Sisältö

• Askeleet
• Vinkkejä

Sinulle on annettu monumentaalinen tehtävä järjestää konferenssi, joka sisältää valtavan tehtävälistan. Siellä on kokoustila, vierailijaluettelo, materiaalit, tekniikka ja jopa virvokkeita ajateltavaksi ja suunniteltavaksi. Jos alat katua pomosi uutta luottamusta sinuun, vedä se irti, hengitä ja tiedä, että sinulla on kaikki taidot neuvotella konferenssin järjestämisestä.

Askeleet

1. 1 Kirjoita tavoitteesi ja asialista. Sinun on oltava selvä siitä, mitä haluat saavuttaa tällä konferenssilla, koska se määrää loput päätöksesi. Tiedä, mitä haluat kommunikoida ja kenelle, ennen kuin aloitat minkään muun toiminnan konferenssin järjestämisessä stressin lievittämiseksi.
2. 2 Kehitä budjettiasi. Ei ole mitään tekemistä, ennen kuin olet selvittänyt, kuinka paljon rahaa sinun on käytettävä yhteensä, ja jaa sitten summa tehtävän mukaan, kuten konferenssipaikka, materiaalit ja puhujamaksut.Pidä kiinni budjetistasi, ja jos olet ulkoistanut vastuut, varmista, että avustajasi noudattavat myös käteisrajojaan.
3. 3 Valitse kokouspaikka. Kun etsit paikkaa, ota huomioon osallistujien määrä, sijainnin mukavuus, pysäköinti ja julkisen liikenteen, lentokentän ja hotellin läheisyys. Tavoitteesi löytää paikka konferenssille on tehdä konferenssista mahdollisimman helppo osallistujille.
4. 4 Määritä valikko. Kun järjestät konferenssin, sinun on muistettava, että osallistujat eivät halua istua koko päivän ilman hyvää ruokaa, ja monet eivät tiedä, mitä lähialueella on saatavilla. Harkitse, vuokraatko catering -palvelun aamiaisen, lounaan ja välipalojen valmistamiseen vai tarjoatko osallistujat aterian valitsemastasi konferenssipaikasta.
5. 5 Hanki konferenssitilan henkilökunnan tuki. Jos olet valinnut paikan, joka on tunnettu konferenssien järjestämisestä, käytä tätä korvaamatonta resurssia. Henkilökunta tekee tätä joka päivä, ja hänen pitäisi pystyä vastaamaan kaikkiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin ja tarvittaessa neuvomaan.
6. 6 Vaadi harjoitusta. Kun olet valmistellut kokouksesi, älä jätä mitään sattuman varaan ja pysy muiden osallistujien luona, jos konferenssi on alkamassa. Tule paikalle edellisenä iltana konferenssin ja henkilökunnan kokouspaikalle varmistaaksesi, että kaikki on paikallaan ja huolehdi kaikista viimeisistä yksityiskohdista.

Vinkkejä

• Kysy kaiuttimilta etukäteen, tarvitsetko esityksiin lisälaitteita, kuten korokkeen, television, suuret näytöt tai tietokoneet.
• Selvitä, onko jollakin konferenssin osallistujalla erityisruokavaliovaatimuksia valikkoja laadittaessa.
• Kun vertaat tapahtumapaikkojen hintoja, kysy myös ruoan, veden, juomien jne. Hintaa. Ne voivat olla erittäin kalliita.
• Ota huomioon konferenssin tarkoitus, kun asetat huoneen: anna tilaa istuvalle yleisölle tai istuimet ja pöydät muistiinpanojen tekemiseen.