Sisältö

• Askeleet
• Vinkkejä
• Varoitukset

Liiketoiminnassa on kaksi pääaluetta, jotka kirjanpitäjän on säilytettävä - saamiset ja velat. Nämä ovat kaksi suuntaa, joiden nimet puhuvat puolestaan. Jos ensimmäinen vastaa varojen vastaanottamisesta tavaroiden ja palvelujen myynnistä, toinen vastaa liiketoimintaan tarvittavien tavaroiden ja palvelujen maksamisesta. Tämä artikkeli opettaa sinulle, miten voit seurata myyntisaamisia olettaen, että asiakas on jo vastaanottanut tavarat tai palvelut ja lasku on myös lähetetty maksettavaksi.

Askeleet

1. 1 Luo jokaiselle asiakkaalle erillinen tili kirjanpitojärjestelmässäsi. Voit käyttää Exceliä (Microsoft Excel) pienten tietueiden pitämiseen. Jos sinulla on kuitenkin paljon tapahtumia, on parempi käyttää erityisiä kirjanpito -ohjelmia, kuten 1C, QuickBooks.
   • Sinulla on oltava yritystä koskevat tiedot: nimi, yhteyshenkilö, osoite, puhelinnumero ja faksi.
   • Syötä tiedot sähköiseen järjestelmään määrittämällä heille tilinumero tai tunnuskoodi.
   • Kun myyt tavaroita tai palveluita tälle asiakkaalle, syötä tiedot hänen laskuunsa.
   • Pidä kirjaa sähköisesti ja säilytä paperikopioita, jos kirjanpitokäytännöt sitä edellyttävät.
2. 2 Luo raportti henkilöistä, joilla on erääntyneitä velkoja yli 30 päivää, kirjanpito -ohjelmassa kuukausittaista kirjanpitoa varten. Varmista, että laskut on laadittu ammattimaisesti ja että niissä on yrityksesi logo ja nimi sekä osoite, puhelin- ja faksinumero.
   • Käytä saamisia vain niille asiakkaille, jotka ovat sinulle velkaa. Lähetä näille asiakkaille luettelo tapahtumista. Tässä asiakirjassa on myös ilmoitettava ostopäivä, velkasumma, toimitukseen ja lisäpalveluihin liittyvät kustannukset.
   • Jokaisessa maksulaskussa on oltava viivästyssakko. Tällaisista ehdoista on neuvoteltava asiakkaan kanssa.
   • Raporttiin tulee sisällyttää myös laskut, jotka on maksettu sovitun eräpäivän jälkeen. Tee luettelo, joka sisältää ostopäivän ja myöhästyneen maksupäivän (esimerkiksi 30, 60, 90 ja 120 päivää tai enemmän).
3. 3 Anna maksutiedot, kun varat vastaanotetaan asiakkaalta, ja sulje hänen velkansa yrityksellesi.
4. 4 Ota yhteyttä perintätoimistoon, jos sinulla on pitkäaikainen erääntynyt velka. Näin vähennät luottotappioita ja lisäät liikkeessä olevia varoja.

Vinkkejä

• Monilla kirjanpito -ohjelmilla on lomakkeet tarvittavien raporttien luomiseksi. Lomakkeita löytyy kuitenkin myös Internetistä. SampleWords.comissa on useita englanninkielisiä lomakkeita, jotka voi ladata ilmaiseksi.

Varoitukset

• On intressejäsi tallentaa skannaukset tilauksista, lähetysasiakirjoista ja muista asiakirjoista erillisiin sähköisiin kansioihin, jos et pidä tarpeellisena tallentaa niitä paperimuodossa. On parempi, että sinulla on paljon asiakirjoja kuin ei tarpeeksi, jos sinun on todistettava asiakkaan velka.