Sisältö

• Astua
• Osa 1/2: Raportin määrittäminen
• Osa 2/2: Yhdistä se kaikki

Tilaraportti voi tuntua työläältä, mutta sen kirjoittaminen voi olla todella hyvä tilaisuus kommunikoida johdon kanssa. Riippumatta projektista, jossa työskentelet, sinun on keskityttävä tarjoamaan tarkkoja yksityiskohtia, jotka kuvaavat projektin budjettia ja edistymistä. Lisää tärkeimmät tiedot yhteenvetoon alussa. Jatka sitten tärkeimpiä yksityiskohtia, jotka kuvaavat projektia tulosten ja haasteiden suhteen. Pidä asiat lyhyinä, mutta informatiivisina, ja johto on iloinen.

Astua

Osa 1/2: Raportin määrittäminen

1. Keskity kustannuksiin ja aikatauluun. Projektista riippumatta, missä työskentelet, johtajat haluavat tietää, miten asiat menevät budjetin ja edistymisen suhteen. Määritä raporttisi keräämällä tietoa projektin taloudellisesta kehityksestä. Tee lisäksi kommentteja siitä, onko projekti ajoissa vai ei.
2. Ole rehellinen ongelmista. Jos tiedät, että projektin kustannuksiin ja edistymiseen liittyy ongelmia, älä piilota niitä. Se johtaa vasta myöhemmin suurempiin ongelmiin. Ajattele sen sijaan, miten nämä ongelmat liittyvät hyvin meneviin asioihin.
   • Esimerkiksi, jos projektiisi kuuluu 1000 T-paidan tuottaminen ja toimittaminen 1000 dollaria, saatat olla huolissasi, jos olet ansainnut vain 300, mutta jo käyttänyt 500 dollaria.
   • Voit myös löytää itsesi kaksi päivää ennen aikataulua ja kommentoida sitä.
3. Tarjoa ratkaisuja ongelmiin. Osa tilaraportin tarkoituksesta on auttaa johtajaa päättämään seuraavista vaiheista. Voit auttaa ehdottamalla ratkaisuja tiettyihin havaitsemiinne ongelmiin. Kun määrität raporttia, tee muistiinpanoja siitä, miten ratkaisusi ovat merkityksellisiä kustannusten ja edistymisen kannalta.
   • Esimerkiksi, jos t-paitaliiketoimintasi on aikataulua edellä ja budjetin ulkopuolella, saatat nähdä tämän syynä tuotannon lisäämiseen ja tasapainottamiseen.

Osa 2/2: Yhdistä se kaikki

1. Anna raportille otsikko. Aloita kirjallinen raportti lyhyellä yhteenvedolla, otsikolla ja päivämäärällä. Koska tilaraporttien tulisi olla lyhyitä, niiden ei tarvitse olla erillisellä otsikkosivulla. Jos lähetät raportin sähköpostitse, riittää, että sinulla on selkeä aihe, jotta esimiehesi tietää, mistä sähköpostissa on kyse.
   • Jotain ”Parker Transportin elokuun 2017 raportti” on hieno.
   • Anna tiedot aina siten, että on selvää, mistä ajanjaksosta ilmoitat.
   • Jos yrityksesi käyttää tiettyjä raportointimuotoja, muista käyttää myös niitä.
2. Aloita yhteenvedolla. Johtajat ovat kiireisiä ja heidän täytyy nähdä tärkeimmät tiedot välittömästi. Muutama raportin alussa oleva rivi menee asian ytimeen ja selittää lyhyesti, miten projekti menee budjetin ja edistymisen suhteen.
   • Yritä varmistaa, että esimiehesi näkee kaikki tiedot raportin lukemisen ensimmäisinä minuutteina.
   • Voit esimerkiksi aloittaa raporttisi heti jollakin suoralla tavalla: "Parker Transport on tällä hetkellä aikataulua edellä. Käytimme 50% budjetista ja tuotimme 30% tuotteesta. Voimme vähentää kustannuksia nopeuttamalla tuotantoa. "
   • Jos johtajat ovat tyytyväisiä alussa näkemiinsä, he saattavat jo tietää tarpeeksi. Jos yhteenvedossa on jotain, joka viittaa ongelmaan, he voivat siirtyä sieltä asiaan liittyviin tietoihin, jotka ovat raportin alapuolella.
3. Anna tärkeimmät tiedot. Luettele tähän mennessä tärkeimmät tulokset keskittyen virstanpylväisiin ja avaintietoihin. Ilmoita esimiehellesi tulosten eikä toimintojen suhteen.
   • Älä esimerkiksi kirjoita jotain seuraavaa: ”Tuotantojohtajamme, Frank ja Sandra, ovat tehneet hyvää työtä. Frank on aina paikalla hyvin aikaisin ja Sandra on aina viimeinen lähtemässä varmistaakseen, että meillä on kaikki tuotettu ajoissa. "
   • Korosta sen sijaan keskeisiä tietoja: "Olemme 20% aikataulua edellä, koska tuotantojohtajat (Frank ja Sandra) ovat pidentäneet tuotantoaikaa kahdella tunnilla päivässä."
4. Järjestä tosiasiat. Täällä voit räätälöidä raportin esimiehesi tyyliin. Jos tiedät esimiehesi työskentelytavan, voit mukauttaa raporttia vastaavasti. Jos et ole varma, keskity lyhyeen, suoraan yhteenvetoon tyylillä, jonka tunnet hyvin.
   • Jos esimiehesi haluaa nähdä suuren tarinan, voit nimetä yhden luvun "Tulokset", toisen "Haasteet" ja kolmannen "Ratkaisut".
   • Jos johtaja haluaa nähdä asiat kronologisesti, kokeile luku "Edistyminen tällä viikolla" ja sen jälkeen Seuraava vaiheet.
5. Käytä luoteja. Johtajille on annettava tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti luettavalla tavalla. Kappaleet ovat liian pitkiä tärkeiden tietojen lukemiseen ja peittämiseen. Mutta luetteloilla on helppo selata raporttia.
   • Jos johtajasi tai yritys pyytää nimenomaan täysin kirjallista raporttia, sinun on tietysti täytettävä tämä toive.
6. Lisää visuaalisia elementtejä tarpeen mukaan. Joidenkin johtajien mielestä on hyödyllistä lisätä visuaalisia vihjeitä projektin etenemisen selittämiseksi. Voit esimerkiksi laittaa vihreän valon kustannusluettelon viereen, jos se menee hyvin, mutta oranssin valon vieressä edistymisestä, jos olet todennäköisesti hieman jäljessä.
7. Tarkista ja muokkaa raporttia tarvittaessa ennen sen lähettämistä esimiehellesi. Oikeinkirjoitusvirheet ja juoksemattomat lauseet eivät ole koskaan päteviä, edes lyhyessä, suhteellisen epävirallisessa tilaraportissa. Älä luota pelkästään sähköisiin oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistajiin. Jotta raportti olisi lyhyt ja suora, mieti mitä voidaan poistaa (kuten tarpeettomat adverbit ja adjektiivit).
   • Vältä esimerkiksi sellaisia ​​lauseita kuin "elokuun myynti sujuu hyvin, paras kuukausi, kiitos Marie ja Samin todella erinomaisista ponnisteluista".
   • Voit sanoa saman paljon ytimekkäästi: "Elokuun myynti on vielä paras, kiitos Marie ja Sam."
8. Ilmoita vähintään kerran kuukaudessa, ellei sinulla ole muita ohjeita. Yrityksesi voi pyytää sinua toimittamaan tilaraportit tietyn aikataulun mukaisesti, kuten viikoittain tai joka toinen viikko. Vähintään kerran kuukaudessa ilmoittaminen on yleensä hyvä johtajan pitämiseksi ajan tasalla. Ota yhteyttä häneen, jos et ole varma, milloin tilaraporttien pitäisi olla.
   • Jos esimiehesi haluaa saada raportteja harvemmin, teet tietysti niin kuin sinua pyydetään.