Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja

Jos haluat jonkun sponsoroivan tapahtumaa tai tekemääsi työtä, sinun tulee kirjoittaa avoin sponsorikirje. Kirjeesi ei tarvitse vain vakuuttaa sponsoriasi siitä, että tekemäsi on lahjoituksen arvoinen, vaan myös ilmoitettava selvästi lahjoittajan saamat edut. Kohtuullinen sponsorikirje on keskeinen tekijä päätettäessä, voitko hakea rahoitusta vai jättääkö sinut kokonaan huomiotta.

Askeleet

Osa 1/3: Apurahan valmistelu

1. 

   Määritä selkeästi tavoitteet. Mitä toivot erityisesti saada sponsorikirjeelläsi? Mitä haluat näyttää? Mitä toimintaa tarvitset rahoittamaan ja miksi se on tärkeää? Ennen sponsorikirjeen kirjoittamista sinun on tiedettävä vastaukset yllä oleviin kysymyksiin.
   • Sponsoroinnin tulee olla selkeää ja kohdennettua. Epäselvä avoin kirje tai et ole varma mitä tarvitset tai miksi et tuota hyviä tuloksia.
   • Ymmärrä, miksi sinun on saavutettava tavoitteesi. Sponsorikirjeellä on suuremmat mahdollisuudet menestyä, jos sillä on tietty merkitys. Vakuuta lahjoittajasi, miksi kannattaa antaa heidän aikaansa tai rahaa. Voit esimerkiksi kertoa heille tarinan siitä, miten tapahtuma voi auttaa yksilöä tai yhteisöä.

2. 

   
   
   Tee luettelo sponsoreista. Kumpi heistä voi tukea tapahtumaasi? Ehkä yrityksen omistaja auttaa sinua henkilökohtaisista syistä. Tai ehkä on voittoa tavoittelematon järjestö, joka on tukenut vastaavaa toimintaa. Kuka on sponsoroinut tällaisia ​​tapahtumia? Sinun on opittava erittäin huolellisesti.
   • Muista sisällyttää henkilöt tai yritykset, joilla on henkilökohtainen suhde sinuun tai kollegoihisi. Älä koskaan aliarvioi henkilökohtaisia ​​suhteita.
   • Älä unohda pienyrityksiä. On todennäköistä, että he auttavat myös mielellään. Muista korostaa, missä isännät tapahtumaa. Paikalliset yritykset haluavat usein ylläpitää suhteita siellä asuviin ihmisiin, koska se antaa heille monia etuja.
   • Jos työskentelet ryhmässä, jaa luettelo sponsoreista tasan kullekin tiimin jäsenelle, joka on vastuussa yhteydenotosta heihin.

3. 

   
   
   Ole varma mitä haluat. Sponsorointiin on monia eri tapoja. Ennen kuin kirjoitat kirjettä, sinun on oltava varma mitä haluat.
   • Käteisapu tai lahjoitus ovat molemmat mahdollisia. Lahjoitusapu tarkoittaa, että yritys luovuttaa tuotteita, tarvikkeita tai joskus tarjoaa palveluita, joita voidaan käyttää tapahtumassa käteisen sijaan.
   • Ehkä olet valmis hyväksymään apua henkilöstöresurssien sijaan tuotteiden sijaan. Mistä tahansa tarkoituksesta onkin oltava selvää, mitä haluat.

4. 

   
   
   Varmista, että suosittelet. Yleensä sponsorointikirjeet antavat vastaanottajille mahdollisuuden valita eri rahoitustasojen välillä. Tämä antaa mahdollisuuden osallistua pienyrityksiin, joilla ei ole niin paljon budjettia kuin suuryrityksille.
   • Päätä rahoitustasot.Sinun tulisi selkeästi hahmottaa eri edut, jotka voidaan saavuttaa jokaisella rahoitustasolla. Niiden, jotka antavat enemmän, pitäisi saada enemmän vastineeksi.
   • Bannerimainokset, julkiset ilmoitukset yrityksen tai sponsorin tiedoista, verkkosivustollasi tai mainontaohjelmissa näkyvät yrityslogot ovat vain muutama esimerkki tarjoamistasi eduista.

5. 

   Määritä kirjeen vastaanottavan henkilön nimi. Älä lisää vastaanottajia yleensä, kuten "Kiinnostuneille". Se näyttää hieman pinnalliselta.
   • Yleensä lähetettävä henkilö on henkilöstöpäällikkö tai operatiivinen johtaja. Sinun tulee soittaa suoraan yritykselle tai selvittää verkkosivustolta, kuka vastaa sponsorointia. Älä arvaile! Sponsorikirje on osoitettava oikeille ihmisille menestymään. Muista kirjoittaa tarkka nimi ja asema lähetettävälle henkilölle.
   • Sinun tulisi myös selvittää, onko yrityksellä tai organisaatiossa hyväntekeväisyyspolitiikkaa, jotta sinun ei tarvitse tuhlata aikaa ja voit liittää pyyntösi sen käytäntöön.
   mainos

Osa 2/3: Rakenteen ymmärtäminen

1. 

   Tutkitaan joitain sponsoroinnin aukkoja. Voit helposti löytää monenlaisia ​​sponsorointikirjeitä verkosta. Jotkut heistä vaativat maksuja, mutta suurin osa on ilmaisia. Sinun tulisi lukea kirjeitä, joilla on oikea muoto ja sisältö.
   • Älä kuitenkaan kopioi esimerkkikirjainta. Sinun on muokattava kirjettäsi, jotta se olisi vähemmän jäykkä ja henkilökohtaisempi.
   • Esimerkiksi, jos tiedät, että yrityksen toimitusjohtajalla on henkilökohtainen yhteys tavoitteisiisi. Voit mukauttaa kirjeesi kyseiselle henkilölle. Ole tietoinen yrityksestä tai henkilöstä, jota haet, ja räätälöi kirje kullekin henkilölle sopivaksi.

2. 

   Valitse oikea sanamuoto. Tämä riippuu siitä, kuka vastaanottaja on. Sinun tulisi kuitenkin aina olla ammattilainen ja älä käytä liian puhekielen ilmaisua.
   • Kirjoita kirjallisesti logo ja organisaation nimi valmiina. Tämän ansiosta pyyntösi näyttää ammattimaisemmalta. Jos haet omarahoitusta, voit silti luoda oman ammattimaisen kirjepohjan, jonka päälle on painettu nimesi.
   • Jos kirjoitat toiselle yritykselle tai organisaatiolle, kirjoita mahdollisimman muodollisesti. Jos kirjoitat perheenjäsenelle tai ystävälle, voit käyttää epävirallisempaa lähestymistapaa, mutta älä silti ole liian puhekielinen, koska se osoittaa, että et kunnioita vastaanottajaa. Siksi epävirallisen tyylisen sähköpostin kirjoittaminen ei usein tuota odotettuja tuloksia molemmissa tapauksissa.

3. 

   Käytä, kiitos Tavalliset yrityskirjeiden mallit. Tyypillisessä korvauskirjeessä käytetään yleensä samaa mallia kuin yrityskirjeissä. Käytä oikeaa mallia, jos et halua kirjeesi näyttävän epäammattimaiselta.
   • Aloita kirje päivämäärällä, jota seuraa sponsorin nimi ja osoite.
   • Sijoita sitten rivi ja aloita tervehdys: Rakas (vastaanottajan nimi) ja pilkku.
   • Pidä se lyhyt. Ihannetapauksessa sponsorikirjeen tulisi olla noin yhden sivun pituinen. Ihmisillä ei usein ole tarpeeksi aikaa lukea lisää. Suurin osa lahjoittajista viettää kirjeenne vain noin minuutin. Joten sinun ei tarvitse kirjoittaa vain lyhyesti, vaan myös selkeää ja selkeää sisältöä.
   • Lähetä sähköpostia postitse. Sähköpostin käyttäminen sponsoroinnin hakemiseen saa heidät usein tuntemaan, ettet todellakaan kiinnitä siihen paljon huomiota.

4. 

   Lopeta kirje kiitoksella. Viestin lopussa sinun tulee kiittää vastaanottajaa huolehtimisesta. Muista linjata viiva ja jätä tarpeeksi tilaa allekirjoittamiseen.
   • Lopeta kirjeesi ammattilaismerkinnällä, esimerkiksi: Ystävällisin terveisin, jota seuraa nimesi, nimikkeesi ja käsinkirjoitettu allekirjoitus.
   • Liitä vaaditut asiakirjat. Luultavasti haluat sisällyttää esipainetut esitteet sponsorikirjeeseesi saadaksesi tietoja tapahtumastasi tai yrityksestäsi. Tämä lisää luottamuksen tasoa ja saa yrityksen tuntemaan olonsa mukavammaksi tukemalla sinua.
   • Samoin, jos organisaatiosi pääsee sanomalehteen, voit liittää sen tukemaan työtäsi.
   mainos

Osa 3/3: Täydellinen sisältö

1. 

   Johdanto on valmisteltava hyvin. Kirjeen alussa sinun tulee erityisesti esitellä itsesi, yrityksesi tai tapahtumasi. Älä soi ympäriinsä. Vastaanottajan on tiedettävä oikea ongelma alusta alkaen.
   • Älä oleta heidän tietävän kuka olet tai mitä organisaatiosi tekee. Selitä kaikki selvästi. Aloita yritystiedoista (jos se on avoin kiinnostuksen kohteena oleva kirje) tai henkilökohtaisista tiedoista (jos se on sponsorointikirje itsellesi). Esimerkiksi ABC-organisaatio on voittoa tavoittelematon organisaatio, jonka tarkoitus on ... jne.
   • Muutaman saavutuksen korostaminen on osoittanut, että työn tukeminen ei tuota mitään riskiä. Ole selvä ja tarkka siitä, miten käytät rahaa.
   • Toisessa tai ensimmäisessä kappaleessa sinun on ilmoitettava pyyntösi suoraan ja selitettävä, miksi sitä tarvitset.

2. 

   Esittele edut. Sponsoroidakseen yritystäsi tai yksityishenkilöä täytyy nähdä edut, joita he saavat siitä. Joten korosta kirjeen keskiosassa filantrooppien edut.
   • Esimerkiksi, jos sponsori saa yleisön huomion tapahtuman kautta, selitä yksityiskohtaisesti ja yksityiskohtaisesti: kuvataanko tapahtuma televisiossa? Kuinka monta ihmistä osallistuu? Onko VIPS-vieraita? Jos muut arvostetut yritykset tai niiden kilpailijat sponsoroivat tapahtumaasi, mainitse se.
   • Anna sponsorisi valita. He ovat tyytyväisiä, jos on olemassa erilaisia ​​vaihtoehtoja heidän tarpeisiinsa ja budjettiinsa.

3. 

   Vakuuta heidät todellisilla todisteilla. Esimerkiksi tietty määrä kävijöitä tai tilastot niiden ihmisten lukumäärästä, joihin he voivat tavoittaa.
   • Ja älä unohda tekijöitä, jotka voivat herättää heidän empatiansa - esimerkiksi tarinan kertominen henkilöstä, joka saa apua, jos hän voi olla lyhyt (lauseessa tai kahdessa), se todella koskettava.
   • Selitä, kuinka voit tehdä lahjoittajasi tunnetuksi sponsoroinnin kautta. Ehkä heillä on tapahtumakopillesi vapaa tila, joka on sponsorointiarvon arvoinen.
   • Anna sponsorointisopimuksessa tarvittavat tiedot, jotka heidän on päätettävä. Älä unohda lisätä yhteystietojasi. Voit myös lisätä henkilökohtaisen osoitteesi ja valmiiksi leimatut kirjekuoret, jotta he voivat vastata helpommin. Älä unohda lisätä päivämäärää, jolloin sinun on saatava vastaus.
   • Kysy sponsorilta, miten he haluaisivat tulla ylennetyiksi. Esimerkiksi miten heidän nimensä tai yrityksensä ilmestyvät tai haluavatko heidät tunnetuksi? Anna muutama ehdotus, mutta älä ehdottomasti myönnä sitä. Kysy, ole hyvä!

4. 

   Antaa perustiedot tapahtumastasi. Sinun tulee antaa heille erityisiä tietoja, joista on hyötyä organisaatiollesi tai yksilölle.
   • Jos esimerkiksi kirjoitat lahjoituskirjeen hyväntekeväisyyteen, selitä perustiedot hyväntekeväisyyteen, esimerkiksi silloin, kun se perustettiin, kuka on johtaja, se vastaa. sekä rahaston saamat palkinnot ja palkkiot.
   • Todista se, ei vain sanoja. Älä vain kerro heille, että organisaatiosi tai tapahtumasi on hyvä ja harkitsemisen arvoinen. Vakuuta heidät konkreettisten todisteiden avulla, jotka osoittavat, kuinka hyvin organisaatiosi tai tapahtumasi on ja miksi. Yleensä konkreettiset todisteet ovat vakuuttavampia.

5. 

   Ole hyvä ja tule paikkaan. Yhden kirjeen lähettäminen ei ole paras tapa kehittää suhdetta. Vaikka avoin kirje sponsorointipyynnöstä ei myöskään ole huono idea, henkilökohtainen käynti on silti älykkäämpi tapa käyttäytyä.
   • Voit soittaa tai mennä henkilökohtaisesti, jos et saa vastausta 10 päivän kuluessa. Pidä kuitenkin mielessä, että yritysten toimitusjohtajat ovat erittäin kiireisiä ja se voi olla turhauttavaa.Joten sinun tulisi varata aika tai soittaa etukäteen.
   • Varmista, että ilmoitat projektisi odotuksista. Vältä negatiivisten asioiden mainitsemista. Älä saa heitä ajattelemaan, että kerjäät tai yrität vetää heidät riskialttiisiin asioihin.
   • Jos vastaus on "ehkä", älä pelkää yrittää uudelleen. Älä vain tule häiritsemään heitä heti tai liikaa, se tekee heistä epämukavia.
   • Koskaan liian itsevarma. Älä oleta, että he suunnittelevat tapaamisesi tai sponsoroivat sinua. Kiitos heidän harkinnastaan.
   • Älä unohda kiittää heitä, jos sinua sponsoroidaan.

6. 

   Oikoluku. Voit menettää mahdollisuutesi saada rahoitusta, jos et tarkista avointa kirjettä huolellisesti. Oikeinkirjoitus- tai kielioppivirheillä täytetyt kirjeet näyttävät epäammattimaisilta. Plus, miksi kukaan haluaisi heidän nimensä menevän niin ammattitaidottomasti?
   • Tarkista välimerkit. Monet ihmiset eivät osaa käyttää pilkkuja tai heittomuotoja oikein. Näillä pienillä asioilla on myös erittäin tärkeä rooli.
   • Testaa kopio kirjeestäsi ja lue se muutaman tunnin ajan. Toisinaan silmäsi tuntevat verkkosisällön niin hyvin, että on helppo jättää huomiotta kirjoitusvirheet, kun luet tietokoneella.
   • Varmista, että lähetät sen erillisessä yrityskuoressa.
7. Tässä on esimerkki: mainos

Kirjelomake (tarvittaessa) Päivämäärä: ______

Osoite: _________ _________________ _________________

Hyvät herrat: _______,

Minut kutsuttiin äskettäin osallistumaan Miss States of America -kilpailun alkukierrokseen. Ja esitutkintakierroksella minulla on mahdollisuus tulla valituksi osavaltion edustajaksi osallistumaan Miss State of America -alueisiin.

Olisin erittäin kiitollinen, jos voisit auttaa minua sponsoroimaan Miss Colorado -kilpailussa. Kilpailussa on noin 20-50 kilpailijaa. Tämä tapahtuma televisioidaan paikallisella kanavalla, jossa on noin 200 000 - 300 000 katsojaa, ja kaikkien sponsorieni nimet ilmestyvät esityksen aikana sekä kilpailun virallisilla verkkosivuilla.

Rahoitusta on erilaisia. Voit valita jonkin alla olevista vaihtoehdoista auttamaan minua.

$ ____ - Nimesi, tietosi ja logosi

$ ____ - Nimesi ja tietosi

$ ____ - Nimesi ja logosi

$ ____ - Nimesi

Jos olet kiinnostunut tästä sponsoroinnista, vastaa minulle osoitteeseen ___________________.

Kiitän vilpittömästi.


Parhain terveisin,

(Merkki)

Koko nimi

Neuvoja

• Älä anna käskyjä. Kysy kohteliaasti.
• Etsi yksi ensisijainen yhteyshenkilö sihteerin tai kolmannen osapuolen sijasta.
• Kirjoita, jos käsinkirjoituksesi ei ole kovin mukavaa. Tämä näyttää ammattimaisemmalta.
• Tulosta kirje korkealaatuiselle paperille
• Yritykset saavat usein paljon sponsorointitarjouksia erilaisiin tapahtumiin, joten varmista, että ilmoitat heille syyn, miksi kyseinen yritys on sopivin sponsori tapahtumaan. oikeusjuttuasi.
• Liitä mukaan sponsorointilomake yritykselle täytettäväksi.