Sisältö

• Astua
• Vinkkejä

Kirjeiden kirjoittaminen on itsessään taidetta, joka voi määrittää, otetaanko sanasi vakavasti vai ohitetaanko. Olitpa kirjoittamassa saatekirjeä, kirjettä ystävälle tai yksinkertaisesti sähköpostia kollegallesi, sen tulisi aina alkaa hyvin kirjoitetulla johdannolla, joka kiinnittää lukijan huomion ja pakottaa lukemaan lisää.Oppiminen, kuinka lähestyä vastaanottajaa, kuinka kirjoittaa huomiota herättävä aloitusrivi ja kuinka kirjoittaa mielenkiintoinen esittely, auttaa sinua kirjoittamaan kirjeen, joka kannattaa lukea.

Astua

1. Selvitä tarkalleen kenelle kirje tulee lähettää. Henkilökohtainen tervehdys kiinnittää henkilön huomion paljon nopeammin kuin yleinen tervehdys. Lisäksi se osoittaa, että pystyt löytämään tärkeitä perustietoja, kuten sen henkilön nimen, jolle kirjoitat.
   • Jos kirjoitat saatekirjettä tai muun tyyppistä yrityskirjettä, ota vastaan ​​muutama minuutti saadaksesi selville vastaanottajan nimen. Yleensä pienellä tutkimuksella löydät henkilöstöpäällikön, henkilöstökoordinaattorin tai johtajan nimen, jonka kanssa haastattelet. Jos et löydä tietoja Internetistä, kohtelias puhelinsoitto voi usein selventää kenelle kirjeesi osoitetaan.
   • Yleensä on parasta välttää tervehdys, kuten "Dear Sir / Madam". Tällainen tervehdys ei ole lainkaan henkilökohtainen, joten lukijalle ei tule vaikutusta, mikä tarkoittaa, että kirjettäsi ei ehkä muisteta, jos sitä luetaan ollenkaan.
     • Kuvittele esimerkiksi, että sinä palkkaat ihmisiä ja saat kaksi kirjettä - yhden tervehdyksellä "Dear Sir / Madam" ja toisen omalla nimelläsi. Kenen hakijan odotat tekevän työnsä paremmin ja minkä vuoksi sen palkkaaminen kannattaa?
2. Jos et löydä kirjoittamasi henkilön tarkkaa nimeä, älä ärsytä! Joskus nämä tiedot salataan tarkoituksellisesti. Tällöin "Dear Sir / Madam" on hyväksyttävä.
   • Jos esimerkiksi lähetät suosituskirjeen tai virallisen kirjeen jollekin yrityksessä, jonka nimeä et tiedä, on hyvä käyttää yleistä tervehdystä, kuten "Kenelle se saattaa olla huolestuttava".
3. Aloita kirjeesi oikealla tervehdyksellä. Jos tiedät kenelle kirjoitat, se on yksinkertaisesti "Hyvä * henkilön nimi *". Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta tietty henkilö on aina puhuttu.
   • Jos kirjoitat jollekin tärkeälle henkilölle, kuten valtion virkamiehelle, professorille tai uskonnolliselle henkilölle, käytä kyseisessä tehtävässä erityistä osoitemuotoa.
     • Esimerkiksi, jos kirjoitat valtuutettua rabia, tervehdyksesi tulee olla "Hyvä rabbi * sukunimi *" tai "Hyvä rabbi"; jos kirjoitat Yhdysvaltain presidentin, tervehdyksesi on "Hyvä herra presidentti".
     • Useimmat toiminimet eivät vaadi erityistä osoitemuotoa; "Hyvä toimitusjohtaja Bill Gates" on esimerkki melko huonosta ja jumittuneesta puheesta. Lakimiehet ja lakimiehet ovat tärkeitä poikkeuksia.
4. Tarkista vielä kerran vastaanottajan nimen oikeinkirjoitus. Väärin kirjoitettu nimi on erittäin loukkaavaa ja ennen kaikkea hyvin huolimaton.
   • Ole varovainen ulkomaisten kuulostavien nimien ja työnimikkeiden suhteen, mutta tunnet myös ne, jotka voit helposti kirjoittaa väärin, jos olet huolimaton. Vaikka et tiedä eroa esimerkiksi John Smythen ja John Smithin välillä, molemmat perheet ottavat todennäköisesti tällaisen virheen melko vakavasti.
   • Ole varovainen käyttäessäsi työnimikkeitä osoitteen muodossa. Väärän työnimen käyttämistä voidaan pitää erittäin loukkaavana. Esimerkiksi samanlaisen kuulostava työnimike, kuten "Assistant Regional Manager" ja "Assistant Regional Manager", voi olla hämmentävä.
5. Aloita huomiota herättävällä avauslinjalla. Kirjeen alkurivi kiinnittää huomiota ja antaa sävyn muulle kirjeelle. Vertaa kirjeen kirjoittamista kalastukseen ja ajattele alkusanassa olevaa syöttiä. Haluat houkutella lukijan kiinni sitten häntä käyttäen tätä alkulinjaa.
   • Kun kirjoitat saatekirjettä, haluat, että kirjeesi erottuu kaikista lukemattomista muista saatekirjeistä, joiden kanssa kilpailet. Esimerkiksi korostamalla ainutlaatuisimmat ja mielenkiintoisimmat saavutuksesi kirjeen alussa, varmistat, että sinut varmasti huomataan ja olet toivottavasti vakuuttanut lukijan niin, että hän haluaa oppia lisää sinusta.
   • Vältä hakkeroitujen tai hankalien lauseiden käyttöä yrityskirjeissä. Osa kirjeen kirjoittamisen taiteesta käyttää oikeita sanoja. Muista, että vastaanottaja on luultavasti jo lukenut paljon sinun kaltaisiasi kirjeitä. Yritä erottua!
   • Vältä lauseita, kuten "Hei. Nimeni on ... "," Kirjoitan tämän kirjeen, koska ... "tai" Ajattelin kirjoittaa ... ". Nämä ovat yleisiä, mutta tarpeettomia - nimesi on jo mainittu kirjeessä, syyn, jonka kirjoitat, tulisi olla selkeä eikä kukaan lue mieltäsi - he lukevat mitä kirjoitat.
6. Todista itsesi ensimmäisessä kappaleessa. Ensimmäinen kappale on jatkoa merkittävälle avarivillesi. Joskus ensimmäisen lauseen täydentämiseen tarvitaan vain yksi lause.
   • Yritä herättää kiinnostusta ensimmäisen kappaleen kautta. Ensimmäinen kappaleesi on eräänlainen kokeiluversio kirjeestäsi - jos lukija ei pidä ensimmäisestä kappaleestasi, hän ei ehkä lue loppukirjeesi. Aloita voimakkaasti! Jos esimerkiksi kirjoitat saatekirjettä ja haluat luetella saavutuksesi työssä, älä aloita vähiten tärkeistä saavutuksistasi - lukija on saattanut lopettaa lukemisen ennen tärkeimpien saavutusten lukemista!
   • Yrityskirjeissä ja saatekirjeissä on oltava ensimmäisessä kappaleessa hyvin selvä siitä, mitä voit tehdä vastaanottajan hyväksi ja miksi kirjoitat.
     • Kun kirjoitat johtavan lauseen, kuten "Olen erittäin kokenut tietokonekaupan virkailija ja tiedän paljon tietokoneista", se näyttää lukijalta merkityksettömältä, joka ei kiinnosta lukijaa. Palaute, kuten "Vuosien kokemuksellani voin edistää tietokonekaupan menestystä. Voin käyttää asiantuntemustani räätälöityjen neuvojen antamiseen kaikentyyppisille asiakkaille "on jo paljon tarkempaa ja kuulostaa siltä, ​​mitä lukija tarvitsee ja mikä saa hänet kiehtomaan ja lukemaan.
7. Luo yhteys ensimmäiseen kappaleeseen. Tämä on erityisen tärkeää yrityskirjeille, joissa lukijalla on rajoitettu aika, joten kirjettäsi ei ehkä edes lueta. Ensimmäisessä kappaleessasi on ilmoitettava kuka olet ja kirjeesi tarkoitus. Tarvittaessa voit mainita edellisen keskustelun tai yhteydenoton päivittääksesi lukijan muistin, jotta on selvää kuka olet taas. Voit ilmoittaa kuka sinut ohjasi. On selvää, että sinun on tehtävä selväksi, kuinka mahtava olet, mutta ole varovainen, ettet tule ymmärtämään kerskailua.
   • Esimerkiksi lausunnossa, kuten "Kirjoitan vastauksena 20. kesäkuuta käytyyn keskusteluun sillan yli käytävästä sopimuksesta", mainitaan kirjeen aihe. Tällaiset lausunnot ovat erittäin hyödyllisiä lukijoille - Ne sisältävät tietoja edellisestä yhteydenpidosta ja muistavat ystävällisesti yhteydenotosta, jolloin kirjeesi on jatkoa edelliselle keskustelulle pikemminkin kuin äkillinen ja mahdollisesti merkityksetön keskeytys.
   • Mene asiaan. Kukaan ei halua lukea liian pitkäkestoisia tekstejä - ja miksi vaikeuttaa lukemista kirjoittaessasi kirjettä jollekulle, jolta tarvitset jotain?
   • Yritä tehdä ensimmäisestä kappaleestasi tiivis ja helposti luettava sekä mielenkiintoinen. Jos tämä kuulostaa vaikealta, niin ... nyt tiedät miksi kirjeen kirjoittaminen on itsessään taidetta!

Vinkkejä

• Jätä tervehdys ("Rakas niin ja niin") rutiinia ja epävirallista kirjeenvaihtoa varten. Esimerkkejä ovat yrityksen sisällä lähetetyt kirjeet tai henkilökohtaiset sähköpostit, muistiot ja muodolliset raportit.
  • Kirje eroaa muistiosta, ilmoituksesta tai avoimesta kirjeestä, koska se on osoitettu yhdelle henkilölle. Jos esimerkiksi kirjoitat pyynnön, joka on osoitettu monille erilaisille ihmisille, joiden haluat heidän tekevän, tai ilmoituksen siitä, että jotain on tapahtunut tai on tapahtumassa, harkitse viestin muodon muuttamista.
• Jos lähetät tärkeän kirjeen, tee kopio. Jostain syystä haluat kopion itsellesi, heti kun kirjeesi on lähetetty, se katoaa, joten voi olla järkevää tehdä kopio.
• Epävirallisuudella on kaksi puolta - se voi parantaa tai pilata kirjeesi. Epävirallinen sävy voi saada kirjeesi erottumaan ja auttamaan asiaasi, mutta se voi myös törmätä epäammattimaiseksi ja kevytmieliseksi. Se riippuu vain vastaanottajastasi. Jos et tunne vastaanottajaasi, tiedä, että epävirallisuus voi olla vaarallista.
• On erittäin hyödyllistä, jos pystyt ilmaisemaan tärkeitä asioita muutamalla sanalla, erityisesti liiketoimintaympäristössä. Hakijoille kyky kommunikoida hyvin ja ytimekkäästi saatekirjeessä on ensimmäinen testi. Käytä näitä kirjeitä varten lisäaikaa varmistaaksesi, että hallitset perusteet, kuten oikean tervehdyksen käyttäminen.