Sisältö

• Askeleet
• Osa 1/3: Varaa aikaa lajitteluun
• Osa 2/3: Asiakirjojen ja tiedostojen lajittelu
• Osa 3/3: Luo kuukausittaiset tiedostot
• Vinkkejä
• Mitä tarvitset

Toimistotiedostojen järjestäminen voi olla vaikea tehtävä, varsinkin jos sinulla on paljon tiedostoja ja asiakirjoja. Mutta sen ei tarvitse olla tuskallinen prosessi. Ennakoiva suunnittelu ja tiedostojärjestelmää koskevien päätösten tekeminen voi auttaa sinua järjestämään tiedostosi yrityksesi tarpeiden mukaan ja varmistamaan, että etsit tärkeitä asiakirjoja tehokkaammin. Tässä on muutama vaihe, joilla pääset alkuun toimistotiedostojesi järjestämisessä.

Askeleet

Osa 1/3: Varaa aikaa lajitteluun

1. 1 Varaa riittävästi aikaa tiedostojen järjestämiseen, jotta sinun ei tarvitse aloittaa ja lopettaa useita kertoja. Varmista, että sinulla on tarpeeksi kansioita ja pikavalintoja uusien tiedostojen luomiseksi ennen aloittamista.

Osa 2/3: Asiakirjojen ja tiedostojen lajittelu

1. 1 Jaa järjestettävien asiakirjojen ja tiedostojen massa pienempiin, hallittavampiin paketteihin.
   • Käy läpi jokainen paketti erikseen ja heitä tai repi kaikki asiakirjat ja tiedostot, joista voit päästä eroon, jotta voit vähentää tiedostotilaa ja minimoida sotkua.
   • Jaa säilytettävät asiakirjat ja tiedostot kahteen eri pinoon: 1 tiedostoille, jotka on käsiteltävä tulevina kuukausina, ja 1 tiedostoille, jotka voidaan arkistoida ja jotka eivät tarvitse pääsyä lähitulevaisuudessa.
2. 2 Tallenna kansiot aakkosjärjestykseen, jos sinulla on asiakastiedostoja. Jos jokainen kansio on esimerkiksi henkilön tai yrityksen nimi, voit harkita aakkosjärjestystä ihmisten sukunimen mukaan. Jos näin on, varmista, että jokaisessa tiedoston välilehdessä on selkeästi henkilön sukunimi ja etunimi. Tallenna kansiot aakkosjärjestykseen ja merkitse arkistokaapin laatikot siten, että tiedät, mikä laatikko sisältää sukunimet millä kirjaimella.
3. 3 Tallenna tiedot luokittain, jos sinulla on tiedostoja yrityksesi eri osista. Sinulla voi olla joitain tiedostoja laskuja, palveluita tai sopimuksia varten, jolloin sinun on järjestettävä ne eri luokkiin järjestääksesi ne. Merkitse selkeästi jokaiseen tiedostoon oikea luokka ja laita kaikki asiaankuuluvat asiakirjat sisälle. Saatat joutua luomaan alakategorioita, joten käytä riippuvaa tallennuskansioaluetta alaluokkien luokkien ja tiedostokansioiden määrittämiseen.
   • Luo tiedosto asiakirjoille, jotka on käsiteltävä kiireellisesti, jotta tiedät mistä löydät tärkeät asiakirjat nopeasti.
   • Aseta tiedostot kaappiin, väliaikaiset tiedostot edessä ja zip -tiedostot takana. Näin tiedostot, joita käsittelet useammin, ovat välittömästi tavoitettavissa.

Osa 3/3: Luo kuukausittaiset tiedostot

1. 1 Lisää yllä olevien menetelmien käytön lisäksi joukko kansioita, jotka on merkitty kuukaudella (ja vuosi ----). Jos sinulla ei ole aikaa tehdä sitä heti, laita asiakirjat ainakin kuukausitiedostoon, jotta voit käsitellä aikajärjestyksessä toimitettuja tietoja. Se varmistaa myös, että sinulla on vihjeitä siitä, mistä aloittaa etsiminen, kun tarvitset jotain.
   • Kuukausitiedostot ovat myös hyvä paikka tallentaa asiakirjoja, jotka eivät oikein sovi muihin luokkiin.
2. 2 Katso vuoden lopussa, mitä kuukausikansioissa on jäljellä, ja saatat löytää kuvion - ja uuden tiedostoryhmän (luokan nimi), joka puuttuu järjestelmästäsi. Luo hänelle uusi vuosi.
3. 3 Kiinnitä loput kuukauden tiedot. Tallenna yhteen tiedostoon nimeltä Sekalaisia (Vuosi ----).

Vinkkejä

• Kun olet järjestänyt toimistotiedostosi, pysy järjestyksessä. Ole johdonmukainen tiedostohallintajärjestelmäsi kanssa ja aseta kaikki tarvittavaan paikkaan.
• Heitä pois, kierrätä tai repäise asiakirjat, joita sinun ei tarvitse välttää sekaannuksia uudessa tiedostonhallintajärjestelmässä.

Mitä tarvitset

• Arkistokaappi
• Riippuvat tiedostot
• Kansiot
• Tunnisteet (tunnisteet)
• Merkit