Sisältö

• Astua
• Osa 1/4: Lähestymistavan muuttaminen
• Osa 2/4: Joukkoviestien vähentäminen
• Osa 3/4: Aseta omat suodattimesi
• Osa 4/4: Tottumusten muuttaminen
• Vinkkejä
• Varoitukset

Jos luotat sähköpostiin pääasiallisena viestintämuotona, postilaatikossa voi olla satoja lukemattomia viestejä. Kahliminen tämän suon läpi yrittää selvittää, mitkä sähköpostit ovat lukemisen arvoisia, voi olla erittäin turhauttavaa. Yritä vähentää saamiesi sähköpostien määrää, jotta sinun ei tarvitse käsitellä päivittäin vuoria sähköpostiviestejä. Joten on tärkeää rajoittaa saamiesi sähköpostien määrä vain kiinnostaviin sähköposteihin.

Astua

Osa 1/4: Lähestymistavan muuttaminen

1. Opeta sähköpostiohjelmaasi tunnistamaan roskaposti. Merkitse roskapostiksi katsomasi viestit niin, että ne pysähtyvät automaattisesti postilaatikkoosi tulevaisuudessa. Kun saat roskapostia, valitse viesti ja merkitse se roskapostiksi. Tämä merkitsee lähettäjän roskapostittajaksi ja kaikki seuraavat viestit päätyvät roskapostikansioon.
   • Useimmissa webmail-asiakkaissa (kuten Gmail ja Hotmail) on jo sisäänrakennettu roskapostisuodatin, joka siirtää roskapostin automaattisesti postilaatikosta roskapostikansioon. Roskapostisuodattimet tunnistavat roskapostin tekstin ja suuren määrän vastaanottajia.
   • Roskapostiviestit ovat satunnaisia, joukkolähetettyjä sähköposteja, usein markkinointitarkoituksia tai huijausta varten.
   • Koska roskapostiviestit voivat sisältää viruksia, on hyvä olla avaamatta viestiä merkitsemällä se roskapostiksi. On parempi vain poistaa sähköposti viruksen saamisen sijaan, koska haluat merkitä viestin roskapostiksi roskapostiksi.
2. Kokeile toista sähköpostipalvelua. Muilla sähköpostiohjelmilla voi joskus olla tehokkaampia roskapostisuodattimia ja muita ominaisuuksia. Jos et ole vaikuttunut sähköpostipalvelustasi, kokeile toista.
   • Gmailia pidetään yleensä tehokkaimpana roskapostin suodattamisessa, ja siinä on monia työkaluja, jotka auttavat sinua hallitsemaan sähköpostejasi.
   • Jos sähköpostiosoitteesi vaatii tietyn asiakkaan käyttämistä, mutta haluat silti kokeilla toista, välitä sähköpostisi, jotta voit vastaanottaa sähköposteja toiseen osoitteeseen toisen asiakkaan kautta.
3. Vältä verkkosivustoja ja palveluja, jotka pyytävät sähköpostiosoitetta. Lähetä sähköpostisi vain verkkosivustoille, joihin luotat ja joista tunnet hyvin. Älä koskaan anna sähköpostiosoitettasi, ellei se ole todella tärkeää. Sähköpostiosoite on yksi henkilökohtaisista yhteydenottotavoistasi, kuten matkapuhelimesi tai lankapuhelimesi numero. Vastuullisuus rekisteröityessään verkkosivustoille auttaa usein vähentämään sähköposteja.
   • Vaikka verkkosivusto, jolle jätät sähköpostiosoitteen, ei välttämättä lähetä sinulle sähköpostia itse, voi kuitenkin tapahtua, että ne myyvät toiselle yritykselle, joka sitten lähettää sinulle roskapostia.
   • Myös yritykset, joissa jätät sähköpostiosoitteesi Internetin ulkopuolelle, voivat tehdä sen. Ole erityisen varovainen pahamaineisten järjestöjen, kuten matkatoimistojen ja arpajaisten, suhteen. Koska he tietävät tarkalleen, mitä etsit, he myyvät tietosi nopeasti etuyhteydessä oleville yrityksille tai palveluille.
4. Älä lähetä sähköpostiosoitettasi verkkosivustoille. Sinulla saattaa joskus olla houkutus lähettää sähköpostiosoitteesi verkkosivustolle. Tämä voi olla oma verkkosivustosi tai vastauksena toiseen verkkosivustoon (kuten uutissivustot tai blogit). Toinen yleinen virhe on sähköpostiosoitteesi julkaiseminen foorumeilla. On peikkoja, jotka hakevat verkosta sähköpostiosoitteita ja myyvät sitten osoitteet yrityksille, jotka lähettävät roskapostia. Muutamalla toimenpiteellä voit varmistaa, että näin ei tapahdu.
   • Usein käytetty ratkaisu on peruuttaa sähköposti kokonaan sähköpostiosoitteen sijaan. Joten esimerkiksi "[email protected]" tulee "jackjohn at email dot com".
   • Jos haluat lähettää sähköpostiosoitteesi omalle verkkosivustollesi, luo linkki, joka luo sinulle automaattisesti sähköpostin sähköpostiosoitteen lisäämisen sijaan. Tätä kutsutaan "mailto:" -linkiksi.

Osa 2/4: Joukkoviestien vähentäminen

1. Peruuta uutiskirjeiden tilaus. Roskapostin lisäksi uutiskirjeet ovat yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka edistävät suurta sähköpostivirtaa. Kun luot tilejä useille sivustoille (kuten sanomalehdille ja verkkokaupoille, joista olet koskaan ostanut jotain), joissa sinun on annettava sähköpostiosoite, nämä sivustot tilaavat sinut automaattisesti heidän uutiskirjeensä.
   • Jos haluat lopettaa uutiskirjeiden vastaanottamisen, sinun tarvitsee vain avata viesti ja vierittää sitä alaspäin. Uutiskirjeen alaosaan on pakko sijoittaa linkki, jonka avulla vastaanottaja voi peruuttaa uutiskirjeen tilauksen. Napsauta lopeta- tai peruuta-linkkiä, jolloin sähköpostiosoitteesi poistetaan postituslistalta, joten et enää saa uutiskirjeitä kyseiseltä verkkosivustolta.
   • Roskapostisuodatin ei suodata näitä viestejä, koska ne tulevat laillisilta verkkosivustoilta.
2. Muuta sosiaalisen median asetuksia. Sosiaalisen median tilit, kuten Facebook ja Twitter, perustetaan usein lähettämään sinulle sähköpostia aina, kun saat viestin, mainitset, tykkäät, suosikkisi tai kommentoit. Jos olet kyllästynyt tuhlaamaan aikaa tarkistamaan matkapuhelintasi joka kerta, kun tykkää on saapunut, muuta tilisi asetuksia niin, että saat ilmoituksen vain silloin, kun jotain tärkeätä tapahtuu, tai että et saa ilmoituksia tapahtumista lainkaan.
   • Sen sijaan, että saisit näitä jatkuvia ilmoituksia, on parempi tarkistaa manuaalisesti tilisi aktiviteetit päivän lopussa. Tämä on parempi kuin kahlata sähköpostimeren läpi.
3. Määritä erillinen sähköpostiosoite roskapostia varten. Toinen vaihtoehto, jos käytät paljon sivustoja, joissa sinun on annettava sähköpostiosoite tai haluat vastaanottaa tavalliset joukkoviestit, on pyytää erillistä sähköpostiosoitetta kyseisten viestien vastaanottamiseksi. Välitä tämä verkkosivustoille ja yrityksille ja käytä yksityistä tai yrityssähköpostiasi sellaisena kuin se on tarkoitettu.
   • Voit myös kääntää tämän ympäri ja pyytää uutta sähköpostiosoitetta yksityis- ja yrityskäyttöön.

Osa 3/4: Aseta omat suodattimesi

1. Luo oma suodatin. Useimmilla verkkopostiohjelmilla on suodatusvaihtoehto suodattaa viestit. Viestisuodattimet toimivat samalla tavalla kuin roskapostisuodattimet, paitsi että käyttäjä asettaa edellisen. Voit luoda suodattimen tietyille sähköpostiosoitteille siten, että joka kerta, kun saat viestin tältä tililtä, ​​se päätyy automaattisesti roskakoriin.
   • Luo suodattimia siirtymällä tilisi asetuksiin ja valitsemalla Suodatin-vaihtoehto. Nyt voit määrittää sähköpostiosoitteen, joka tulisi suodattaa pois ja mihin se tulisi ohjata (kuten roskakoriin tai tiettyyn tilisi kansioon).
2. Suodata lähettäjän mukaan. Jos saat jatkuvasti roskapostia tietyiltä sähköpostiosoitteilta (kuten ne ärsyttävät päivittäiset vitsit, jotka saat jolly kollegalta tai luokkatoverilta), harkitse niiden suodattamista postilaatikostasi. Tässä tapauksessa haluat todennäköisesti suodattaa lähettäjän sähköpostiosoitteen eikä verkkosivuston mukaan. Tämän jälkeen voit varmistaa, että kyseisistä sähköpostiosoitteista tulevat viestit päätyvät erilliseen kansioon tai siirretään roskapostiin.
3. Suodata aiheen mukaan. Jos roskaposti onnistuu pääsemään läpi tavallisten suodattimien verkon, voit määrittää omat suodattimet tarkistamalla yleisiä roskapostilauseita. Täällä suodatetaan sähköpostiviestin aiherivin sisältö.
   • Esimerkkejä voivat olla seuraavat sanat "Cialis", "Viagra" tai "penis".
   • Varmista, että et käytä sanoja, jotka ovat joskus oikeita ja toisinaan väärät. Saatat olla kyllästynyt tarjouksia koskeviin sähköpostiviesteihin, mutta sanan "tarjous" käyttö syynä viestin lähettämiseen roskakoriin ei ole hyvä idea. Saattaa käydä niin, että olet kiinnostunut tietystä tarjouksesta.
4. Suodata sisällön mukaan. Toinen vaihtoehto on määrittää suodattimet, jotka tarkistavat sähköpostin sisällön avainsanojen tai lausekkeiden varalta, ja ohjaavat tämän sähköpostin tarvittaessa uudelleen. Tämä on hyödyllistä, jos olet kyllästynyt saamaan sähköposteja tietystä aiheesta, joka on paljon uutisissa, tai jos tiedät, että tulee paljon viestejä jostakin tapahtumasta.
   • Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on muotiyhtiö ja julkaisit juuri uuden paidan "Rainbow Unicorn Fighting Squad" -sarjaan. Voit määrittää suodattimen niin, että paidasta lähetetyt viestit välitetään edelleen erityiskansioon, joten voit käsitellä näitä sähköposteja menettämättä jälkeä muista tärkeistä sähköpostiviesteistä.

Osa 4/4: Tottumusten muuttaminen

1. Tarkista sähköpostiosoitteesi tiettyinä aikoina. On aivan liian helppoa viettää paljon aikaa kaikkien sähköpostien tarkastamiseen päivän aikana. Tämä on yleinen ongelma etenkin toimistoympäristössä. Siksi on hyvä yrittää muuttaa tapojasi ja viettää vähemmän aikaa sähköpostin käsittelyyn. Aseta rajoitukset ja anna itsellesi vain 2 tai 3 lyhyttä hetkeä päivän aikana, jolloin voit tarkistaa sähköpostisi.
   • Tarkista esimerkiksi sähköpostisi klo 9, 13.30 ja 17.00, älä viettää enempää kuin 10 minuuttia kerrallaan.
   • Jos olet yrityksen omistaja tai johtaja, voit myös asettaa nämä säännöt henkilöstölle tuottavuuden lisäämiseksi.
2. Vältä kohteliaisuutta lähettämällä sähköpostia. On huono käytäntö vastata sähköpostiin kohteliaisuutena. He kohtelevat sitä kuin keskustelua, mutta se vain saa kaikki saamaan vielä enemmän sähköpostia. Älä tunne pakkoa vastata sähköpostiin, jossa on esimerkiksi "Hyvää päivää" tai "Kiitos".
   • Vastaa vain ilmoittamaan, että olet saanut viestin, jos se on tärkeää. Esimerkiksi, jos joku on lähettänyt sinulle paperityötä, sinun tulee vastata vain palauttamalla valmiit tai tarkastetut työt tai lähettämällä heille sähköpostia, kun hän voi odottaa sitä.
3. Yritä kommunikoida muiden kanavien kautta niin paljon kuin mahdollista. Sähköpostit ovat hyödyllisiä nopeiden ja lyhyiden viestien lähettämiseen. Sellainen, jossa keskustelun suorittaminen vie enintään kaksi tai kolme viestinvaihtoa. Jos on tarpeen lähettää paljon enemmän viestejä, on helpompaa käsitellä tämä puhelimitse tai sopia tapaaminen kyseisen henkilön kanssa, jotta säästät toisillesi kaikki sähköpostit ja paljon aikaa.
4. Rajoita päivässä lähetettävien viestien määrää. Jos haluat auttaa vähentämään sähköposteihin kuluvaa aikaa ja muiden lukemien sähköpostien määrää, yritä asettaa raja päivittäisten sähköpostien määrälle. Tämä saa sinut ajattelemaan paremmin, mitkä viestit ovat tarpeeksi tärkeitä lähetettäväksi.
   • Esimerkiksi, jos joudut pian lähettämään viestin esimiehellesi, saatat vähemmän kertoa kaikille, että tyttäresi on aloittanut uuden liiketoiminnan.
   • Jos haluat lähettää saman viestin kaikille, on parempia tapoja. Yritä napata post-it esimerkiksi kaikkien jääkaapissa oleviin lounasrasioihin.

Vinkkejä

• Joissakin tapauksissa saat edelleen uutiskirjeitä myös tilauksen peruuttamisen jälkeen. Kun näin tapahtuu, kirjaudu suoraan verkkosivustolle, jolta uutiskirje tuli, ja siirry tilisi asetuksiin lopettaaksesi sähköpostien vastaanottaminen.
• Koska useimmat web-sähköpostiohjelmat ovat ilmaisia, heidän palvelimillaan on vain rajoitettu määrä tallennustilaa sähköposteillesi. Siksi on järkevää pitää puhdas postilaatikko.

Varoitukset

• Tarkista roskapostikansiosi silloin tällöin varmistaaksesi, ettet ole unohtanut mitään tärkeää.