Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Varoitus

Joskus meidän on pyydettävä jatkoa monista syistä elämässä. Ehkä olet yliopistossa ja tarvitset enemmän aikaa esseen loppuun saattamiseen, ehkä kamppailet projektin loppuunsaattamiseksi töissä.Tehokas ja asianmukainen uusintakirje on aina tärkeä. Sinun pitäisi ottaa jonkin aikaa ajatellaksesi tarkasti tarpeitasi: kuinka kauan sinun on haettava jatkoaikaa ja miksi? Sen jälkeen kirjoita virallinen kirje, lähetä se ja seuraa mielenrauhaa.

Askeleet

Tapa 1/3: Noudata virallisen kirjeen kirjoittamisen tapaa

1. 

   Esittää sivun otsikon. Lähetyspäivä on sivun oikeassa yläkulmassa. Jätä alla oleva rivi tyhjäksi ja kirjoita osoitteesi myös tasattuna oikealle. Tyhjennä sitten rivi ja kirjoita vastaanottajan täydellinen osoite sivun vasemmalle puolelle.
   • Jos lähetät sähköpostiviestin, voit jättää päivämäärän ja osoitteen pois tervehdyksistä alkaen. Sinun on kuitenkin varmistettava, että otsikko on selkeä ja tehokas. Jos esimerkiksi lähetät kirjeen professorillesi, voit kirjoittaa aiherivin "Letter of extension - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".

2. 

   
   
   Kirjoita täydelliset ja viralliset terveiset. Aloita sanalla "Rakas", jota seuraa vastaanottajan otsikko ja koko nimi. Esimerkiksi "Hyvä herra Nguyen Hai Trieu" tai "Hyvä rouva Bui Phuong Mai". Jotkut otsikot voivat olla monimutkaisempia, kuten "Hyvä professori Nguyen Duc Cuong" tai "Hyvä puheenjohtaja Nguyen Van An".
   • Tämä on virallinen suositus, joten pidä tyylisi ja sisältösi muodollisena, vaikka tutustutkin näihin ihmisiin läheisesti. Älä kirjoita "Hei Hanh".
   • Yritä löytää tietty henkilö lähettämään kirje. Muuten kirjeesi näyttää esimerkkikirjeeltä. Esimerkiksi "Hyvä puheenjohtaja Nguyen Van An" olisi parempi kuin "Hyvä viranomainen".

3. 

   
   
   Käytä lyhyttä asettelua. Kirjeessä tulisi olla 1-3 kappaletta. Monissa tapauksissa voit aloittaa 2-3 rivillä. Jos haluat laajentaa kaikkia kolmea kappaletta, sinun on vain erotettava ne aukkoon, runkoon ja päähän.
   • Aloita kirjeesi kirjoittamalla "Olen Nguyen Hoang Minh, luokan B2 K34 opiskelija". Tämä muistuttaa professoria muistamaan eikä tuhlaamaan aikaa selvittämään kuka olet.

4. 

   
   
   Huomaa loppu. Älä aliarvioi vankan loppun merkitystä. Toista tapauksesi viimeisellä virkkeellä (yhdellä rivillä) ja kiitä vastaanottajaa siitä, että hän vietti aikaa lukea viesti. Voit kirjoittaa: "Kiitos, että otit huomioon ehdotukseni".
   • On parasta sulkea kirje tervehdyksellä ennen allekirjoittamista. Hyviä vaihtoehtoja ovat: "Ystävällisin terveisin", "Rakas", "Hei".
   • Jos tarvitset vastausta, ilmoita tämä lopulta. Yleensä voit yhdistää kiitos. Esimerkiksi "Kiitos harkinnastasi, odotan vastaustasi ensi viikolla." Ole kuitenkin varovainen, ettet ole liian työntävä.

5. 

   Kirjoita koko nimesi ja allekirjoituksesi. Pidä "Ystävällisin terveisin" tervehdyksen alla 3-4 riviä poispäin. Kirjoita sitten koko nimesi ja kohdista vasemmalle. Käytä yllä olevaa tilaa allekirjoittamaan musteella. Jos aiot lähettää sähköpostia, voit tyhjentää tilan ja kirjoittaa nimesi siihen. mainos

Tapa 2/3: Keskustele viestin rungosta

1. 

   Kirjoita mahdollisimman pian. Valmistaudu kirjoittamaan kirje heti, kun tiedät, että jatkoa on haettava. Sinun on annettava vastaanottajalle paljon aikaa tapauksen ratkaisemiseen. Sinun on myös osoitettava, että olet valmis, vaikka pyydätkin säätämään aikataulua.

2. 

   Määritä kuinka kauan sinun on lisättävä. Ota huomioon kaikki tekijät ja anna realistisia suosituksia. Jos lisäaika on liian lyhyt, saatat joutua hakemaan uudelleen. Sinun on tehtävä kaikkesi välttääksesi määräaikojen noudattamista, joten on parasta arvioida lisäajan määrä.
   • Tilanteesta riippuen sinun on ehkä kirjoitettava kirje osana neuvotteluprosessia. Tässä tapauksessa sinun tulee hakea määräaikaa, joka on pidempi kuin arvioitu aika, jotta voit tehdä kompromisseja ja sopia keskellä.
   • Arvioitu aika nykyisen edistymisen ja keskeneräisten projektiosien perusteella. Esimerkiksi, jos olet työskennellyt konsultointiprojektissa kolme kuukautta, saat todennäköisesti arvion siitä, kuinka paljon työtä on jäljellä.
   • Sinun on myös oltava tietoinen aikarajasta, jota myös viestin vastaanottaja kohtaa. Ehkä heihin kohdistuu myös paineita määräaikojen takia. Esimerkiksi yliopiston professoreiden on usein toimitettava väliarvot, ja heidän on perustuttava tähän määräaikaan opiskelijoille.

3. 

   Huomio sovellettaviin lakeihin. Sinun on vahvistettava nykyiset määräajat ennen jatkoa. Älä jätä käsitystä organisaation puutteesta, kun pyydät jatkoa ymmärtämättä nykyistä tilannetta. Esimerkiksi jotkut valtion virastot vaativat sinua jättämään vetoomuksen 24 tunnin kuluessa yhteydenotosta. Jos tämä ei toimi sinulle, voit valittaa, että aika on liian rajoitettu.

4. 

   Anna kohtuullinen selitys. Käytät aikaa laatia uusintakirje, ja vastaanottaja vie myös aikaa lukemiseen; joten sinun on kirjoitettava kirje oikein. Harkitse huolellisesti todellinen syy, johon tarvitset enemmän aikaa, ja esittele vastaanottajalle rehellisesti. Älä valehtele tai liioittele, koska se vain vahingoittaa sinua.
   • Yksi hyvä syy tähän on se, että haluat työn tekemisen huolellisesti. Esimerkiksi, jos työskentelet projektissa, jossa muiden turvallisuus voi heikentyä, saatat olla sympaattinen tuoda tämä esiin.
   • Jos sinulla on useampi kuin yksi syy hakea laajennusta, valitse sopivin ja keskity siihen. Jos esimerkiksi viivästytät tarjoamasi työpaikan hyväksymistä, kerro heille, että haluat lisätietoja lähetyskustannuksista (jos tämä on totta) sen sijaan, että ilmoittaisit heille, että odotat sanaa. kutsu toinen.

5. 

   Tuo esiin muutama huolella valittu yksityiskohta. Annetut tiedot auttavat tekemään kirjeestäsi laillisen ja taitava. Tämä on erityisen tärkeää, jos lähetät kirjeen valtion virastolle tai muulle organisaatiolle, jota et ole koskaan tavannut.
   • Esimerkiksi jos isoisäsi kuoli kaksi päivää ennen kuin hänen esseensa oli lähetettävä, on parasta esittää se "perheen hätätilanteeksi" eikä vain "kiireelliseksi". Voit myös mainita hänen kuolemansa ja joitain tietoja suunnitelmistasi.
   • Järjestä paperiasiakirjat ennen uusintakirjeen lähettämistä. Saatat tarvita kuvauksen tekemistäsi töistä ja sovelluksista, etenkin kun olet tekemisissä valtion virastojen tai muiden virallisten järjestöjen kanssa. On sinun etusi todistaa, että olet seurannut prosessin jokaista vaihetta tässä vaiheessa.

6. 

   Säilytä positiivinen tyyli ja sisältö. Kukaan ei halua lukea kirjeitä, jotka ovat täynnä valituksia. Sen sijaan, vain esittää nopea ja lyhyt negatiiviset tosiasiat ja sitten positiiviset ratkaisut. Jos esimerkiksi mielestäsi alkupalkka on liian pieni, voit kirjoittaa: "Tarvitsen enemmän aikaa tarjouksesi harkitsemiseen. Uskon kuitenkin, että korkeampi palkka voi auttaa minua työskentelemään tehokkaammin.

7. 

   Lue viesti uudelleen ennen sen lähettämistä. Käytä viestin lukemiseen vähintään muutama minuutti, ennen kuin lähetät sen. Tarkista muokkaus- ja kirjoitusvirheet. Suorita kieliopin ja oikeinkirjoituksen tarkistusohjelma tietokoneellasi. Lähetä se luotetulle ystävälle, jotta he lukisivat sen uudelleen. Älä kiirehdi tai ohita tätä vaihetta; muuten viestin vastaanottaja saa vaikutelman, että olet huolimaton, ja se vaikuttaa lopputulokseen. mainos

Tapa 3/3: Lähetä viesti vastaanottajalle

1. 

   Tee kopio tai tallenna kirje. Kun olet lukenut kirjeluonnoksen uudelleen ja ennen sen lähettämistä, ota valokuva (muunna se pdf-muotoon), tallenna käsikirjoitus verkossa tai kopioi se perinteisellä tavalla. Voit myös tallentaa postituspäivän, jos se ei ole sama kuin viestin yläosassa näkyvä päivämäärä. Tallenna tämä kopio turvalliseen paikkaan henkilökohtaisia ​​tietueitasi varten.

2. 

   Aseta tavalliseen postilaatikkoon. Vie se postitoimistoon, anna se postimiehelle tai laita se postilaatikkoon. Jos haluat varmistaa, että posti saapuu vastaanottajalle, voit pyytää jatkopalvelua lisämaksusta.
   • Jos haluat lähettää paperipostia, sinun on tulostettava se tulostimella ja laadukkaalla musteella. Käsinkirjoitettuja uudistuksia ei yleensä hyväksytä.

3. 

   Lähetä sähköposti uusimiseksi. Tämä on luultavasti paras tapa lähettää uusimispyyntöjä vähemmän aikaa ja varmuutta. Sinun on vahvistettava vastaanottajan sähköpostiosoite ennen sen lähettämistä ja muista lisätä tunnisteesi aiheriville, jos se on tarkoituksenmukaista.
   • Vastaanottaja tietää tarkalleen, kun lähetit sähköpostin. Huomaa tämä, jos haluat lähettää sähköpostia myöhään illalla.
   • Sähköpostisi tulee olla muodollinen, mukaan lukien sähköpostiosoite, jota käytät lähettämiseen. Lähetä tämä sähköpostiviesti ammattitilillä. Esimerkiksi sähköpostitililtä [email protected] lähetetty kirje on sopiva.
   • Jos lähetät sähköpostia faksilla, muista säilyttää vahvistussivu varmistaaksesi, että lähetit postin onnistuneesti ja että viesti on vastaanotettu.

4. 

   Soita puheluita kirjeiden kirjoittamisen sijaan. Jos haluat hakea viime hetken laajennusta, on todennäköisesti parempi puhua henkilön kanssa puhelimitse. Tässä tapauksessa sinun on myös oltava muodollinen ja esitettävä tapauksesi selkeästi. mainos

Neuvoja

• Yritä kirjoittaa enintään yhden sivun pituisia kirjaimia. Tällä tavalla kirjeesi tuntuu täydelliseltä ja helposti katseltavalta.
• Huomaa, jos viestin vastaanottaja lähettää vastauksen, kuten vahvistusviestin.

Varoitus

• Ole realistinen lupausten suhteen. Älä hae jatkoa vain viettääksesi ylimääräistä aikaa muiden ylimääräisten tehtävien suorittamiseen.
• Käytä pitkää aikaa hyvällä tavalla. Et todennäköisesti halua yrittää hakea laajennusta uudelleen.
• Tarkista, että olet sisällyttänyt tarvittavat lomakkeet viestiin. Lisäksi jotkut organisaatiot pyytävät sinua käyttämään heidän kirjelomakettaan.