehdä taukoja korkeintaan 10 minuutissa, jotta aikataulusi ei häiriintyisi.
   • Voit myös ottaa 10 syvää hengitystä tunnissa puhdistaaksesi mielesi ja pidä tauko. Tämä voi auttaa sinua saamaan uuden näkökulman tekemäsi tai tekemäsi tehtävään ja pitämään sinut keskittynyt hetkeksi itsellesi kiireisestä työpäivästä huolimatta.
3. Yritä suorittaa jokainen tehtävä oikein ensimmäisen kerran. On parempi ottaa aikaa ja saada jokainen tehtävä suoritettua oikein heti kuin kiirehtiä kalenterissasi ja ohittaa vilkaisu jokaiseen tehtävään. Sähköpostisi nopea läpikäynti voi johtaa jatkuvaan sähköpostinvaihtoon, varsinkin jos lähetät salaisia ​​tai hämmentäviä sähköposteja asiakkaille. Astu jarrulle ja varaa aika kirjoittaa selkeitä sähköposteja tai lukea muistiinpanojasi koulusta. Tehtävän oikea saaminen ensimmäisellä kerralla voi säästää paljon hukkaan menevää aikaa pitkällä aikavälillä.
4. Pyydä ystävääsi tai kollegasi pitämään sinut keskittyneenä aina silloin tällöin. Joskus tarvitsemme muiden tukea, jotta voimme keskittyä tehtäviin, jotka on tehtävä. Pyydä läheistä ystävää, vanhempaa, sisarusta tai työtoveria tarkistamaan aikataulusi aika ajoin.
   • Sitten he voivat tuoda sinulle kupin kahvia tai sanoa jotain mukavaa, jotta voit hetken hymyillä tai nauraa ja palata sitten päivittäisiin tehtäviin. Vaikka voit olla kiireinen, vain seurustelu ystävän kanssa voi parantaa mielialaasi ja johtaa parempaan ajanhallintaan.

Menetelmä 3/3: Häiriöiden poistaminen

1. Vältä sattumanvaraista sähköpostisi tarkistamista. Sähköpostisi satunnainen tarkistus voi luoda "aloita-lopeta-aloita" -kuvion työpäiväsi ja johtaa ajanhukkaan. Vältä sähköpostiohjelman jatkuvaa avaamista koko päivän, varsinkin jos sinun on keskityttävä täysin eri tehtävään. Aikataulu 3 kertaa päivällä tarkistaa sähköpostiosoitteesi: aikaisin aamulla, lounaan jälkeen ja iltapäivällä. Näin varmistat, ettei jatkuva sähköpostivirta häiritse sinua koko päivän ajan ja että olet varannut aikaa viettää sähköpostiesi käsittelyyn.
   • Samaa periaatetta voidaan soveltaa myös muihin viestintämuotoihin, kuten vastaajaan, tekstiviesteihin tai puheluihin. Älä yritä olla tavoitettavissa koko ajan, ellet odota tärkeää viestiä tai puhelua. Tämä rajoittaa mahdolliset keskeytykset työnkulkuun ja auttaa sinua pysymään aikataulussa.
2. Sammuta puhelin ja Internet-yhteys. Jos mahdollista, valitse vähintään tunti työpäivästäsi, että puhelin ja Internet-yhteys ovat poissa käytöstä. Tällä tavalla voit keskittyä täysin työhösi tarvittaessa, häiritsemättä puhelinta tai Internetiä.
   • Tämän häiriötekijän säästäminen voi auttaa sinua myös kirjoittamaan opinnäytetyön tai kattavan raportin. Mykistämällä puhelimesi, varmista, että sinulla ei ole tekosyitä tarkistaa puhelintasi viiden minuutin välein tai imeä selaamaan sosiaalista mediaa.
3. Kerro muille ympärilläsi, ettet halua häiritäsi. Yritä olla kannustamatta muita häiritsemään sinua tai olemaan häiritsevä muille ilmoittamalla kaikille ympärilläsi oleville, että työskentelet.Tämä voi tarkoittaa oven sulkemista tai kyltin asettamista, jonka mukaan et halua häiritä sinua. Voit myös lähettää toimiston ympärille sähköpostin muistuttaaksesi kaikkia, että tietyt ajat ovat hiljaisia ​​työaikoja.
4. Yritä olla häiritsemättä rutiiniasi. Kun olet tehnyt luettelon tehtävistä (tai työaikataulusta), mukaan lukien turvaohjeet, jotta vältät hämmennystä, hyödynnä tahdonvoimaa ja keskittymistä pysyäksesi rutiinissasi. Useimmat ihmiset tietävät eron hyvin käytetyn ja hukkaan menneen ajan välillä, joten ole varovainen, ettet pudota aikaa tuhlaavaan ansaan. Käytä aikataulua tukena, ja päivän päätteeksi nautit suorituksen tunteesta ja hyvin käytetystä ajasta.