Kirjeen kirjoittaminen

Sisältö

Astua
Tapa 1/1: Kirjoita kirje
Vinkkejä
Varoitukset

Tieto kirjeen kirjoittamisesta on tärkeä taito, jota voit käyttää työ-, koulu- ja henkilökohtaisissa suhteissasi välittämään tietoa, hyväntahtoisuutta tai kiintymystä. Tässä oppaassa opit, kuinka ajatuksesi laitetaan paperille oikeassa muodossa.

Astua

Tapa 1/1: Kirjoita kirje

Määritä, kuinka muodollinen kirjeenne pitäisi olla. Kuinka kirjoitat kirjeesi, riippuu suhteestasi vastaanottajaan. Harkitse näitä ohjeita:
- Jos kirjoitat valtion virkamiehelle, mahdolliselle työnantajalle, arvohenkilölle, akateemiselle henkilölle tai kenellekään muulle, johon sinulla on ammattisuhde, kirjeen on oltava muodollinen.
- Jos kirjoitat nykyiselle työnantajalle, kollegallesi, johon et ole yhteydessä vapaa-ajallaan, kaukaiselle tai vanhemmalle sukulaiselle tai jollekulle, jota et tunne kovin hyvin, kirjeen tulisi olla puolivirallinen.
Päätä, lähetetäänkö käsinkirjoitettu kirje vai sähköposti. Tapa, jolla lähetät kirjeen, merkitsee myös jonkin verran muodollisuutta.
- Suurin osa virallisista kirjeistä on kirjoitettava ja postitettava. Poikkeus on, jos kirjeen on saaputtava vastaanottajalle hyvin nopeasti tai jos tiedät, että vastaanottaja haluaa sähköpostin.
- Epävirallisissa kirjeissä joko sähköposti tai käsin kirjoitettu.
- Jos haluat muodollisen kirjeen, sinun on päätettävä itse. Jos toinen henkilö on lähinnä ottanut sinuun yhteyttä sähköpostitse, se on luultavasti parasta. Jos et ole varma, siirry käsinkirjoitettuun kirjeeseen.
Käytä kirjelomaketta tai kirjoita osoitteesi kirjeen yläosaan (vain viralliset kirjeet). Jos kirjoitat yrityksen puolesta ja siellä on yrityksen kirjelomake, käytä sitä. Tai jos haluat vain, että kirjeesi näyttää hieman ammattimaisemmalta, voit suunnitella kirjelomakkeen tekstinkäsittelyohjelmassa. Muussa tapauksessa voit kirjoittaa tai kirjoittaa täydellisen osoitteen vasempaan yläkulmaan. Kirjoita ensin kadunnimesi ja talonumerosi ja seuraavalle riville postinumero ja kaupunki.
Kirjoita päivämäärä muistiin. Kun olet kirjoittanut osoitteen, ohita kaksi riviä ja kirjoita päivämäärä. Jos et ole kirjoittanut osoitetta muistiin, aloita päiväyksellä paperin vasemmalla puolella.
- Kirjoita päivämäärä kokonaan. "6.6.2014" on parempi kuin "6.6.2014" tai "6.6.2014".
- Jos lähetät puolivirallisen tai epävirallisen kirjeen sähköpostitse, sinun ei tarvitse lisätä päivämäärää - se on jo sähköpostiisi.
Kirjoita vastaanottajan nimi, nimi ja osoite (vain viralliset kirjaimet). Ohita kaksi riviä oman osoitteesi jälkeen ja kirjoita vastaanottajan nimi ja nimi kokonaan. Kirjoita seuraavalle riville yrityksen tai organisaation nimi (tarvittaessa). Kirjoita osoite kolmannelle riville ja postinumero ja neljännelle kaupungin nimi.
- Tätä ei tarvita sähköposteille.
- Tätä ei tarvita myöskään puolivirallisissa tai epävirallisissa käsinkirjoitetuissa kirjeissä. Kirjekuoressa oleva nimi ja osoite ovat riittävät.
- Jos kirjoitat kirjettä saadaksesi tietoja eikä sinulla ole yhteyshenkilöä, kirjoita vain yrityksen tai organisaation nimi ja osoite.
Aloita tervehdyksellä. Käyttämäsi tervehdys riippuu suhteestasi kirjeen vastaanottajaan ja kirjeen muodollisuuteen. Tässä on joitain vaihtoehtoja:
- Virallisten kirjeiden osalta, joita et kirjoita tietylle yhteyshenkilölle, voit aloittaa Dear Sir / Madam.
- Jos tiedät, kirjoitatko miehelle vai naiselle, aloita Dear Sir tai Dear Madam.
- Jos kirjoitat virallista kirjettä ja tiedät yhteyshenkilön, voit aloittaa Dear Sir ... -merkillä, jota seuraa aina pilkku. Joten esimerkiksi "Hyvä herra Derksen".
- Jos kirjoitat puolivirallista kirjettä, voit käyttää tervehdyksenä "Hyvä" tai "Rakas".
- Epävirallisen kirjeen voit aloittaa sanoilla "Rakas", "Rakas" tai epävirallisemmalla tervehdyksellä, kuten "Hei" tai "Hei".
Kirjoita vastaanottajan nimi tervehdyksen jälkeen.
- Jos kirje on muodollinen, käytä otsikkoa, kuten rouva, sir, tohtori tai mikä tahansa vastaanottajan nimi, sitten sukunimi.
- Jos kirje on puoliformaali, sinun on päätettävä, soitetaanko vastaanottajalle hänen etunimellään. Parempi pitää kiinni kohteliasta otsikosta, jos et ole varma.
- Epävirallisella kirjeellä voit yleensä olettaa, että voit soittaa toiselle henkilölle etunimellä. Poikkeus voi olla, jos kyseessä on vanhempi perheenjäsen, jota kutsut esimerkiksi tätiksi tai isoisäksi, jota seuraa (etunimi).
Aloita kirje. Ohita kaksi riviä tervehdyksen jälkeen, jos kirjoitat, tai siirry seuraavalle riville, jos kirjoitat käsin.
- Jos kirjoitat henkilökohtaista kirjettä, kysy ensin, miten vastaanottajalla on. Tämä voi olla hyvin epävirallista, kuten "Toivon, että kaikki menee hyvin" tai "Kuinka voit?".
- Jos kirjoitat liike- tai virallisen kirjeen, pääset heti asiaan. Aika on rahaa, etkä halua tuhlata vastaanottajan aikaa.
Kysy itseltäsi, mitä haluat sanoa. Kirjeen päätarkoitus on viestintä. Kun kirjoitat, kysy itseltäsi, mitä tietoja vastaanottaja tarvitsee, ja kirjoita se kirjeeseen. Haluatko puhua tuotteesi hinnasta, kuinka paljon kaipaat toista henkilöä vai haluatko kiittää häntä syntymäpäivälahjasta? Mikä se on, kirjeen tulisi pyrkiä jakamaan tietoja.
- Tiedä mitä sinä ei täytyy kirjoittaa. On parempi olla lähettämättä kirjallista kirjettä, koska olet vihainen tai haluat sääliä. Jos olet kirjoittanut tällaisen kirjeen etkä ole varma, lähetätkö sen, jätä se muutamaksi päiväksi ennen lähettämistä - saatat muuttaa mieltäsi.
Lue kirje uudelleen. Ennen kuin lähetät kirjeen, lue se muutaman kerran varmistaaksesi, että se, mitä halusit sanoa, on oikein ja ettei siinä ole kirjoitus- tai kieliopillisia virheitä. Käytä tietokoneesi oikeinkirjoituksen tarkistajaa tai pyydä ystävää lukemaan se. Tee tarvittavat muutokset.
Sulje kirje. Sulje kirje oikealla äänellä ja varmista, että luot hyvät suhteet vastaanottajaan. Ohita kaksi riviä ja kirjoita sitten loppu.
- Pidä viralliset kirjeet kiinni "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin".
- Puolivirallisissa kirjeissä voit pitää sen hieman lyhyempänä, esimerkiksi "Ystävällisin terveisin" tai "Terveisiä".
- Epävirallisilla kirjeillä sulkemisen tulisi kuvastaa suhdettasi vastaanottajaan. Kun kirjoitat ystävälle, sukulaiselle, sisarukselle, voit päättää "Rakkaus" tai "Paras".
Piirrä nimesi. Kuinka kirjoitat nimesi, riippuu kirjeen luonteesta.
- Jos kirjoitat virallisia kirjeitä, jätä sulkemisesi ja kirjoitetun koko nimesi väliin noin neljä riviä. Kirjoita sitten nimesi tai allekirjoituksesi sinisellä tai mustalla musteella väliin.
- Jos kirjoitat virallista sähköpostia, kirjoita koko nimesi sulkemisen jälkeen.
- Halutessasi voit käyttää herraa tai rouvaa tai omaa titteliäsi, jos sinulla on sellainen.
- Puoliformaalien kirjeiden kanssa sinun on itse päätettävä, käytätkö etu- tai koko nimesi.
- Sinun ei tarvitse kirjoittaa koko nimesi epäviralliselle kirjeelle. Kirjoita tai kirjoita etunimesi.
Taita kirjain (valinnainen). Jos postitat kirjeen, taita se kolmasosaan. Taita arkin alaosa kaksi kolmasosaa ylöspäin ja taita. Taita sitten yläosa alaspäin niin, että rypytys on tasainen paperin pohjan kanssa. Jos taitat kirjeen tällä tavalla, voit olla varma, että se mahtuu useimpiin kirjekuoreihin.
Osoita kirjekuori (valinnainen) Etsi kirjekuoren keskipiste sekä pituudeltaan että leveydeltään. Täällä kirjoitat vastaanottajan täydellisen osoitteen seuraavasti:
- Herra N.Derksen
- Zeestraat 43
- 3456AA Poortvliet
Kirjoita palautusosoite kirjekuoreen. Jos posti ei jostain syystä pysty toimittamaan kirjettäsi, kirje voidaan palauttaa sinulle. Kirjoita osoite kirjekuoren takaosaan tai vasempaan yläkulmaan.

Vinkkejä

Kirjoita aina pilkku tervehdyksen jälkeen.
Yritä pitää mielessä, mikä kiinnostaa lukijaa.
Voit kirjoittaa kirjeitä ilmaisemaan kiitollisuutesi, myötätuntosi, rakkautesi, huumorisi, huolesi tai muut tunteet.
Ole järkevä ja kohtelias kirjoittaessasi valituskirjeitä - jos teet niin, saat todennäköisemmin hyvän lopputuloksen.
Älä sisällytä kirjeeseen liikaa tarpeetonta tietoa, varsinkin jos se on liikekirje.
Jos tulostat virallista kirjettä, käytä normaalia painavampaa paperia.
Jos lähetät virallista tai puolimuotista sähköpostia, varmista, että sähköpostiosoitteesi näyttää kunnolliselta. "Sweetstar189" -kirje otetaan vähemmän vakavasti kuin "Janine.smit".
Kirjoita kirjaimet sinisellä tai mustalla musteella.