Kirjoita yrityskirje asiakkaille

Sisältö

Astua
Osa 1/2: Yrityskirjeen laatiminen
Osa 2/2: Yrityskirjeen kirjoittaminen
Vinkkejä

Kun hoidat yritystä, sinun on todennäköisesti kirjoitettava kirjeitä asiakkaillesi. Saatat joutua kertomaan heille uusista tapahtumista tai erikoistarjouksista tai joudut ehkä vastaamaan asiakkaalle, jolla on valitus yrityksesi puolesta. Mikä tahansa kirjeesi syy, käytä aina ammattimaista ääntä.

Astua

Osa 1/2: Yrityskirjeen laatiminen

Käytä ammattimaista kirjelomaketta. Yrityskirje edustaa yritystäsi. Joten sen on näytettävä erottuvalta ja laadukkaalta. Myös yrityksen logon tai tuotemerkin on oltava siinä.
- Voit tehdä kirjelomakkeen asetteluilla Microsoft Wordissa. Varmista, että käytät kirjelomakkeessa olemassa olevaa logoa tai tuotemerkkiä.
Avaa tekstinkäsittelyohjelma. Luo aina yrityskirje tietokoneelle.
- Luo uusi asiakirja ja aseta asiakirjan marginaaleiksi 1 tuuma.
- Käytä serif-fonttia, kuten Times New Roman, Georgia tai Ariel. Varmista, että käytät kirjasinkokoa, joka ei ole suurempi kuin 12, mutta vähintään 10. Kirje ei saa olla vaikea lukea väärän kirjasimen tai koon vuoksi.
- Varmista, että käytät yhtä väliä.
Käytä lohkon muotoa. Lohkomuoto on yleisin liikekirjeiden muoto. Sen kanssa on myös helpoin työskennellä. Jokaisen otsikon on oltava vasenta marginaalia vasten, ja jokaisen otsikon jälkeen tulee olla välilyönti. Yrityskirjeelläsi tulisi olla ylhäältä alaspäin seuraavat otsikot:
- Nykyinen päivä tai päivä, jona lähetät kirjeen. Päivämäärä on tärkeä, koska sitä voidaan käyttää sinun ja vastaanottajan tietueisiin. Sitä voidaan sitten käyttää myös laillisesti. Joten varmista, että päivämäärä on oikea.
- Lähettäjän osoite. Tämä on osoitteesi, joka on muotoiltu vakioosoitemuodossa. Jos osoitteesi on jo kirjelomakkeella, voit ohittaa tämän vaiheen.
- Vastaanottajan osoite. Tämä koostuu sen henkilön nimestä ja osoitteesta, jolle kirjoitat kirjeen. Herra / rouva on valinnainen. Joten jos kirjoitat esimerkiksi Nina de Vriesille, voit jättää Mevrouw-osan pois.
- Johdanto. Tämä voi olla "Hyvä rouva de Vries" tai "Hyvä Nina de Vries". Jos et ole varma, kuka lukee kirjeen, käytä "Dear Sir or Madam". Voit käyttää myös "L.S." -kirjaa, mutta vain viimeisenä keinona, jos sinulla ei ole aavistustakaan kuka lukee kirjettäsi.
- Kirje. Keskitymme tähän tarkemmin myöhemmin tässä artikkelissa.
- Kirje suljetaan allekirjoituksella. Tämä voi olla "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin".

Osa 2/2: Yrityskirjeen kirjoittaminen

Määritä kuka kohdeyleisösi on. Kirjeen sävyn tulee olla aina ammattimainen kohdeyleisöstänne riippumatta. Mutta sinun on ehkä vaihdettava kieli tai sanavalinta vastaanottajan mukaan. Jos kirjoitat toisen yrityksen henkilöstöosastolle, sinun on oltava virallisempi omalla kielelläsi. Mutta jos kirjoitat tietylle asiakkaalle, voit käyttää hieman rennompaa tai rennompaa kieltä.
- Kohderyhmän määrittäminen tarkoittaa myös sitä, että voit olla selvä kohderyhmääsi kohtaan. Vältä terminologian käyttöä, jota lukijasi ei ymmärrä. Esimerkiksi asiakas ei todennäköisesti tiedä yrityksesi avaruusohjelmassa käytettyjä lyhenteitä, joten älä käytä kirjeessä olevia.
- Hyvän liikekirjeen kirjoittamisen kultainen sääntö on olla selkeä, ytimekäs ja kohtelias.
Ilmoita kirjeen tarkoitus ensimmäisessä virkkeessä. Harkitse kirjeen tarkoitusta. Onko se tarkoitus ilmoittaa asiakkaillesi uudesta sijainnistasi? Pitäisikö se muistuttaa asiakasta maksamattomasta laskusta tai erääntyneestä saldosta? Tai vastaamaan asiakkaan valitukseen? Kun tämä tavoite on mielessä, luo luonnos ensimmäiselle virkkeelle, joka kertoo lukijalle heti, mistä kirje on kyse. Älä ole epämääräinen kirjeen tarkoituksessa. Ole suoraviivainen.
- Aloita sanalla "minä", jos haluat ilmaista mielipiteesi yrityksen omistajana. Käytä "Me", kun kirjoitat yrityksen tai organisaation puolesta.
- Keskity suoraan lausuntoon, kuten: "Tällä kirjeellä haluamme ilmoittaa sinulle" tai "Tällä kirjeellä haluamme pyytää sinua". Voit myös käyttää I-lausetta, jos kirjoitat kirjettä yrityksen omistajana. Kuten: "Otan sinuun yhteyttä" tai "Kuulin äskettäin ... ja haluaisin tietää enemmän ..."
- Esimerkiksi, jos kirjoitat (yrityksen omistajana) kirjeen Nina de Vriesille maksamattomasta tilistä viime kuusta, voit aloittaa seuraavasti: "Otan sinuun yhteyttä tämän kirjeen kautta, koska tililläsi on erääntynyt maaliskuussa 2015 "
- Tai jos vastaat yrityksen työntekijänä yrityksen avaruusohjelmaa koskevaan asiakkaan valitukseen, voit aloittaa kirjeen seuraavasti: "Olemme vastaanottaneet valituksen Mars-avaruusohjelmastamme."
- Ehkä kirjoitat kirjeen ilmoittaaksesi asiakkaalle, että hän on voittanut kilpailun tai paikan koulutuskurssilla. Aloita lauseella: "Haluan ilmoittaa sinulle mielelläni ..." tai "Haluamme ilmoittaa sinulle, että ..."
- Jos joudut toimittamaan huonoja uutisia, aloita lauseella, kuten "Olemme pahoillani ilmoittaessani sinulle, että ..." tai "Harkittuani huolellisesti päätin olla ..."
Käytä aktiivista ääntä passiivisen äänen sijaan. Yleiskielellä käytämme usein passiivista muotoa. Mutta passiivinen muoto tekee kirjoittamastasi tylsää ja hämmentävää. Aktiivinen muoto on paljon tehokkaampi yrityskirjeessä, koska se antaa vakuuttavamman sävyn.
- Esimerkki passiivisesta muodosta on esimerkiksi: '' Mitä erityisiä valituksia voin ratkaista puolestasi? '' Lausekkeen aihe, asiakas ('sinä') on lauseen lopussa eikä alussa. lauseen.
- Esimerkki aktiivisesta muodosta on esimerkiksi "Mitä voin tehdä valitusten ratkaisemiseksi?" Tämä lauseen aktiivisessa muodossa oleva versio on paljon selkeämpi ja lukijan helpommin ymmärrettävissä.
- Passiivisen lomakkeen käyttö voi olla erinomainen tapa saada viesti välittämättä kiinnittämättä huomiota virheeseen tai kyseenalaiseen kohtaan. Mutta käytä tätä vain silloin. Yleensä aktiivinen muoto on paljon tehokkaampi yrityskirjeissä.
Korosta edellinen tapahtuma tai keskustelu lukijan kanssa, jos sellainen on. Olet saattanut ottaa yhteyttä Nina de Vriesiin aiemmin tässä kuussa varoituksella hänen maksamattomasta laskustaan. Tai ehkä asiakas ilmaisi turhautumisensa avaruusohjelmaan viime kuussa pidetyssä konferenssissa. Jos olet jo ollut yhteydessä lukijaan, tunnista tämä. Se muistuttaa lukijaa aiemmasta yhteydenotostasi ja tekee yrityskirjeestä kiireellisemmän ja tärkeämmän.
- Käytä lauseita: "Jatkan kirjeestäsi maksamattomasta laskustasi" tai "Kiitos maksustasi maaliskuussa". Tai "Oli erittäin hyödyllistä kuulla kantasi avaruusohjelmasta toukokuun konferenssissa."
Tee pyyntö tai tarjoa apua. Aseta positiivinen sävy lukijan kanssa esittämällä kohtelias pyyntö tai tarjoamalla heille apua yhteistyösuhteen muodossa.
- Oletetaan, että olet yrityksen omistaja, joka pyytää asiakasta maksamaan laskun. Käytä ilmausta, kuten: "Kiitos, jos maksat maksamattoman laskun mahdollisimman pian."
- Sano, että kirjoitat yrityksesi puolesta. Käytä lauseita: "Olisimme iloisia voidessamme järjestää henkilökohtaisen tapaamisen sinun ja henkilöstöjohtajamme välillä."
- Voit myös tarjota vastauksia kaikkiin lukijoidesi kysymyksiin tai huolenaiheisiin. Käytä lauseita: "Vastaan mielelläni kaikkiin tiliäsi koskeviin kysymyksiin tai huolenaiheisiin." Tai "Haluatko meidän antavan sinulle lisätietoja ohjelmasta?"
Sulje kirje. Lisää toimintakehotus itsellesi ja lukijalle. Tämä voi olla maksupyyntö ennen tiettyä päivämäärää tai huomautus virallisen tapaamisen tekemisestä lukijan kanssa.
- Lisää lause, jossa osoitat vastaanottajalle jatkossa. "Odotan innolla tapaamista ensi viikolla pidettävässä budjettikokouksessa." Tai "Odotan keskustellessani asiasta kanssasi pääkonttorivierailumme aikana."
- Kiinnitä huomiota asiakirjoihin, jotka haluat lisätä kirjeeseesi. Lisää lause, kuten "Liitteistä löydät jäljellä olevan laskun" tai "Liitteenä löydät kopion avaruusohjelmastamme".
- Lopeta kirjain viimeisellä lauseella. Käytä "Vilpittömästi" asiakkaille tai asiakkaille.
- Käytä "Ystävällisin terveisin" virallisissa kirjeissä ihmisille, joita et tunne.
- Käytä vain "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin" kirjoittaessasi jollekulle, jonka tunnet hyvin tai jonka kanssa työskentelet.
Lue kirje uudelleen. Kaikki tarkat muotoilusi ja sanasi ovat turhia, jos kirje on täynnä kirjoitusvirheitä!
- Huomaa kaikki passiivisen muodon käyttötavat ja yritä vaihtaa lause aktiiviseen muotoon.
- Kiinnitä huomiota kaikkiin pitkiin, epäselviin ja monimutkaisiin lauseisiin. Yrityskirjeessä vähemmän on yleensä enemmän, joten lyhennä lauseidesi pituutta, jos mahdollista.