Sisältö

• Astua
• Menetelmä 1/2: Osa 1: Oikeat taidot
• Menetelmä 2/2: Osa 2: Ole edustava
• Vinkkejä
• Varoitukset

Jokainen vierailijoita vastaanottava yritys tarvitsee vastaanottovirkailijan. Vastaanottovirkailija on henkilö, joka vastaanottaa kävijöitä yrityksen tai laitoksen tiskillä. Se on yleensä ensimmäinen henkilö, jonka vierailijan tulisi tavata, ja kuten tiedät, ensivaikutelmat ovat aina erittäin tärkeitä. Vastaanottovirkailijan on vastaanotettava vierailija kohteliaasti ja vastattava oikein, myös puhelimitse tai sähköpostitse. Se on ikään kuin yrityksen käyntikortti.

Astua

Menetelmä 1/2: Osa 1: Oikeat taidot

1. On erinomainen organisointitaito. Vastaanottovirkailijana olet yrityksen käyntikortti - - olet henkilö, jonka kanssa asiakas ensin puhuu ja jolle työntekijät tulevat tiedottamaan ja suunnittelemaan. Puhelujen vastaanottamisen ja vierailijoiden ohjaamisen lisäksi sinun on usein käsiteltävä asiakkaita, järjestettävä kaikenlaisia ​​tapahtumia, sovittava tapaamisia jne. Koska tähän liittyy monia vastuita, on tärkeää, että olet vastaanottovirkailijana hyvin järjestetty, jotta voit tehdä useita asioita samanaikaisesti. voi tehdä. Jos et pysty suorittamaan useita tehtäviä samanaikaisesti ja suorittamaan ne oikeassa järjestyksessä, et kestä kauan vastaanottovirkailijana.
   • Hyvä tapa organisoitua on sijoittaa arkistointijärjestelmään, jonka kanssa voit työskennellä. On tärkeää, että tiedät, mitä papereita ja tietoja pomo, työtoverit ja asiakkaat saattavat tarvita. Säilytä kaikki nämä tiedot eri kansioissa - tietokoneen työpöydällä tai paperilla. Järjestä järjestelmäsi parhaiten sinulle sopivalla tavalla - jos tarvitset siihen neon-muistilappuja, se on hieno.
   • Järjestäytyminen tarkoittaa myös sitä, että voit motivoida itseäsi - et tarvitse ketään kertomaan sinulle, miten tehdä jotain, tai pitämään sinut oikealla tiellä. Jos olet hyvin järjestetty, tiedät tarkalleen, mitkä tehtävät sinun on suoritettava päivässä ja mitkä asiat ovat etusijalla.
   • Varmista, että sinulla on (paljon) puhelinnumeroita, esimerkiksi työtovereiden, urakoitsijoiden, myyjien, hätäpalvelujen jne. Puhelinnumeroita. Tarvitset niitä kaikkia tiettynä ajankohtana. Tallenna puhelinnumerot erityiseen tietokoneohjelmaan tai Rolodexiin.
2. Varmista, että sinulla on vähän teknistä tietämystä. Tärkein tekniikka, jonka vastaanottovirkailijan on käsiteltävä, on puhelin - ja kaikki siihen liittyvät painikkeet ja linjat. Tietokonetaidot ovat myös välttämättömiä - useimpien vastaanottovirkailijoiden on osattava lähettää sähköpostia ja osata käyttää tekstinkäsittelyohjelmaa. On myös hyödyllistä, jos osaat luoda laskentataulukoita ja käyttää ohjelmia, jotka liittyvät yritykselle, jossa työskentelet.
   • Muista, että sinun on todennäköisesti pystyttävä käsittelemään myös kopiokone, skanneri ja tulostin (ja vianetsintä työtovereidesi kanssa näiden laitteiden kanssa työskennellessäsi). Jos tiedät minkälaisia ​​laitteita käytät, tutustu käyttöohjeisiin, jotta voit ratkaista yleisimmät ongelmat.
3. Ole luotettava. Vastaanottovirkailijan odotetaan olevan aina työpöydällään - yritys saa huonon nimen, jos kukaan ei vastaa puhelimeen tai jos odotusajat ovat pitkiä. Tee luotettavuudesta tärkeysjärjestyksesi - jos pomosi tietää, että hän voi luottaa sinuun ja että olet aina valmiina auttamaan, sinusta tulee välttämätön.
4. Ole hyvä kuuntelija. Tärkeä osa vastaanottovirkailijaa on muiden ihmisten kuunteleminen - puhelimitse, kun asiakas esittää kysymyksen työpöydällä tai kun tietoja välitetään sinulle. Jos olet hyvä kuuntelija, voit työskennellä tehokkaammin - pystyt ratkaisemaan ongelmat helpommin, jos ymmärrät heti, mitä joku sinulta kysyy, ja voit paremmin ohjata asiakkaita osastolle, jossa heitä voidaan auttaa.
5. Tee muistiinpanoja kaikesta. Kun pomosi pyytää sinua tekemään jotain, tee muistiinpanot yksityiskohdista. Kun asiakas soittaa, muista kirjoittaa hänen tietonsa (nimi, yhteystiedot, mitä he haluavat jne.). Muistiinpanot auttavat sinua pysymään järjestäytyneinä ja muistuttavat sinua kaikista päivän pienistä asioista. Kirjoita muistiinpanosi muistikirjaan tai muistikirjaan ja pidä ne aina mukanasi. Yllätyt, kuinka hyödyllistä se on, varsinkin jos haluat tietää, mitä se henkilö, joka soitti viisi tuntia sitten, halusi.
   • Muista kirjoittaa viestit yksityiskohtaisesti ja lukea kirjoittamasi. Toista viesti ja / tai yhteystiedot kirjoittaessasi sitä varmistaaksesi, että sinulla on oikeat tiedot.
6. Vastaa puhelimeen kohteliaasti tavallisella tervehdyksellä, kuten "Hyvää huomenta, puhut ____ (nimesi), ____ (yrityksen nimi), kuinka voin auttaa sinua?Muista vastata puhelimeen yhden tai kahden soittoäänen jälkeen. Ei ole okei asettaa ihmisiä pidättämään yli minuutiksi (se on pidempää kuin luulet).
   • Kuuntele tarkkaan sen henkilön nimeä, jota soittaja pyytää. Toista, jos haluat varmistaa. Kysy, osaaako soittaja kirjoittaa nimen, jos sitä on vaikea ymmärtää.
   • Siirrä keskustelu siististi tavallisella lauseella, kuten "Odota hetki, minä johdatan sinut herra Smithiin". Tai jos henkilö on keskustelussa: "Mister Smit on parhaillaan keskustelussa. Haluatko odottaa tai välitänkö viestin edelleen?". Kiitä kohteliaasti soittajaa ja siirrä puhelu.
7. Tervehdi pakettien toimittajia samalla ammattitaidolla ja kohteliaisuudella kuin muut vierailijat. Saatat joutua allekirjoittamaan toimituksen. Varmista, että allekirjoituksesi on luettavissa. Toimittaja voi tarvita ohjeita paketin sijoittamiseen. Varmista, että otat yhteyttä oikeisiin työntekijöihin tällaisissa asioissa.
8. Vastaanota yritykseesi tulevia asiakkaita tehokkaasti ja kohteliaasti. Kun kävijä kertoo sinulle kuka he ovat ja mitä he etsivät, otat yhteyttä kyseiseen henkilöön ja kerro heille, kuka siellä on. Tavallinen lause, jota voit käyttää tähän, on: "Herra Smit, rouva Jansen XYZ b.v.:stä on täällä kello 2". Yritä aina antaa etu- ja sukunimi sekä yritys, jota he edustavat. On hyödyllistä kysyä, onko hänellä tapaamista. Smit antaa sitten lisäohjeet siitä, mihin asiakas saa odottaa ja kuinka kauan se kestää. Sitten voit sanoa vierailijalle: "Mister Smit on siellä hetken kuluttua". Tai: "Herra Smit sanoo, että hän on viimeistelemässä kokousta ja että hän on siellä 5 minuutin kuluttua. Ole hyvä ja istu alas".

Menetelmä 2/2: Osa 2: Ole edustava

1. Ole positiivinen asenne. Kuten edellä mainittiin, vastaanottovirkailija on yrityksen käyntikortti - asiakkaat näkevät sinut ensin ja vastaavat kysymyksiin ihmisiltä, ​​jotka eivät voi tulla toimistoon. Kukaan ei halua, että häntä ottaisivat vastaan ​​hapat tai paheksuttavat kasvot. Pidä aina hymy kasvoillasi ja iloinen persoonallisuus. Ole kärsivällinen vaikeiden asiakkaiden kanssa, vaikka he joutuisivat hermoillesi.
   • Vaikka sinulla onkin erittäin vaikea asiakas, muistuta jatkuvasti itseäsi siitä, että sinulla on vahva, onnellinen persoonallisuus. Kerro itsellesi, että he ottavat turhautumisensa sinuun, mutta tiedä, että niin kauan kuin teet parhaasi heidän mukauttamiseksi, et ole yksi, joka tekee jotain väärin. Parempi pitää viileäsi kuin räjähtää.
2. Pidä tervehdys valmiina. On aina tärkeää tervehtiä asiakkaita ystävällisesti. Vaikka joudut tekemään jotain loppuun ennen kuin voit auttaa asiakasta, on tärkeää tervehtiä häntä, jotta he tietävät, että heidät on nähty ja että heitä autetaan.
   • Voit esimerkiksi tervehtiä: "Hyvää huomenta! Jos istut alas, olen oikeassa kanssasi!".
3. Olla kohtelias. Ole kunnioittava. Kohtele kaikkia ikään kuin he olisivat tärkein henkilö, joka käveli tänään toimistoon. Tämä on sinun tehtäväsi - kukaan ei välitä siitä, että vietit tuntikausia liikenneruuhkassa tänä aamuna tai että kaatoit vain kahvia uusien nahkakenkiesi päälle. Jätä henkilökohtaiset huolet kotiin. Anna asiakkaan tuntea olonsa mukavaksi ja nauttia keskustelusta kanssasi.
4. Mekkoedustaja. Edustat yritystä, joten sinun täytyy näyttää siistiltä. Sijoita yrityskulttuuria vastaaviin vaatteisiin. Jos olet vastaanottovirkailija tietyn tyyppisessä yrityksessä (esimerkiksi vaatemerkissä), voi olla hyvä käyttää kyseisen tuotemerkin vaatteita. Ole taipuvainen konservatiiviselle puolelle, ellet työskentele paikassa, jossa muoti tai muut tekijät ovat tärkeitä.
   • Tarkista, onko yritykselläsi erityisiä vaatetussääntöjä. Yrityksesi voi olla kunnossa muodollisten työvaatteiden kanssa, mutta älä koskaan muista sinua että pukeudu muodollisesti (collegehousuja ei ehkä arvosteta).
5. Aina näyttää siistiltä.

Vinkkejä

• Pidä henkilökohtaiset asiat erillään työstä. Tämä tarkoittaa myös, että et käsittele henkilökohtaisia ​​keskusteluja ja sähköposteja töissä. IT-osasto voi seurata tietokoneen toimintaa.
• Ole kiltti johtajille, katso jos voit auttaa heitä, kun sinulla ei ole mitään tekemistä.
• Muista kuka maksaa palkkasi, ja ole aina kunnioittava heitä kohtaan.
• Löydä joku, joka voi pitää silmällä pöytää tai puhelinta, kun sinun täytyy mennä vessaan, kun menet lounaalle, lomalle jne. Näin ei tule vihaisia ​​ihmisiä odottamaan sinua, kun palaat.
• Kysy kollegoiltasi, jos voit auttaa missä tahansa. Voit saada ystäviä paremmin auttamalla kuin vihollisia valittamalla.
• Postin käsittely on usein myös osa työsi. Ensimmäisenä päivänä selvitä heti, mihin sen on mentävä, kuka toimittaa sen ja milloin.
• Ole aina valmis oppimaan uuden tehtävän. Monipuolisuus voi tuoda sinulle paljon.
• Kirjoita viestit kahtena kappaleena ja anna kopio henkilölle, jolle viesti on tarkoitettu. Tai käytä päiväkirjaa, se helpottaa asioiden löytämistä, varsinkin jos etsit nimeä tai puhelinnumeroa.

Varoitukset

• Älä koskaan sano "en tule". Sitten menetät nopeasti työpaikkasi.
• Älä teeskennele olevasi mukava. Ihmiset näkevät sen läpi. Ole aidosti kiinnostunut, kohtelias ja kunnioittava. Jos et pysty tekemään tätä, sinun ei pitäisi tulla vastaanottovirkailijaksi. Otat alas yrityksen maineen. Etsi sitten mieluummin toimistotyö, jossa sinun ei tarvitse tulla julkisesti.
• Älä riita asiakkaan tai soittajan kanssa. Ohjaa hänet esimiehelle.