Sisältö

• Astua
• Osa 1/2: Ehdotuksen kirjoittaminen
• Osa 2/2: Ehdotuksen lähettäminen

Hallintoehdotuksen valmisteleminen on hyödyllistä, jos huomaat mahdollisuuksia parantaa prosesseja, lisätä liikevaihtoa tai toteuttaa säästöjä. Voit myös kirjoittaa ehdotuksen, jos näet jotain, jota pitäisi tai voidaan muuttaa silmissäsi. Jos haluat valmistella ehdotuksen yrityksesi johtamiseksi, kerää aikaa tarvittavien tietojen keräämiseen. Keskustele ehdotuksesta kollegoiden kanssa nähdäksesi, ovatko he samaa mieltä. Lähesty hallintaa asianmukaisesti.

Astua

Osa 1/2: Ehdotuksen kirjoittaminen

1. Tunnista ongelma. Haluatpa tehdä ehdotuksen prosessien virtaviivaistamisesta tai kustannusten vähentämisestä, sinulla on oltava selkeä kuva ongelmasta. Sinulla on usein ajatus tästä, mutta jos haluat tehdä asian ja saada jotain ratkaistua, varmista, että pystyt kuvaamaan ongelman ytimekkäästi.
2. Tee tutkimuksesi. Ennen kuin aloitat ehdotuksen kirjoittamisen, on tärkeää, että tarkistat kaikki tosiseikat. Keskustele sidosryhmien kanssa. Tämä voi olla työtovereita, esimiehiä tai asiakkaita. Lue vertailukelpoisista yrityksistä ja siitä, mitä ne voivat tehdä toisin.
   • Jos esimerkiksi uskot, että yrityksesi pitäisi vaihtaa pitopalvelua, keskustele keittiön työntekijöiden kanssa, jotka työskentelevät nykyisen ateriapalveluyrityksen palveluksessa. Mitä he ajattelevat? Ehkä he ovat työskennelleet muiden catering-yritysten kanssa muualla? Mitä eroja he näkevät? Mitä kollegasi ajattelevat pitopalvelusta? Jos et ole tyytyväinen ruokaan, se voi olla vain henkilökohtainen makusi sen sijaan, että laatu olisi alhaisempi.
3. Kirjoita ongelman kuvaus. Esittele ehdotuksesi kuvailemalla nykytilanne. Ilmoittakaa kaikki asiaan liittyvät tosiasiat. Esimerkiksi mukana olevat, päivämäärät ja sijainnit. Älä tee arvoa vielä tässä osiossa; rajoita itsesi objektiiviseen luonnokseen nykytilanteesta.
   • Pitopalvelutarjoajan esimerkissä voit kirjoittaa esimerkiksi: "Yritys X on työskennellyt Caterer Y: n kanssa 7 vuotta. Tänä aikana aterioiden määrä, joista voidaan valita, laski viidestä kahteen. Kasvisruokien määrä on vähentynyt, ja joissakin päivissä kasvisruokia ei ole tarjolla lainkaan. "
4. Selitä ratkaisusi. Kun olet tunnistanut ongelman, kuvaile ehdottamasi ratkaisu. Jos ehdotuksesi koostuu useista osista, aloita ehdotuksen tärkeimmällä osalla. Osoita, että havainnot perustuvat tutkimukseen.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa: ”Kehotan yritystä X vaihtamaan toiseen pitopalveluun. Yrityksellä X on tässä useita vaihtoehtoja. Caterer W ja Caterer Z tarjoavat molemmat vaihtoehtoja aterioille ja niiden hinta on verrattavissa nykyiseen tarjoajaan. Lisäksi Cateraar Z pystyy paremmin vastaamaan työntekijöidemme tarpeisiin, koska heillä on laaja valikoima kasvisruokia, vegaaneja ja gluteenittomia ruokia. Vaikka Cateraar W tarjoaa vähemmän vegaaniruokia, nekin olisivat hyvä vaihtoehto. Aiemmin tänä vuonna tehty tutkimus osoittaa, että 40% työntekijöistämme on kasvissyöjiä, 10% on vegaaneja ja 2% työntekijöistämme noudattaa gluteenitonta ruokavaliota. "
5. Tehdä suunnitelma. Kuvaile jokainen ehdotuksen toteuttamiseksi toteutettava vaihe. Ilmoita jokaiselle vaiheelle, mitkä kustannukset liittyvät siihen vaiheeseen ja mikä on läpimenoaika. Ole läpinäkyvä, missä kustannukset ovat varmoja ja mitkä riippuvat tietyistä tekijöistä. Halutessasi voit numeroida vaiheet. Anna sitten tarkempia tietoja. Älä yliarvioi ehdotuksesi tuottoa. Ilmoita mahdollisimman objektiivisesti odotetut tuotot.
   • ”Pitopalvelun vaihtaminen edellyttää seuraavaa: 1. Peruuta nykyinen sopimus Caterer Y: n kanssa; 2. Kutsu Caterer W ja Caterer Z kokeilujaksoon; 3. Tee valinta kahdelle pitopalvelulle; 4. Tee sopimus valitun pitopalvelun kanssa. Uuden sopimuksen kustannusten odotetaan olevan vertailukelpoisia nykyisen Caterer Y: n kanssa tehdyn sopimuksen kustannusten kanssa. Jos noudatamme nykyisen Caterer Y: n kanssa tehdyn sopimuksen irtisanomisaikaa, peruutukseen ei liity mitään kustannuksia. Siirtyminen eri ateriapalveluihin voi siten olla kustannusneutraali, ja sillä voi olla myönteisiä vaikutuksia työntekijöiden tyytyväisyyteen, koska ruokalan tarjonta kasvaa.
6. Ilmoita mitä vastalauseita voisi olla. Osoita, että ymmärrät, että ehdotusta on mahdollista vastustaa. Esimerkiksi, odotetaanko työntekijöiltä vastustusta? Ehkä jotkut kollegat ovat valtavia faneja nykyiselle pitopalvelulle. Ilmoittakaa, mitä voidaan tehdä mahdollisten vastaväitteiden poistamiseksi ja riskien minimoimiseksi.
7. Ilmoittakaa, mitä ehdotuksen täytäntöönpano edellyttää. Jos ehdotuksesi tarkoittaa, että tuotteita on ostettava tai ylimääräisiä työntekijöitä on lähetettävä käyttöönottoa varten, ilmoita tämä. Ilmoita myös, mikä aika sitoutuminen vaaditaan. Voit tehdä tämän tarkistuslistan muodossa. Esimerkiksi:
   • "Pakollinen: työryhmä, joka arvioi eri pitopalvelut (4 työntekijää organisaation eri osista), 2 tuntia kokeilujaksoa, 3 tuntia arviointiraportin valmistelua."
8. Lopeta tärkeimmillä eduilla. Minkä muutoksen ehdotatkin, toista se lopussa. Yhteenveto kolmesta tärkeimmistä seikoistasi ja lopuksi yhdellä yhteenvetolauseella. Ajattele tätä tiivistelmänä. Esimerkiksi:
   • Kuten tämä ehdotus osoittaa, Caterer Y on vähentänyt ruokalajia viimeisten seitsemän vuoden aikana. Caterer W ja Caterer Z tarjoavat suuremman valikoiman samoilla kustannuksilla. Suosittelen järjestämään kokeilujakso näiden kahden pitopalvelun kanssa tavoitteenaan valita uusi catering-yritys yrityksellemme. Tämän odotetaan lisäävän työntekijöiden tyytyväisyyttä ja säilyttämistä. "
   • Tunnista taloudelliset ja määrälliset edut. Esimerkiksi johtavatko innovaatiot kustannussäästöihin? Sitten ilmoita se.
   • Tunnista laadulliset edut. Joskus ehdotuksen etuja ei voida osoittaa kovilla luvuilla. Jos ehdotuksesi esimerkiksi lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä, ilmoita tämä. Laadulliset edut voivat olla yhtä arvokkaita kuin kvantitatiiviset.

Osa 2/2: Ehdotuksen lähettäminen

1. Pyydä ehdotusta lukemaan kollegallesi. Pyydä kollegaa antamaan palautetta ehdotuksestasi. Ehkä kollegasi on täysin samaa mieltä ehdotuksestasi. Jos kollegasi ei ole täysin samaa mieltä ehdotuksestasi, mieti heidän vastustustaan. Jos vastalauseet ovat mielestäsi perusteltuja, mukauta ehdotustasi. Jos uskot, että vastalauseet ovat sinänsä perusteltuja, mutta eivät johda eri johtopäätöksiin, ilmoita vastaväitteet kohdassa, jossa selität ehdotuksen mahdolliset vastalauseet.
2. Kaavi ylös. Kun ehdotuksesi on valmis ja joku muu on lukenut sen, käy se läpi perusteellisesti. Ovatko kaikki lauseet hyvin toimivia, eikö kirjoitusvirheitä ole, onko se tarpeeksi suppea? Et halua ehdotuksesi olevan liian pitkä, koska johto ei välttämättä lue sitä. Enintään kaksi sivua on mukava pituus.
3. Lähetä ehdotus johdolle. Kun ehdotuksesi on valmis, määritä kenelle se lähetetään. Joissakin organisaatioissa on selvää, kenellä on mielipide tietystä aiheesta. Tämä ei ole yhtä selvää muissa organisaatioissa. Kysy keneltä yhteyttä. Usein sihteerit tietävät tämän hyvin.
   • Kun löydät oikean henkilön, yritä suunnitella fyysinen tapaaminen hänen kanssaan keskustellakseen ehdotuksesta. Tällä tavoin saat enemmän huomiota ehdotukseen kuin lähetettäessä sitä paperilla tai sähköpostilla.