Sisältö

• Astua
• Tapa 1/4: Virallinen tai liikekirje
• Menetelmä 2/4: Epävirallinen kirje
• Tapa 3/4: Virallinen tai yrityssähköposti
• Tapa 4/4: Epävirallinen sähköposti
• Vinkkejä

Kirjeitä kirjoitettaessa oikea muotoilu riippuu suurelta osin siitä, minkä tyyppisen kirjeen aiot kirjoittaa ja kenelle kirjoitat sen. Muotoilu, jota voit käyttää kirjoittaessasi ystävälle, eroaa huomattavasti virallisten kirjainten muotoilusta. Lisäksi postitse lähettämäsi perinteisen kirjeen muoto eroaa sähköpostista. Lue lisää saadaksesi lisätietoja oikean tavan kirjoittaa seuraava kirjeesi.

Astua

Tapa 1/4: Virallinen tai liikekirje

1. Ilmoita nimesi ja osoitteesi kirjeen yläosassa. Lisää kadun nimi, kaupunki, osavaltio ja postinumero vasemmalle marginaalille yhdellä välillä.
   • Kaupunki ja postinumero ovat samalla rivillä, kun taas kadunnimellä on oma viiva.
   • Jos lähetät kirjeen ammattilaiskirjelomakkeella, joka sisältää jo nämä tiedot, ohita tämä vaihe. Älä kopioi lähettäjän osoitetta.
2. Yhdysvaltojen kirjeiden osalta lisää päivämäärä suoraan osoitteesi alle. Hollantilaisten kirjainten osalta ilmoita paikka ja päivämäärä vastaanottajan osoitteessa. Käytä päiväystä, jona kirjoitit kirjeen, tai päivämäärää, jolloin kirjoitit sen, kumpi tahansa haluat.
   • Päivämäärän tulisi olla vasenta marginaalia vastaan, aivan kuten sen yläpuolella olevan osoitteen.
   • Kirjoita päivämäärä "kuukausi-päivä-vuosi" -järjestyksessä kirjeille Yhdysvalloissa. Esimerkiksi: 9. helmikuuta 2013. Hollantilaisille kirjaimille käytetään "päivä-kuukausi-vuosi". Esimerkiksi: 9. helmikuuta 2013.
3. Käytä välilyöntiä päivämäärän ja kirjeen seuraavan osan välillä. Tämä erottaa osoitteen siististi seuraavasta osasta.
4. Käytä kirjeitä Yhdysvalloissa viitesääntöä tarvittaessa. Jos kirjoitat kirjeeseen, joka liittyy johonkin tiettyyn, voi olla hyödyllistä käyttää viivaa, joka alkaa "Re:".
   • Aseta vertailulinja vasenta marginaalia vasten ja käytä yhden rivin välejä.
   • Käytä viiteviivaa, kun vastaat toiseen kirjeeseen, työpaikkailmoitukseen tai tietopyyntöön.
   • Käytä referenssirivin jälkeen välilyöntiä sen erottamiseksi kirjaimen seuraavasta osasta.
5. Ilmoita vastaanottajan osoite. Sisällytä vastaanottajan nimi ja otsikko sekä yrityksen nimi, kadun nimi, kaupunki ja postinumero.
   • Kaikkien näiden tietojen tulisi olla vasenta marginaalia ja yhden rivin etäisyyttä vasten. Vastaanottajan nimellä on oltava oma rivi sekä vastaanottajan nimi, yrityksen nimi ja kadun nimi. Kaupunki ja postinumero ovat yhdessä rivissä.
   • Jos lähetät kirjeen toiseen maahan, kirjoita maan nimi isoilla kirjaimilla omalle rivilleen osoitteen alle.
   • Jos mahdollista, kirjoita kirje tietylle henkilölle ja ota yhteyttä kyseiseen henkilöön sopivalla otsikolla, kuten "Mr." tai "Madam". Jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, ohita otsikko.
   • Käytä välilyöntiä täydellisen osoitteen jälkeen.
6. Aloita kirjeesi runko kohteliaalla tervehdyksellä. Normaali tervehdys alkaa "Hyvä", jota seuraa vastaanottajan henkilökohtainen titteli ja sukunimi. Nimeä seuraa pilkku.
   • Tervehdyksen tulisi olla vasenta reunaa vasten.
   • Jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, voit osoittaa henkilölle koko nimen tai etunimen sukunimelle työnimikkeellä.
   • Käytä tilaa tervehdyksen jälkeen.
7. Käytä halutessasi aiheriviä. Ilmoita hollantilaisilla kirjaimilla aiherivi tervehdyksen yläpuolella ja Yhdysvaltojen kirjeet tervehdyksen alapuolella.
   • Pidä aiherivi lyhyt, mutta selkeä. Yritä pitää se yhdellä rivillä.
   • Yhdysvalloissa tämä ei ole yleistä, ja sitä tulisi käyttää harvoin. Alankomaissa se on yleisempää.
   • Jos käytit vertailuriviä, älä käytä aiheriviä.
   • Käytä välilyöntiä minkä tahansa aiherivin jälkeen.
8. Aloita keskiosa lyhyellä johdannolla, joka selittää kirjeen tarkoituksen. Sijoita kappaleet vasenta reunaa vasten, mutta sisennä ne vapaasti.
9. Jatka esittelyä pitemmällä osalla keskiosaa. Tässä osassa tulisi selittää enemmän kirjeen tarkoituksesta ja sisällyttää myös johtopäätös, joka tiivistää kaiken.
   • Kirjoita tiivis keskiosa. Käytä kullekin kappaleelle yhtä riviväliä, mutta jätä väli kunkin kappaleen väliin ja viimeisen kappaleen jälkeen.
10. Lopeta kirjeesi kohteliaalla päättymisellä. Kohteliaita sulkemisia ovat esimerkiksi "Ystävällisin terveisin", "Ystävällisin terveisin" tai "Kiitos". Älä unohda laittaa sulkua vasempaan marginaaliin ja seurata sitä pilkulla.
    • Käytä isoa kirjainta vain lopun ensimmäisen sanan ensimmäiseen kirjaimeen.
11. Seuraa nimesi sulkemista. Käytä kuitenkin kolmea välilyöntiä sulkemisen alapuolella, ennen kuin kirjoitat koko nimesi, jota seuraa työnimike alla olevalla rivillä.
12. Liitä liitteet kirjeen alaosaan. Jos sinulla on liitetiedostoja, kirjoita kirjoitetun nimen ja otsikon alapuolelle "Liitteet" ja ilmoita, kuinka monta liitettä ne ovat.
    • Huomaa: tämä ei ole tarpeen, jos sinulla ei ole liitetiedostoja.
    • Käytä yksittäisiä välejä ja aseta kiinnitysosa vasenta reunaa vasten.
13. Sisällytä kirjoittajan nimikirjaimet tarvittaessa. Jos joku muu kirjoitti kirjeen ja sinä sanelet sen, lisää konekirjoittajan nimikirjaimet kirjeen alaosaan riville liitteiden alapuolelle.
14. Aseta allekirjoitus tulostettuasi kirjeen. Kirjoita nimesi käsin, mieluiten kursiivilla, lopun ja kirjoitetun nimesi väliin. Kirjeesi allekirjoittaminen käsin osoittaa vastaanottajalle, että käytit omaa aikaasi lähettämään hänelle tämän kirjeen, joten se on tärkeää.

Menetelmä 2/4: Epävirallinen kirje

1. Ilmoittakaa päivämäärä. Ilmoita kirjeen oikeaan yläkulmaan päivämäärä, jolloin kirje kirjoitettiin tai täytettiin.
   • Kirjoita päivämäärä "kuukausi-päivä-vuosi" -järjestyksessä kirjeille Yhdysvalloissa. Hollantilaisille kirjaimille käytetään "päivä-kuukausi-vuosi". Kuukauden tilauksen peruuttaminen on yleensä oletusarvo, mutta voit myös kirjoittaa koko päivämäärän numeroina.
   • Päivämäärän tulee olla vasenta marginaalia vasten.
2. Kirjoita ystävällinen tervehdys. Tervehdys "Hyvä" on edelleen yleisin, mutta riippuen suhteestasi vastaanottajaan, saatat pystyä kirjoittamaan vastaanottajan nimen ilman muodollisuuksia.
   • Tervehdyksen on oltava vasenta reunaa vasten ja sitä seuraa pilkku.
   • Kun kirjoitat ystävällesi tai ikätoverillesi, voit yleensä kirjoittaa vain heidän etunimensä. Esimerkiksi: "Hyvä John".
   • Saat vielä epävirallisempia kirjeitä korvaamalla "Rakas" epävirallisella tervehdyksellä, kuten "Hei", "Hei" ja "Hei".
   • Jos kirjoitat vanhemmalle henkilölle tai jollekulle, jota sinun on kunnioitettava, lisää henkilökohtainen otsikko ja sukunimi. Esimerkiksi: "Hyvä rouva de Wit".
   • Käytä välilyönti tervehdyksen ja kirjeen rungon välillä.
3. Liitä kirjeeseesi johdanto, keskiosa ja loppu. Johdannon ja päätelmän tulisi olla vain lyhyt kappale, mutta keskiosa on yleensä huomattavasti pidempi.
   • Aseta kirjaimen runko vasenta reunaa vasten, mutta sisennä kunkin kappaleen ensimmäinen rivi.
   • Koko tekstin on oltava yhden rivin välein. Et yleensä ohita rivejä epävirallisen kirjeen kappaleiden välillä, mutta voit tehdä sen, jos se parantaa kirjeen luettavuutta.
   • Käytä tekstiä viimeisen lauseen jälkeen välilyönnillä sen erottamiseksi sulkemisesta.
4. Sulje sopivalla sulkimella. "Ystävällisin terveisin" on edelleen melko yleinen loppu, jopa rentoille kirjeille. Jos kirje on kuitenkin hyvin epävirallinen, voit käyttää vähemmän tavanomaista sulkemista. Kokeile jotain "Nähdään ensi kerralla!" Tai "Puhu kanssasi myöhemmin!" Kun kirjoitat läheiselle ystävällesi.
   • Seuraa sulkemista pilkulla, mutta älä käytä nimesi kirjoitettua versiota sen jälkeen.
   • Sulkemisen on vastattava tervehdystä.
5. Laita nimesi. Laita nimesi suoraan sulkemisen alle. Yleensä nimesi kirjoitetaan kursiivilla kirjoittamisen sijaan.
   • Jos soitat tavallisesti vastaanottajalle hänen etunimellään, voit kirjoittaa etunimesi ja jättää sen tuolle. Jos vastaanottaja ei ehkä pysty kertomaan kuka olet vain etunimelläsi, muista lisätä myös sukunimesi.

Tapa 3/4: Virallinen tai yrityssähköposti

1. Aloita lyhyellä, mutta selkeällä kuvauksella sähköpostisi tarkoituksesta. Tämän kuvauksen tulee olla sähköpostin otsikkorivillä, ei itse sähköpostissa.
   • Jos vastaanottaja odottaa sähköpostiasi, tämä kuvaus voi yksinkertaisesti viitata aiheeseen. Jos sähköposti on odottamaton, kuvaus voi olla hieman hankalampi. Tavoitteena on kertoa lukijalle, mitä odottaa, kun hän avaa sähköpostisi. Tämä tarkoittaa, että sinun täytyy motivoida lukija avaamaan se.
2. Aloita sähköposti virallisella tervehdyksellä. Tämä alkaa yleensä "Rakas" -merkillä ja sen jälkeen seuraa henkilön tai yrityksen virallinen nimi, jolle kirjoitat.
   • Osoita sähköposti tietylle vastaanottajalle, jos mahdollista. Vältä sähköpostin lähettämistä osoitteettomille vastaanottajille. Käytä "L.S.": tä vain viimeisenä keinona.
   • Tarkkaan ottaen sopivin välimerkki tervehdyksen jälkeen on edelleen kaksoispiste. Tästä huolimatta useimmat ihmiset käyttävät nykyään pilkua virallisen sähköpostin tervehdyksen jälkeen.
   • Jos et ole varma, osoittaako vastaanottaja "rouva" vai "herra", kirjoita sen sijaan koko käyttäjän nimi.
   • Seuraa muodollista tervehdystä välilyönnillä.
3. Kirjoita kirjeen teksti ja pidä se lyhyenä mutta informatiivisena. Kuten kaikkien kirjainten kohdalla, päätekstin tulee sisältää johdanto, runko ja loppuosa. Pidä kaikki, myös keskiosa, mahdollisimman lyhyinä ja suorina.
   • Aseta rungon teksti vasenta reunaa vasten.
   • Älä sisennä tekstiä.
   • Käytä päätekstissä yhden rivin etäisyyttä, mutta käytä välilyöntiä kappaleen välillä ja viimeisen kappaleen jälkeen.
4. Käytä kohteliasta loppua. Kirjoita kirjeesi tekstin jälkeen "Ystävällisin terveisin" tai jokin muu vastaava kohtelias sulkeminen, jota seuraa pilkku.
   • Älä unohda laittaa sulkua vasempaan marginaaliin ja käytä vain isoa kirjainta ensimmäisen sanan ensimmäiseen kirjaimeen.
   • Muita mahdollisia virallisia sulkemisia ovat "Kiitos", "Ystävällisin terveisin" ja "Ystävällisin terveisin".
5. Ilmoita nimesi suoraan sulkemisen alapuolelle. Toisin kuin paperikirje, et voi lisätä allekirjoitusta sähköpostiin käsin.
   • Laita nimesi vasenta marginaalia vasten.
6. Lisää yhteystietosi alareunaan. Ohita rivi nimesi jälkeen ja kirjoita osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja verkkosivusto tai blogi, jos sellainen on.
   • Aseta kaikki nämä tiedot vasempaan marginaaliin ja käytä yhtä väliä. Anna jokaiselle uudelle tiedolle oma rivi.

Tapa 4/4: Epävirallinen sähköposti

1. Aloita lyhyellä, mutta selkeällä kuvauksella sähköpostisi aihe aiherivillä. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden nähdä aihe nopeasti ennen sähköpostin avaamista, ja se antaa heille tarpeeksi tietoa tietääkseen mitä odottaa.
2. Aloita kohteliaalla tervehdyksellä tai tervehdyksellä sähköpostin rungossa. Voit käyttää mitä tahansa kohteliasta tervehdystä, kuten "Rakas". Seuraa tätä vastaanottajan nimellä.
   • Aseta tervehdys vasenta reunaa vasten.
   • Jos kirjoitat läheiselle ystävällesi, voit jättää tervehdyksen huomiotta kokonaan ja kirjoittaa vain heidän etunimensä, jota seuraa pilkku.
   • Käytä välilyöntiä tervehdyksen ja sähköpostin rungon välillä.
3. Kirjoita sähköpostisi runko. Kuten muillakin kirjeillä, sähköpostisi rungossa tulisi olla johdanto, teksti ja johtopäätös. Jos kirjoitat sähköpostia läheiselle ystävällesi, tämän tyyppinen muotoilu ei ole tarpeen.
4. Sulje sähköpostisi lopputervehdyksellä. Kun suljet sähköpostin ystävälle, sulkemisen ei tarvitse olla muodollista, mutta sen on osoitettava, että sähköpostisi on päättymässä.
   • Jos kirjoitat hyvin läheiselle ystävällesi, joskus on täysin okei sulkea sähköpostiosoitteesi vain nimesi kanssa, ja voit jättää huomiotta koko lopputervehdyksen.

Vinkkejä

• Huomaa, että virallisten kirjeiden välillä Yhdysvalloissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa (tai muissa maissa) on muutama ero. Isossa-Britanniassa paluuosoite ja päivämäärä ovat oikeassa reunassa ja otsikkorivi keskellä. Lisäksi päivämäärä kirjoitetaan "päivä-kuukausi-vuosi", ja tervehdyksen jälkeen seuraa pilkku kaksoispisteen sijaan.
• Jos et pidä tässä näytetyistä lohkomuotoiluista, voit käyttää myös mukautettuja lohkoja tai puolilohkoja. Tämä asettelu sisältää periaatteessa samat tiedot, mutta se on järjestetty vain eri tavalla.