Sisältö

• Askeleet

Varaston kirjanpidon tarkkuus vaikuttaa yrityksen toiminnan eri osa -alueisiin. Hankintaosasto käyttää varastotietoja aloittaakseen säännölliset materiaalien ostot. Tuotanto- ja suunnitteluosastot tarvitsevat tarkkoja varastotietoja tuotantoprosessin suunnittelemiseksi. Virheelliset varastotiedot voivat johtaa pulaan tietyistä materiaaleista, mikä johtaa tuotteiden toimitusten viivästymiseen asiakkaille ja mahdollisesti liiketoiminnan häiriöihin. Yritykset voivat parantaa varastotietokantojensa tarkkuutta kehittämällä erityisiä kirjanpitomenettelyjä ja seuraamalla työntekijöiden noudattamista.

Askeleet

1. 1 Kehitä menettelyjä materiaalien käsittelyyn organisaatiossa. Niiden tulee sisältää yksityiskohtainen kuvaus vaiheista, jotka työntekijöiden on suoritettava, kun materiaalit saapuvat yritykseen ja ne luovutetaan tuotantoon.
   • Menettelyissä tulisi myös kuvata työntekijöiden toimia, jos he havaitsevat vaurioituneita varastoja, vikoja ja puutteita.
2. 2 Kouluta henkilökunta työskentelemään menettelyjen mukaisesti. Yrityksen henkilöstön on tunnettava perusteellisesti kaikki menettelyt.
   • Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä varaston tarkan valvonnan merkitys ja sen vaikutus koko yritykseen.
   • Yksittäisille henkilöstöryhmille voidaan järjestää erillisiä koulutustilaisuuksia, joissa keskitytään erityisesti heidän työalueeseensa. Esimerkiksi valmistushenkilöstöllä on omat menetelmänsä käsitellä materiaaleja, jotka ovat erilaisia ​​kuin hankintaosaston.
3. 3 Seuraa henkilöstön suorituskykyä ja suorita tarkastuksia. Inventointimenettelyt ovat arvokkaita vain, jos työntekijät noudattavat niitä. Varmista, että työntekijät noudattavat vakiintuneita menettelyjä.
   • Ensisijaisten tietueiden ja laskujen tarkastus voi varmistaa, että työntekijät noudattavat varastonhallintamenettelyjä.
4. 4 Luo varastojen välitarkastusten sykli. Niiden esiintymistiheys riippuu liikevaihdosta tai kunkin osakeryhmän arvosta.
   • Varastojen aikataulun kehittämiseksi varastot voidaan jakaa ryhmiin, joiden laskentataajuus on erilainen. Yritys voi esimerkiksi päättää inventoida korkean vaihtuvuuden omaavien osien saatavuuden joka kuukausi, mutta varastoja pienen kierron osia kahdesti vuodessa.
   • Yrityksen on koulutettava työntekijöitään pitämään jatkuvaa varastojen luetteloa. Tässä tapauksessa varaston kirjanpitäjät tuntevat hyvin varastoluettelon, heidän kanssaan suoritettavat toimet ja toimet pulatilanteissa.
   • Jatkuva varaston kirjanpito merkitsee myös puutteiden syiden tunnistamista, kun ne havaitaan. Tämä voi valaista varastojen kirjanpitomenettelyjen olemassa olevia ongelmia.
5. 5 Kehitä menettely puutteiden hoitamiseksi. Joissakin organisaatioissa johdon on todistettava pula -arvojen poistaminen. Jos pula havaitaan, varastotilintarkastajan on saatettava kirjanpitotiedot vastaamaan varastojen todellista saatavuutta.
6. 6 Aikatauluta vuosittaiset varastot. Vuosittaiset inventoinnit voidaan tehdä 1-2 kertaa vuodessa kaikkien varastojen laskemiseksi ja kirjanpitotietojen saattamiseksi ajan tasalle.
   • Varastojen todellisen määrän ja inventoinnin aikana löydettyjen kirjanpitotietojen väliset erot mahdollistavat myös varastojen kirjanpidon järjestelyn ja kirjanpitomenettelyjen tehokkuuden arvioinnin.