Kirjoittaja:
Laura McKinney
Luomispäivä:
2 Huhtikuu 2021
Päivityspäivä:
1 Heinäkuu 2024
Sisältö
Onko sinulla ongelmia pankin, vakuutusyhtiön, valtion viraston, työnantajan tai koulun kanssa? Pitääkö sinun lähettää heille kirje, joka vakuuttaa heidät tekemään jotain tai suostuttelemaan heitä auttamaan sinua ongelmassa, mutta et ole varma, mistä aloittaa sen tekeminen? Seuraava artikkeli opastaa kuinka kirjoittaa tehokas vakuuttava kirje.
Askeleet
Osa 1/4: Valmistaudu
Ideoita. Ennen kuin aloitat kirjeen kirjoittamisen, mieti, mitä haluat välittää kirjeellä, miksi kirjoitat tätä kirjettä, samoin kuin vastaväitteitä, joita vastaanottaja voi tarjota sinulle jälkeensi. lukea kirje. Ajatus ensin mielessä auttaa sinua määrittelemään selkeästi kirjeen pääsisällön ja ymmärtämään kirjeen aiheen.
- Kirjaimen avaaminen lauseella: Haluan vakuuttaa "lukijan" "tarkoituksesta". Korvaa "lukija" henkilöllä, jolle lähetät kirjeen, ja "tarkoitus" sillä, mitä yrität vakuuttaa.
- Kun olet suorittanut yllä olevan vaiheen, kysy itseltäsi: miksi? Korosta syitä, miksi haluat lukijan hyväksyvän toiveesi.
- Kun olet luetellut syyt, järjestele ne tärkeyden mukaan. Laita kaikki tärkeät syyt yhteen sarakkeeseen ja syyt vähemmän tärkeisiin kuin toiseen sarakkeeseen. Tämä vaihe auttaa tiivistämään tietoja korostaakseen tärkeät ja olennaiset tiedot.
Tunne tarkoituksesi. Varmista, että tiedät tarkalleen, mitkä ovat tavoitteesi. Mitä asioita sinun on suoritettava ja mitä haluat lukijasi tekevän.- Ajattele samalla itse ratkaisuja ajattelemiesi ongelmien ratkaisemiseksi.
Ymmärrä kohdekirje. Aiheen analysointi ja ymmärtäminen auttaa sinua muokkaamaan kirjeen koostumusta. Jos mahdollista, selvitä, ovatko lukijasi todennäköisesti samaa mieltä vai eri mieltä kanssasi, vai ovatko he puolueettomia. Tämä vaihe auttaa sinua selvittämään, mihin laittaa enemmän mieltäsi.- Yritä tunnistaa sen henkilön todellinen henkilöllisyys, jolle lähetät kirjeen. Keitä he ovat ja mikä saa sinut uskomaan, että heidän pitäisi todella auttaa sinua? Ohitetaanko kirjeesi vain vai miten se käsitellään? Onko vastaanottaja korkeassa asemassa vai onko sillä tehtävää ratkaista tämä ongelma? Vastaanottajan asemasta riippuen sanamuoto on erilainen.
- Yritä selvittää, mitä lukijan mielipiteet ja ajattelutavat käsiteltävästä aiheesta ovat. Voisiko sinun ja lukijasi välillä syntyä ristiriitaisia näkemyksiä? Kuinka voit esittää tällaiset näkemykset muodollisesti?
- Ota selvää, mitä lukijasi saattaa kiinnostaa aihettasi. Onko heillä kykyä käsitellä? Vaikuttavatko he suoraan tähän aiheeseen? Kuinka paljon aikaa heidän on käytettävä niiden tarkistamiseen?
- Ajattele, minkä tyyppisiä todisteita sinun pitäisi esitellä esseessäsi lukijan suostuttelemiseksi.
Tutki aihetta. Erittäin vakuuttavan kielen tulisi sisältää tosiasiat ja niihin liittyvät tiedot. Varmista, että näet toisen näkökulman. Älä vain tutki ongelmaa näkökulmastasi, vaan mainitse vastakkaiset näkemykset ja niiden tosiasiat.- Käytä tosiasioita, loogisia argumentteja, tilastoja ja asiaankuuluvia todisteita väitteesi tueksi.
- Sen sijaan, että vain väittäisit, että vastapuolen kanta on väärä, selitä, miksi kantasi on oikea ja ansaitsee harkittavaksi.
Osa 2/4: Kirjaimen muotoilu
Käytä lohkomuotoa. Yrityskirjeillä on ainutlaatuinen muoto. Kun luet oikeassa muodossa kirjoitettua kirjettä, lukija ei häiritse tavalla tai toisella. Toisaalta, jos et järjestele oikein, kirje jättää sinusta huonon vaikutelman lukijan silmiin ja he voivat heittää kirjeen sivuun.
- Aloita rivinvaihdoilla ja erillisillä kappaleilla.
- Kohdistetaan jokainen kappale. Toisin sanoen, älä sisennä kappaletta samalla tavalla kuin kirjoittaessasi proosaa tai esseitä.
- Yksi rivi kappaleiden välillä.
- Käytä vakiofonttia, yleensä Times New Roman tai Arial, kirjasinkoko 12.
Osoite sijoitetaan erikseen kirjeen alkuun. Aloita kirjoittamalla osoitteesi kirjeen vasempaan yläkulmaan. Älä lisää nimesi, vaan lisää vain kadun, kaupungin, maakunnan osoite (käytä "osavaltio" maille, joissa on osavaltioita, kuten Yhdysvallat ...) ja suuntanumero. Voit myös kirjoittaa puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi alla oleville erillisille riveille. Jos asut Isossa-Britanniassa, osoitteen tulee olla oikealla puolella. Sitten yhden rivin päässä.
- Anna päivämäärä. Kuukaudet kirjoitetaan kirjeinä, joita seuraa päivämäärä ja vuosi. Huomaa: Tätä menetelmää käytetään englanninkielisissä maissa. Vietnamissa käyttämällä järjestystä "Päivä ... kuukausi ... vuosi ..."). Yksi linja.
- 4. kesäkuuta 2013
- Kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite. Yritä määrittää vastaanottajan henkilöllisyys. Yksi linja.
Avaa kirje tervehdyksellä. "Hyvä" vastaanottajan nimellä on hyväksytty tuttu esipuhe. Varmista, että vastaanottajan nimi on kirjoitettu oikein, jotta tervehdyksessä oleva nimi vastaa viestin otsikossa olevaa vastaanottajan nimeä.
- Käytä sukunimeä viitattaessa esim. Mr. (Mr.), Ms (Ms), Professor (Dr.) yhdessä vastaanottajan etunimen kanssa. Jos et ole varma, mitä nimeä naiselle kutsutaan, käytä "Ms (Ms)"
- Käytä aina kaksoispistettä otsikon jälkeen.
- Jätä rivi tervehdyksen ja ensimmäisen kappaleen väliin
- Hyvä professori Brown:
Sulje kirje päätelmällä. Ennen kuin kirjoitat viimeisen lauseesi, mieti kirjeen sävyä. "Kiitos" on yksi loppulauseiden perustyypeistä, kun taas lauseet, kuten "Ystävällisin terveisin", ovat ystävällisempiä. Ajattele, vastaako kirjeesi kunnioittavaa vai ystävällistä loppua. Riippumatta siitä, minkä tyyppisen päätelmän valitset, sinun on noudatettava sääntöä, jonka mukaan ensimmäinen sana on kirjoitettava isolla ja seuraava sana on pieni kirjain. Loppulauseen jälkeen on pilkku.- Valitse muodolliseksi postimuodoksi "Ystävällisin terveisin, (kunnioittavasti)". "Ystävällisin terveisin", "Ystävällisin terveisin", "Kiitos, (Kiitos,)" tai "Ystävällisin terveisin" ovat loppumuodot. yrityssähköpostin standardi. "Ystävällisin terveisin, (Paras,)", "Ystävällisin terveisin" tai "Hauskaa päivää" ovat intiimi ilmaisu. ja vähemmän kaukainen tunne.
- Tee tilaa neljä riviä allekirjoituksellesi, ennen kuin kirjoitat nimesi.
- Kiitos,
Osa 3/4: Kirjeiden kirjoittaminen
Lyhyt ja ytimekäs. Vakuutuskirjeiden tulee olla lyhyitä ja kohteliaita. Yrittäjät lukevat harvoin yli sivun pituisen tai ärsyttävän sävyn sisältävän kirjeen. Älä kolhi, levitä. Yritä käyttää selkeitä, johdonmukaisia lauseita. Vältä aiheen ulkopuolista ja anna tarpeetonta, marginaalista tai liikaa tietoa.- Vältä käyttämästä liian yksityiskohtaisia lauseita. Tarve käyttää erittäin vakuuttavia selittäviä lauseita. Lauseiden tulee olla lyhyitä, helposti ymmärrettäviä ja helposti luettavia.
- Älä kirjoita liian pitkiä kappaleita. Älä sisällytä liikaa tietoja kuhunkin kappaleeseen, koska se saa lukijan masentumaan lukiessaan kirjainta, älä mene pois aiheesta tai yritä tehdä asiasta sekavampaa. Pidä kiinni kussakin kappaleessa läheisesti liittyvistä tiedoista ja siirry toiseen toiseen, kun aloitat uuden idean kehittämistä.
Kerro pääidea kahdessa ensimmäisessä lauseessa. Aloita kevyellä ja suoraviivaisella alkulauseella. Esitä toiveesi (eli pääidea) kahdessa ensimmäisessä lauseessa.- Ensimmäisen kappaleen tulisi koostua vain kahdesta neljään lauseeseen.
Toisessa kappaleessa on korostettava kirjeen tarkoitusta. Tässä kappaleessa hahmottele ajatuksesi, vaatimukset tai tavoitteet. Sen sijaan, että mainitsisit tarkat syyt, tiedot tai sisällön, selitä täysin kantasi, mielipiteesi, kiinnostuksen kohteesi tai pyyntösi ja selitä asian merkitys. kuinka vaikutusvaltainen sinuun pakottaa toimimaan.
- Muista järjestää sisältösi järkevällä, kohteliaalla tavalla realistisilla lauseilla. Vältä liian tunteellisen kielen käyttöä, älä käytä pakonaisia sanoja, älä käytä epäkohteliaita lauseita lukijoiden kanssa (lukijat täällä voivat olla yksilöitä tai organisaatioita) sekä ei osoita epäkohteliaisuutta vastapuolelle.
Esitä tukipisteet seuraavissa kappaleissa. Seuraavat kappaleet perustelevat mielipiteesi toimittamalla mukana toimitettavat tiedot ja lisätiedot. Muista antaa loogiset, tosiasiat, kohtuulliset, käytännölliset ja oikeudelliset yksityiskohdat. Älä tarjoa vain mielipiteitä, jotka ovat emotionaalisia, uskomuksia tai yksinkertaisesti henkilökohtaisia haluja. Älä saa lukijaa lukemaan pitkää tarinaa; pisteet on tehtävä nopeasti ja tarkasti. Tässä on muutama pieni taktiikka tämän saavuttamiseksi:
- Todellisten tilastojen ja tapahtumien mainitseminen lukijoiden houkuttelemiseksi. Varmista, että esitetyt tilastot ja tosiasiat ovat luotettavista, laillisista lähteistä ja että käytät tilastoja ja tosiasioita rehellisesti alkuperäisessä yhteydessä. .
- Lainaa tutkimusasiantuntijoita osoittamaan, että heillä on samanlainen näkemys sinusta tässä asiassa, ja vastustavat vastustajan näkemyksiä. Näillä asiantuntijoilla on oltava luotettava asema tutkimalla alalla ja heidän on pystyttävä antamaan piste kyseisestä aiheesta.
- Ilmoita syyt, miksi pyyntösi pitäisi hyväksyä. Menetelmä vakuuttaa selittämällä jollekulle, miksi uskot, että jotain pitäisi tehdä, jotta hän voi muuttaa mielensä tehokkaammin kuin vain pyytää heitä tekemään jotain. . Selitä nykytilanne ja miksi sitä on muutettava.
- Anna tietosi, tekniset tiedot ja ymmärrys ongelmasta, josta puhutaan vaatimuksesta. Mainitse menneet pyrkimykset ratkaista ongelmat tai toimien puuttuminen.
- Kyseiseen aiheeseen liittyviin todisteisiin on liitettävä esimerkki. Esitä todisteita, jotka saisivat lukijan näkemään ongelman merkityksen.
- Muista rajoittaa sitä, mitä sinun on mainittava kappaleessasi. Tee tapauksesi ja tilanteesi ilmoittaminen helpoksi. Ei liian syvälle yksityiskohtiin, mutta on välttämätöntä antaa riittävä avainsisältö. Valitse vain osuvimmat tilastot, asiantuntijat ja suosittelut.
Kumoaa vastapuolen mielipide. Avain kykyyn suostutella joku on kyseenalaistaa päinvastaiset mielipiteet. Jos haluat ennustaa lukijoiden valitettavia argumentteja tai kysymyksiä, voit mainita ne kirjeessä. Löydä yhteinen kanta vastakkaisen puolen kanssa tai keksi vakuuttavia näkemyksiä tukemaan mielipiteesi.
- Varmista, että tunnustat avoimesti näkökulman ja toisen puolen välisen eron. Yritä piilottaa heidät vain heikentää argumenttisi. Korosta sen sijaan arvoja, kokemuksia ja asioita, jotka sinulla on yhteistä vastapuolen kanssa.
- Vältä tuomitsevan kielen käyttöä. Liian paljon tunteita sanoin vähentää väitteidesi oikeudenmukaisuutta. Liian negatiivinen ja arvostelukykyinen kirje voi haitata lukijoiden suostumusta mielipiteisiisi.
Sulje kirje toistamalla pyyntösi. Toista pyyntösi tai mielipiteesi viestin lopussa. Tässä kappaleessa voit ehdottaa ratkaisua tai ryhtyä toimiin ongelman ratkaisemiseksi. Mainitse kirjeessä, että seuraat tätä kirjettä puhelimitse, sähköpostitse tai itsetarkistuksella.
- Hyvin vakiintuneen lauseen päättäminen auttaa vakuuttamaan lukijan nojaamaan sinua kohti tai ainakin auttamaan heitä näkemään ongelman selkeämmin näkökulmastasi.
- Tuo omat ratkaisut tai menetelmät. Hyväksy kompromissi tai molemmat osapuolet ottavat askeleen taaksepäin. Näytä lukijalle, mitä olet tehnyt ja mitä valmistaudut tilanteen korjaamiseksi.
Osa 4/4: Viimeiset vaiheet
Tarkista virheet. Oikeinkirjoitusvirheet ja huonot kieliopilliset rakenteet ovat ensimmäinen asia, joka antaa lukijoille huonon vaikutelman sinusta. Vasta kun artikkelissa ei ole virheitä, lukija voi keskittyä sisältöön ja ajatukseen, jonka artikkeli haluaa välittää. Lue kirje uudelleen useita kertoja ennen lähetyspainikkeen painamista. Lue kirje ääneen kuullaksesi, sujuuko se hyvin.
- Pyydä joku tarvittaessa tarkistamaan kirjeen kirjoitusvirheet (tai voit käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmaa).
Kirjoita todellisella allekirjoituksellasi. Allekirjoita kirje suoraan, jos lähetät sen sähköpostin sijaan. Tämä auttaa räätälöimään kirjeen ja varmistamaan, että kirjeen kirjoitit itse.
Kopioi muut tärkeät ihmiset. Jos yrityksen tai muun organisaation muiden ihmisten on luettava kirjeesi, lähetä heille kopio. Tämä tarkoittaa vastaavan määrän lähetettävien ihmisten tulostamista, todellisten kopioiden allekirjoittamista ja lähettämistä.
Lähettäjien tulisi säilyttää kopio. Pidä aina kirjaa muistiosta, joka sisältää tiedot siitä, milloin se lähetettiin, ja vastaanottajan tiedot. Kirjoita muistiin, mitä sinun on tehtävä seuraavaksi ongelman ratkaisemiseksi, kunnes ongelma on ratkaistu. mainos
Neuvoja
- Pitäisi kirjoittaa muodollisessa muodossa. Kirjeen vastaanottaja ei luota sinuun, jos käytät rentoa tai epävirallista keskustelukieliä.Virallisen kielen käyttö auttaa myös tekemään kirjeestä kohteliaamman kuin merkityksetön slangi!
- Käytä lempeää kieltä. Ihmiset pyrkivät auttamaan niitä, jotka ovat ystävällisiä heitä kohtaan.
- Ei aiheen ulkopuolella. Ole varovainen, ettet lisää ylimääräistä tietoa, jolla ei ole merkitystä kyseiselle aiheesta. Pidä sen sijaan kiinni asiaankuuluvasta sisällöstä ja älä mutkista asioita. Käytä todellisia tosiasioita saadaksesi ne erottumaan.
- Käytä keskimmäisessä kappaleessa vain luettelomerkkejä, jos jotkin vaiheet, toiminnot tai ehdotukset on esitettävä selvästi.
- Käytä kirjeiden kirjoittamista tavallisella englannilla (englanninkielisissä maissa). Tämä ei ole teksti- tai sosiaalinen media; Tämä on virallinen kirje. Lyhenteet, slangi ja emojit voivat viedä viestisi eteenpäin.
- Säädä kohdistuspisteitä yritysten tai edustajien käsitysten mukaan. Voittoa tavoittelematon järjestö ja suuri yritys voivat ajatella toisin.
- Älä kohtele lukijaasi niin, että he ovat sinulle velkaa ja pyytävät jotain sinulta. Sen sijaan vakuuttaa heidät ystävällisellä ja ammattimaisella kielellä.
