Sisältö

• Astua
• Tapa 1/1: Oman lehdistötiedotteen kirjoittaminen
• Vinkkejä
• Varoitukset

Lehdistötiedote on kirjallinen viesti medialle. Lehdistötiedote voi ilmoittaa erilaisia ​​uutisia, kuten tapahtumia, tarjouksia, palkintoja, uusia tuotteita ja palveluita, vuosilukuja jne. Lehdistötiedote voi aiheuttaa artikkelin ilmestymisen sanomalehdessä tai lehdessä. Toimittajat työskentelevät todennäköisemmin tarinan kanssa, jos he ovat saaneet lehdistötiedotteen. Se on olennainen osa PR: täsi, jokainen voi hyötyä lehdistötiedotteesta, jos olet valmis käyttämään oikeaa rakennetta ja muotoilua. Näytämme sinulle miten.

Astua

Tapa 1/1: Oman lehdistötiedotteen kirjoittaminen

1. Kirjoita otsikko. Otsikon tulee olla lyhyt, selkeä ja asiaankuuluva: erittäin pienikokoinen versio lehdistötiedotteesta. Monet PR-ammattilaiset neuvovat olemaan kirjoittamatta otsikkoa loppuun asti, kun olet kirjoittanut loput lehdistötiedotteesta. Jos noudatat näitä neuvoja, lue ensin ja palaa otsikkoon, kun loput on tehty.
   • wikiHow on yleisesti hyväksytty luotettavimpana tietolähteenä. Näetkö kuinka se toimii? Nyt haluat tietää enemmän! Lehdistötiedotteiden otsikoissa tulisi aina olla jotain tarttuvaa, joka kiinnittää toimittajan tai toimittajan huomion, aivan kuten otsikko on tarkoitettu "tarttumaan" lukijoihin. Otsikko voisi kuvata, mitä yrityksesi on saavuttanut, viimeaikainen tapahtuma, jolla on tietty uutisarvo, tai uusi tuote tai palvelu.
   • Otsikot on kirjoitettu lihavoituna Lihavoidulla otsikolla on yleensä myös suurempi kirjasinkoko kuin rungossa. Perinteisesti lehdistötiedotteiden otsikot kirjoitetaan nykyhetkellä, eivät sisällä artikkeleita, ja verbi "olla" jätetään pois tietyissä yhteyksissä.
   • Ensimmäinen sana on aina kirjoitettu isolla. Tämä koskee myös tiettyjä substantiiveja. Useimmissa otsikon sanoissa on pieniä kirjaimia, mutta joissakin tapauksissa tyylitelty "pieni" -fontti voi luoda graafisen, uutisia muistuttavan tunnelman ja ilmeen.
   • Pura tärkeät avainsanat. Yksinkertaisin tapa luoda otsikko lehdistötiedotteellesi on poimia tärkeimmät avainsanat lehdistötiedotteesta. Yritä rakentaa näillä avainsanoilla looginen lausunto, joka kiinnittää heti huomion. Avainsanojen käyttö antaa sinulle paremman löydettävyyden hakukoneissa, ja lisäksi avainsanat helpottavat toimittajien ja muiden lukijoiden ymmärtää välittömästi lehdistötiedotteen sisällön.
2. Kirjoita tekstiteksti. Lehdistötiedote on kirjoitettava, kuten haluaisit lopulta nähdä uutisartikkelissa. Muista, että useimmat toimittajat ovat erittäin kiireisiä, eikä heillä ole aikaa tutkia perusteellisesti yritystäsi koskevia ilmoituksia, joten toimittaja yksinkertaisesti kopioi suurimman osan lehdistötiedotteessasi kirjoittamastasi. Joten laita juuri se, mitä haluat heidän julkaisevan tekstitekstiin.
   • Aloita päivämäärästä ja kaupungista, josta lehdistötiedote tuli. Kaupunki voidaan mahdollisesti jättää pois, esimerkiksi jos lehdistötiedote kirjoitetaan Rotterdamissa, kun viesti koskee Amsterdamin paikallista sivukonttoria.
   • Ensimmäisen lauseen tai "lyijyn" tulisi kiinnittää välittömästi lukijan huomio ja kertoa ytimekkäästi mitä tapahtuu. Esimerkiksi, jos otsikko on: "Kustantaja Zeus julkaisee uuden sotaromaanin", ensimmäinen lause voisi olla: "Kustantaja Zeus B.V. tänään julkaisee ensimmäisen sotaromaaninsa, jonka on kirjoittanut juhlallinen kirjailija Ercee Kaa. "Se laajentaa otsikkoa tarjoamalla hieman tarkempia tietoja ja auttaa tutustuttamaan lukijan tarinaan. Seuraava lause tai kaksi seuraavaa virkettä ovat sitten taas ensimmäisen lauseen jatke.
   • Lehdistötiedotteen rungon on oltava kompakti. Älä käytä liian pitkiä lauseita tai kappaleita. Vältä ilahduttavan tai hippi-ammattikielten toistamista ja toistuvaa käyttöä. Pyri yksinkertaisuuteen, ilman yhtä sanaa liikaa.
   • Ensimmäinen kappale (kahdesta kolmeen lauseeseen) on yhteenveto lehdistötiedotteesta, kaikki mitä lisäät edelleen, on tarkennusta. Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa toimittajat eivätkä muut lukijat eivät aio lukea lehdistötiedotetta, jos artikkelin alku ei välittömästi herätä kiinnostusta.
   • Käytä todellisia tosiasioita - tapahtumia, tuotteita, palveluita, ihmisiä, tavoitteita, tavoitteita, suunnitelmia, projekteja. Hyödynnä mahdollisimman paljon konkreettisia tosiasioita. Yksinkertainen tapa kirjoittaa tehokas lehdistötiedote on laatia luettelo seuraavista selityksistä: kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten.
3. Kommunikoi "5 W" (ja H) selkeästi. Kuka, mitä, milloin, missä, miksi - ja miten - kerro lukijoille kaikki heidän tarvitsemansa tiedot. Harkitse tätä tarkistusluetteloa alla olevien kohtien yhteydessä käyttäen edellä mainittua esimerkkiä.
   • • Kenestä on kyse? Kustantaja Zeus.
     • Mikä on tosiasiauutinen? Kustantaja Zeus julkaisee kirjan.
     • Milloin tämä tapahtuu? Huomenna.
     • Missä tämä tapahtuu? Kaikilla päämarkkinoilla huomenna.
     • Miksi tämä uutinen on? Sen on kirjoittanut arvostettu kirjailija Ercee Kaa.
     • Kuinka se tapahtuu? Päätapahtuma on allekirjoitustilaisuus Amsterdamissa, jota seuraa kierros Randstadissa.
   • Kun perusasiat ovat valmiit, voit täyttää aukot tiedoilla ihmisistä, tuotteista, päivämääristä ja muista uutisiin liittyvistä asioista.
     • Jos yrityksesi ei ole uutisten pääaihe, mutta lehdistötiedotteen lähde, tee tämä selväksi elimistössä.
   • Pidä se lyhyt ja suloinen. Lehdistötiedote ei saa koskaan olla pidempi kuin kolme sivua. Jos lähetät paperitulosteen, tekstin välin on oltava kaksinkertainen.
   • Mitä suurempi lehdistötiedotteesi uutisarvo on, sitä suurempi on mahdollisuus, että toimittaja valitsee teoksen käytettäväksi. Selvitä, mitä "uutisarvo" tarkoittaa tietylle kohderyhmälle, ja houkuttele tätä tietoa toimittajan houkuttelemiseen.
4. Lisää tietoa yrityksestä. Jos toimittaja valitsee lehdistötiedotteen artikkelille, hän mainitsee aina yrityksen kappaleessa. Toimittajat löytävät sitten yritystiedot tästä osiosta.
   • Tämän osan otsikon tulisi olla --- Tietoja COMPANY_XYZ.
   • Käytä otsikon jälkeen yhtä tai kahta 5 tai 6 lauseen kappaletta kuvaamaan yritystäsi. Tekstin tulisi kuvata yritys, ydintoiminta ja yrityspolitiikka. Monilla yrityksillä on jo ammattimaisesti kirjoitettuja esitteitä, esityksiä, liiketoimintasuunnitelmia jne. Johdanto voidaan kopioida täältä.
   • Linkitä verkkosivustoosi tämän osan lopussa. Linkin on oltava tarkka ja täydellinen URL-osoite, joten sitä ei saa lyhentää, koska kun sivu tulostetaan, linkin on silti oltava täydellinen. Esimerkiksi: http://www.website_van_your_company.com eikä Klikkaa tästä siirtyäksesi verkkosivustolle.
   • Jos yritykselläsi on erillinen mediasivu sivustolla, sinun tulee linkittää siihen tässä paikassa. Mediasivu sisältää kaikki yhteystiedot ja kaiken lehdistölle.
5. Tarjota tukea. Tarjoa lisää tiedotuslinkkejä lehdistötiedotteen tueksi.
6. Lisää yhteystiedot. Jos lehdistötiedotteellasi on todella suuri uutisarvo, toimittajat saattavat haluta lisätietoja tai haastatella asiaankuuluvia ihmisiä.
   • Jos et välitä siitä, että tiedotusvälineet voivat ottaa suoraan yhteyttä ihmisiin, voit laittaa heidän tietonsa itse lehdistötiedotteeseen. Esimerkiksi innovaatiojulkaisun yhteydessä voit lisätä tutkimusryhmän yhteystiedot.
   • Muussa tapauksessa sinun on lisättävä tiedotusvälineiden tai PR-osaston tiedot Yhteystiedot-osioon. Jos sinulla ei ole erillistä tiimiä tähän tehtävään, on hyvä nimittää joku, joka voi täyttää tämän tehtävän linkkinä median ja ihmisten välillä.
   • Yhteystiedot tulee ohjata tähän lehdistötiedotteeseen. Tietojen tulee joka tapauksessa sisältää:
     • Virallinen yrityksen nimi
     • Mediaosaston virallinen nimi ja yhteyshenkilö
     • Postitusosoite
     • Puhelin- ja faksinumerot oikeilla maa- ja kaupunkikoodeilla.
     • Matkapuhelinnumero (valinnainen)
     • Saatavuusajat
     • Sähköpostiosoitteet
     • Sivuston osoite.
7. Jos mahdollista, lisää linkki saman lehdistötiedotteen online-versioon. On tavallista pitää kirjaa kaikista verkkosivustollesi julkaistuista lehdistötiedotteista. Tämä helpottaa tällaisen linkin luomista ja sinulla on heti rekisteröinti arkistointia varten.
8. Ilmoita lehdistötiedotteen loppu kolmella hash-merkillä (###), keskellä heti viestin viimeisen virkkeen alapuolella. Tämä on journalistinen standardi.

Vinkkejä

• Lähetä lehdistötiedote sähköpostitse ja käytä vähän muotoilua. Isot kirjaimet ja paljon värejä häiritsevät vain uutisia. Laita lehdistötiedote sähköpostin runkoon, ei liitteeseen. Jos sinun on käytettävä liitettä, käytä pelkkää tekstiä tai Rich Text Format -tiedostoa. Word-asiakirjat hyväksytään yleensä, mutta tallenna se nimellä.doc, ei.docx (jos käytät uusinta versiota). Erityisesti sanomalehtien on jouduttu vähentämään viime aikoina eivätkä usein käytä Wordin uusinta versiota. Käytä PDF-tiedostoja vain, jos lähetät koko lehdistöpaketin, jossa on useita piirroksia. Älä kirjoita paperitavaroiden lehdistötiedotetta ja skannaa ja lähetä se sitten JPEG-muodossa - tuhlaa aikaa ja toimittajan aikaa. Kirjoita lehdistötiedote suoraan sähköpostiin.
• Käytä otsikkoa sähköpostin aiheena. Jos olet jo kirjoittanut tarttuvan otsikon, viestisi erottuu editorin postilaatikosta.
• Varmista, että jokainen viesti on kohdistettu tietylle mediayhtiölle ja lähetä se näitä asioita käsittelevälle toimittajalle. Löydät nämä tiedot yleensä heidän verkkosivustoltaan. Identtisen lehdistötiedotteen räjäyttäminen monille mediayrityksille tai monille toimittajille yhdessä yrityksessä on merkki siitä, että otat sitä helpommin kuin kohdistat tietyille markkinoille.
• Tutki Internetissä olevia lehdistötiedotteita saadaksesi tuntuman lehdistötiedotteen sävystä, kielestä, rakenteesta ja muodosta
• Älä viettää aikaa otsikossa ennen kuin koko lehdistötiedote on valmis. Sanomalehden tai lehden otsikon kirjoittaa lopulta toimittaja, mutta on aina hyvä keksiä tarttuva otsikko tai otsikko lehdistötiedotteelle. Tämä otsikko voi olla ainoa mahdollisuutesi. Pidä se lyhyesti ja tosiasioina. Mutta jos yrität kirjoittaa artikkelin otsikon, tuhlataan aikaa. Et tiedä tarkalleen, mitä sinä tai haastattelemasi henkilö sanotte. Kun olet valmis ensimmäisen lehdistötiedotteen luonnoksen, voit päättää muokata ensimmäistä virkettä - vai ei. Siinä vaiheessa, eikä ennen, voit alkaa ajatella otsikkoa.
• Jos lehdistötiedote on välitön tiedote, voit sijoittaa "JULKAISEMISEKSI" isoilla kirjaimilla otsikon yläpuolelle. Jos kauppasaarto on voimassa, kirjoita "EMBARGO TOT ..." päivämäärällä, jonka haluat jakaa tarinan. Lehdistötiedotteessa, jossa ei ole julkaisupäivää, oletetaan, että välitön julkaiseminen on sallittua.
• Ilmoita yrityksen nimi otsikossa, kussakin alaotsikossa ja ensimmäisen kappaleen rungossa hakukoneiden löytämiseksi. Jos lähetät paperiversion, voit käyttää yrityksen paperitavaraa.
• Lehdistötiedotteen ajoitus on erittäin tärkeä. Sen on oltava ajankohtaisia ​​ja tuoreita uutisia, ei liian vanhoja eikä liian kaukana tulevaisuudesta.
• Puhelu voi varmistaa, että lehdistötiedote todella julkaistaan.
• Sisällytä toimintakehotus lehdistötiedotteeseesi. Tämä on tietoa siitä, mitä haluat lukijan tekevän viestin sisällön kanssa. Haluatko esimerkiksi lukijoiden ostaa tuotteen? Siinä tapauksessa sinun on ilmoitettava, missä tuotetta on saatavilla. Haluatko lukijan vierailevan verkkosivustollasi ilmoittautuaksesi kilpailuun tai oppiakseen lisää yrityksestäsi? Siinä tapauksessa sinun on ilmoitettava verkko-osoite tai puhelinnumero.

Varoitukset

• Älä sisällytä kolmansien osapuolten yhteystietoja ilman heidän suostumustaan. Lisäksi niiden on oltava käytettävissä normaalina aikana päivinä lehdistötiedotteen julkaisemista seuraavina päivinä.
• Pidä mielessä, että monet toimittajat ovat ylityöllistettyjä ja monet muokkaajia. Jos teet heille helpompaa, he todennäköisemmin tekevät jotain sen kanssa. Jos lehdistötiedotteesi muistuttaa jo sitä, miten toimittaja lopulta julkaisee teoksen, se voidaan lähettää lähes muuttumattomana. Mutta jos täytät sen täynnä villaa myyntipuhetta tai jos et seuraa vihreää kirjaa, toimittaja alkaa muuttaa kaikkea. Kaikki väittävät olevansa parhaat, joten älä tuhlaa toimittajan aikaa. Oikea paikka kuvauksen lähettämiseen on lehdistötiedotteen yritystiedot-osiossa. Mutta pidä se aina tarkkana ja tosiasioina.
• Käytä aina tarjousta - mieluiten tärkeimmältä lehdistötiedotteen aihetta käsittelevältä henkilöltä. Sen ei tarvitse olla todellinen lainaus, mutta sen pitäisi olla jonkin verran uskottava. Joka tapauksessa on tärkeää tarkistaa, suostuuko kyseinen henkilö suuhunsa asetettuun. Lainan avulla kiireinen toimittaja voi valmistaa kokonaisen artikkelin tarvitsematta tehdä ylimääräistä haastattelua.
• Lehdistötiedotteiden tulee olla mahdollisimman positiivisia. Vältä lauseita, kuten "edellisen puheenjohtajan eroamisen jälkeen" tai "hiljaisuuden jälkeen". Toimittaja voi päättää tutkia näitä asioita sen sijaan, että kirjoittaisi vain siitä, mitä lehdistötiedotteessa sanotaan. Tämä voi johtaa artikkeliin, joka ei ole sinulle tyydyttävä, vaikka irtisanomisessa ei ollut mitään vikaa (kenties puheenjohtaja oli sairas).
• Kun lähetät lehdistötiedotteen sähköpostitse: aihe ei saa koskaan olla "lehdistötiedote". Silloin et erota itseäsi. Kiinnitä toimittajan huomio käyttämällä tarttuvaa otsikkoa sähköpostin aiheena, esimerkiksi "Haas B.V. voittaa suurnopeuslinjan tarjouksen ".