Sisältö

• Astua
• Osa 1/3: SOP: n määrittäminen
• Osa 2/3: SOP: n kirjoittaminen
• Osa 3/3: Menestyksen ja tarkkuuden varmistaminen
• Vinkkejä

Standard Operational Procedure (SOP) sisältää tietoja tehtävän suorittamisesta vaihe vaiheelta. Olemassa olevaa SOP: ta on vain muutettava ja päivitettävä, mutta saatat myös joutua tilanteeseen, jossa sinun on perustettava se kokonaan.

Astua

Osa 1/3: SOP: n määrittäminen

1. Valitse muoto. Ei ole oikeaa ja väärää tapaa kirjoittaa SOP. Mutta yritykselläsi on todennäköisesti jo useita SOP: ita, joita voit tarkastella saadaksesi käsityksen halutusta kokoonpanosta. Käytä olemassa olevia SOP: ita, jos sellaisia ​​on, esimerkkinä. Jos niitä ei ole, sinulla on muutama vaihtoehto:
   • Asennus yksinkertaisilla vaiheilla. Tämä on hyvä rutiinimenettelyille, jotka ovat lyhyitä, tuottavat vain vähän mahdollisia tuloksia ja ovat kohtuullisen konkreettisia. Tarvittavien asiakirjojen ja turvaohjeiden lisäksi se ei ole muuta kuin luettelo pisteistä, jotka kertovat lukijalle yksinkertaisilla lauseilla, mitä tehdä.
   • Asennus hierarkkisten vaiheiden avulla. Tämä toimii hyvin pidemmissä menettelyissä - yli kymmenessä vaiheessa, jotka edellyttävät päätösten tekemistä, selkeyttämistä ja terminologian selittämistä. Tämä on yleensä luettelo päävaiheista ja niiden alivaiheista tietyssä järjestyksessä.
   • Asennus vuokaavioilla. Jos menettely on enemmän kuin kartta, jolla on monia erilaisia ​​mahdollisia tuloksia, vuokaavio on paras ratkaisu. Valitse tämä asetus, kun tuloksia ei voida ennustaa oikein.
2. Ajattele yleisösi. Ennen SOP: n kirjoittamista on otettava huomioon kolme tärkeää asiaa:
   • Mitä yleisösi jo tietää? Onko yleisösi perehtynyt organisaatioon ja sen menettelyihin? Tietävätkö he terminologian? Käyttämäsi kielen on vastattava lukijan tietoa ja panosta.
   • Yleisön kielitaidot. Onko mahdollista, että on ihmisiä, jotka eivät puhu sinun kieltäsi, jos he lukevat SOP ""? Jos näin on, on hyvä sisällyttää kuvatekstit ja kuvat.
   • Yleisön koko. Jos SOP lukee useita ihmisiä (eri rooleissa) samanaikaisesti, sinun on määritettävä asiakirja dialogina näytelmässä: käyttäjä 1 tekee jotain, sitten käyttäjä 2 ja niin edelleen. Tällä tavoin jokainen käyttäjä voi nähdä, kuinka hän on sujuvan koneen hammasratta.
3. Ajattele "sinun" tietosi. Tärkeintä on tämä: Oletko oikea henkilö kirjoittamaan tämä muistiin? Ymmärrättekö, mistä tässä on kyse? Kuinka se voisi mennä pieleen? Kuinka sen pitäisi olla turvallista? Jos ei, sinun on parasta luovuttaa työ jollekin muulle. Huonosti kirjoitettu - tai mikä pahempaa, väärin kirjoitettu - SOP ei vain vähennä tuottavuutta ja organisaation epäonnistumisia, mutta voi myös olla vaarallista ja vaikuttaa kaikkeen tiimistä ympäristöön. Lyhyesti sanottuna se ei ole riski, jonka haluat ottaa.
   • Jos kyseessä on projekti, jonka tunnet olevan pakollinen toteuttamaan, älä pelkää pyytää apua päivittäin menettelystä vastaavilta. Haastattelujen tekeminen on yleinen osa SOP: n luomisprosessia.
4. Valitse lyhyt tai pitkä SOP. Jos kirjoitat tai päivität SOP: ta ryhmälle ihmisille, jotka tuntevat protokollan, terminologian jne. Ja haluavat vain lyhyen ja ytimekkään SOP: n, kuten tarkistuslistan, voit pitää sen lyhyenä.
   • Yleisen tavoitteen ja muiden asiaankuuluvien tietojen (päivämäärä, tekijä, henkilötunnus jne.) Lisäksi se sisältää vain luettelon vaiheista. Jos lisätietoja tai selvennyksiä ei tarvita, se riittää.
5. Pidä SOP: n tarkoitus mielessä. On selvää, että olet tekemisissä menettelyn kanssa, joka toistuu yhä uudelleen organisaatiossasi. Mutta onko olemassa erityistä syytä, miksi tämä SOP on niin arvokas? Pitäisikö siinä korostaa turvallisuutta? Noudattamistoimenpiteet? Käytetäänkö sitä harjoitteluun vai päivittäin? Tässä on muutama syy, miksi SOP on välttämätön tiimisi menestykselle:
   • Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen
   • Maksimoida tuotantovaatimukset
   • varmistaa, ettei menettely vaikuta haitallisesti ympäristöön
   • Turvallisuuden varmistamiseksi
   • Varmista, että kaikki sujuu aikataulun mukaisesti
   • Valmistusvirheiden välttämiseksi
   • Käytetään koulutusasiakirjana
     • Kun tiedät, mitä SOP: ssa on korostettava, dokumentin rakentaminen näiden pisteiden ympärille on helpompaa. On myös helpompaa nähdä, kuinka tärkeä SOP on.

Osa 2/3: SOP: n kirjoittaminen

1. Kuvaile tarvittava materiaali. Tekniset vakiotoimenpiteet, yleensä itse menettelyn lisäksi, koostuvat neljästä osasta:
   • Etusivu. Tähän sisältyy 1) menettelyn nimi, 2) SOP: n tunnistenumero, 3) myöntämis- tai muutospäivä, 4) sen yrityksen, osaston tai osaston nimi, johon SOP liittyy, ja 5) allekirjoitukset niistä, jotka valmistelivat ja hyväksyivät SOP: n. Voit asettaa tämän sivun haluamallasi tavalla, kunhan tiedot ovat selkeät.
   • Indeksi. Tämä on tarpeen vain, jos SOP on pitkä, jotta voit helposti etsiä sitä. Täältä tarvitset yksinkertaisen vakioasetuksen.
   • Laatu ja laadunvalvonta. Menettely ei ole hyvä, jos sitä ei voida tarkistaa. Varmista, että sinulla on tarvittava materiaali ja yksityiskohdat, jotta lukija voi varmistaa, että haluttu tulos on saavutettu. Tämä voi olla muiden asiakirjojen muodossa, kuten esimerkiksi arviointiesimerkkejä.
   • Viite. Varmista, että sinulla on luettelo kaikista siteeratuista tai siteeratuista hakuteoksista. Kun viitat muihin SOP: iin, varmista, että tarvittavat tiedot sisältyvät liitteeseen.
     • Voi olla, että organisaatiosi käyttää muita protokollia kuin nämä. Jos voit viitata jo olemassa oleviin SOP: iin, anna irti tästä rakenteesta ja pidä kiinni jo olemassa olevasta.
2. Noudata itse menettelyssä seuraavaa:
   • Soveltamisala ja sovellettavuus. Toisin sanoen kuvailkaa prosessin tarkoitusta, sen rajoja, mutta myös kuinka sitä käytetään. Lisää standardit, määräykset, roolit ja vastuut sekä panos ja tuotos.
   • Menetelmät ja menettelyt. Tämä on luiden liha - listaa kaikki vaiheet, mukaan lukien tarvittavat yksityiskohdat ja kaikki tarvittavat varusteet. Sisällytä myöhemmät menettelyt ja päätöksentekijät.Tunnista "mitä ... jos" -pisteet ja mahdolliset rikkomukset tai turvallisuusongelmat.
   • Terminologian selvennys. Tunnista lyhenteet ja lauseet, jotka eivät ole tavallisessa kielessä.
   • Terveys- ja turvallisuusvaroitukset. Luettele nämä erillisessä luvussa ja myös niiden vaiheiden vieressä, joihin ne liittyvät. Älä trivialisoi näitä asioita.
   • Laitteet ja tarvikkeet. Luettelo mitä tarvitaan ja mitä laitteita tai laitteistostandardeja löydät milloin ja missä.
   • Varoitukset ja ongelmat. Joten ongelmaosasto. Keskustele mistä tahansa, mikä voi mennä pieleen, mistä varoa ja mikä voi olla ongelma lopulliselle, täydelliselle tuotteelle.
     • Anna jokaiselle aiheelle oma luku (yleensä numeroitu), jotta SOP: sta ei tule liian kielellistä ja sekavaa ja että asiat ovat helposti saatavilla.
     • Tämä ei ole tyhjentävä luettelo; tämä on vain menettelyllisen jäävuoren huippu. Organisaatiosi voi ilmoittaa, mitkä muut näkökohdat vaativat huomiota.
3. Pidä kirjoituksesi suppeana ja helposti luettavana. Mahdollisuudet ovat, yleisösi ei lue niitä huvin vuoksi. Pidä se lyhyenä ja suloisena - muuten menetät huomion tai muuten heidän on vaikea saada asiakirja läpi ja vaikea ymmärtää. Pidä lauseesi mahdollisimman lyhyinä.
   • Tässä on yksi huono esimerkki: Poista kaikki pölyt ilmanottoaukoista ennen niiden käyttöä.
   • Tässä on yksi hyvä esimerkki ": Imuroi kaikki pölyt ilmanottoaukoista ennen käyttöä.
   • Älä yleensä puhu sinusta. Se puhuu puolestaan. Puhu aktiivisesti ja aloita lauseesi välttämättömällä.
4. Tarvittaessa haastattele prosessissa mukana olevia työntekijöitä siitä, miten he suorittavat työn. Viimeinen asia, jonka haluat, on kirjoittaa SOP, jolla ei ole mitään järkeä. Vaarantat tiimisi turvallisuuden, tehokkuuden ja ajan, etkä ota huomioon jo käytössä olevia menettelyjä - kollegasi eivät kiitä sinua. Kysy tarvittaessa! Tämä on tehtävä oikein!
   • Jos asiat ovat epäselviä, pyydä eri ihmisiä tuomaan kaikki roolit ja vastuut. Yksi tiimin jäsen ei saa noudattaa SOP: ta ja toinen voi olla mukana vain joissakin toiminnoissa.
5. Riko suuret tekstipalat paloiksi kaavioilla ja vuokaavioilla. Jos käsittelet yhtä tai kahta erityisen hankalaa vaihetta, voit helpottaa lukijasi taulukkoa tai kaaviota. Sen lukeminen on helpompaa ja se antaa mielelle tauon kaikista pyrkimyksistä ymmärtää kaikkea. Ja sinulle se näyttää täydellisemmältä ja hyvin kirjoitetulta.
   • Älä vain käytä niitä maustamaan tai tekemään SOP: sta näyttävämmän; tee se vain, jos sillä on järkeä tai jos yrität ylittää kielimuurin.
6. Varmista, että jokaisella sivulla on oikea koodaus. SOP on epäilemättä yksi monista SOP: ista. Siksi organisaatiosi tulisi pitää eräänlaista tietokantaa, jossa kaikki säilytetään tietyn indeksointijärjestelmän perusteella. SOP on osa indeksointia ja vaatii siksi jonkinlaisen koodauksen noudettavaksi. Siksi se on ilmaistava selvästi.
   • Jokaisella sivulla tulee olla lyhyt otsikko tai henkilötunnus, päivämäärä ja sivunumero. Saatat tarvita alaviitteitä; se riippuu organisaatiosi politiikasta tässä asiassa.

Osa 3/3: Menestyksen ja tarkkuuden varmistaminen

1. Testaa menettely. Jos et halua testata menettelyäsi, et todennäköisesti ole kirjoittanut sitä tarpeeksi hyvin. Pyydä jotakuta, jolla on "rajoitettu käsitys prosessista" (tai joku yhteisen lukijan edustaja) käyttämään SOP: ta ja ohjaamaan sitä. Mitä ongelmia he kohtaavat? Jos niitä on, sinun on käsiteltävä heitä ja tehtävä tarvittavat muutokset.
   • On parasta, että muutama ihminen testaa SOP: n. Eri ihmiset törmäävät erilaisiin asioihin, mikä antaa sinulle monia (toivottavasti hyödyllisiä) vastauksia.
   • Varmista, että menettely on testannut joku, joka ei ole koskaan tehnyt sitä. Joku, jolla on ennakkotietoa, luottaa siihen, että pääsee eteenpäin eikä ensisijaisesti työhösi, niin että se menettää merkin.
2. Pyydä SOP: ta arvioimaan toimenpiteen tosiasiallisesti suorittaneilla. Sillä ei ole loppujen lopuksi merkitystä oikeasti mitä pomosi ajattelevat SOP: sta. Kyse on niistä itse asiassa on tehtävä yhteistyötä. Joten ennen kuin lähetät sen yläkerran pomoille, näytä kynän hedelmä niille, jotka tekevät tai jo tekevät työtä. Löytää mitä hän siitä?
   • Ottamalla heidät mukaan ja tekemällä niistä osa prosessia he todennäköisesti hyväksyvät tämän SOP: n. Ja heillä on epäilemättä hienoja ideoita!
3. Pyydä neuvonantajia ja laadunvalvontaosastoa tarkistamaan SOP. Kun tiimi on kunnossa, voit välittää sen neuvonantajillesi. Heillä voi olla vähemmän sanottavaa itse työstä, mutta he ilmoittavat sinulle, jos asennus on kunnossa, jos olet unohtanut jotain, ja he antavat sinun tietää, miten kaikesta tulee virallinen ja osa järjestelmää.
   • Käytä virallisia reititysjärjestelmiä asiakirjojen hyväksynnän saamiseksi, jotta voit olla varma, että hyväksynnän myöntämisprosessi on allekirjoitettu oikein. Tämä eroaa organisaatioittain. Haluat vain varmistaa, että kaikilla on ollut mielipiteensä ja että kaikkia sääntöjä on noudatettu.
   • Alle on oltava allekirjoituksia. Suurimmalla osalla yrityksistä ei enää ole ongelmia sähköisten allekirjoitusten kanssa.
4. Aloita SOP: n käyttö heti, kun se on hyväksytty. Saatat joutua ensin järjestämään koulutusta osallistuville työntekijöille, mutta se voi myös tarkoittaa, että paperisi ripustetaan vessaan. Olkoon niin kuin on, varmista, että työsi on käytetty! Teit sen. Aika vähän tunnustusta!
   • Varmista, että SOP on ajan tasalla. Jos näin ei ole enää, järjestä päivitys välittömästi, varmista, että päivitykset on hyväksytty ja dokumentoitu, ja lähetä SOP uudelleen. Tiimisi turvallisuus, tuottavuus ja menestys riippuvat siitä.

Vinkkejä

• Käytä vaiheita hollannin kielellä.
• Muista ottaa sidosryhmät mukaan, mikäli mahdollista, jotta kirjallinen prosessi on yhdenmukainen todellisen prosessin kanssa.
• Tarkista, onko SOP: n vanhempi versio olemassa. Ehkä voit rajoittaa itsesi muutamaan nopeaan muutokseen. Varmista, että dokumentoit ne myös oikein!
• Pidä dokumenttihistoria jokaisen uuden version kanssa.
• Käytä vuokaavioita ja kuvia, jotta lukija voi seurata prosessia kunnolla.
• Kiinnitä huomiota selkeyteen. Varmista, että useita tulkintoja ei voida tehdä. Näytä menettely jollekulle, joka ei tunne sitä, ja kysy heiltä, ​​mitä he ajattelevat: voit silti kohdata yllätyksiä.
• Tarkasta asiakirjasi ennen sen hyväksymistä.