Sisältö

• Askeleet
• Tapa 1: 1: Valmistaudu kokoukseen
• Vinkkejä
• Varoitukset

Jotta kokous onnistuisi, on erittäin tärkeää valmistautua siihen perusteellisesti.Tapaamisilla on suuri rooli useimmilla ammattialoilla. Noudata näitä ohjeita, jotta seuraava tapaaminen onnistuu.

Askeleet

Tapa 1: 1: Valmistaudu kokoukseen

1. 1 Kokoukseen valmistautumisen tietäminen on erittäin tärkeää kaikille työntekijöille ja erityisesti johtajalle tai esimiehelle. Yhtä tärkeää on tietää, milloin kokousta ei pidetä.
2. 2 Päätä, millaista kokousta järjestät:
   • Tiedottavat
   • Luova
   • Tehdä päätös
   • Motivoiva
3. 3 Anna rooleja ja nimeä jäseniä. Roolit voivat olla seuraavat:
   • Ohjaa
   • Avustaja / järjestäjä
   • Sihteeri (kirjanpito)
   • Ajanvalvoja (seuraa aikaa)
   • Osallistujat
4. 4 Valmistele ilmoitukset, jotka sisältävät kokouksen päivämäärän, kellonajan, esityslistan ja paikan. Lähetä ilmoitukset etukäteen kaikille osallistujille.
5. 5 Ota aikaa keskustellaksesi edellisestä kokouksesta (jos sellainen oli). Näin osallistujat voivat selventää käsittämättömiä kohtia tai ilmaista eri mieltä.
6. 6 Laita tarvittavat asiat paikoilleen. Järjestä pöydät ja tuolit etukäteen. Anna jokaiselle henkilölle kynä ja paperi. Aseta vesikannu sanan keskelle ja järjestä lasit.
7. 7 Soita kaikille tilaamaan. Juuri tässä vaiheessa puheenjohtaja kehottaa kaikkia lopettamaan puhumisen ja ilmoittaa kokouksen alkamisesta. Määrittele tavoitteet. Esityslista on luettelo aiheista, jotka liittyvät aiheeseen, ja kullekin aiheelle varattu aika. Esimerkki: "1. Arvioi aikaisempien tavoitteiden toteutuminen (15 minuuttia), 2. Keskustele muista tavoitteista järjestyksessä (20 minuuttia), 3. Valitse 5 päätavoitetta (10 minuuttia).
8. 8 Ennen kokousta läpäise erityinen pääkirja tai vain paperi ympyrässä, jotta läsnäolijat voivat kirjoittaa nimensä. Nämä nimet ajoittuvat minuutteina.
9. 9 Pyydä sihteeriä kirjoittamaan muistiin kokouksen kohokohdat, jotta ne voidaan käsitellä myöhemmin.
10. 10 Kysy kokouksen lopussa, onko kenelläkään kysyttävää muista aiheista. Aseta seuraavan kokouksen päivämäärä ja ilmoita sen päättymisestä.

Vinkkejä

• Puheenjohtaja nimitetään usein varsinaisessa yhtiökokouksessa. Puheenjohtaja johtaa kokousta, pitää järjestystä ja varmistaa, että kaikki pitävät kiinni asialistasta.
• Jos puheenjohtajaa ei ole valittu, etsi joku, joka on halukas täyttämään tämän tehtävän.
• Vaikka kokous on epävirallinen, sinun on silti lähetettävä ihmisille päivämäärä ja aika etukäteen. Voit esimerkiksi lähettää sähköpostia kaikille.
• Sama koskee sihteeriä, joka tekee muistiinpanoja.
• Nämä ohjeet koskevat myös virallisia kokouksia.
  • Esityslista pitää kokouksen linjassa ja estää ihmisiä keskustelemasta yhdestä aiheesta liian kauan.
• On erittäin tärkeää seurata aikaa, jotta tulevaisuudessa ei tule riitaa.

Varoitukset

• Puheenjohtajan on oltava arvostettu ja oikeudenmukainen henkilö voidakseen järjestää kokouksen pätevästi.