Sisältö

• Askeleet
• Neuvoja
• Varoitus

Kokouksen järjestäminen edellyttää kaikkien asiaankuuluvien tietojen selkeää ja tiivistä välittämistä. Sinun tulisi kertoa kaikille kokouksen aika, paikka ja sisältö. Se auttaa yhdistämään muutaman muistiinpanon, jos kokoukseen tarvitaan valmisteluja tai tarvikkeita. Käytitpä sähköpostia tai Outlook-sovellusta, varmista, että annat kaikki perustiedot, jotta kutsutut tietävät kaikki tosiasiat ja mitä heidän pitäisi odottaa kokoukselta.

Askeleet

Tapa 1/3: Kirjoita selkeä otsikko

1. 

   Kirjoita lyhyt otsikko, joka on tärkeä kokouksen päivämäärän ja aiheen kannalta. Sisällytä nämä tiedot, jotta kaikki tietävät, milloin kokous tapahtuu ja mistä keskustellaan avaamatta edes sähköpostia. Voit kirjoittaa "Kokous 12/8: Opas uuteen raporttiin".

   Varoitus: Kokouksen aiheen huomiotta jättäminen saa ihmiset todennäköisesti vastaamaan. selkeät tarjoukset!

   
   

2. 

   Pyydä vahvistusta osallistumisesta omistukseen. Jos haluat tietää, kuka kokouksessa on, kysy vahvistusta otsikossa. Näin vastaanottajat ymmärtävät itse, että heidän on vastattava mahdollisimman pian jo ennen kuin avaat sähköpostin. Voit kirjoittaa: "Henkilöresurssit perjantaina 10. kesäkuuta, vahvista mahdollisimman pian".
   • Voit myös kirjoittaa: "Vastaa ja vahvista osallistumisesi: HR-kokous 10. kesäkuuta".

3. 

   
   
   Kerro vastaanottajalle, onko otsikossa kiireellinen tapaaminen. Jos kyseessä on kiireellinen asia tai on aika, että kokous tapahtuu heti, lisää otsikkoon kiireellisyys. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Hätätapaaminen maanantaina 31. helmikuuta: kyberturvallisuus".
   • On tärkeää tehdä muistiinpanoja kokouksen otsikosta ja antaa käsitys siitä, mitä heidän pitäisi odottaa.

4. 

   
   
   Ilmoitetaanko osallistuminen vaadittavaa vai suositeltavaa. Jos työskentelet suuressa yrityksessä, muutaman ihmisen läsnäolo ei todennäköisesti ole välttämätöntä jokaisessa kokouksessa. Ilmoita, jos osasto on mukana, tai ilmoita vastaanottajalle, onko hänen liitettävä nimikkeeseen. Voit kirjoittaa "Pakollinen markkinointikokous 10. kesäkuuta".
   • Jos kokousta ei tarvita, voit kirjoittaa: "Kokousta ehdotettu 10/6 tehokkaasta tutkimusstrategiasta".

5. 

   Käytä sanoja, jotka osoittavat niiden täyden merkityksen aiherivillä välttääksesi sekaannusta. Lyhenteet vaikuttavat tehokkailta, mutta ne eivät ole yhtä tarkkoja kuin koko sanamuoto ja voivat olla hämmentäviä. Esimerkiksi SAP voi tarkoittaa "järjestelmiä ja prosesseja" tai "projekti-analyyseja ja suunnittelumalleja" sen mukaan, ymmärtääkö vastaanottaja käyttämäsi sanan merkityksen vai ei.
   • Ei kuitenkaan pitäisi olla ongelma käyttää yleisiä lyhenteitä, kuten “RSVP”, “HR” ja “IT”.
   mainos

Tapa 2/3: Luo sähköpostisisältö

1. 

   Kirjoita tiivis ja ystävällinen johdanto lyhyellä muistiinpanolla. Itsesi esittely on välttämätöntä, jos työskentelet suuressa yrityksessä tai jos et tunne kaikkia. Mainitse tässä lyhyessä johdannossa myös, jos asiakirjoja tai asioita on täytettävä ja / tai tuotava kokoukseen.
   • Kirjoita työhön liittyvä tai ystävällinen esittely. Esimerkiksi "Hei ryhmä, odotan innolla uutta esitystä ensi viikolla!"

   Neuvo: Muistuta vastaanottajaa, jos hänen on suoritettava tehtävä tai tuotava jotain kokoukseen. Esimerkiksi "Muista tuoda 4 kopiota toimittajan yhteyshenkilöluettelosta."

2. 

   Luettele kokouspäivä ja -aika erillisellä rivillä korostusta varten. Nämä ovat välttämättömiä tietoja kokoukseen osallistuville, joten sinun on kirjoitettava ne selvästi ja erotuttava muusta sisällöstä. Sisennä päivämäärä- ja aikatietojen ja / tai lihavoidun fontin ylä- ja alarivit.
   • Esimerkki: "6. lokakuuta klo 10.30 - 11.45"
   • Jos kokous on verkossa, listaa aikavyöhyke, jotta eri aikavyöhykkeillä olevat ihmiset eivät menetä väärän tiedon takia. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "6. lokakuuta kello 10.30 - 11.45 (PST-Tyynenmeren aika)"

3. 

   Luettele sijainti päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Korosta paikka sekä päivämäärä ja kellonaika - varsinkin jos tapaat uudessa paikassa, jos sijaintia on vaikea löytää tai jos tiedät, että jotkut vastaanottajat eivät tunne sijaintia. Anna virtuaalikokouksia varten (live-keskustelufoorumien tai videopuhelun kautta) linkki foorumiin tai videopuheluun, jotta pääset helposti.
   • Anna ohjeet mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Esimerkki: “Mene kokoushuoneeseen 592 Timaren-rakennuksessa (Nix-katu nro 209). Huone 592 sijaitsee rakennuksen 2. rivillä, joten sinun on mentävä hissillä ylös pohjakerroksesta, poistuttava 12. kerroksesta ja käyttää ylös rakennuksen eteläpuolella (vasemmalla) olevaa hissiä. 59. kerros.

4. 

   Jaa kokouksen tarkoitus. Ole tietoinen kokouksen pääsisällöstä. Kokousaikataulun tarjoaminen auttaa heitä ymmärtämään, mitkä tehtävät on tehtävä ensin. Voit yksinkertaisesti ilmoittaa aiheen (kuten "Verkon suojauspäivitykset") tai voit antaa tällaisen aikajanan:
   • 10:30 - 10:45 Jaa projektin tilapäivitykset
   • 10:45 - 11:10 Vertaa ja valitse mahdolliset ehdotukset
   • 11:10 - 11:30 Esittele tuotteen lanseeraamisen ideat ja tarkoitus

5. 

   Lue sähköpostiviesti uudelleen kielioppivirheiden ja todellisten virheiden varalta. Tärkeimmät tarkistettavat asiat ovat kokouspäivä, -aika ja -paikka, joten varmista, että annat oikeat tiedot! Voit myös lukea esittelyn, kokoussuunnitelmat tai muut lähettämäsi muistiinpanot varmistaaksesi, että olet käsitellyt kaikki perusasiat.
   • Lue sähköpostit ääneen varmistaaksesi, että kirjoituksesi on selkeä ja ytimekäs ennen lähettämistä.
   mainos

Tapa 3/3: Käytä Outlookia tai sisäänrakennettua kalenterisovellusta

1. 

   Valitse Outlookin Koti-välilehdestä Uusi kokous. Jos yrityksesi käyttää tietokantaa integroidun kalenterisovelluksen kanssa, kuten Outlook, käytä sitä kokousten määrittämiseen. Se on suosittu sovellus kommunikointiin yrityksesi ihmisten kanssa.
   • Jos yrityksesi ei käytä Outlookia tai vastaavaa, voit lähettää kutsuja työhön liittyvän sähköpostin avulla.

2. 

   Valitse päivämäärä ja aika Ajastusavustaja-ikkunasta. Uuden kokouksen luomisen jälkeen näyttöön tulee kalenteri-ikkuna. Napsauta "Scheduling Assistant", valitse kokouksellesi käytettävissä olevat päivämäärät ja kellonajat.
   • Varmista, että kokousaika on sinulle ja läsnäolijoille sopiva. Yrityksesi sovelluksesta riippuen saatat pystyä säätämään katseluasetuksia näyttämään kaikkien aikataulut (oman aikataulun lisäksi).

3. 

   Lisää osallistujia kirjoittamalla heidän nimensä tai käyttämällä osoitekirjaa. Napsauta tekstipalkissa syöttääksesi nimen tai käy läpi osoitekirjan ja valitse heidän nimi luettelosta. Käytä "Scheduling Assistant" -toimintoa tarkistaaksesi muiden saatavuuden.
   • Jos kokouksen aikataulu ei ole kaikille sopiva, heidän nimensä korostetaan. Aputyökalu näyttää jopa ehdotetut aikataulut aikataulun ja osallistujien mukaan.

4. 

   Aseta kokouksen aloitus- ja lopetusaika. Varmista, että kokouspäivä on aiemmin valitsemasi päivä ja tee tarvittavat muutokset napsauttamalla kalenteria. Vedä sitten nuolta alaspäin luettelon oikealla puolella valitaksesi tarkan aloitus- ja lopetusajan.
   • Loppuajan lisääminen osoittaa absoluuttista kunnioitusta kaikkien ajasta, jotta he tietävät mitä tapahtuu ja voivat suunnitella liikkumisensa tai työnsä välttääkseen päällekkäisyyksiä kokousaikataulujen kanssa.

5. 

   Valitse ruudun yläreunan Kokous-välilehdestä Tapaaminen. Tämän painikkeen valitseminen vie sinut takaisin yleiseen tapaamisnäyttöön ja näet kirjoittamasi tapaamisen. Täällä voit lisätä otsikon, sijainnin ja muistiinpanot.
   • Jos et näe syöttämiäsi tietoja Tapaamisnäytössä, palaa takaisin ja toista vaiheet, kunnes ne tulevat näkyviin.

6. 

   Ole tarkka kirjoittamalla otsikoita, sijainteja ja muistiinpanoja. Kerro vastaanottajalle kokouksen pääsisältö muutamalla lyhyellä sanalla (esim. "Tuotetesti tulossa pian"). Ole tarkka paikalle, anna ohjeita, jos se ei ole tavallinen kohtaamispaikka tai jos paikkaa on vaikea löytää. Lisää muut kokoukseen liittyvät merkinnät (kuten valmistelut).
   • Anna kokouksen osoite, vaikka luulet heidän jo tietävän.
   • Napsauta Lähetä-painiketta, kun olet valmis.

   Neuvo: Vältä liian yleisiä otsikoita, kuten "Keskustelu", koska se ei kerro ihmisille mitään kokouksen tarkoituksesta. Sen sijaan voit kirjoittaa: "Selvitä ja valitse toimittajat uusille tuotteille".

   mainos

Neuvoja

• Kun luet uudelleen sähköpostiosoitettasi tai kutsuasi, varmista, että se on lyhyt ja suoraan aiheeseen sopiva.
• Käytä ammattitaitoista ja ystävällistä kirjoitusta.
• Tarkista vielä kerran vastaanottajaluettelo varmistaaksesi, että kaikki, jotka tarvitsevat liittyä kokoukseen, on kutsuttu.
• Kirjoita osoite "BBC" -riville, jos haluat, että vastaanottaja ei näe kaikkien sähköpostin vastaanottajien osoitteita.

Varoitus

• Älä lähetä kutsuja tai sähköposteja ilman päivämäärää, kellonaikaa ja sijaintia. Se ärsyttää kutsuttuja ja saat joukon vastauksia, joissa pyydetään kyseisiä tietoja.
• Älä käytä kaikkia isoja kirjaimia, se koetaan negatiiviseksi ja erittäin epäammattimaiseksi.