Sisältö

• Askeleet
• Osa 1/3: Rakenna tapahtumaraporttisi
• Osa 2/3: Etsi raportillesi oikea materiaali
• Osa 3/3: Viimeiset kosketukset tapahtumaraportin kirjoittamiseen
• Vinkkejä
• Mitä tarvitset

Ehkä sinun on kirjoitettava tapahtumasta raportti ja määritettävä, kuinka onnistunut se oli, ja vertaamaan tuloksia tavoitteisiin. Tämä on tärkeää, jotta tapahtumaa isännöivät ihmiset tai yritykset ymmärtävät, pitäisikö heidän muuttaa jotain. Voit tehdä tapahtumaraportistasi onnistuneemman. Tämä on tärkeää, jos aiot järjestää muita tapahtumia!

Askeleet

Osa 1/3: Rakenna tapahtumaraporttisi

1. 1 Määritä esityksesi tyyli ja muoto tietylle yleisölle. Tapahtumaraportit voidaan ommella, nitoa, lähettää sähköpostitse PDF -muodossa, suorittaa PowerPoint -esityksen avulla ja paljon muuta.
   • Muista rakentaa tapahtumaraporttisi osion mukaan. Sinun tulisi verrata tapahtuman tuloksia asettamiisi tavoitteisiin. Tee yhteenveto tapahtuman tärkeimmistä tuloksista.
   • Räätälöi tapahtumaraportti kunkin sponsorin ja yleisön tarpeiden ja etujen mukaan. Harkitse sponsorien tavoitteita. Sponsorit ovat jossain määrin tapahtumaraporttisi tärkein yleisö. He haluavat tietää, kannattaako tapahtumasi sponsoroida. Älä siis unohda miettiä, mitä he haluavat tietää ja mitkä asiat ovat heille todella tärkeitä.
   • Valmistele myös tapahtumaraportti tapahtuman erityisvaatimusten ja sponsorin ainutlaatuisuuden täyttämiseksi. Sinun ei pitäisi kirjoittaa tavallista, tyypillistä raporttia.On syytä harkita, että raporttisi saatetaan myös yhtiön johdon ja talousjohtajien tietoon.
2. 2 Järjestä prosessi siten, että tallennat tarvitsemasi tiedot koko tapahtuman ajan. Älä luota vain muistiin.
   • Kirjoittamalla tiedot ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen voit luoda yksityiskohtaisemman ja siksi tehokkaamman raportin. Se auttaa myös esittämään tiedot aikajärjestyksessä.
   • Varmista jatkuva tiedonkeruu, rekrytoi tarvittaessa lisää ihmisiä (mukaan lukien mahdolliset harjoittelijat) tätä tarkoitusta varten. Mikä tärkeintä, sinun ei tarvitse odottaa tapahtuman loppuun raportin luomista varten.
3. 3 Rajoita raportti keskeisiin kohtiin. Joidenkin tapahtumaraporttien ongelma on se, että niissä vain luetellaan tapahtuman järjestys tai keskitytään tarjoustarjouksiin. Älä tee sitä. Sen sijaan korosta avainkohtia selvästi ja analyyttisesti.
   • Valitse osa tapahtuman tapahtumista saadaksesi yksityiskohtaisen erittelyn. Mieti, mitkä kolme tapahtumaa sujuivat parhaiten ja mitkä kolme olivat odottamattomimmat.
   • Älä ylikuormita raporttiasi tarpeettomilla yksityiskohdilla, kuten lounasvalikolla tai pääpuhujan yksityiskohtaisella esityksellä. Sinun pitäisi korostaa sitä, mikä on todella tärkeää.

Osa 2/3: Etsi raportillesi oikea materiaali

1. 1 Kirjoita yhteenveto projektista. Toimintakertomuksen tulee sisältää yhteenveto hankkeesta, joka on lyhennetty versio yksityiskohtaisemmasta kokonaisraportista. Ota tämä ansioluettelo johdantona.
   • Voit luoda kaksi raporttia - projektin yhteenvedon, joka on suunniteltu tapahtuman tuloksista kiinnostuneille ihmisille, ja yksityiskohtaisemman täydellisen raportin niille, jotka haluavat sponsoroida tai järjestää tapahtuman.
   • Hankkeen yhteenvedossa sinun tulee keskittyä keskeisiin kohtiin ja tuloksiin. Hankkeen yhteenvedon tulee olla lyhyt - yksi tai kaksi sivua. Sen tulisi tiivistää tapahtuman keskeiset yksityiskohdat ja sisällyttää lyhyt tulkinta tiedoista.
2. 2 Liitä havainnollistava materiaali tapahtumaraporttiin. On paljon tehokkaampaa esittää yleisölle kaavio, joka heijastaa tilastotietoja, eikä kyllästyttää yleisöä lukemattomilla numeroilla ja päivämäärillä.
   • Jos tapahtumaan liittyi uusi tuote, voit liittää siihen valokuvan. Valokuvat itse tapahtumasta auttavat havainnollistamaan tapahtumaraporttia. Yritä lähettää sivustollesi sponsorimainoksia raporttisi tueksi. Jälleen, mikään näistä ei voi odottaa tapahtuman loppuun.
   • Sivustoon on hyvä sisällyttää näytteitä, jäljennöksiä ja muita esimerkkejä. Ilmoita niiden ihmisten määrä, jotka ovat saaneet kuponkeja sponsoreilta ja niin edelleen. Tarjoa tiedotus tapahtumasta sekä paikan päällä että sen ulkopuolella lehdistössä, yleisölle ja sponsoreille.
3. 3 Dokumentoi kaikki tiedotusvälineet lehdistössä tai julkisuudessa. Sinun tulisi arvioida mitä lehdistössä on käsitelty asettamiasi tavoitteita vastaan.
   • Keskity tulostettuihin mainoksiin ja artikkeleihin, joissa on sponsorien nimet ja mainokset, kerää numeroiden ja mainosten sijoitusten lisäksi.
   • Dokumentoi TV -mainoksia, julkisia ilmoituksia, luokituksia ja uutisia.
   • Älä unohda kiinnittää huomiota radion tietoihin, hinnastoilmoituksiin, mainonnan ja myynninedistämisen arvoon, tarkastuskertomuksiin ja muuhun.
4. 4 Muista mainita raportissasi tapahtuman tarkoitus. On erittäin tärkeää yhdistää tapahtuman tavoitteet tulokseen, joten älä unohda mainita hankkeen tehtävää ja tavoitteita.
   • Voit myös sisällyttää tapahtuman ohjelman. Mainitse myös tapahtuman tärkeimmät osallistujat. Älä unohda lyhyyttä.
   • Vietä suurin osa ajastasi luetteloimalla ja keskustelemalla tapahtuman tärkeimmistä tuloksista ja vertaamalla niitä lueteltuihin tavoitteisiin.Ole realistinen ja vältä kiiltoa asioista, jotka eivät ole olleet kovin onnistuneita.
5. 5 Sisällytä rahoitustiedot tapahtumaraporttiin. On tärkeää keskustella yksityiskohtaisesti tapahtuman budjetista ja siitä, kuinka paljon se todellisuudessa käytettiin (tai mahdollisesti sijoitettiin). Muista vertailla mahdollisia kustannuksia todellisiin kustannuksiin ja näyttää, mikä meni hyvin ja mikä vaatii lisätyötä.
   • Sinun tulee kattaa kaikki kulut, mukaan lukien markkinointi- ja myynninedistämistoimet, työntekijöiden korvaukset ja sponsorointikustannukset. On tärkeää laatia yksityiskohtainen talousarvio. Talouspäälliköt ja ylin johto haluavat nähdä tosiasiat, jotka tukevat tuloksia.
   • Sisällytä nettotulot, kuten palkkiot, sponsoroinnit ja näytteet. Mutta älä unohda, että vertaat tuloja ennustettuihin tuloihin. Mihin verrattuna? Hyvä kysymys.
6. 6 Sisällytä lukijalle merkitykselliset tilastot. Älä luo raporttia, jossa luetellaan vain tiedot, jotka saavat sinut tuntemaan olosi hyväksi. Myös kävijämäärät on ilmoitettava. On hyvä idea antaa mitattavia tietoja.
   • Muita relevantteja tilastoja ovat kokonaismyynti ja kävijät. Tällaiset tiedot lisäävät tapahtumaraporttisi uskottavuutta. Anna vierailijatietosi. Sisällytä väestötiedot, kävijämäärät ja julkinen tutkimus (kuten ostotottumukset).
   • Ilmoita niiden ihmisten määrä, jotka ovat vastanneet sponsorikampanjoihin ja lahjoituksiin hyväntekeväisyyteen. Dokumentoi taloudelliset vaikutukset ja työntekijöiden osallistuminen.
7. 7 Tue tiedot laatuelementillä. Raporttisi tulisi sisältää tilastotietoja, mutta tarvitset myös ihmisten panosta laadukkaan palautteen antamiseksi.
   • Kerää palautetta osallistujilta ja tiimin jäseniltä, ​​jotta tapahtuman onnistumis- ja epäonnistumistiedot eivät tule pelkästään raportin tekijältä. Näin raporttisi näyttää uskottavammalta.
   • Harkitse riippumattoman tutkimuksen sisällyttämistä. Lehdistön arviointi on yksi esimerkki siitä, missä riippumatonta tutkimusta voidaan tehdä.
   • Arvioi paikka ja asetus. Sinun pitäisi käyttää aikaa arvioidaksesi tapahtumapaikan ja ympäristön muiden näkökulmasta. Keskustelkaa siitä, kuinka hyvin tilaa käytettiin konferenssissa, tapahtumassa jne.

Osa 3/3: Viimeiset kosketukset tapahtumaraportin kirjoittamiseen

1. 1 Valmistele raporttisi ajoissa. Yritä tehdä ja julkaista raportti heti tapahtuman jälkeen. Muista merkitä tämä tapahtuma kalenteriisi. Jotkut ajattelevat, että raportti pitäisi julkaista kuukauden kuluessa tapahtumasta, mutta toiset väittävät, että on parempi tehdä se muutaman päivän kuluessa.
   • Aina kun on määräaika, sinun on tehtävä raporttisi ajoissa. Ehkä kirjoitat raporttia jollekin toimistolle, jonka asiakas on tilannut. Kiinnitä huomiota kaikkiin vaatimuksiin.
   • Tärkeintä on, että yleisösi odottaa syvällistä ja oikea -aikaista raporttia. Joten käytä aikaa asian korjaamiseen, mutta älä viivytä prosessia.
2. 2 Korjaa raporttisi. Varmista, että tapahtumaraporttisi on kirjoitettu hyvin eikä siinä ole kirjoitus- tai välimerkkejä.
   • Varmista, että raporttisi on riittävän syvä. Huomaa hyvä nyrkkisääntö - "näytä, älä puhu". Tämä tarkoittaa sitä, että on hyvä idea esittää konkreettisia esimerkkejä raportissa esitettyjen yleisempien seikkojen tueksi.
   • Älä unohda yleisöäsi ja varmista, että kirjoituksesi kuulostaa muodolliselta ja ammattimaiselta. Tapahtumaraportti ei ole rutiininomainen asiakirja; Se on tärkeä asiakirja sen määrittämiseksi, oliko toiminta sen käyttämien resurssien arvoista, joten raportin pitäisi kuulostaa vakuuttavalta.

Vinkkejä

• Ota enemmän kuvia kuin luulet tarpeelliseksi.Kun kirjoitat raporttiasi, ymmärrät tämän neuvon hyödyllisyyden.
• Kun keräät palautetta isänniltä ja tapahtuman suunnittelijoilta, sinun ei pitäisi tehdä sitä heti. Ne pysyvät paikallaan myös tapahtuman päätyttyä, sinun on ensin kysyttävä ihmisiä yleisöstä; he poistuvat tapahtumasta ensimmäisenä. Älä myöskään häiritse juontajaa, jos hän on kiireinen johonkin muuhun, löydät hänet myöhemmin ja voit kysyä kaikesta.
• Kerääessäsi palautetta, käy keskustelua ja kysy kysymyksiä luonnollisesti, silloin keskustelukumppanisi kertoo vilpittömästi, mitä hän ajattelee tapahtumasta.
• Kerää enemmän arvosteluja kuin luulet tarvitsevasi. Tulet iloitsemaan siitä myöhemmin.
• Hyvät valokuvat kertovat tapahtumasta ja ihmisten reaktioista.
• Yritä ottaa valokuvia koko kuvasta, mukaan lukien ihmiset ja esittelijä yhdessä valokuvassa, jotta voit kertoa lukijalle, kuinka suuri tapahtuma oli.

Mitä tarvitset

• Digitaalikamera
• Muistikirja