Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Varoitus

Tapahtumien järjestäminen tuntuu erittäin hankalalta tehtävältä, ja asiat entistä monimutkaisemmiksi, jos sinulla ei ole suunnitelmaa ja suunnitelmaa eteenpäin. Joten yritä välttää tämä - valmistautumalla kuukausia etukäteen ja pysymällä rauhallisena tapahtuman aikana.

Askeleet

Tapa 1/4: Suunnittele kuukausia ennen tapahtumaa

1. 

   Määritä tapahtuman tarkoitus. Organisaatiosi tarkoituksen määrittäminen auttaa pitämään tapahtumasi tiellä. Suunnitteletko tapahtumaa kouluttaa yhteisöä? Vakuuttaa potentiaaliset sponsorit? Ylistävätkö tiettyä henkilöä tai ryhmää? Yksityiskohtaisesti tämä tarkoitus mahdollisimman paljon. Ei ole väliä mitä teet (kouluta, suostuttele, ylistä jne.), miksi teetkö sen uudestaan
   • Ajattele sitä tehtävällesi tai menestyksesi lähtökohtana. Kun tiedät varmasti haluamasi, löydät sen paljon helpommin!

2. 

   
   
   Asettaa tavoitteita.Tarkalleen Mitä haluat saavuttaa? Ei tapahtumassa esiintyvien ihmisten lukumäärä, ei se, että se tapahtui - miten haluat tapahtuman olevan? 5 uutta jäsentä organisaatioosi? Keräsitkö 20 miljoonaa dongia? Muuta muiden ihmisten ajattelutapaa? Saako kaikki innostumaan?
   • Ajattele 3 lopputulosta, joita haluat eniten tapahtumasta, ja keskity niiden toteuttamiseen. Voit punnita yhden taloudellisen tavoitteen, yhden sosiaalisen tavoitteen ja yhden henkilökohtaisen tavoitteen - se on sinun tehtäväsi!

3. 

   
   
   Kerää vapaaehtoisia. Tarvitset hyviä ja hyviä jäseniä monilla eri järjestelytoimikunnan alueilla. He voivat auttaa sinua kaikessa aikataulujen suunnittelusta, budjetoinnista kutsujen lähettämiseen, julisteiden suunnitteluun, vieraiden vastaanottamiseen ja siivoamiseen tapahtuman jälkeen. Toisin sanoen ne auttavat sinua saamaan työn aikaan. Jos mahdollista, etsi vapaaehtoisia, joihin voit luottaa!
   • Varmista, että järjestäjät ja tapahtumapäälliköt työskentelevät suunnitellun aikataulun mukaisesti. Osapuolten välinen yhteistyö helpottaa työtäsi. Kun pyydät jonkun apua, ilmoita alusta alkaen odotuksesi heille ja heidän osallistumisensa tapahtumaan.
   • Jos et löydä vapaaehtoista, vuokraa tapahtumaryhmä! Tämä riippuu kokonaan isännöimäsi tapahtuman tyypistä. Voit vuokrata paikan tapahtumatiimin kanssa tai vuokrata kolmannelta osapuolelta.

4. 

   
   
   Arvioitu budjetti. Kaikki kulut, tuotot, avustukset ja muut satunnaiset kulut on sisällytettävä talousarvioon. Jos et budjetoi, lopetat tapahtuman paksulla laskuilla ja tyhjällä lompakolla ymmärtämättä, mitä olet juuri käyttänyt. Ole realistinen alusta alkaen, jotta et ylläty myöhemmin!
   • Etsi tapoja pitää kustannukset alhaisina. Voitteko palkata vapaaehtoisia työskentelemään ilmaiseksi? Harkitse paikkoja, jotka ovat halvempia vuokrata (esimerkiksi jonkun talo)? Muista, että pieni, yksinkertainen mutta onnistunut kokous on paljon parempi kuin epäonnistunut ylellinen juhla.

5. 

   Määritä tapahtuman aika ja sijainti. Tämä on tekijä tärkein tapahtuman. Minkä pitäisi olla tapahtumasi ajan ja paikan, jotta ihmiset sanovat "Kyllä, minä olen siellä!"? Haluat isännöidä tapahtumaa aikana, jolloin kaikki ovat vapaita ja yhdessä kätevässä paikassa, jossa sinulla on tarpeeksi vuokraa!
   • Katso asuinpaikkasi aikataulu ja mieti, kuka osallistuu tapahtumaan. Jos kohdistat kotiäiteille, päivä- ja naapurustotapahtumien järjestäminen on paras vaihtoehto (voit tarjota ylimääräisiä lastenhoitopalveluja). Jos kyseessä on opiskelija osallistuja, pidä tapahtuma kaupungin keskustassa yhtenä iltana viikon aikana. Jos mahdollista, sinun tulisi mennä heidän luokseen Kokoaminen.
   • Tietysti tulee olemaan monia tapahtumapaikkoja, jotka sinun on varattava etukäteen. Ota yhteyttä, jos haluat vuokrata nämä sijainnit mahdollisimman pian. Ne voivat olla kalliimpia kuin luulet!

6. 

   Harkitse logistiikkaa. Sinun on ajateltava logistiikkaa kaikilta osin. Kuinka pysäköinti tulee olemaan? Vammaisten ihmisten kyky osallistua? Mitä voit tehdä tapahtumapaikan kanssa? Mitä laitteita tarvitset? Tarvitsetko mitään ylimääräistä maksua vastaan ​​(esim. Kaiutinjuomat, merkit, julkaisut)? Kuinka monta ihmistä tarvitaan tapahtuman sujuvaksi?
   • On erittäin tärkeää pohtia ja keskustella järjestäjien jäsenten kanssa tapahtuman kaikkien näkökohtien huomioon ottamiseksi. Onko esteitä, joita voit ennakoida ja välttää? Tarvitsevatko vieraat yöpymispaikan? Mitä poikkeuksia vaaditaan?

7. 

   Ajattele markkinointia ja mainontaa. Luo luonnos julisteen valmistautuessasi tapahtumaan. Tämän julisteen tulee sisältää tiedot päivämäärästä, kellonajasta, sijainnista, päävierasta, tapahtuman nimestä ja tapahtuman teemasta tai tunnisteesta. Koska valmistautumisaika on liian aikaista, voit viettää paljon aikaa ajatellessasi näitä asioita huolellisesti - mutta sinun tulisi rakentaa alkuperäinen luonnos nähdäksesi, mitkä osat ovat yhdessä!
   • Ajattele muita tapoja mainostaa tapahtumaa. Lähetä sähköposteja? Sähköposti? Tarjoatko tietoja Facebookissa, Twitterissä tai online-tapahtumasivustoissa (lisätietoja näistä myöhemmin)? Mitä tarvitset ennen tapahtumia houkuttelemaan ihmisiä ja mitä tarvitset sisään tapahtumia pidättää heitä?

8. 

   Järjestä työ uudelleen. Ehkä tunnet olevasi hyvin hämmentynyt juuri nyt. Hengitä syvään ja avaa Excel-ohjelmisto. Valmistele luonnos tapahtumien aikatauluista. Järjestä ajatuksesi muutamalla Excel-laskentataulukolla. Se voi tuntua tarpeettomalta paperityöltä tässä vaiheessa, mutta seuraavien kahden kuukauden aikana olet kiitollinen itsellesi huolehtimisesta itsestäsi.
   • Laadi jokaiselle toiminnalle aikataulu (aikatauluineen). Kirjoita kaikki järjestäjien jäsenet muistiin milloin ja missä niitä tarvitset. Tällä tavalla voit ajoittaa työsi ja välttää kysymyksiä myöhemmin.
   mainos

Tapa 2/4: Suunnittele työ 2 viikkoa ennen tapahtumaa

1. 

   Varmista, että kaikki on valmis. Tunnista aika, sijainti, tärkeimmät vieraat, tapahtuman järjestäjä, tapahtuman nimi ja tagline. Onko siellä mitä tahansa Voimmeko eksyä? Voivatko viime hetken muutokset tapahtua? Tässä vaiheessa kaiken pitäisi olla yhtä selkeää kuin mustavalkoisella paperilla.

2. 

   Tapaa järjestäjien jäseniä. Pyydä hyväksyntää budjettiin, aikatauluun jne. järjestäjiltä ja tapahtumapäälliköiltä. Nyt on oikea aika käsitellä kysymyksiä. Kaikki ovat jo ymmärtäneet velvollisuutensa? Ovatko he kaikessa mukavat?
   • Tapaa vielä kerran järjestäjät ja vapaaehtoiset miettimään mahdollisia ongelmia. Tämä on myös täydellinen aika suunnitella toimintaasi.
   • Varmista, että järjestäjillä ei ole sisäisiä ongelmia. Pidä yhteyttä kaikkien osastojohtajien, järjestäjien ja vapaaehtoisten kanssa.

3. 

   Jaa työ eri ihmisten kesken ja anna kokeneen henkilön koordinoida kaikki toiminnot. Jos tämä on erityisen laajamittainen tapahtuma, määritä useita ihmisiä koordinoimaan erilaisia ​​toimintoja yhden henkilön valvonnassa. Järjestäjien on luotettava tähän johtajaan.
   • Sinun tulisi määrittää yksi tai kaksi jäsentä viettämään aikaa vieraiden vastaanottamiseen ja juttelemiseen ennen tapahtumaa.Pohjimmiltaan he ovat vastaanottovirkailija, joka vastaa kaikkien vieraiden kohottamisesta ja antaa näiden vieraiden nähdä, että heitä hoidetaan.

4. 

   Pidä kaikki tapahtumiin liittyvät online-sivut ajan tasalla. Luultavasti tunnet jo Facebookin ja Twitterin, mutta on monia muita online-sivustoja, joita voit käyttää mainostamiseen, kuten Eventbrite, Evite ja Meetup. Jos et ole koskaan kuullut näistä sivuista, etsi nyt! Jos tapahtuma on ulkomailla ja haluat myydä lippuja verkossa, Ticketbud on varsin hyödyllinen.
   • Ja tietysti päivitä tapahtuman online-sivu, blogi tai Facebook-sivu, jos sellaisia ​​on. Voit lähettää tapahtumamuistutuksia, lähettää valokuvia ja hallita tapahtumavastauksia. Mitä aktiivisempi olet verkossa, sitä laajemmalle tapahtuma tulee. Jos isännöit puutarhanhoitoon, kodinsisustukseen tai muihin luoviin kenttiin liittyvää tapahtumaa, voit käyttää myös Pinterestia.

5. 

   Kerää sponsoreita ja muita rahalähteitä vierailta. Lähiviikkoina syntyy monenlaisia ​​kuluja, etkä halua maksaa kaiken itse! Sekoita vähän aloituskustannuksiin - olipa kyseessä tapahtumapaikkavuokraus, varusteet tai juhlat? Saatat joutua myös maksamaan joitain yllä mainituista summista ennen kuin aloitat valmistautumisen tapahtumaan.
   • Varmista, että olet rakentanut järjestelmän asiakirjojen, todistusten, laskujen ja muiden asiakirjojen käsittelyyn. Sinun on säilytettävä kaikki asiakirjat myöhempää tarvetta varten, joten mitä nopeammin sinut järjestetään, sitä mukavampi tulevaisuus on, varsinkin kun kumppanisi työskentelee epäammattimaisesti.

6. 

   Tapahtuman edistäminen. Valmistele julkaisuja, julkaise mainoksia, julkaise lehdistölle, lähetä kutsuja, puheluita, sähköpostiyhteysryhmiä, tapaa potentiaalisia osallistujia tai lahjoittajia. Kuinka ihmiset tietävät tapahtumasi ja osallistuvat siihen? Varmista, että antamasi tiedot ovat täydelliset lukuun ottamatta joitain kyseenalaistavia tekijöitä - myös vieraan uteliaisuutta on stimuloitava!
   • Ajattele kohdeyleisöäsi. Jos haluat kutsua vanhimmat, et tuhlaa aikaa viestien lähettämiseen Snapchat-ohjelmiston kautta. Mene paikkoihin, joissa he käyvät, tai käytä yleisön käyttämiä työkaluja.

7. 

   Kerää tarvittavat esineet tapahtumaa varten. Näihin tuotteisiin voi sisältyä mitali, peli, matkamuisto, palkinto tai todistus. On monia pieniä ja vähäpätöisiä asioita, joihin kokematon ei voi kiinnittää huomiota, mutta sinun on tiedettävä kaikki pienimmätkin tekijät. Älä unohda huonekaluja, äänilaitteita, pöytiä, pöytäliinoja ja muita suuria, tärkeitä esineitä!
   • Tämä on vielä yksi asia, jonka miettiminen vaatii aikaa. Älä lopeta, ennen kuin löydät 5 esineitä, jotka unohdit valmistaa - kaiken kuulakynistä ja ensiapupakkauksista paristoihin, jääkuutioihin ja jatkojohtoihin. Haluat olla valmis kaikkiin tilanteisiin.

8. 

   Järjestellä kaikki. Järjestä videotallennus. Järjestä kuljetus vieraille. Järjestä ruoka siivousryhmälle. Luettelo voi jatkua ikuisesti, mutta ilman lajittelua et voi järjestää tapahtumaa!
   • Valmista ruoka ja juoma. Tämä on myös hyvä aika järjestää erikoismajoituksia, kuten majoitus vammaisille. Tarkista, ovatko vieraat kasvissyöjiä vai onko heillä muita erityisiä ruokailutarpeita. Monilla online-tapahtumalippusivustoilla on "itsepyydä kysymyksiä" -osio, joka auttaa sinua arvioimaan vieraidesi erityisiä pyyntöjä.
   • Valmista pöydät ja tuolit, taustakuvat, mikrofonit, kaiuttimet, tietokoneet, projektorit, podiumit - kaikki mitä tarvitaan tapahtumapaikalla.

9. 

   Valmista yhteystietoluettelosi. Sinulla on oltava järjestäjien puhelinnumerot, osoitteet ja sähköpostiosoitteet. Tee samanlainen luettelo VIP-jäsenistä (erityisen tärkeät vieraat) ja tavaroiden tai palvelujen tarjoajista. Kun joku ei ilmesty tai on myöhässä, voit käyttää tätä luetteloa.
   • Sanotaan, että juhlaryhmä on myöhässä. Mitä teet? Hanki heidän yhteystietoluettelonsa heti ja soita heille. Voi, he luulevat sinun tekevän paikkaan saada se 90 kiloa silputtua sianlihaa? Aivan sama. Annat luettelon herra A: lle, hän ottaa kuorma-auton ja menee paperin lihankeräysosoitteeseen. Olet estänyt katastrofin. Nyt tiedät, että sinun ei pitäisi palkata tätä palvelutiimiä tai antaa selkeämpiä ohjeita!

10. 

    Mene tapahtuman paikalle järjestäjien kanssa. Tarkkaile ja arvioi pysäköintialue, wc, huoneet ja ovet. Etsi lähellä olevia paikkoja, joissa voit tehdä valokopioita, soittaa puheluita ja ostaa välttämättömiä tuotteita. Pidä tapahtumapaikka yleensä kädessä.
    • Keskustele henkilön kanssa, jonka kanssa otit paikan vuokrata. Heillä pitäisi olla parempi käsitys paikasta kuin kenellekään muulle. Onko sinulla ongelma, josta sinun pitäisi tietää? Rajoitettu aika? Onko ovi lukittu tiettyinä aikoina? Toivottavasti sitä ei tapahdu - mutta sinun tulisi myös selvittää palohälytysten tarkistusaikataulut.
    mainos

Tapa 3/4: Valmistaudu 24 tuntia ennen tapahtumaa

1. 

   Pysy rauhallisena. Sinä voit tehdä sen. On erityisen tärkeää, että pysyt rauhallisena etkä hämmenny tai ahdista. Olet valmistautunut kuukausia! Kaikki tulee olemaan kunnossa. Mitä rauhallisempi olet, sitä rauhallisemmat joukkuetoverisi ovat, sitä sujuvammin tapahtuma tulee olemaan. Lisäksi kaikki loppuu pian!
   • Vakavasti, voit tehdä sen. Olet tehnyt kaiken voitavasi ajatellen kaikkia mahdollisia ongelmia - jos jokin menee pieleen, osaat ratkaista ongelman. Ja muista: kukaan ei voi syyttää sinua. Meluisa vieras, ruoka ei ole hyvää - ihmiset ymmärtävät, ettet voi hallita kaikkea. Rentoutua. Voit olla kunnossa.

2. 

   Viimeinen tarkistus järjestäjien kanssa. Varmista, että puhut kaikille tavoista päästä tapahtumapaikkaan ja milloin saapua. Et halua eniten, kun koko järjestäjät soittavat sinulle tapahtumapäivänä, koska et tiedä missä takaovet ovat.
   • Vaikka kukaan ei sano mitään tai esittäisi sinulle kysyttävää, tee parhaasi muiden asenteiden arvioimiseksi. Ovatko he kaikki tyytyväisiä työhönsä? Tulevatko he toimeen keskenään? Jos ei, keskustele kaikkien kanssa ja yritä poistaa solmu. Ehkä joku sopii toiseen osastoon tai työskentelee muiden kanssa.

3. 

   Tarkista kaikki kutsut ja vastaukset. Luettelo vieraat Excel-laskentataulukkoon ja laskea yhteen ihmisten määrä. Suurimmaksi osaksi tapahtumia vahvistettujen osallistujien määrä on eivät ole näyttää tapahtumaan tosiasiallisesti osallistuvien ihmisten määrän. Sinulla voi olla 50 validointia, mutta lopulta niitä on vain 5 tai osallistuu jopa 500 ihmistä. Vaikka sinun pitäisi tietää vahvistajien määrä, ole valmis käsittelemään tilanteen, kun osallistujia on liian vähän tai liian paljon!
   • Muistuta VIP-vieraita tapahtumasta. Yllätät niiden ihmisten lukumäärän, jotka sanovat: "Okei. Eikö huomenna?" Yksinkertaisen puhelun tai tekstiviestin avulla voit välttää tämän.

4. 

   Mene tapahtumapaikalle ja tarkista, ovatko kaikki valmiita. Onko huone siisti ja valmis? Onko elektroniset laitteet asennettu ja toimivat? Voitteko tarvittaessa asentaa minkä tahansa laitteen? Onko henkilökunta valmistautunut täysin tapahtumaan?
   • Tarkista, onko tapahtumassa riittävästi kannattajia. Luonnollisesti on parasta, jos sinulla on enemmän kannattajia kuin tarvitset. Saatat joutua pyytämään jotakuta hätätilanteesta, tarvitsemaan jonkun ottamaan huomioon vieraan tai ratkaisemaan ongelman, jota et voi ennakoida. Tai tiedät ehkä, että tarvitset jonkun kaatamaan sinulle lisää kahvia.

5. 

   Valmista sarjat tapahtuman osanottajille. Tämä paketti voi sisältää vesipullon, karkkipalkin, muistilapun, kuulakärkikynän, esitteen ja kaikki muut tarvitsemansa tiedot. Se on myös hyvä idea, jos haluat lisätä pieniä matkamuistoja.Tämä on hieno kohokohta, joka osoittaa, että tapahtuma oli järjestetty asianmukaisesti, ja samalla saa vieraat tuntemaan arvostuksensa.
   • Tämä sarja voi olla tarkoitettu vieraille tai järjestäjille tai molemmille! Kuka ei pidä granolapalkista ja kuulakärkikynästä?

6. 

   Aikatauluta tapahtuman tiedot (juoksuarkki tai ajotaulukko). Tässä on luettelo kaikista tarvittavista tiedoista jaettuna ajan ja / tai osaston mukaan. Valmista tehtäväohjelma muutamassa minuutissa tärkeillä toiminnoilla. Juoksevan taulukon malli on täysin sinun tehtäväsi päättää. Yritä vain pitää tiedot mahdollisimman pienellä lukemisen helpottamiseksi.
   • Jos todella kovaa, rakenna nämä lajeja eri juoksuarkki voi olla hyödyllinen. Puhujat haluavat todennäköisemmin tietää luettelon muista vieraista, jotka ovat missä ja milloin. Järjestäjät haluavat luettelon laitteista, aikatauluista ja siivoussuunnitelmista. Kun sinulla on tarpeeksi aikaa juoksevan arkin rakentamiseen, löydät siitä varsin hyödyllisen.

7. 

   Tee luettelo tuotteista, jotka tuodaan tapahtumapaikkaan. Kuinka paha se on, kun pääset tapahtumaan, kaikki on valmis, kaikki oletko kaikki siellä ja huomaat, että olet unohtanut 12 000 kuppia kotona? Tämä on huono. Pilasit kaiken. Joten tee luettelo, tarkista se vielä kerran ja ota mukaan kaikki valmistusaineet!
   • Jos kohteet ovat hajallaan eri paikoissa, määritä jokaiselle henkilölle oma tehtävä. Tällöin sinun ei tarvitse viettää 8 tuntia juoksemisessa ja näiden esineiden keräämisessä paniikkina. "Yksi puu ei tee nuorta, kolme puuta rypistyy yhteen, joten vuori on korkea" - muinaiset ihmiset sanoivat.
   mainos

Tapa 4/4: Hallitse tapahtuman päivämäärää

1. 

   Saavu tapahtumapaikkaan aikaisin järjestäjien ja vapaaehtoisten kanssa. Varmista, että kaikki ovat läsnä ja elektroniikka toimii oikein. Onko sinulla viime hetken kysymyksiä? Jos on aikaa, juomaan virvoitusjuomia, jaamme, rohkaise kaikkia ja levätä! Sinä voit tehdä sen. Sinä olet valmis.
   • Varmista, että järjestäjällä on erityinen merkki tai mukanaan joitain tunnistettavia esineitä, jotta tapahtuman osallistujat voivat saada apua tarvittaessa. Joskus khakipuvut eivät riitä.

2. 

   Kaikenlaisia ​​asioita sisällä ja ulkopuolella. Tarvitsetko ilmapalloja postilaatikkoon? Julisteita huoneen kulmassa? Entä ovi ja käytävä? Jos vieraasi täytyy käydä kaoottisen sokkelon läpi päästäkseen tapahtumapaikalle, sinun tulee laittaa paljon liikennemerkkejä.
   • Rakennuksen edessä olevat tervetuliaisliput ja muut tiedotustaulut ovat erityisen hyödyllisiä. Haluat, että ihmiset pystyvät tunnistamaan tapahtumapaikan suoraan kadulta. Tässä ei ole mitään ihmeellistä!
   • Tapahtumassa on vastaanotto ja rekisteröityneet vieraat. Kun vieraat astuvat oveen, heidän pitäisi nähdä tarkalleen, mitä heidän on tehtävä. Muuten he leijailevat epävarmuuden ja epämukavuuden tilassa. Muistatko edellä mainitun vastaanotto-osan? Määritä joku seisomaan ovelle tervetulleeksi ja vastaamaan kaikkiin vieraan kysymyksiin.
   • Kelluva musiikki! Musiikki poistaa tapahtuman ujo ilmapiiri.

3. 

   Varmista, että tapahtuman osallistujat tietävät mitä tapahtuu. Jos puhuja on myöhässä, sinun on ilmoitettava tapahtuman viivästymisestä. Jos ateria kestää odotettua kauemmin, tapahtuman asiakkaiden tulee olla tietoisia aikataulun muutoksista. On hyvin harvinaista, että tapahtumat menevät suunnitellusti - joten jos aikatauluja ei noudateta tarkkaan, varmista, että osapuolet jatkavat keskustelua.

4. 

   Ottaa valokuva! Haluat ehkä tehdä muistiinpanon tästä. Samaan aikaan ihmiset ovat innoissaan nähdessään jonkun pitävän kameraa tapahtuman hetkien kuvaamiseksi. Ota kuva sponsorisi banneri, banneri, tervetuloportti, vastaanottoalue jne. Voit käyttää näitä kuvia myös ensi vuonna!
   • Anna ystävän tai ammattivalokuvaajan tehdä työ, jos mahdollista. Sinulla on tarpeeksi töitä! Sinun täytyy keskustella ja syödä vieraiden kanssa, joten jonkun muun tulisi huolehtia valokuvauksesta.

5. 

   Asiakirjojen asettaminen tapahtuman jälkeen. Sinun on oltava istuttanut jonkinlaisen idean vieraidesi havaintoihin ja haluat heidän jättävän tapahtuman erityisillä ajatuksilla, pohdinnoilla tai päättäväisyydellä toimia. Joten valmista esite tai mikä tahansa esine, jonka he voivat tuoda mukanaan jälkeen tapahtuma.
   • Voit harkita tämän osan viimeaikaisen tapahtuman kyselyä. Anna heille keino puhua mieltään, mitä parantaa ja mitä he haluavat seuraavassa tapahtumassa. Ja tietysti, kuinka he voivat osallistua!

6. 

   Siivoa tapahtumapaikat! Tarkista virtalaskuri, poista bannerit, puhdista huonekalut ja paljon muuta. Haluat sivuston takaisin alkuperäiseen tilaansa - varsinkin kun maksat vuokran ja haluat palata. Voit myös välttää tapahtumapaikan tarjoajan perimät lisämaksut. Jaa työ tasaisesti niin, että puhdistusprosessi on mahdollisimman nopea ja lempeä.
   • Tarkista uudestaan ​​varmistaaksesi, ettei arvoesineitä ole jäänyt taakse. Jos on, laadi kadonneen tuotteen vaatimuslomake.
   • Jos vahingoitat jotain, ilmoita asiasta henkilölle, jonka kanssa otit yhteyttä vuokrataksesi paikan. Rehellisyys ja rehellisyys on aina paras asenne.
   • Poista mahdollisimman paljon roskia. Kunnossapito-osasto ottaa sen jälkeen.

7. 

   Huolehdi kaikista tapahtuman jälkeisistä tehtävistä. Järjestämäsi tapahtuman tyypistä riippuen sinulla ei ehkä ole mitään tekemistä tapahtuman jälkeen, tai on pitkä luettelo kiitettävistä ihmisistä sekä odottavat kuitit. Tässä on joitain ideoita aloittaaksesi:
   • Kiitos kaikille järjestelytoimikunnan jäsenille, erityisesti sponsoreille ja vapaaehtoisille. Et voi järjestää tapahtumaa ilman heitä!
   • Suorita ja käsittele raha-asioita. Tämä tulisi tehdä mahdollisimman nopeasti, sitä vähemmän virheitä, sitä parempi.
   • Järjestä kiitollisjuhla niille, jotka ovat auttaneet sinua. Haluat joukkuetovereidesi tuntevan kiitollisuutensa ja samalla, että sponsorisi näkevät, että he ovat tuoneet muutosta ja hyvän tavoitteen.
   • Jaa matkamuistoja tai muita julkaisuja kiinnostuneille.
   • Siirrä laskuja sponsoreille ja muille.
   • Lähetä valokuvia tapahtuman online-sivulle.

8. 

   Pidä kokous oppia kokemuksista ja pärjää paremmin seuraavalla kerralla. Kun kaikki on ohi, mitä haluat, että tekisit toisin? Mikä toimii ja mikä ei? Haluatko isännöidä tällaista tapahtumaa? Mitä sinä opit?
   • Jos saat vastauksen kaikilta, lue ne kaikki. Vaikka et saa vastausta vierailta, kysy tapahtuman järjestäjältä! Kuinka he ajattelevat? Oliko he nauttineet tuosta ajasta? Luultavasti vain siksi, että granola-baari ja kynä olivat ilmaisia, eikö?
   mainos

Neuvoja

• Luettelo valmisteltavista asiakirjoista:
  • Alustava talousarvio
  • Tapahtumien aikataulu (tapahtuman kunkin ohjelman aika)
  • Kutsu
  • Vieraslista
  • Toimintasuunnitelma
  • Työn aikataulu (valmistumisaikataulu)
  • Dokumentaatio lehdistötiedotteita varten
  • Puhe
  • Luettelo osallistujista
  • Osapuolten puheenvuorot (liitä puhujan jatkaminen)
  • Työohjelma
  • Aikataulu on jaettu minuutteihin
  • Yhteysverkko (järjestäjän puhelinnumero)
  • Luettelo tuotavista esineistä
  • Luettelo suoritettavista tehtävistä
  • Tapahtumaraportit (lehdistölle ja muille)
• Määritä ennen tapahtumaa henkilöt / osastot vastaamaan seuraavista alueista:
  • Lahjoittajat
  • Osallistujat
  • Tärkeä vieras, puhuja
  • Suunnittele, tulosta, kerää artikkeleita ja arvioi kyseiset tuotteet
  • Palkinnot, matkamuistot, lahjat, bannerit, todistukset
  • Ajoneuvot, ateriapalvelu, tapahtumapaikkojen järjestelyt, sisustus, taustat, pysäköinti
  • Media, PR (ulkosuhteet), markkinointi
• Sivuston valinnassa ja hintaneuvotteluissa huomioon otettavat tekijät:
  • Sivuston kapasiteetti (osallistujien lukumäärä lukuun ottamatta niitä, jotka eivät ole virallisesti läsnä)
  • Ruoan saatavuus (jos aterioita on saatavilla kyseisessä paikassa)
  • Aika (tapahtuman aloitus- ja lopetusaika)
  • Valaistus (jos tapahtuma tapahtuu yöllä)
  • Onko ilmastointia vai ei
  • Tarvittavat laitteet toimitetaan (mikrofoni, kaiuttimet jne.)
  • Huonekalut (huonekalut, pöytäliinat jne.)
  • Voidaanko musiikki- ja viihdetapahtumia järjestää paikan päällä (vähemmän muodollisia esityksiä)
  • Generaattori
  • Helppo pääsy tapahtumapaikalle - onko paikka kaupungin keskustassa vai ei (voivatko edustajat osallistua ilman vaikeuksia)
  • Erikoishuone järjestäjille, pukuhuoneet jne.
  • kokonaiskustannukset
• Määritä tapahtuman päivänä henkilö / osasto, joka on vastuussa seuraavista:
  • Yleinen koordinointi
  • WC
  • Ruoka
  • Toimii kentällä
  • Isäntä (MC)
  • Tietokoneet, projektorit
  • Valokuvaaja
  • Vastaanottovirkailija
  • Joukon hallinta ja PR väkijoukon kanssa
  • Pysäköintialue
  • Suojella
  • Jakaa asiakirjoja ja tarvikkeita (lahjat ja todistukset tietyille henkilöille sekä kaikille tapahtuman osallistujille)
• Tekijät, jotka on otettava huomioon päätettäessä tapahtuman päivämäärästä:
  • Onko päävieras ja muut VIP-vieraat käytettävissä päivän aikana
  • Mikä päivä on paras kohdeyleisöllesi?
• Et voi milloinkaan luovuttaa työtäsi ja vastuutasi toiselle henkilölle.
• Työ on vastuussa.
• Ajallaan. Jos viivästyt, ilmoita työstä välittömästi ja välittömästi ilmoitettavalle henkilölle.
• Kun ongelmia ilmenee, älä syytä muita, älä ajattele liikaa ja aiheuta enemmän stressiä, etsi tapoja ratkaista ongelma.
• Varmista, että sinulla on evakuointisuunnitelma hätätilanteita varten. Jos tapahtumasi on laajamittainen, varmista, että poliisi ja lääkärit ovat päivystämässä.

Varoitus

• Älä paniikkia tai stressiä. Rauhallinen ryhti johtaa parempiin tuloksiin.
• Ole valmis mihin tahansa tilanteeseen. Joskus on asioita, jotka eivät ole sinun hallinnassasi. Jos olet järjestäjien jäsen, älä vihastu, kun joku huutaa sinua, kyseinen henkilö voi olla vain jännittynyt. Jos olet koordinaattori, älä stressiä tai paniikkia. Ole hyvä ja tee kaikki rauhallisesti. Yritä pohtia mahdollisia tilanteita ja mitä tekisit noissa tilanteissa.