Sisältö

• Astua
• Osa 1/3: Kommunikoi selkeästi
• Osa 2/3: Ole hyvä kuuntelija
• Osa 3/3: Sähköinen viestintä
• Vinkkejä

Väärinkommunikaatio voi olla sekä hauskaa että turhauttavaa. Jos haluat vähentää väärinkäsityksiä, puhu selkeästi äläkä ota mitään. Tarkista henkilöltä, että sinut ymmärretään. Kun puhut sähköisesti, ole selkeä, ytimekäs ja informatiivinen. Hyvä kuuntelija voi myös auttaa välttämään väärää viestintää. Jos pidät huomiota keskusteluissasi, voit vähentää väärinkäytön mahdollisuutta.

Astua

Osa 1/3: Kommunikoi selkeästi

1. Ajattele ennen kuin puhut. Ensiksi sanominen voi auttaa järjestämään ajatuksesi ja valmistautumaan sanomaan jotain mielekästä. Varsinkin jos olet käymässä tärkeätä keskustelua, varmista, että sanasi on järjestetty niin, että voit sanoa mitä tarkoitat.
   • Muista, että asenne ja sävy voivat välittää paljon. Rajoita huomiosi kohteeseen ja yritä olla erossa siitä.
   • Jos sinulla on vaikeuksia sanoa, mitä haluat sanoa, kirjoita muutama kohta muistiin, jotta et unohda mitään, mitä haluat sanoa.
   • Pidä tietoinen tauko ennen puhumista. Meillä on usein taipumus syöksyä päinvastaisesti keskusteluun, mutta tarkoituksellinen tauko ja hetki ajatusten järjestämiseen ennen puhumista lisää todennäköisyyttä, että viestinnämme on selkeää ja sivulliset ovat halukkaita kuuntelemaan.
2. Kiinnittää huomiota. Henkilön huomioiminen tarkoittaa sitä, että hän kuuntelee ja ymmärtää mitä sanot. Ota yhteyttä silmiin ja varmista, että henkilö kuuntelee. Jos toinen henkilö on hajamielinen tai kiireinen johonkin muuhun, pyydä huomiota tai yritä toista kertaa. Jos toinen henkilö näyttää häiritsevän jotain muuta, pyydä huomiota sanomalla "Haluan varmistaa, että ymmärrät" tai "Kiitän teitä kaikesta huomiosta".
   • Jos henkilö vaikuttaa hajamieliseltä, kerro hänelle, että puhut myöhemmin, kun hän on enemmän käytettävissä.
   • Jos esimerkiksi haluat puhua jonkun kanssa, mutta hän tekee jotain muuta, kerro hänelle, että sinun on puhuttava ja haluat heidän huomionsa.
   • Älä huutaa tai soita jollekulle huomion saamiseksi - mene kyseisen henkilön luokse ja puhu hänelle henkilökohtaisesti, kun mahdollista.
3. Tarkista oletuksesi. Voit olettaa, että kaikki ymmärtävät, mitä sanot tai mitä pyydät heitä tekemään, mutta vain ollaksesi turvassa, selitä kaikki, mistä henkilö ei ehkä ole varma. Jos esimerkiksi annat ohjeita, selitä, mitä muuta henkilön on tehtävä valmistautuakseen. Voit yliarvioida tai aliarvioida jonkun tietoja tai taitoja, joten sinun on parempi kysyä.
   • Tämä pätee erityisesti puhuessasi jonkun muun kulttuurin kanssa kuin sinun. Voit olettaa, että he ymmärtävät ammattikieltä tai muuta kieltä, mutta ei ole haittaa kysyä. Jos joku näyttää hämmentyneeltä, yritä selittää se paremmin.
4. Olla kohtelias. Kohteliaisuus kommunikoinnissa tarkoittaa avoimuutta, rehellisyyttä ja kilttiä. Et sano mitään, mikä voisi olla passiivis-aggressiivista, sarkastista tai loukkaavaa henkilölle, jolle puhut. Keskity ystävällisyyteen ja sanomiseen tarkoituksella helposti ymmärrettävällä tavalla. Jos keskeytät, olet töykeä tai kunnioittamaton muita ihmisiä kohtaan, et kommunikoi tehokkaasti.
   • Sarkasmi voidaan helposti ymmärtää väärin. Vaikka se voi olla hauskaa, se voi silti johtaa väärinkäsityksiin, jos sanot päinvastoin kuin mitä todella tarkoitat. Ihmiset voivat hämmentyä siitä, mitä tarkoitat. Sarkasmi voi myös olla tahattomasti ilkeä.
5. Tarkista ymmärrystä. Varmista, että henkilö ymmärsi sinut. Teet tämän yksinkertaisesti kysymällä: "Onko se selvää?" Tai: "Onko sinulla kysyttävää?" Tämä antaa henkilölle mahdollisuuden ilmaista epäilyksensä tai huolensa.
   • Tämä voi auttaa ihmisiä tuntemaan olonsa mukavaksi kysyä kysymyksiä tai pyytää selvennystä.
   • Kun annat ohjeita, pyydä henkilöä toistamaan ne, jotta tiedät, että hän ymmärtää.
   • Joissakin tapauksissa on aiheellista antaa lyhyt yhteenveto.
     • Esimerkiksi: "Selvyyden vuoksi aiomme ensin käsitellä Ramaker-tiliä, ja sitten meillä on nopea tapaaminen viestintäongelmien korjaamisesta. Ymmärsi?'
6. Seuranta. Ota yhteyttä henkilöön, jonka kanssa olet yhteydessä, varmistaaksesi, että olet kommunikoinut selkeästi. Jos esimerkiksi lähetit sähköpostin, lähetä uusi kysymys: "Kuinka voit?" Onko sinulla kysyttävää? "Jos olet puhunut jollekulle, kysy muutama päivä myöhemmin", tarkista. Kaikki hyvin?'
   • Jos luulet, että olet saattanut kommunikoida väärin, käytä tätä hetkeä välittääksesi kaikki selkeästi ja selventämään mikä voi olla hämmentävää.

Osa 2/3: Ole hyvä kuuntelija

1. Ymmärrä kehon kieli. Suuri osa viestinnästä on sanatonta. Kiinnitä huomiota siihen; se voi olla erittäin tärkeää. Pidä silmäkosketusta ja seuraa mahdollisia muutoksia omassa silmäkontaktissasi tai toisen silmäkontaktissa. Kiinnitä huomiota henkilön asentoon ja ilmeisiin ja katso, onko epäjohdonmukaisuuksia. Jos huomaat eroja, kysy uudelleen tai pyydä selvitystä.
2. Kuuntele tarkasti. Kiinnitä huomiota, kun joku puhuu. Monet ihmiset yrittävät miettiä mitä sanoa seuraavaksi, mutta ovat edelleen tekemisissä puhuvan henkilön kanssa. Ihmiset arvostavat sitä, kun he tuntevat kuulevansa ja ymmärretyksi, ja yksi parhaista tavoista tehdä se on kuuntelemalla aktiivisesti. Käännä kehosi heitä kohti ja nojaa heitä kohti. Älä häiritse (kuten matkapuhelimilla) ja pysy läsnä henkilön kanssa.
   • Älä kuuntele vain henkilön sanoja, vaan myös kuuntele tietoja ja tapaa, jolla hän kommunikoi. Esimerkiksi henkilön ääni voi muuttua, kun hän puhuu jostakin tunteesta tai tuntuu epämukavalta.
3. Älä keskeytä toista. Jos joku muu puhuu, tee parhaasi, ettet keskeytä häntä. Anna henkilön lopettaa ajatuksensa ennen kuin lisäät tai sanot mitään muuta. Tällä tavalla osoitat, että kuuntelet ja arvostat sitä, mitä henkilö sanoo. Jos sinulla on tapana keskeyttää ihmiset usein, he saattavat tuntea turhautumista eivätkä sano kaikkea mitä haluavat sanoa.
   • Antaa jonkun viimeistellä ajatuksensa tarkoittaa, että kuuntelet täysin ja et ole kiinnostunut omista sanoistasi. Tällä tavalla henkilö tuntuu mukavammalta jakaa kaiken eikä unohda jotain, jonka hän halusi sanoa, koska keskustelu jäi sivuun.
4. Kysy kysymyksiä. Jos jokin on epäselvä tai jos et ymmärrä jotain, muista kysyä siitä. Yritä sanoa jotain: "Haluatko selventää, mitä tarkoitat sanalla ___?" Tai "En ole varma, että ymmärrän ___. Voitteko selittää sen? '
   • Jos henkilö vielä puhuu etkä halua keskeyttää häntä, kirjoita kysymys muistiin, jotta et unohda kysyä.

Osa 3/3: Sähköinen viestintä

1. Järjestä tiedot. Jos yrität välittää tietoa, sinun on varmistettava, että tieto tavoittaa henkilön tehokkaasti. Jos esimerkiksi suunnittelet tapahtumaa, sinun on annettava tärkeät tiedot: paikka, aika ja mitä ihmisten tulisi tuoda. Anna selkeät ohjeet tai vaiheet ihmisten tekemistä varten ja varmista, että tiedot ovat selkeitä.
   • Ennen kuin lähetät tiedot tai kutsun, varmista, että se sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
2. Käytä vähemmän sanoja. Kun olet tekemisissä tekstiviestien tai sähköpostin kautta, siirry asiaan. Pitkä sähköposti voi sekoittaa sen, mitä haluat välittää. Jos esimerkiksi teet pyynnön, mene suoraan asiaan ja tee pyyntösi. Voit sanoa, miksi pyyntö tulisi tehdä, mutta älä jatka loputtomiin. Sano vain tarvitsemasi ja viimeistele sähköposti pian sen jälkeen.
   • Jos sinulla on tapana kirjoittaa pitkiä sähköposteja tai tekstejä, ihmiset todennäköisesti selaavat niitä sen sijaan, että lukisivat niitä perusteellisesti. Jos et pääse eroon pitkistä kirjeistäsi, harkitse tärkeimpien asioiden asettamista ylhäältä.
   • Muista, että sähköpostit eivät lähetä sosiaalisia signaaleja, kuten ilmeitä ja äänensävyä. Siksi käytä selkeää kieltä ja vältä sarkasmia.
     • Hymiöt ovat hyödyllisiä sosiaalisissa sähköposteissa, mutta eivät useimmissa yrityssähköposteissa.
3. Keskity yhteen aiheeseen. Pidä viesti mahdollisimman yksinkertaisena. Älä hämää tai mieti paljon muita yksityiskohtia äläkä käsittele useita aiheita yhdessä sähköpostissa. On parempi keskittyä yhteen aiheeseen tai aiheeseen kerrallaan kuin moniin asioihin yhdessä sähköpostissa. Jos sinulla on useita asioita keskusteltavaksi, keskustele yksi kerrallaan sähköpostitse. Tällä tavoin henkilö voi poistaa jokaisen sähköpostin, kun hän on tehnyt jokaisen aiheen, eikä unohda tehdä jotain tai osoittaa jotain.
   • Jos haluat ehdottomasti käsitellä useita aiheita samanaikaisesti, anna selkeä rajaus. Käytä luettelomerkkejä tai järjestä se uudelleen sisällön selventämiseksi.
4. Mene suoraan asiaan. Vaikka on hyvä aloittaa sähköpostiviestisi "Kuinka voit?" Tai jollain muulla hauskalla tavalla, älä viettää liikaa aikaa puhumalla siitä, jolla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, jonka haluat välittää. Keskity pyyntösi tai tietoihin, jotka haluat jakaa henkilön kanssa. Älä lyö pensaita tai anna pitkä esittely. Sen sijaan pääset ytimeen, mitä haluat tai mitä haluat sanoa.

Vinkkejä

• Vältä käyttämästä sarkasmia keskusteluissa, pikaviesteissä tai sähköposteissa ilman emojeja. Sarkasmia ei usein välitetä oikein tekstin kautta, joten on parempi tehdä se henkilökohtaisesti.